采購流程規(guī)范化操作指導(dǎo)手冊引言為規(guī)范企業(yè)采購行為，保證采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟性和效率，降低采購風(fēng)險，保障物資供應(yīng)及時穩(wěn)定，特制定本操作指導(dǎo)手冊。本手冊適用于企業(yè)各類采購活動，涵蓋從需求提出到付款結(jié)算的全流程管理，旨在為各相關(guān)部門提供清晰、統(tǒng)一的操作指引。一、適用范圍與工作場景本手冊適用于企業(yè)所有部門開展的采購活動，包括但不限于：日常運營采購：辦公耗材、生產(chǎn)輔料、維修配件等常規(guī)物資采購；項目專項采購：新建項目、技術(shù)改造項目所需設(shè)備、材料采購；服務(wù)類采購：咨詢服務(wù)、運維服務(wù)、外包服務(wù)等采購；應(yīng)急采購：因突發(fā)情況（如生產(chǎn)設(shè)備故障、緊急訂單交付等）需快速響應(yīng)的采購。無論采購金額大小、品類差異，均需遵循本手冊規(guī)定的流程規(guī)范，保證采購活動有章可循、權(quán)責(zé)清晰。二、標準化操作流程詳解采購流程需嚴格按照“需求申請—預(yù)算審核—供應(yīng)商尋源—訂單執(zhí)行—到貨驗收—付款結(jié)算”六個階段依次推進，各階段責(zé)任部門及操作要點（一）需求申請與預(yù)算確認責(zé)任部門：需求部門、財務(wù)部、采購部操作步驟：需求提報：需求部門根據(jù)實際工作需要（如部門運營、項目實施等），填寫《采購申請表》（詳見模板一），詳細說明采購物資/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、期望到貨日期等關(guān)鍵信息，經(jīng)部門負責(zé)人*審核簽字后提交至采購部。關(guān)鍵動作：需求描述需清晰、準確，避免模糊表述（如“一批辦公用品”需明確具體品名、數(shù)量）；預(yù)估單價需參考歷史采購數(shù)據(jù)或市場行情，保證合理性。預(yù)算核查：采購部收到《采購申請表》后，同步提交財務(wù)部進行預(yù)算匹配審核。財務(wù)部核查申請項目是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，預(yù)算金額是否與申請內(nèi)容一致，并出具《預(yù)算審核意見表》。輸出文檔：《采購申請表》《預(yù)算審核意見表》。（二）供應(yīng)商尋源與評估責(zé)任部門：采購部、需求部門、審計監(jiān)督部操作步驟：尋源方式確定：根據(jù)采購金額、物資特性及市場供需情況，選擇合適的尋源方式：公開招標：單次采購金額≥50萬元（或達到企業(yè)規(guī)定的招標金額標準）的，需通過公開招標方式確定供應(yīng)商，發(fā)布招標公告、接收投標文件、組織開標評標；詢比價：單次采購金額5萬-50萬元的，需向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，對比價格、質(zhì)量、交期后確定供應(yīng)商；單一來源采購：僅有一家供應(yīng)商能滿足采購需求（如專利產(chǎn)品、定制化設(shè)備等）或緊急采購情況，需經(jīng)采購部負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后，采用單一來源采購。供應(yīng)商資質(zhì)審核：采購部對候選供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如生產(chǎn)許可證、ISO認證等）、經(jīng)營業(yè)績、信譽情況進行審核，保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營能力和履約能力。綜合評估與選定：采購部組織需求部門、審計監(jiān)督部成立評估小組，從價格、質(zhì)量、交期、服務(wù)、合作歷史等維度對供應(yīng)商進行綜合評分（評分標準詳見《供應(yīng)商評估表》模板二），選定最優(yōu)供應(yīng)商并形成《供應(yīng)商評估報告》。輸出文檔：《詢價/招標記錄表》《供應(yīng)商資質(zhì)文件》《供應(yīng)商評估報告》。（三）采購訂單下達責(zé)任部門：采購部、法務(wù)部（如需）操作步驟：訂單擬定：采購部根據(jù)《供應(yīng)商評估報告》及雙方談判結(jié)果，擬定《采購訂單》（模板三），明確采購物資/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額、交貨地點、交貨日期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。訂單審批：《采購訂單》按審批權(quán)限逐級報批（采購部負責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理*），保證訂單內(nèi)容與采購申請、供應(yīng)商評估結(jié)果一致。訂單下達：審批通過后，采購部將《采購訂單》正式送達供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在訂單上蓋章確認（電子訂單需獲取對方電子簽章），作為后續(xù)履約依據(jù)。輸出文檔：《采購訂單》（供應(yīng)商蓋章確認版）。（四）合同簽訂（如需）責(zé)任部門：采購部、法務(wù)部、財務(wù)部操作步驟合同起草：對于單次采購金額≥20萬元或涉及長期服務(wù)的項目，需由采購部根據(jù)《采購訂單》起草正式《采購合同》（模板四），法務(wù)部對合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性進行審核，重點核查違約責(zé)任、爭議解決方式、知識產(chǎn)權(quán)等條款。合同會簽：采購部、需求部門、財務(wù)部、法務(wù)部共同完成合同會簽，最終由總經(jīng)理*簽字并加蓋企業(yè)公章。合同交底：采購部向需求部門、倉儲部門等合同執(zhí)行部門進行合同交底，明確雙方權(quán)利義務(wù)、關(guān)鍵履約節(jié)點及風(fēng)險控制措施。輸出文檔：《采購合同》（正本雙方各執(zhí)一份）。（五）到貨驗收與入庫責(zé)任部門：需求部門、倉儲部、質(zhì)檢部（如需）、采購部操作步驟：到貨核對：供應(yīng)商按《采購訂單》約定時間送貨到指定地點，采購部通知需求部門、倉儲部共同到場，核對物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、外包裝是否與訂單一致，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。質(zhì)量檢驗：對于無需質(zhì)檢的常規(guī)物資（如辦公耗材），由需求部門現(xiàn)場檢驗并填寫《到貨驗收單》（模板五）；對于需質(zhì)檢的物資（如生產(chǎn)設(shè)備、原材料），由質(zhì)檢部按照《采購合同》約定的質(zhì)量標準進行檢驗（可委托第三方檢測機構(gòu)），出具《質(zhì)量檢驗報告》，驗收合格后方可入庫。問題處理：若發(fā)覺物資數(shù)量不符、質(zhì)量不合格或型號錯誤，需求部門需在24小時內(nèi)反饋至采購部，采購部及時與供應(yīng)商溝通處理（如退換貨、補發(fā)、索賠等），并保留相關(guān)溝通記錄。入庫登記：驗收合格的物資由倉儲部辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，及時更新庫存臺賬，保證賬實相符。輸出文檔：《到貨驗收單》《質(zhì)量檢驗報告》《入庫單》。（六）付款結(jié)算與檔案歸檔責(zé)任部門：財務(wù)部、采購部、需求部門操作步驟：發(fā)票核對：供應(yīng)商開具合規(guī)發(fā)票（需與采購訂單、驗收單信息一致），采購部核對發(fā)票內(nèi)容準確性，確認無誤后提交財務(wù)部。付款申請：財務(wù)部收到發(fā)票后，核對《采購合同》《到貨驗收單》《入庫單》等單據(jù)，確認付款條件達成（如驗收合格、質(zhì)保期滿等），按企業(yè)財務(wù)制度填寫《付款申請表》（模板六），按審批流程報批（財務(wù)負責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理*）?？铐椫Ц叮簩徟ㄟ^后，財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式向供應(yīng)商支付款項，并保留付款憑證。檔案歸檔：采購部負責(zé)將本次采購活動的全部資料（包括采購申請表、預(yù)算審核意見、供應(yīng)商評估報告、采購訂單、合同、驗收單、發(fā)票、付款憑證等）整理歸檔，保存期限不少于5年，保證采購過程可追溯。輸出文檔：《發(fā)票》《付款申請表》《付款憑證》《采購檔案目錄》。三、核心表單模板應(yīng)用模板一：采購申請表申請編號申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購需求明細物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）審批意見部門負責(zé)人簽字：日期：采購部審核意見：審核人：日期：財務(wù)部預(yù)算審核意見：審核人：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：日期：模板二：供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式資質(zhì)審核營業(yè)執(zhí)照注冊號有效期經(jīng)營范圍相關(guān)資質(zhì)證書□ISO9001□生產(chǎn)許可證□其他：綜合評分（100分）評分項目評分標準得分備注價格（30分）最低價得30分，每高于最低價1%扣2分，扣完為止質(zhì)量（25分）歷史合格率≥95%得25分，90%-94%得20分，90%以下不得分交期（20分）按時交貨得20分，延遲1-3天扣10分，延遲3天以上不得分服務(wù)（15分）售后響應(yīng)及時性、問題解決能力，優(yōu)15分，良10分，一般5分信譽（10分）無不良記錄得10分，有投訴記錄每項扣5分總分評估結(jié)論□推薦合作□備選□不推薦評估小組簽字：日期：模板三：采購訂單訂單編號簽訂日期供方信息名稱：納稅人識別號：地址：電話：需方信息名稱：納稅人識別號：地址：電話：采購明細物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量合計金額（大寫）（小寫）付款方式□合同預(yù)付%□到貨付款%□驗收合格付款%□質(zhì)保期滿付款%質(zhì)量標準違約責(zé)任其他約定供方（蓋章）：需方（蓋章）：授權(quán)代表簽字：授權(quán)代表簽字：日期：日期：模板四：到貨驗收單驗收編號驗收日期采購訂單編號供應(yīng)商名稱物資名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量質(zhì)量檢驗情況檢驗項目標準要求檢驗結(jié)果檢驗人不合格項說明驗收結(jié)論□同意入庫□拒收（請注明原因：）需求部門簽字：采購部簽字：倉儲部簽字：質(zhì)檢部簽字（如需）：模板五：付款申請表申請編號申請部門采購部申請人供應(yīng)商名稱采購訂單編號合同編號付款事由□合同預(yù)付款□到貨款□驗收款□質(zhì)保金付款金額（元）附件清單□《采購合同》□《采購訂單》□《到貨驗收單》□《發(fā)票》□其他：審批意見部門負責(zé)人簽字：日期：財務(wù)部審核意見：審核人：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：日期：總經(jīng)理審批意見：簽字：日期：四、關(guān)鍵風(fēng)險控制要點預(yù)算控制風(fēng)險：嚴格執(zhí)行預(yù)算管理，無預(yù)算或超預(yù)算采購需提交預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)財務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行，避免資金浪費。供應(yīng)商管理風(fēng)險：建立供應(yīng)商動態(tài)評估機制，定期對供應(yīng)商履約情況（質(zhì)量、交期、服務(wù)等）進行考核，對不合格供應(yīng)商及時清退，保證供應(yīng)鏈穩(wěn)定。驗收環(huán)節(jié)風(fēng)險：需求部門、采購部、倉儲部需共同參與驗收，嚴格執(zhí)行質(zhì)量標準，杜絕不合格物資入庫，影響生產(chǎn)或使用安全。合規(guī)性風(fēng)險：采購過程需全程留痕，所