中藥材采購流程規(guī)范及合同范本引言中藥材作為中醫(yī)藥事業(yè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，其質(zhì)量直接關(guān)系到中藥飲片、中成藥的療效與用藥安全，乃至人民群眾的身體健康。規(guī)范中藥材采購流程，明確供需雙方權(quán)利義務(wù)，是保障中藥材質(zhì)量、穩(wěn)定供應(yīng)鏈、降低經(jīng)營風(fēng)險的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本文旨在結(jié)合行業(yè)實踐與相關(guān)法規(guī)要求，梳理中藥材采購的標(biāo)準(zhǔn)流程，并提供一份實用的合同范本，以期為中醫(yī)藥企業(yè)及相關(guān)從業(yè)者提供參考，促進中藥材采購活動的規(guī)范化、專業(yè)化運作。一、中藥材采購流程規(guī)范（一）需求確認與計劃制定采購活動的起點在于清晰、準(zhǔn)確的需求確認。使用部門（如生產(chǎn)部、制劑室、藥房等）應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計劃、處方需求或庫存情況，提出明確的中藥材采購申請。此申請需詳細注明藥材品名（應(yīng)使用《中國藥典》或行業(yè)通用正名，避免俗名、別名歧義）、規(guī)格（如統(tǒng)貨、選貨、切段、炮制品種等）、預(yù)計數(shù)量、質(zhì)量要求（如產(chǎn)地、采收季節(jié)、炮制方法等特殊要求）、交貨時間及地點等關(guān)鍵信息。采購部門接到申請后，需結(jié)合庫存動態(tài)、市場行情及企業(yè)整體經(jīng)營目標(biāo)，進行綜合評估，編制科學(xué)合理的采購計劃，經(jīng)審批后執(zhí)行。（二）供應(yīng)商管理與評估優(yōu)質(zhì)穩(wěn)定的供應(yīng)商是保障中藥材質(zhì)量的第一道防線。1.供應(yīng)商篩選與準(zhǔn)入：應(yīng)對潛在供應(yīng)商進行全面考察，包括其資質(zhì)證明（營業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營許可證或中藥材種植/初加工相關(guān)備案證明等）、生產(chǎn)經(jīng)營能力、質(zhì)量管理體系、質(zhì)量追溯能力、供貨穩(wěn)定性、信譽狀況及既往合作歷史（如有）。必要時，應(yīng)進行實地考察，核實其生產(chǎn)加工條件、倉儲設(shè)施、質(zhì)量控制措施等。2.供應(yīng)商信息建檔：對符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商，應(yīng)建立詳細檔案，記錄其基本信息、資質(zhì)文件、產(chǎn)品目錄、質(zhì)量承諾、聯(lián)系方式及歷次合作評價等。3.供應(yīng)商動態(tài)評估：建立供應(yīng)商定期評估機制，根據(jù)其供貨質(zhì)量（如抽檢合格率、退貨率）、交貨及時性、價格合理性、售后服務(wù)及合規(guī)經(jīng)營情況等進行綜合評價，實行分級管理，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。（三）采購執(zhí)行與合同簽訂1.詢比價與談判：在符合質(zhì)量要求的前提下，可向多家合格供應(yīng)商進行詢價，比較其價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、供貨周期等，進行必要的商務(wù)談判，力求性價比最優(yōu)。但需警惕低價劣質(zhì)風(fēng)險，質(zhì)量始終是首要考量。2.樣品確認：對于重要或首次采購的中藥材，應(yīng)要求供應(yīng)商提供代表性樣品。樣品需經(jīng)質(zhì)量管理部門（或相關(guān)專業(yè)人員）檢驗或確認，符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)后方可作為后續(xù)收貨依據(jù)，并妥善封存留樣。3.合同簽訂：所有采購業(yè)務(wù)均應(yīng)簽訂書面采購合同。合同應(yīng)明確約定產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（包括產(chǎn)地、炮制要求、檢驗依據(jù)等）、價格、交貨時間、交貨地點、運輸方式、包裝要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)與方法、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式及雙方認為必要的其他條款。合同文本應(yīng)規(guī)范，內(nèi)容應(yīng)完整、嚴(yán)謹。（四）到貨驗收與入庫1.到貨核對：中藥材到貨后，倉庫或驗收人員首先應(yīng)對照采購合同、送貨單，核對藥材品名、規(guī)格、數(shù)量、包裝等是否與要求一致，檢查包裝是否完好，有無破損、受潮、污染等情況。2.質(zhì)量檢驗：*外觀性狀檢驗：按照法定標(biāo)準(zhǔn)（如《中國藥典》）及合同約定，對藥材的形狀、大小、顏色、表面特征、斷面、氣味、質(zhì)地等進行直觀檢查。*抽樣檢驗：對于需要進行內(nèi)在質(zhì)量控制的藥材，應(yīng)由質(zhì)量管理部門按照規(guī)定的抽樣方法抽取樣品，進行水分、灰分、浸出物、有效成分含量、重金屬及有害元素、農(nóng)藥殘留、微生物限度等項目的檢驗。檢驗依據(jù)應(yīng)明確，檢驗報告應(yīng)規(guī)范。*特殊要求檢驗：如合同約定有特殊檢驗項目（如產(chǎn)地鑒別、真?zhèn)舞b別等），應(yīng)一并進行。3.驗收結(jié)果處理：*經(jīng)檢驗合格的中藥材，方可辦理入庫手續(xù)，登記入賬。*對不合格中藥材，應(yīng)立即通知采購部門及供應(yīng)商，根據(jù)合同約定進行退貨、換貨或其他處理，并做好記錄。嚴(yán)禁不合格中藥材投入使用或流入市場。（五）付款結(jié)算與檔案管理1.付款：財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定、驗收合格證明、入庫單及合規(guī)發(fā)票等憑證，按照規(guī)定的審批流程辦理付款手續(xù)。2.檔案管理：采購全過程的相關(guān)文件資料，包括采購計劃、供應(yīng)商資質(zhì)、采購合同、訂單、送貨單、檢驗報告、入庫單、發(fā)票、付款憑證、質(zhì)量反饋及供應(yīng)商評估記錄等，均應(yīng)妥善收集、整理、歸檔，確?？勺匪?。檔案保存期限應(yīng)符合相關(guān)法規(guī)要求。（六）售后與反饋在中藥材使用過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時追溯原因，與供應(yīng)商溝通解決，并將相關(guān)信息反饋至采購及質(zhì)量管理部門，作為供應(yīng)商評估和后續(xù)采購決策的依據(jù)。二、中藥材采購合同范本中藥材采購合同合同編號：[自行編制]甲方（需方）：[需方單位全稱]法定代表人/授權(quán)代表人：地址：聯(lián)系方式：開戶銀行：銀行賬號：乙方（供方）：[供方單位全稱]法定代表人/授權(quán)代表人：地址：聯(lián)系方式：開戶銀行：銀行賬號：藥品經(jīng)營許可證號/生產(chǎn)許可證號（如適用）：甲乙雙方本著平等互利、誠實信用、規(guī)范經(jīng)營的原則，根據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，就甲方向乙方采購中藥材事宜，經(jīng)友好協(xié)商，達成如下協(xié)議，以茲共同遵守。第一條產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)序號品名（正名）規(guī)格要求(如：統(tǒng)貨/選貨/切段/炮制方法)單位數(shù)量單價（元）金額（元）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（包括產(chǎn)地、檢驗依據(jù)等）:---:-----------:--------------------------------------:---:---:---------:---------:-------------------------------12...**合計金額（大寫）：****人民幣[金額大寫]元整****小寫：****￥[金額數(shù)字]**第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與要求1.乙方所供中藥材必須符合《中華人民共和國藥典》[現(xiàn)行版]一部及其他相關(guān)法定標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.中藥材的產(chǎn)地、采收期、加工炮制方法（如有）等應(yīng)符合甲方要求，并在本合同第一條“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”欄中注明。3.中藥材應(yīng)純凈、無雜質(zhì)、無霉變、無蟲蛀、無異味、無潮解、無摻雜使假。4.如需提供樣品，乙方應(yīng)于簽約前提供代表性樣品，經(jīng)甲方確認后封存，作為日后驗收依據(jù)之一。樣品確認單（如有）為本合同附件。5.乙方保證所供中藥材來源合法，符合國家關(guān)于中藥材種植、采收、加工、流通的相關(guān)規(guī)定。第三條包裝要求1.乙方應(yīng)采用潔凈、牢固、防潮、符合中藥材特性的包裝材料進行包裝。包裝應(yīng)能防止藥材在運輸過程中發(fā)生破損、污染、受潮、蟲蛀、霉變等。2.每件包裝上應(yīng)注明品名、規(guī)格、產(chǎn)地、批號（或生產(chǎn)日期）、數(shù)量、凈重、生產(chǎn)單位（或供貨單位）名稱等信息。第四條交貨方式與地點1.交貨方式：[如：乙方送貨上門/甲方自提/乙方代辦運輸（運費由XX承擔(dān)）]2.交貨地點：甲方指定地點[詳細地址]3.運輸過程中的風(fēng)險及費用承擔(dān)：[根據(jù)交貨方式約定]第五條交貨期限乙方應(yīng)于[YYYY年MM月DD日]前（或分批于約定日期前）將本合同約定的中藥材運抵甲方指定地點。第六條驗收1.甲方在收到乙方所供中藥材后[X]個工作日內(nèi)，按照本合同第二條約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及《中華人民共和國藥典》等相關(guān)規(guī)定進行數(shù)量和質(zhì)量驗收。2.甲方可對乙方所供中藥材進行抽樣檢驗，檢驗費用[約定承擔(dān)方]。如檢驗結(jié)果不符合約定標(biāo)準(zhǔn)，乙方應(yīng)承擔(dān)因此產(chǎn)生的一切費用，并承擔(dān)相應(yīng)違約責(zé)任。3.驗收合格后，甲方出具驗收合格證明或在乙方送貨單上簽字確認。4.如發(fā)現(xiàn)中藥材數(shù)量不符、質(zhì)量不合格或包裝不符合約定，甲方有權(quán)拒收，并應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)書面通知乙方，乙方應(yīng)根據(jù)甲方要求在[X]個工作日內(nèi)負責(zé)補足、更換或退貨，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的費用和損失。第七條付款方式與期限1.甲方在收到乙方所供中藥材并驗收合格，且收到乙方開具的符合甲方要求的全額合法發(fā)票后[X]個工作日內(nèi)，通過[銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等]方式向乙方支付貨款。2.乙方收款賬戶信息以本合同首頁所列為準(zhǔn)。第八條違約責(zé)任1.乙方逾期交貨的，每逾期一日，應(yīng)按逾期交貨部分貨款金額的[千分之X]向甲方支付違約金。逾期超過[X]日的，甲方有權(quán)單方解除合同，乙方應(yīng)退還甲方已支付的款項（如有），并賠償甲方因此遭受的損失。2.乙方所供中藥材經(jīng)甲方驗收不合格，且乙方未按約定及時補足、更換或退貨的，甲方有權(quán)解除合同或要求乙方承擔(dān)相應(yīng)損失，乙方應(yīng)支付該批次不合格藥材貨款[X]%的違約金。3.甲方逾期付款的，每逾期一日，應(yīng)按逾期付款金額的[千分之X]向乙方支付違約金，但累計違約金不超過逾期付款金額的[X]%。4.乙方如提供假冒偽劣、摻雜使假中藥材，甲方有權(quán)立即解除合同，乙方應(yīng)退還全部貨款，并賠償甲方因此遭受的全部損失（包括但不限于直接損失、預(yù)期可得利益損失、維權(quán)費用等），情節(jié)嚴(yán)重的，甲方保留追究乙方法律責(zé)任的權(quán)利。5.其他違約行為，按《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)處理，并賠償守約方因此造成的直接經(jīng)濟損失。第九條不可抗力1.任何一方因不可抗力（如地震、臺風(fēng)、洪水、戰(zhàn)爭等）導(dǎo)致不能履行或不能完全履行本合同義務(wù)時，應(yīng)在不可抗力發(fā)生后[X]日內(nèi)書面通知對方，并在合理期限內(nèi)提供不可抗力詳情及合同不能履行或部分不能履行、或者需要延期履行的理由的有效證明文件。2.根據(jù)不可抗力的影響，部分或全部免除責(zé)任，或延遲履行合同義務(wù)。不可抗力影響消除后，應(yīng)立即恢復(fù)履行。第十條爭議解決因本合同引起的或與本合同有關(guān)的任何爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向[甲方所在地/乙方所在地/合同簽訂地]人民法院提起訴訟。第十一條其他1.本合同未盡事宜，雙方可另行簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議與本合同具有同等法律效力。2.本合同附件（如樣品確認單、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)細則等）為本合同不可分割的組成部分，與本合同具有同等法律效力。3.本合同一式[肆]份，甲方執(zhí)[貳]份，乙方執(zhí)[貳]份，具有同等法律效力，自雙方簽字蓋章之日起生效。4.本合同有效期自[YYYY年MM月DD日]至[YYYY年MM月DD日]（或：本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，至本合同項下權(quán)利義務(wù)履行完畢之日止）。（以下無正文）甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表人（簽字）