公司固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)工具指南前言固定資產(chǎn)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要物質基礎，為規(guī)范公司固定資產(chǎn)的全生命周期管理，保證資產(chǎn)安全、完整及高效利用，特制定本工具指南。本指南適用于公司各部門、各分支機構的固定資產(chǎn)新增、變更、盤點、報廢等全流程操作，旨在通過標準化流程和工具模板，提升管理效率，降低資產(chǎn)流失風險，為財務核算、審計及決策提供數(shù)據(jù)支持。一、適用范圍與應用場景（一）適用對象本指南適用于公司全體員工，具體包括：資產(chǎn)使用人：負責所使用資產(chǎn)的日常保管、維護及信息反饋；部門負責人：負責本部門資產(chǎn)新增、變更、報廢等事項的審批；資產(chǎn)管理員（*）：負責資產(chǎn)的臺賬登記、系統(tǒng)維護、盤點組織及跨部門協(xié)調；財務部門（*）：負責資產(chǎn)的賬務處理、價值核算及合規(guī)性審核。（二）核心應用場景新增資產(chǎn)入庫：公司采購或接收捐贈、自制等新增固定資產(chǎn)時，需通過系統(tǒng)完成信息登記、審批及入庫操作；資產(chǎn)變更與轉移：資產(chǎn)因部門調撥、使用人變更、維修改造等原因導致信息變動時，需及時更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)；定期資產(chǎn)盤點：每年至少組織1次全面盤點，季度或月度重點抽查，保證系統(tǒng)信息與實物一致；資產(chǎn)報廢處置：資產(chǎn)達到使用年限、損壞無法修復或技術淘汰時，需通過系統(tǒng)發(fā)起報廢申請，完成審批及處置流程；資產(chǎn)查詢與統(tǒng)計：部門或財務部門可通過系統(tǒng)查詢資產(chǎn)明細、使用狀況、折舊信息等，支持管理決策。二、核心業(yè)務操作流程（一）固定資產(chǎn)新增登記流程發(fā)起申請使用人/部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《固定資產(chǎn)新增申請表》（詳見模板一），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估金額、用途、資金來源等信息，經(jīng)部門負責人審批后提交至資產(chǎn)管理員。采購與驗收采購部門根據(jù)審批通過的申請執(zhí)行采購，采購完成后將合同、發(fā)票、驗收單等材料交資產(chǎn)管理員*；資產(chǎn)管理員組織使用人、財務部門對實物進行驗收，核對資產(chǎn)信息與采購申請是否一致（如型號、數(shù)量、配置等），驗收合格后簽署《固定資產(chǎn)驗收單》。系統(tǒng)信息錄入資產(chǎn)管理員*登錄固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，進入“資產(chǎn)新增”模塊，逐項錄入以下信息：基礎信息：資產(chǎn)編號（系統(tǒng)自動，規(guī)則：部門代碼-年份-流水號，如“BG-2024-001”）、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、品牌、生產(chǎn)廠家、序列號；價值信息：原值、采購日期、預計使用年限、殘值率、折舊方法（默認平均年限法）；管理信息：使用部門、存放地點、使用人、責任人、資產(chǎn)狀態(tài)（在用、閑置、維修中）；附件信息：采購合同、發(fā)票、驗收單等掃描件（支持PDF/JPG格式，單個文件不超過5MB）。審核與入庫系統(tǒng)自動將錄入信息推送給財務部門*審核，重點核查價值信息準確性、合規(guī)性；財務審核通過后，資產(chǎn)狀態(tài)變更為“在用”，系統(tǒng)自動《固定資產(chǎn)卡片》（含二維碼標簽）；資產(chǎn)管理員*打印二維碼標簽，粘貼于資產(chǎn)顯眼位置（如電腦主機背面、辦公桌側面），使用人簽字確認接收。（二）固定資產(chǎn)變更與轉移流程變更場景觸發(fā)部門調撥：因組織架構調整或工作需要，資產(chǎn)在不同部門間轉移；使用人變更：員工離職、轉崗或內部調動，資產(chǎn)需變更使用人；信息修正：資產(chǎn)錄入信息有誤（如存放地點、規(guī)格型號等）；維修改造：資產(chǎn)發(fā)生大修或升級改造，導致原值或使用年限變動。提交變更申請資產(chǎn)管理員*或使用人根據(jù)變更場景，填寫《固定資產(chǎn)變更/轉移申請表》（詳見模板二），注明資產(chǎn)編號、變更前信息、變更后信息、變更原因，并附相關證明材料（如調撥函、離職交接單、維修發(fā)票等）。審批與系統(tǒng)更新部門間調撥需原使用部門負責人及新使用部門負責人雙審批；使用人變更需原使用人及新使用人簽字確認；資產(chǎn)管理員*收到審批通過后的申請表，在系統(tǒng)中發(fā)起“資產(chǎn)變更”流程，更新對應信息，變更完成后系統(tǒng)自動記錄變更歷史（含操作人、時間、變更內容）；涉及價值變動的（如維修改造增加原值），需同步提交財務部門*審核，保證賬實、賬賬一致。（三）固定資產(chǎn)盤點流程盤點計劃制定資產(chǎn)管理員于每年12月上旬制定下一年度盤點計劃，明確盤點范圍（全面盤點/局部盤點）、時間節(jié)點、參與人員及分工，報財務部門及分管領導*審批后發(fā)布通知。盤點前準備資產(chǎn)管理員*導出系統(tǒng)內資產(chǎn)清單（含資產(chǎn)編號、名稱、使用部門、存放地點、使用人、賬面數(shù)量等信息），打印為《固定資產(chǎn)盤點表》（詳見模板三），并提前3個工作日分發(fā)至各盤點小組；各部門負責人組織本部門員工對所保管資產(chǎn)進行自查，保證資產(chǎn)在指定位置、狀態(tài)正常，標簽清晰可讀?，F(xiàn)場盤點執(zhí)行盤點小組（由資產(chǎn)管理員、財務人員、部門代表組成）對照《固定資產(chǎn)盤點表》逐項清點實物：核對資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格型號是否與系統(tǒng)一致；檢查資產(chǎn)物理狀態(tài)（正常/損壞/閑置）、存放地點、使用人是否準確；對盤點的資產(chǎn)粘貼“已盤點”標識，避免重復或遺漏；若發(fā)覺差異（盤盈、盤虧、毀損），在盤點表中備注差異原因，并由盤點人員簽字確認。差異處理與結果確認盤點工作完成后3個工作日內，資產(chǎn)管理員*匯總盤點數(shù)據(jù)，編制《固定資產(chǎn)盤點報告》，說明盤點范圍、賬面數(shù)量、實盤數(shù)量、盤盈/盤虧數(shù)量及原因分析；財務部門對盤點報告進行審核，對盤盈資產(chǎn)核查來源（如未入賬捐贈、自制等），補辦入庫手續(xù)；對盤虧資產(chǎn)核查責任，由責任人出具說明，經(jīng)部門負責人*審批后，按規(guī)定程序報損；盤點報告經(jīng)分管領導審批后，資產(chǎn)管理員在系統(tǒng)中更新盤點結果，保證系統(tǒng)信息與實物一致。（四）固定資產(chǎn)報廢處置流程報廢條件判斷資產(chǎn)達到或超過預計使用年限且無法繼續(xù)使用；資因技術落后、維修成本過高（超過凈值50%）等原因無使用價值；資產(chǎn)毀損嚴重，無法修復或修復后不滿足安全/使用要求。發(fā)起報廢申請使用人/部門發(fā)覺資產(chǎn)符合報廢條件，填寫《固定資產(chǎn)報廢審批表》（詳見模板四），注明資產(chǎn)編號、名稱、報廢原因、數(shù)量、原值、已提折舊、凈值等信息，并附技術鑒定意見（如由IT部門鑒定電腦無法修復、由設備部門鑒定機器設備達到報廢年限等）。多級審批與處置審批流程：使用部門負責人→資產(chǎn)管理員→財務部門→分管領導→總經(jīng)理*（單筆原值5萬元以上需總經(jīng)理審批）；審批通過后，由資產(chǎn)管理員聯(lián)系處置部門（如行政部或第三方回收機構），根據(jù)資產(chǎn)殘值進行評估回收（如電子設備、辦公家具等），回收需簽訂《資產(chǎn)處置協(xié)議》，并取得收款憑證；資產(chǎn)管理員*在系統(tǒng)中發(fā)起“資產(chǎn)報廢”流程，更新資產(chǎn)狀態(tài)為“已報廢”，并同步在財務系統(tǒng)中進行賬務處理（核銷資產(chǎn)原值、累計折舊及資產(chǎn)減值準備）。三、常用模板表格說明模板一：固定資產(chǎn)新增申請表序號字段名稱填寫要求示例1申請部門填寫部門全稱市場營銷部2申請人*填寫使用人姓名3申請日期格式：YYYY-MM-DD2024-03-154資產(chǎn)名稱填寫規(guī)范全稱聯(lián)想ThinkPadX1Carbon5規(guī)格型號填寫具體配置i7-1260P/16G/512G6品牌填寫品牌名稱聯(lián)想7數(shù)量填寫申請數(shù)量18預估單價（元）填寫含稅預估單價89999預估總金額（元）單價×數(shù)量899910資金來源選填：預算內/預算外/專項預算內11用途說明簡述使用場景新員工入職辦公使用12部門負責人審批簽字+日期/2024-03-1613附件清單附采購需求單、報價單等見附件1模板二：固定資產(chǎn)變更/轉移申請表序號字段名稱變更前信息變更后信息變更原因審批意見1資產(chǎn)編號BG-2024-001BG-2024-001部門調撥同意2資產(chǎn)名稱聯(lián)想ThinkPadX1Carbon聯(lián)想ThinkPadX1Carbon從市場部調至銷售部3使用部門市場營銷部銷售部組織架構調整4使用人*接替崗位5存放地點12樓市場部辦公室8樓銷售部辦公室隨部門轉移6申請人*李六（資產(chǎn)管理員）李六（資產(chǎn)管理員）/7申請日期2024-06-102024-06-10/8原部門負責人審批（市場部）//同意9新部門負責人審批/趙七（銷售部）/同意模板三：固定資產(chǎn)盤點表（部門：銷售部）序號資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號賬面數(shù)量實盤數(shù)量差異數(shù)量差異原因盤點狀態(tài)責任人*備注1BG-2024-001聯(lián)想ThinkPadX1Carboni7-1260P/16G/512G110/正常2BG-2023-045HP激光打印機M479fdw10-1借出未還盤虧趙七見借條3BG-2022-112辦公桌1.8m鋼木結構220/正常錢八模板四：固定資產(chǎn)報廢審批表序號字段名稱填寫內容1資產(chǎn)編號BG-2020-0882資產(chǎn)名稱戴爾OptiPlex30503規(guī)格型號i5-6500/8G/256G4數(shù)量15原值（元）45006已提折舊（元）36007凈值（元）9008報廢原因使用年限滿5年，頻繁藍屏，維修成本高9技術鑒定意見經(jīng)IT部門*檢測，主板損壞，維修費用約1200元，超過凈值，建議報廢10使用部門意見同意報廢11資產(chǎn)管理員意見同意報廢12財務部門意見同意報廢，按規(guī)定進行賬務處理13分管領導意見同意報廢14處置方式交第三方回收公司，殘值收入200元四、操作規(guī)范與風險提示（一）核心操作規(guī)范信息準確性：資產(chǎn)新增、變更時，需保證資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格型號、使用人等信息與實物完全一致，嚴禁編造、漏填；審批時效性：審批人需在收到申請后3個工作日內完成審批，特殊情況需注明原因并延長審批時間；標簽管理：資產(chǎn)二維碼標簽是實物與系統(tǒng)關聯(lián)的唯一憑證，嚴禁撕毀、污損，若丟失需立即聯(lián)系資產(chǎn)管理員*補辦；盤點紀律：盤點需堅持“賬實相符、見物點物”原則，嚴禁瞞報、漏報，盤點結果需經(jīng)多方簽字確認；報廢合規(guī)：報廢資產(chǎn)需通過正規(guī)渠道處置，嚴禁私自拆解、丟棄或變賣，保證殘值收入全額入賬。（二）常見風險與應對信息不一致風險：表現(xiàn)：系統(tǒng)信息與實物不符（如使用人錯誤、存放地點變更未更新）；應對：部門負責人每季度組織自查，資產(chǎn)管理員*定期抽查，發(fā)覺問題立即通過“變更流程”修正。資產(chǎn)流失風險：表現(xiàn)：員工離職未辦理資產(chǎn)交接、資產(chǎn)被私自帶出公司；應對：離職員工需在《離職交接單》中注明資產(chǎn)交接情況，資產(chǎn)管理員*核對無誤后方可辦理離職手續(xù)；門禁系統(tǒng)與資產(chǎn)標簽聯(lián)動，未經(jīng)授權不得帶出資產(chǎn)。數(shù)據(jù)安全風險：表現(xiàn)：系統(tǒng)賬號密碼泄露、數(shù)據(jù)丟失；應對：員工需定期更換密碼，嚴禁共用賬號；IT部門