企業(yè)日常辦公流程一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景新員工入職全流程管理部門及個(gè)人辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放內(nèi)部會(huì)議（含線上/線下）的發(fā)起、審批與記錄員工差旅、辦公等費(fèi)用的報(bào)銷審核員工各類假期（事假、病假、年假等）的申請(qǐng)與審批二、通用操作流程及分場(chǎng)景步驟詳解通用流程框架：任何辦公流程均需遵循“需求發(fā)起→部門初審→相關(guān)審批→執(zhí)行與記錄→存檔備案”的核心邏輯，保證流程閉環(huán)。以下針對(duì)典型場(chǎng)景分步驟說(shuō)明：（一）新員工入職流程目標(biāo)：規(guī)范新員工從入職通知到試用期管理的全流程，保證入職銜接順暢。步驟責(zé)任人操作說(shuō)明輸出物1.入職需求確認(rèn)*用人部門負(fù)責(zé)人1.根據(jù)部門編制及崗位需求，確認(rèn)新員工入職信息（崗位、職責(zé)、到崗時(shí)間）；2.填寫《新員工入職需求表》，提交至人事部門?！缎聠T工入職需求表》2.入職準(zhǔn)備*人事專員1.接收需求表后，核對(duì)崗位要求，協(xié)調(diào)用人部門完成崗位說(shuō)明書確認(rèn)；2.準(zhǔn)備入職材料（勞動(dòng)合同、員工手冊(cè)、門禁卡、工位等），發(fā)送《入職須知》至員工；3.通知IT部門開(kāi)通辦公系統(tǒng)權(quán)限、郵箱等?！度肼氻氈?、系統(tǒng)權(quán)限開(kāi)通記錄3.入職辦理新員工、人事專員1.新員工到崗后提交證件號(hào)碼、學(xué)歷證明等材料原件及復(fù)印件；2.人事專員核對(duì)材料，指導(dǎo)簽訂勞動(dòng)合同，辦理入職登記；3.用人部門安排導(dǎo)師，進(jìn)行部門級(jí)入職培訓(xùn)（部門架構(gòu)、工作流程等）。《新員工入職登記表》、勞動(dòng)合同簽署記錄4.試用期跟蹤用人部門負(fù)責(zé)人、人事專員1.用人部門負(fù)責(zé)人制定試用期考核計(jì)劃，定期反饋員工表現(xiàn)；2.試用期結(jié)束前7天，完成試用期考核評(píng)估，結(jié)果反饋至人事部門?！对囉闷诳己嗽u(píng)估表》5.存檔備案*人事專員將入職材料、勞動(dòng)合同、考核記錄等整理歸檔，錄入員工信息管理系統(tǒng)。員工檔案電子及紙質(zhì)版（二）辦公用品申領(lǐng)流程目標(biāo)：規(guī)范辦公用品的申領(lǐng)、審批與發(fā)放，避免資源浪費(fèi)與管理混亂。步驟責(zé)任人操作說(shuō)明輸出物1.需求發(fā)起*申請(qǐng)人（部門員工）1.根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品申領(lǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途；2.部門負(fù)責(zé)人審核需求合理性?！掇k公用品申領(lǐng)表》2.庫(kù)存核查*行政專員1.接收申領(lǐng)表后，核查庫(kù)存臺(tái)賬，確認(rèn)是否有充足庫(kù)存；2.若庫(kù)存不足，啟動(dòng)采購(gòu)流程；若庫(kù)存充足，直接進(jìn)入發(fā)放環(huán)節(jié)。庫(kù)存核查記錄3.發(fā)放與登記*行政專員1.申領(lǐng)人憑審批通過(guò)的《辦公用品申領(lǐng)表》領(lǐng)取物品；2.行政專員核對(duì)物品信息，發(fā)放后更新庫(kù)存臺(tái)賬，申領(lǐng)人簽字確認(rèn)。《辦公用品發(fā)放登記表》、更新后庫(kù)存臺(tái)賬4.月度盤點(diǎn)*行政主管每月最后一個(gè)工作日組織辦公用品盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，編制《月度盤點(diǎn)報(bào)告》。《月度盤點(diǎn)報(bào)告》（三）會(huì)議組織流程目標(biāo)：規(guī)范會(huì)議的發(fā)起、籌備、召開(kāi)及后續(xù)跟進(jìn)，保證會(huì)議高效有序。步驟責(zé)任人操作說(shuō)明輸出物1.會(huì)議發(fā)起*申請(qǐng)人（部門負(fù)責(zé)人/員工）1.明確會(huì)議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議程；2.填寫《會(huì)議審批表》，提前3個(gè)工作日提交至部門負(fù)責(zé)人審批?！稌?huì)議審批表》2.會(huì)議籌備*會(huì)議組織人1.審批通過(guò)后，預(yù)訂會(huì)議室（線上會(huì)議需測(cè)試平臺(tái)設(shè)備）；2.提前1天發(fā)送會(huì)議通知（含議程、材料準(zhǔn)備要求），收集參會(huì)人員反饋。會(huì)議通知、參會(huì)人員反饋記錄3.會(huì)議召開(kāi)主持人、參會(huì)人員1.主持人控制會(huì)議時(shí)間，按議程引導(dǎo)討論；2.參會(huì)人員提前準(zhǔn)備材料，積極參與討論，會(huì)議需指定專人記錄（會(huì)議紀(jì)要）?！稌?huì)議紀(jì)要》（初稿）4.后續(xù)跟進(jìn)*會(huì)議組織人1.會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，整理《會(huì)議紀(jì)要》（含決議事項(xiàng)、責(zé)任分工、完成時(shí)限）；2.將紀(jì)要發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)負(fù)責(zé)人，跟蹤決議落實(shí)情況?！稌?huì)議紀(jì)要》（終稿）、決議落實(shí)跟蹤表三、配套工具表格模板（一）新員工入職登記表姓名性別出生年月政治面貌學(xué)歷所學(xué)專業(yè)聯(lián)系方式電子郵箱緊急聯(lián)系人入職日期所屬部門崗位名稱合同期限試用期時(shí)長(zhǎng)轉(zhuǎn)正日期入職材料清單（√為已提交）證件號(hào)碼復(fù)印件□學(xué)歷學(xué)位證明□照片□其他：______備注（二）辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位申領(lǐng)數(shù)量部門負(fù)責(zé)人審批：行政專員審核：簽字：______日期：______簽字：______日期：______（三）會(huì)議審批表會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間年月日時(shí)分會(huì)議地點(diǎn)□線上□線下（具體地點(diǎn)：______）參會(huì)人員會(huì)議議程1.2.3.需準(zhǔn)備材料部門負(fù)責(zé)人審批：行政部備案：簽字：______日期：______簽字：______日期：______四、使用關(guān)鍵提示與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避信息真實(shí)性與完整性：所有流程中填寫的個(gè)人信息、申請(qǐng)事由等需真實(shí)準(zhǔn)確，避免因信息遺漏或錯(cuò)誤導(dǎo)致流程延誤（如入職材料不全、申領(lǐng)物品規(guī)格錯(cuò)誤等）。審批流程規(guī)范性：嚴(yán)格按照“逐級(jí)審批”原則執(zhí)行，不得越級(jí)審批或簡(jiǎn)化流程（如費(fèi)用報(bào)銷需先經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，再交財(cái)務(wù)部復(fù)核）。文檔存檔管理：流程完成后，相關(guān)表格、紀(jì)要等材料需及時(shí)存檔（電子檔按部門分類存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔定期移交檔案室），存檔期限不少于3年，便于后續(xù)查閱與審計(jì)。特殊情況處理：若遇緊急事項(xiàng)（如臨時(shí)會(huì)議、急用辦公用品），可先通過(guò)口頭或即時(shí)通