質(zhì)量管理體系檢查清單和記錄手冊(cè)一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于組織內(nèi)部質(zhì)量管理體系運(yùn)行的全面檢查與記錄管理，覆蓋以下核心場(chǎng)景：內(nèi)部審核：定期驗(yàn)證體系符合性（如ISO9001標(biāo)準(zhǔn)、公司質(zhì)量手冊(cè)及程序文件要求），識(shí)別改進(jìn)機(jī)會(huì)；外部審核準(zhǔn)備與迎檢：配合認(rèn)證機(jī)構(gòu)、客戶或監(jiān)管部門的審核，保證文件與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際一致；日常過(guò)程監(jiān)控：對(duì)關(guān)鍵生產(chǎn)環(huán)節(jié)、服務(wù)流程進(jìn)行常態(tài)化檢查，預(yù)防質(zhì)量偏差；體系認(rèn)證/復(fù)評(píng)：為新認(rèn)證建立初始檢查或?yàn)閺?fù)評(píng)提供持續(xù)符合性證據(jù)；問(wèn)題整改跟蹤：針對(duì)已發(fā)覺(jué)的不符合項(xiàng)，從原因分析到整改驗(yàn)證的全流程記錄。二、檢查實(shí)施全流程操作指南（一）檢查準(zhǔn)備階段明確檢查目標(biāo)與范圍根據(jù)檢查類型（如內(nèi)部審核、客戶審核），確定核心檢查目標(biāo)（如“驗(yàn)證生產(chǎn)過(guò)程質(zhì)量控制的有效性”）；劃定檢查范圍（如“事業(yè)部2023年第三季度生產(chǎn)全流程”“文件管理模塊”），避免檢查內(nèi)容泛化或遺漏。組建檢查小組指定經(jīng)驗(yàn)豐富的檢查組長(zhǎng)*工（需具備質(zhì)量管理體系內(nèi)審員資質(zhì)），負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檢查計(jì)劃與報(bào)告編制；配備專業(yè)檢查員（如生產(chǎn)、技術(shù)、采購(gòu)等模塊負(fù)責(zé)人），保證覆蓋檢查范圍所需的專業(yè)能力；明確分工：如工負(fù)責(zé)“文件記錄符合性”檢查，老師負(fù)責(zé)“現(xiàn)場(chǎng)操作規(guī)范性”檢查。收集檢查依據(jù)梳理必備文件：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如GB/T19001）、客戶特殊要求等；確認(rèn)檢查依據(jù)的現(xiàn)行有效性（避免引用過(guò)期版本），提前發(fā)放至檢查小組及被檢查部門。制定檢查計(jì)劃內(nèi)容應(yīng)包括：檢查目的、范圍、時(shí)間（具體到日期、時(shí)段）、人員分工、檢查對(duì)象（部門/流程/區(qū)域）、檢查方法（如文件審查、現(xiàn)場(chǎng)觀察、員工訪談）及輸出要求；提前3個(gè)工作日將計(jì)劃通知被檢查部門，預(yù)留準(zhǔn)備時(shí)間（緊急檢查除外）。（二）現(xiàn)場(chǎng)檢查階段首次會(huì)議召集檢查小組、被檢查部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員，明確檢查目標(biāo)、流程、時(shí)間安排及溝通機(jī)制；確認(rèn)檢查范圍是否覆蓋雙方共識(shí)，避免后續(xù)爭(zhēng)議。實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)檢查文件記錄審查：隨機(jī)抽取樣本（如近3個(gè)月的生產(chǎn)記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、培訓(xùn)記錄），核對(duì)記錄的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性（如“檢驗(yàn)報(bào)告是否經(jīng)授權(quán)人簽字”“不合格品處理記錄是否閉環(huán)”）；現(xiàn)場(chǎng)觀察：實(shí)地查看操作是否符合作業(yè)指導(dǎo)書(shū)要求（如“設(shè)備點(diǎn)表是否按頻次執(zhí)行”“5S管理是否達(dá)標(biāo)”），記錄異常情況（如“某工序未使用專用量具”“原材料存儲(chǔ)未分區(qū)”）；員工訪談：隨機(jī)抽查崗位員工（3-5人），詢問(wèn)其對(duì)質(zhì)量職責(zé)、操作流程、應(yīng)急處理的理解（如“發(fā)覺(jué)不合格品應(yīng)如何處理？”“本崗位的關(guān)鍵質(zhì)量控制點(diǎn)是什么？”），評(píng)估培訓(xùn)效果。記錄檢查發(fā)覺(jué)使用《檢查記錄表》（見(jiàn)模板三）實(shí)時(shí)記錄，描述需客觀（避免“管理混亂”等主觀表述，改為“現(xiàn)場(chǎng)發(fā)覺(jué)3份生產(chǎn)記錄未填寫(xiě)設(shè)備編號(hào)”）；對(duì)發(fā)覺(jué)的疑似不符合項(xiàng)，立即與被檢查方溝通確認(rèn)，避免誤判；收集證據(jù)：如拍照（需標(biāo)注時(shí)間、地點(diǎn)）、復(fù)印記錄（需注明“檢查用復(fù)印，與原件一致”并由被檢查方簽字）。（三）問(wèn)題判定與分類不符合項(xiàng)判定標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)重不符合：體系運(yùn)行失效導(dǎo)致系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)（如“未制定關(guān)鍵工序的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，導(dǎo)致生產(chǎn)質(zhì)量波動(dòng)”“客戶投訴未在24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)”）；輕微不符合：個(gè)別偏離但未造成影響（如“1份培訓(xùn)記錄未填寫(xiě)考核結(jié)果”“文件版本更新后未及時(shí)回收舊版”）。觀察項(xiàng)記錄對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)或改進(jìn)建議（如“某設(shè)備維護(hù)記錄未體現(xiàn)備件更換情況”），記錄為“觀察項(xiàng)”，不要求整改，但需納入報(bào)告提醒。（四）檢查報(bào)告編制匯總檢查發(fā)覺(jué)檢查組長(zhǎng)組織小組梳理檢查記錄，分類統(tǒng)計(jì)嚴(yán)重/輕微不符合項(xiàng)數(shù)量、觀察項(xiàng)數(shù)量；分析問(wèn)題根源（如“文件缺失”可能因“文件控制流程未明確歸口職責(zé)”）。編制報(bào)告內(nèi)容封面：報(bào)告名稱（如“公司2023年第三季度質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核報(bào)告”）、報(bào)告編號(hào)、審核日期、編制/審核/批準(zhǔn)人（工編制、經(jīng)理審核、*總監(jiān)批準(zhǔn)）；檢查概況（目的、范圍、依據(jù)）、檢查過(guò)程簡(jiǎn)述、不符合項(xiàng)清單（問(wèn)題描述、不符合條款、責(zé)任部門）、觀察項(xiàng)清單、體系運(yùn)行評(píng)價(jià)（總體結(jié)論、優(yōu)勢(shì)與改進(jìn)方向）；附件：檢查計(jì)劃、檢查記錄表、不符合項(xiàng)證據(jù)材料復(fù)印件。報(bào)告審核與發(fā)放報(bào)告經(jīng)檢查組長(zhǎng)審核后，發(fā)送至被檢查部門確認(rèn)（2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)）；無(wú)異議后，報(bào)質(zhì)量管理部門歸檔，并分發(fā)至管理層及相關(guān)責(zé)任部門。（五）整改跟蹤階段制定整改計(jì)劃責(zé)任部門收到報(bào)告后，5個(gè)工作日內(nèi)提交《整改計(jì)劃表》（見(jiàn)模板四），明確：不符合項(xiàng)描述（與報(bào)告一致）；根本原因分析（如“員工培訓(xùn)不足”“文件流程未細(xì)化”）；糾正措施（立即解決當(dāng)前問(wèn)題，如“補(bǔ)填缺失記錄”“修訂文件并培訓(xùn)”）；預(yù)防措施（避免問(wèn)題復(fù)發(fā)，如“增加文件定期回顧機(jī)制”）；完成時(shí)限（一般不超過(guò)15個(gè)工作日，嚴(yán)重不符合項(xiàng)可適當(dāng)延長(zhǎng)）。整改實(shí)施與驗(yàn)證責(zé)任部門按計(jì)劃落實(shí)整改，保存整改過(guò)程記錄（如培訓(xùn)簽到表、文件修訂版）；檢查小組或質(zhì)量管理部門在整改截止日期后3個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行驗(yàn)證：現(xiàn)場(chǎng)核查：如“補(bǔ)填記錄是否完整”“新文件是否已執(zhí)行”；資料審查：如“原因分析報(bào)告是否深入”“預(yù)防措施是否有效”。閉環(huán)管理驗(yàn)證通過(guò)后，在《整改跟蹤表》簽字確認(rèn)，形成“檢查-整改-驗(yàn)證”閉環(huán)；驗(yàn)證不通過(guò)，退回責(zé)任部門重新整改，并記錄原因。三、標(biāo)準(zhǔn)化記錄表格模板模板一：質(zhì)量管理體系檢查計(jì)劃表檢查目的檢查范圍檢查依據(jù)例：驗(yàn)證生產(chǎn)過(guò)程質(zhì)量控制符合ISO9001:2015標(biāo)準(zhǔn)及公司QM-01《生產(chǎn)過(guò)程控制程序》例：事業(yè)部裝配車間、倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)房、質(zhì)檢部（2023年7月1日-7月31日）例：ISO9001:2015標(biāo)準(zhǔn)第8.5.1、8.6條款；公司QM-01程序文件、WI-05《裝配作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》檢查時(shí)間檢查人員被檢查部門例：2023年7月10日-7月15日例：檢查組長(zhǎng)工，檢查員老師、*專員例：生產(chǎn)部、倉(cāng)儲(chǔ)部、質(zhì)檢部檢查項(xiàng)目檢查方法責(zé)任人例：生產(chǎn)計(jì)劃執(zhí)行情況1.抽查近1個(gè)月生產(chǎn)指令單與實(shí)際產(chǎn)出記錄；2.現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度看板*老師例：原材料入庫(kù)檢驗(yàn)1.查閱《原材料檢驗(yàn)報(bào)告》；2.現(xiàn)場(chǎng)檢查不合格品隔離標(biāo)識(shí)*專員模板二：質(zhì)量管理體系檢查記錄表檢查日期檢查區(qū)域檢查項(xiàng)目檢查依據(jù)2023-07-10裝配車間設(shè)備日常維護(hù)WI-03《設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程》第4.2條檢查內(nèi)容檢查方法檢查結(jié)果問(wèn)題描述證據(jù)索引1.設(shè)備點(diǎn)表填寫(xiě)完整性；2.維護(hù)記錄歸檔情況1.抽查5臺(tái)設(shè)備點(diǎn)表（7月1日-7月10日）；2.查閱設(shè)備維護(hù)臺(tái)賬不符合3號(hào)注塑機(jī)7月5日點(diǎn)表未填寫(xiě)“液壓油壓力”值，維護(hù)臺(tái)賬缺失7月3日保養(yǎng)記錄照片：20230710-001（點(diǎn)表照片）；復(fù)印件：維護(hù)臺(tái)賬P12檢查員被檢查方確認(rèn)*老師（簽字）模板三：不符合項(xiàng)報(bào)告報(bào)告編號(hào)QM-IRB-2023-075發(fā)覺(jué)日期2023-07-10不符合項(xiàng)描述裝配車間3號(hào)注塑機(jī)7月5日設(shè)備點(diǎn)表未填寫(xiě)“液壓油壓力”值，維護(hù)臺(tái)賬缺失7月3日保養(yǎng)記錄，不符合WI-03《設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程》第4.2條“點(diǎn)表信息完整、維護(hù)記錄及時(shí)歸檔”的要求。不符合類型□嚴(yán)重不符合□輕微不符合（√）責(zé)任部門生產(chǎn)部-裝配車間原因分析（初步）1.操作員對(duì)點(diǎn)表填寫(xiě)要求不清晰；2.設(shè)備管理員未定期檢查維護(hù)記錄完整性。糾正措施（要求）1.立即補(bǔ)填缺失點(diǎn)表及維護(hù)記錄（7月15日前完成）；2.對(duì)車間操作員進(jìn)行點(diǎn)表填寫(xiě)培訓(xùn)（7月20日前完成）。預(yù)防措施（要求）1.設(shè)備管理員每周抽查點(diǎn)表及維護(hù)記錄，形成《檢查記錄表》；2.在設(shè)備旁張貼點(diǎn)表填寫(xiě)樣例（7月25日前完成）。整改完成時(shí)限2023-07-25驗(yàn)證結(jié)果□通過(guò)（）□不通過(guò)（√，原因：補(bǔ)填記錄中“液壓油壓力”值與實(shí)際不符，需重新測(cè)量填寫(xiě)）驗(yàn)證人*工驗(yàn)證日期2023-07-26模板四：整改跟蹤表不符合項(xiàng)報(bào)告編號(hào)QM-IRB-2023-075責(zé)任部門生產(chǎn)部-裝配車間整改計(jì)劃提交日期2023-07-12計(jì)劃完成日期2023-07-25整改措施內(nèi)容責(zé)任人完成情況驗(yàn)證人驗(yàn)證日期1.補(bǔ)填3號(hào)注塑機(jī)7月5日點(diǎn)表，重新測(cè)量液壓油壓力值并記錄；2.補(bǔ)全7月3日維護(hù)臺(tái)賬，由設(shè)備管理員簽字確認(rèn)車間主任*工已完成（提交補(bǔ)填記錄及臺(tái)賬復(fù)印件）*老師2023-07-261.7月15日組織操作員培訓(xùn)，留存簽到表及培訓(xùn)照片；2.7月18日在設(shè)備旁張貼點(diǎn)表填寫(xiě)樣例生產(chǎn)部經(jīng)理*經(jīng)理已完成（提交培訓(xùn)記錄、照片及樣例張貼照片）*專員2023-07-19閉環(huán)狀態(tài)|□已閉環(huán)（√）□未閉環(huán)（）|備注|無(wú)|四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避檢查客觀性原則嚴(yán)禁基于個(gè)人偏好或主觀臆斷判定問(wèn)題，所有不符合項(xiàng)必須有明確依據(jù)（文件條款、標(biāo)準(zhǔn)要求）和可追溯的證據(jù)（記錄、照片等）；檢查發(fā)覺(jué)的問(wèn)題需與被檢查方現(xiàn)場(chǎng)溝通確認(rèn)，避免“事后爭(zhēng)議”，被檢查方有異議時(shí)可在《檢查記錄表》中備注說(shuō)明。記錄完整性要求檢查記錄需包含“時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、證據(jù)”五要素，保證問(wèn)題可追溯（如“2023年7月10日9:30，裝配車間3號(hào)注塑機(jī)旁，操作員*工未按WI-05要求使用扭矩扳手，現(xiàn)場(chǎng)照片編號(hào)002”）；電子記錄需備份，紙質(zhì)記錄需簽字確認(rèn)，避免丟失或篡改。溝通技巧應(yīng)用檢查過(guò)程中保持專業(yè)、禮貌態(tài)度，避免指責(zé)性語(yǔ)言（如將“你們?cè)趺催B這個(gè)都做錯(cuò)”改為“我們一起看看這里是否符合文件要求”）；對(duì)被檢查方的合理解釋?xiě)?yīng)記錄在案，如“因臨時(shí)緊急訂單導(dǎo)致生產(chǎn)記錄延遲補(bǔ)填，已承諾3日內(nèi)完成，需后續(xù)驗(yàn)證”。問(wèn)題分類準(zhǔn)確性嚴(yán)格區(qū)分“嚴(yán)重不符合”與“輕微不符合”：嚴(yán)重不符合可能導(dǎo)致產(chǎn)品不合格、客戶投訴或體系失效，輕微不符合為個(gè)別偏離且未造成實(shí)際影響；“觀察項(xiàng)”僅用于提示潛在風(fēng)險(xiǎn)，不得作為不符合項(xiàng)要求整改，但需在報(bào)告中明確改進(jìn)建議。保密與合規(guī)要求檢查過(guò)程中獲取的企業(yè)技術(shù)數(shù)據(jù)、客戶信息等敏感內(nèi)容需嚴(yán)格保密，不得外泄；遵守《