離職面談指南離職面談指南

一、離職面談的重要性與目的

離職面談是組織人力資源管理中的一項重要環(huán)節(jié)，其核心目的在于通過結(jié)構(gòu)化的溝通，實現(xiàn)多重價值。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）關(guān)鍵價值與作用

1.員工反饋收集

獲取員工離職的真實原因，為組織優(yōu)化管理、改善工作環(huán)境提供一手資料。

2.組織聲譽維護(hù)

正式、尊重的離職溝通有助于提升員工對組織的整體印象，降低負(fù)面口碑傳播風(fēng)險。

3.人才流失管理

識別可挽回的離職意向，或為未來人才規(guī)劃提供參考依據(jù)。

4.關(guān)系保持

為離職員工建立長期的良好關(guān)系，為未來可能的復(fù)職或推薦創(chuàng)造條件。

（二）最佳實踐原則

1.及時性

離職決定確定后應(yīng)在2-3個工作日內(nèi)完成面談。

2.專業(yè)性

面談應(yīng)由直屬上級或HR部門專員主導(dǎo)，避免情緒化表達(dá)。

3.保密性

承諾對離職原因、薪資等敏感信息嚴(yán)格保密（除法律要求外）。

二、離職面談流程與準(zhǔn)備

標(biāo)準(zhǔn)化的流程設(shè)計能確保面談效率與效果，具體步驟如下：

（一）面談前準(zhǔn)備

1.信息收集

-查閱員工在職期間績效記錄（如年度評估、關(guān)鍵事件）

-了解最新組織調(diào)整情況（如部門重組、政策變更）

2.材料準(zhǔn)備

-標(biāo)準(zhǔn)離職面談問卷（包含但不限于離職原因、改進(jìn)建議等模塊）

-離職手續(xù)辦理清單

-員工福利結(jié)算說明

3.環(huán)境布置

選擇安靜、不受打擾的私密空間，提前準(zhǔn)備好紙筆或電子設(shè)備。

（二）面談核心步驟

Step1:開場與確認(rèn)（約5分鐘）

-表明身份與來意："您好，今天約您主要是正式溝通離職事宜，預(yù)計需要30分鐘。"

-確認(rèn)離職決定："請您確認(rèn)一下，您確定將于X月X日正式離職？"

Step2:離職原因探究（約15分鐘）

采用開放式提問引導(dǎo)員工表達(dá)，避免引導(dǎo)性提問：

1."能具體談?wù)勀龀鲞@個決定的主要考慮因素嗎？"

2."在目前的崗位/團(tuán)隊中，哪些方面讓您覺得不太滿意？"

3."如果可以改變一個條件，您希望是什么？"

Step3:福利與手續(xù)說明（約10分鐘）

客觀清晰說明：

-未結(jié)清薪資計算方式（示例：按月30天標(biāo)準(zhǔn)折算）

-年假、獎金等補償規(guī)則

-離職證明開具流程

Step4:組織反饋收集（約5分鐘）

1.提供3-5個匿名問題供填寫：

-"您認(rèn)為哪些工作流程可以優(yōu)化？"

-"您對團(tuán)隊協(xié)作有何建議？"

2.強調(diào)反饋將用于改進(jìn)（但避免承諾具體行動）

Step5:結(jié)束與后續(xù)安排

-表達(dá)感謝與祝福："感謝您坦誠溝通，祝您未來發(fā)展順利..."

-明確離職手續(xù)負(fù)責(zé)人："后續(xù)由XX同事協(xié)助您辦理離職手續(xù)，聯(lián)系方式是..."

三、離職面談常見問題應(yīng)對

（一）敏感問題處理

1.薪資爭議

-引導(dǎo)查看書面合同/薪酬制度："我們系統(tǒng)顯示您的薪資構(gòu)成是..."

-提供第三方核實渠道（如財務(wù)部門）

2.負(fù)面評價

-保持中立："您提到對XX項目不滿，能否具體說明？"

-轉(zhuǎn)向建設(shè)性方向："如果繼續(xù)負(fù)責(zé)這個項目，您會提出哪些改進(jìn)？"

（二）特殊情況應(yīng)對

1.沖動離職

-建議冷靜期："能否給我們24小時考慮，我們再聯(lián)系您？"

-提供緩沖方案："如果只是暫時的職業(yè)困惑，或許可以..."

2.集體離職苗頭

-分頭溝通："這類情況比較復(fù)雜，建議您單獨和HR溝通..."

-記錄時間線："您提到其他同事也有類似想法，最早從何時開始？"

四、離職面談后續(xù)管理

面談結(jié)束后的跟進(jìn)工作同樣重要，具體措施包括：

1.信息歸檔

-將面談記錄錄入員工離職系統(tǒng)

-保密等級標(biāo)記（如"核心原因-內(nèi)部參考"）

2.改進(jìn)落地

-每季度分析離職原因分布，形成改進(jìn)報告

-對重復(fù)出現(xiàn)的管理問題制定優(yōu)化方案（示例：優(yōu)化入職培訓(xùn)滿意度達(dá)70%）

3.關(guān)系維護(hù)

-6個月/1年進(jìn)行匿名回訪（如通過問卷星平臺）

-重要離職員工可由HR發(fā)送節(jié)日祝福郵件

離職面談指南

一、離職面談的重要性與目的

離職面談是組織人力資源管理中的一項重要環(huán)節(jié)，其核心目的在于通過結(jié)構(gòu)化的溝通，實現(xiàn)多重價值。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）關(guān)鍵價值與作用

1.員工反饋收集

獲取員工離職的真實原因，為組織優(yōu)化管理、改善工作環(huán)境提供一手資料。這不僅僅是了解“為什么走”，更是挖掘“哪里可以改進(jìn)”。例如，通過系統(tǒng)性分析離職面談數(shù)據(jù)，可以識別出特定部門、崗位或管理方式下的普遍離職風(fēng)險點。收集的反饋可用于：

優(yōu)化招聘流程，更精準(zhǔn)地匹配崗位需求與候選人期望。

完善培訓(xùn)體系，提升員工技能與崗位匹配度。

改進(jìn)績效管理，使其更公平、更透明。

調(diào)整企業(yè)文化建設(shè)，增強員工歸屬感。

2.組織聲譽維護(hù)

正式、尊重的離職溝通有助于提升員工對組織的整體印象，降低負(fù)面口碑傳播風(fēng)險。一個負(fù)責(zé)任的雇主形象能夠：

吸引潛在優(yōu)秀人才。

在行業(yè)內(nèi)建立良好聲譽。

降低現(xiàn)有員工的流失焦慮。

即使員工決定離職，一次愉快的離職體驗也能讓他們成為品牌的忠實推薦者，通過其社交網(wǎng)絡(luò)傳遞正面信息。

3.人才流失管理

識別可挽回的離職意向，或為未來人才規(guī)劃提供參考依據(jù)。在某些情況下，員工離職并非完全不可逆。面談中如果發(fā)現(xiàn)員工離職主要源于：

薪資待遇差距（但組織有提升空間）。

感到個人發(fā)展受限（但組織可提供新機會）。

短暫的個人原因（如家庭、健康）。

面談?wù)呖梢試L試提供解決方案，如調(diào)整崗位、提供培訓(xùn)、延長考慮期等。即使無法挽回，分析離職原因也能幫助組織：

識別未來招聘時需要重點關(guān)注的技能或特質(zhì)。

預(yù)測特定領(lǐng)域的人才短缺風(fēng)險。

4.關(guān)系保持

為離職員工建立長期的良好關(guān)系，為未來可能的復(fù)職或推薦創(chuàng)造條件。離職不是終點，而是新的起點。通過離職面談：

留下積極的組織印象，方便員工未來以顧問、供應(yīng)商或推薦人的身份提供價值。

維護(hù)組織在人才市場上的良好形象。

為內(nèi)部人才梯隊建設(shè)建立潛在資源庫?？梢匝堧x職員工參與特定項目的遠(yuǎn)程咨詢或擔(dān)任兼職導(dǎo)師。

（二）最佳實踐原則

1.及時性

離職決定確定后應(yīng)在2-3個工作日內(nèi)完成面談。拖延可能導(dǎo)致員工情緒惡化，信息失真，或錯失挽留機會。及時面談還能：

避免離職員工在未辦理完手續(xù)前產(chǎn)生負(fù)面行為。

確保離職手續(xù)的順利推進(jìn)。

表明組織對員工離職的重視。

2.專業(yè)性

面談應(yīng)由直屬上級或HR部門專員主導(dǎo)，避免情緒化表達(dá)。選擇合適的人員能：

提供更中立、客觀的溝通環(huán)境。

確保面談按照既定流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

處理可能出現(xiàn)的復(fù)雜情況（如薪酬、保密協(xié)議等）。

主導(dǎo)面談的人員應(yīng)具備良好的溝通技巧、同理心和情緒管理能力。如果員工對直屬上級有強烈不滿，HR介入可能更合適。

3.保密性

承諾對離職原因、薪資等敏感信息嚴(yán)格保密（除法律要求外）。明確的保密承諾能：

讓員工放下心理包袱，更愿意坦誠交流。

建立信任，體現(xiàn)組織對員工的尊重。

避免信息泄露引發(fā)內(nèi)部矛盾或損害員工聲譽。

在承諾時，應(yīng)明確保密信息的范圍和例外情況（如內(nèi)部合規(guī)調(diào)查、政府要求等），并記錄在面談記錄中。

二、離職面談流程與準(zhǔn)備

標(biāo)準(zhǔn)化的流程設(shè)計能確保面談效率與效果，具體步驟如下：

（一）面談前準(zhǔn)備

1.信息收集

-查閱員工在職期間績效記錄（如年度評估、關(guān)鍵事件）：了解員工的過往表現(xiàn)、評價、獲得的認(rèn)可以及存在的改進(jìn)點。這有助于理解員工離職的深層原因，避免僅歸咎于表面事件。

-了解最新組織調(diào)整情況（如部門重組、政策變更）：員工可能對組織的變化有不滿或困惑，提前了解有助于面談時提供背景信息或解釋。

2.材料準(zhǔn)備

-標(biāo)準(zhǔn)離職面談問卷（包含但不限于離職原因、改進(jìn)建議等模塊）：問卷應(yīng)設(shè)計得客觀、中立，避免引導(dǎo)性或評判性問題?？梢园?/p>

離職原因（單選、多選、開放式回答）

對工作內(nèi)容、職責(zé)的滿意度

對管理風(fēng)格、團(tuán)隊氛圍的評價

對薪酬福利、發(fā)展機會的看法

對組織的整體建議

-離職手續(xù)辦理清單：清晰列出員工需要辦理的各項手續(xù)及所需材料，如：

工作交接清單

物品歸還（電腦、門禁卡、文件等）

薪資結(jié)算說明（未休年假折算、獎金計算依據(jù)等）

離職證明申請流程

-員工福利結(jié)算說明：詳細(xì)解釋與離職相關(guān)的各項福利如何計算和發(fā)放，如：

年假折算公式（示例：按當(dāng)月剩余日歷天數(shù)/當(dāng)月應(yīng)出勤天數(shù)應(yīng)發(fā)工資）

崗位津貼、交通補貼等的發(fā)放截止時間

保密協(xié)議/競業(yè)限制協(xié)議（如有）的條款說明

3.環(huán)境布置

-選擇安靜、不受打擾的私密空間：確保談話內(nèi)容不被旁聽，讓員工感到安全、被尊重。理想環(huán)境是專門的訪談室或安靜的會議室。

-提前準(zhǔn)備好紙筆或電子設(shè)備：記錄面談要點，方便后續(xù)整理。如果使用標(biāo)準(zhǔn)化問卷，準(zhǔn)備好紙質(zhì)版或電子版。

（二）面談核心步驟

Step1:開場與確認(rèn)（約5分鐘）

-表明身份與來意："您好，[員工姓名]，我是[你的名字/職位]，今天約您主要是正式溝通您離職的事宜。這是我們規(guī)定的離職面談流程，預(yù)計需要30分鐘左右，您看可以嗎？"

-確認(rèn)離職決定："請您確認(rèn)一下，您確定將于[離職日期]日正式離職，是嗎？這是您之前提交的離職申請嗎？"

-建立輕松氛圍："請放心，今天的談話主要是為了了解您離職的原因，以及我們哪些方面做得不好，以便我們未來改進(jìn)。談話內(nèi)容在允許的范圍內(nèi)我們會為您保密。"

Step2:離職原因探究（約15分鐘）

采用開放式提問引導(dǎo)員工表達(dá)，避免引導(dǎo)性提問：

1."能具體談?wù)勀龀鲞@個決定的主要考慮因素嗎？是什么讓您決定離開？"

2."在目前的崗位/團(tuán)隊中，哪些方面讓您覺得不太滿意？是工作內(nèi)容本身、薪酬福利、管理方式，還是其他？可以具體說說嗎？"

3."如果可以改變一個條件，您希望是什么？是希望增加薪資、獲得更多發(fā)展機會，還是改善工作氛圍？"

4."您在[上一家公司/機構(gòu)]的工作情況如何？與這里相比，您覺得主要的差異在哪里？"

5."在您離職的過程中，有沒有哪些溝通或流程讓您覺得不太順暢？"

-傾聽與記錄：專注傾聽，適時點頭表示理解，使用記錄工具（紙筆或電腦）記錄關(guān)鍵信息。避免打斷，讓員工充分表達(dá)。

-追問細(xì)節(jié)：在關(guān)鍵信息點，可以用中性、探索性的問題追問，如："您提到對[某個項目/流程]不滿，能否具體說明是哪個環(huán)節(jié)讓您覺得不合適？"

Step3:福利與手續(xù)說明（約10分鐘）

客觀清晰說明，避免承諾無法兌現(xiàn)的事項：

1.未結(jié)清薪資計算方式：

"根據(jù)您的勞動合同和公司規(guī)定，您未休的年假將按[具體折算公式，示例：當(dāng)月日歷天數(shù)/當(dāng)月應(yīng)出勤天數(shù)您的日工資]進(jìn)行折算，折算后的金額將隨最后工資一同發(fā)放。"

"您的年終獎/季度獎將根據(jù)[具體計算規(guī)則，示例：績效考核結(jié)果、項目貢獻(xiàn)比例]計算，具體金額將在[發(fā)放日期]隨工資發(fā)放。"

"您的最后工作日是[離職日期]，按照規(guī)定，您需要工作到最后一天。"

2.福利結(jié)算：

"您的社保公積金將按照規(guī)定在[具體日期]停止繳納。"

"未使用的餐補/交通補貼將在[結(jié)算日期]結(jié)算。"

"公司為員工購買的補充商業(yè)保險，將在[終止日期]失效。"

3.離職證明：

"離職證明將在您辦完所有手續(xù)后，由[部門/HR]在[時間]為您開具。"

4.其他補償：

"關(guān)于[可能的補償項目，如離職補償金，需根據(jù)公司政策和當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)說明]，具體金額和發(fā)放條件是[說明依據(jù)和流程]。"

-確認(rèn)理解："以上信息您都清楚嗎？有什么不清楚的地方可以隨時問我。"

Step4:組織反饋收集（約5分鐘）

1.提供匿名問題供填寫（如果準(zhǔn)備了問卷）：

"除了我們剛才聊到的，您是否愿意再提供一些匿名的反饋？這有助于我們了解更多員工的想法。"

發(fā)放問卷或告知填寫鏈接："這里有份簡短的問卷，包含3-5個關(guān)于您在組織工作體驗的問題，您的回答將被匿名處理，我們主要用于改進(jìn)工作。您方便填寫嗎？"

2.問卷示例問題：

"您認(rèn)為哪些工作流程可以優(yōu)化？"

"您對團(tuán)隊協(xié)作氛圍有何建議？"

"您覺得公司的培訓(xùn)和發(fā)展機會是否充足？"

"您對公司的薪酬福利競爭力有何看法？"

"您認(rèn)為公司在哪些方面最能吸引和留住人才？"

3.強調(diào)反饋用途："非常感謝您的坦誠。我們會認(rèn)真考慮您提出的所有建議，用于持續(xù)改進(jìn)我們的工作環(huán)境。雖然我們可能無法對每一條建議都做出回應(yīng)，但您的反饋對我們非常重要。"

Step5:結(jié)束與后續(xù)安排

1.總結(jié)要點："好的，我們今天主要確認(rèn)了您的離職日期是[日期]，并大致了解了您離職的原因。關(guān)于手續(xù)辦理，將由[同事姓名/部門]在接下來的[時間，如：幾天內(nèi)]與您聯(lián)系，具體安排是[簡要說明，如：先完成工作交接，再辦理物品歸還等]。"

2.表達(dá)感謝與祝福："非常感謝您在[公司名稱]期間的付出和貢獻(xiàn)。雖然您要離開了，但我們真誠地祝愿您在未來的工作和生活中一切順利，前程似錦。"

3.提供支持（如適用）："如果您在離職過程中遇到任何困難，比如求職、檔案轉(zhuǎn)移等問題，需要幫助的話，可以隨時聯(lián)系我[你的聯(lián)系方式]。"

4.明確后續(xù)聯(lián)系人及方式："接下來您的主要對接人是[HR同事姓名]（電話：[電話號碼]）或您的直屬上級[上級姓名]（電話：[電話號碼]），他們會協(xié)助您完成離職手續(xù)。如有疑問，可以直接聯(lián)系他們。"

5.預(yù)祝未來："期待未來有機會再合作！再見！"

三、離職面談常見問題應(yīng)對

（一）敏感問題處理

1.薪資爭議

-引導(dǎo)查看書面合同/薪酬制度："關(guān)于您提到的薪資問題，我們可以一起核對一下您的勞動合同和最新的薪酬制度文件，上面有明確的崗位級別和對應(yīng)薪酬范圍。您看是哪里存在疑問？"

-提供第三方核實渠道（如財務(wù)部門）："如果核對后仍有疑問，我們可以請財務(wù)部門的同事一起和您溝通確認(rèn)。"

-區(qū)分事實與期望："您期望的薪資是[數(shù)字]，而目前崗位的市場薪酬水平大約在[范圍]，公司現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)是[數(shù)字]。是否存在其他因素影響您的決定？"

2.負(fù)面評價

-保持中立，聚焦具體行為而非個人品質(zhì)："您提到對[具體事件或決策]不滿，能否詳細(xì)說明是哪個環(huán)節(jié)讓您覺得不合適？我們可以一起探討一下。"

-轉(zhuǎn)向建設(shè)性方向："即使您決定離開了，我們也很感謝您提出的意見。關(guān)于您提到的[問題點]，我們后續(xù)會內(nèi)部討論，看看是否有改進(jìn)空間。例如，對于[具體問題]，我們正在考慮[可能的改進(jìn)措施]。"

-請求具體建議："如果您對[某個方面]有更好的建議，我們非常愿意聽取。比如，您覺得什么樣的方式能解決問題？"

3.對特定領(lǐng)導(dǎo)或同事的批評

-區(qū)分個人抱怨與建設(shè)性意見："您是否可以具體說明是[領(lǐng)導(dǎo)/同事]的哪些行為讓您感到不舒服？是溝通方式、工作分配，還是其他？"

-引入第三方視角（如果合適且可能）："我們理解您的感受。除了您，還有其他同事有類似的反饋嗎？我們可以從多角度了解情況。"

-強調(diào)組織對行為的規(guī)范："無論原因如何，公司都要求所有員工保持互相尊重的專業(yè)溝通。如果存在不恰當(dāng)?shù)男袨?，我們都有相?yīng)的處理流程。"

（二）特殊情況應(yīng)對

1.沖動離職

-建議冷靜期："聽起來您現(xiàn)在情緒比較激動。是否可以給我們一點時間，比如24小時，讓您冷靜思考一下？我們可以在明天再繼續(xù)溝通這個決定。"

-提供緩沖方案："也許只是暫時的職業(yè)困惑。您是否愿意先嘗試一些短期措施，比如參加一個內(nèi)部轉(zhuǎn)崗面試，或者延長試用期，再做最終決定？"

-表達(dá)理解與支持："我理解做出這樣的決定不容易。無論您的選擇如何，我們都希望以平和的方式處理。"

2.集體離職苗頭

-分頭溝通："如果情況屬實，可能涉及多位同事，為了避免信息擴散引起不必要的混亂，建議我們逐個溝通，您看可以嗎？"

-記錄時間線："您提到其他同事也有類似想法，最早從何時開始？是否有具體的事件觸發(fā)了大家的想法？"

-表達(dá)組織的重視："我們非常重視您提出的問題。如果確實存在普遍性的問題，我們會認(rèn)真對待，并盡快采取改進(jìn)措施。請您放心，我們會認(rèn)真傾聽每一位同事的聲音。"

3.員工情緒激動或憤怒

-保持冷靜，不反駁，不辯解："我理解您現(xiàn)在的心情。請慢慢說，我在認(rèn)真聽。"

-使用非語言溝通技巧：保持眼神接觸（適度），身體微微前傾表示專注。

-給予回應(yīng)和確認(rèn)："您剛才提到[復(fù)述關(guān)鍵點]，我理解您的感受。"

-在情緒稍微平復(fù)后，再次引導(dǎo)到談話主題："等您情緒好一點，我們可以繼續(xù)聊聊離職的具體安排。"

四、離職面談后續(xù)管理

面談結(jié)束后的跟進(jìn)工作同樣重要，具體措施包括：

1.信息歸檔

-將面談記錄錄入員工離職系統(tǒng)：確保記錄的完整性、準(zhǔn)確性和及時性。記錄應(yīng)包含：

面談時間、地點、參與人員

員工確認(rèn)的離職日期

核心的離職原因（多角度、具體化）

員工提出的具體建議或抱怨

關(guān)于薪酬福利、手續(xù)辦理的確認(rèn)事項

員工對組織的評價（正面/負(fù)面）

-保密等級標(biāo)記：根據(jù)內(nèi)容敏感程度，標(biāo)記為“內(nèi)部參考”、“僅HR存檔”等，確保信息安全。

2.改進(jìn)落地

-定期分析離職原因分布：每月或每季度匯總分析面談記錄，識別高頻離職原因（如薪酬、管理、發(fā)展機會），形成趨勢報告。

-制定改進(jìn)計劃：針對識別出的問題，制定具體的改進(jìn)措施，明確負(fù)責(zé)人和時間表。例如：

"針對反饋的薪酬競爭力不足，計劃在下個績效周期重新評估崗位價值。"

"針對管理風(fēng)格問題，計劃為管理者提供溝通技巧培訓(xùn)。"

"針對培訓(xùn)不足，計劃新增[具體培訓(xùn)課程/項目]。"

-跟蹤改進(jìn)效果：在一段時間后（如半年后），再次通過調(diào)研或面談了解員工對改進(jìn)措施的看法，評估效果。

3.關(guān)系維護(hù)

-適當(dāng)?shù)臅r間回訪：對于關(guān)系較好的離職員工，可以在離職后6個月或1年，通過匿名問卷或郵件等方式進(jìn)行回訪，了解其發(fā)展情況，并持續(xù)收集外部反饋。

-建立校友網(wǎng)絡(luò)（可選）：對于表現(xiàn)優(yōu)秀或可能復(fù)職的離職員工，可以建立簡單的聯(lián)系渠道（如微信群），保持信息互通。

-離職證明與推薦（如適用）：確保離職證明準(zhǔn)確無誤，并在員工要求或合適的情況下，提供客觀、專業(yè)的背景調(diào)查或推薦信息（需遵守相關(guān)約定和法規(guī)）。

離職面談指南

一、離職面談的重要性與目的

離職面談是組織人力資源管理中的一項重要環(huán)節(jié)，其核心目的在于通過結(jié)構(gòu)化的溝通，實現(xiàn)多重價值。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）關(guān)鍵價值與作用

1.員工反饋收集

獲取員工離職的真實原因，為組織優(yōu)化管理、改善工作環(huán)境提供一手資料。

2.組織聲譽維護(hù)

正式、尊重的離職溝通有助于提升員工對組織的整體印象，降低負(fù)面口碑傳播風(fēng)險。

3.人才流失管理

識別可挽回的離職意向，或為未來人才規(guī)劃提供參考依據(jù)。

4.關(guān)系保持

為離職員工建立長期的良好關(guān)系，為未來可能的復(fù)職或推薦創(chuàng)造條件。

（二）最佳實踐原則

1.及時性

離職決定確定后應(yīng)在2-3個工作日內(nèi)完成面談。

2.專業(yè)性

面談應(yīng)由直屬上級或HR部門專員主導(dǎo)，避免情緒化表達(dá)。

3.保密性

承諾對離職原因、薪資等敏感信息嚴(yán)格保密（除法律要求外）。

二、離職面談流程與準(zhǔn)備

標(biāo)準(zhǔn)化的流程設(shè)計能確保面談效率與效果，具體步驟如下：

（一）面談前準(zhǔn)備

1.信息收集

-查閱員工在職期間績效記錄（如年度評估、關(guān)鍵事件）

-了解最新組織調(diào)整情況（如部門重組、政策變更）

2.材料準(zhǔn)備

-標(biāo)準(zhǔn)離職面談問卷（包含但不限于離職原因、改進(jìn)建議等模塊）

-離職手續(xù)辦理清單

-員工福利結(jié)算說明

3.環(huán)境布置

選擇安靜、不受打擾的私密空間，提前準(zhǔn)備好紙筆或電子設(shè)備。

（二）面談核心步驟

Step1:開場與確認(rèn)（約5分鐘）

-表明身份與來意："您好，今天約您主要是正式溝通離職事宜，預(yù)計需要30分鐘。"

-確認(rèn)離職決定："請您確認(rèn)一下，您確定將于X月X日正式離職？"

Step2:離職原因探究（約15分鐘）

采用開放式提問引導(dǎo)員工表達(dá)，避免引導(dǎo)性提問：

1."能具體談?wù)勀龀鲞@個決定的主要考慮因素嗎？"

2."在目前的崗位/團(tuán)隊中，哪些方面讓您覺得不太滿意？"

3."如果可以改變一個條件，您希望是什么？"

Step3:福利與手續(xù)說明（約10分鐘）

客觀清晰說明：

-未結(jié)清薪資計算方式（示例：按月30天標(biāo)準(zhǔn)折算）

-年假、獎金等補償規(guī)則

-離職證明開具流程

Step4:組織反饋收集（約5分鐘）

1.提供3-5個匿名問題供填寫：

-"您認(rèn)為哪些工作流程可以優(yōu)化？"

-"您對團(tuán)隊協(xié)作有何建議？"

2.強調(diào)反饋將用于改進(jìn)（但避免承諾具體行動）

Step5:結(jié)束與后續(xù)安排

-表達(dá)感謝與祝福："感謝您坦誠溝通，祝您未來發(fā)展順利..."

-明確離職手續(xù)負(fù)責(zé)人："后續(xù)由XX同事協(xié)助您辦理離職手續(xù)，聯(lián)系方式是..."

三、離職面談常見問題應(yīng)對

（一）敏感問題處理

1.薪資爭議

-引導(dǎo)查看書面合同/薪酬制度："我們系統(tǒng)顯示您的薪資構(gòu)成是..."

-提供第三方核實渠道（如財務(wù)部門）

2.負(fù)面評價

-保持中立："您提到對XX項目不滿，能否具體說明？"

-轉(zhuǎn)向建設(shè)性方向："如果繼續(xù)負(fù)責(zé)這個項目，您會提出哪些改進(jìn)？"

（二）特殊情況應(yīng)對

1.沖動離職

-建議冷靜期："能否給我們24小時考慮，我們再聯(lián)系您？"

-提供緩沖方案："如果只是暫時的職業(yè)困惑，或許可以..."

2.集體離職苗頭

-分頭溝通："這類情況比較復(fù)雜，建議您單獨和HR溝通..."

-記錄時間線："您提到其他同事也有類似想法，最早從何時開始？"

四、離職面談后續(xù)管理

面談結(jié)束后的跟進(jìn)工作同樣重要，具體措施包括：

1.信息歸檔

-將面談記錄錄入員工離職系統(tǒng)

-保密等級標(biāo)記（如"核心原因-內(nèi)部參考"）

2.改進(jìn)落地

-每季度分析離職原因分布，形成改進(jìn)報告

-對重復(fù)出現(xiàn)的管理問題制定優(yōu)化方案（示例：優(yōu)化入職培訓(xùn)滿意度達(dá)70%）

3.關(guān)系維護(hù)

-6個月/1年進(jìn)行匿名回訪（如通過問卷星平臺）

-重要離職員工可由HR發(fā)送節(jié)日祝福郵件

離職面談指南

一、離職面談的重要性與目的

離職面談是組織人力資源管理中的一項重要環(huán)節(jié)，其核心目的在于通過結(jié)構(gòu)化的溝通，實現(xiàn)多重價值。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）關(guān)鍵價值與作用

1.員工反饋收集

獲取員工離職的真實原因，為組織優(yōu)化管理、改善工作環(huán)境提供一手資料。這不僅僅是了解“為什么走”，更是挖掘“哪里可以改進(jìn)”。例如，通過系統(tǒng)性分析離職面談數(shù)據(jù)，可以識別出特定部門、崗位或管理方式下的普遍離職風(fēng)險點。收集的反饋可用于：

優(yōu)化招聘流程，更精準(zhǔn)地匹配崗位需求與候選人期望。

完善培訓(xùn)體系，提升員工技能與崗位匹配度。

改進(jìn)績效管理，使其更公平、更透明。

調(diào)整企業(yè)文化建設(shè)，增強員工歸屬感。

2.組織聲譽維護(hù)

正式、尊重的離職溝通有助于提升員工對組織的整體印象，降低負(fù)面口碑傳播風(fēng)險。一個負(fù)責(zé)任的雇主形象能夠：

吸引潛在優(yōu)秀人才。

在行業(yè)內(nèi)建立良好聲譽。

降低現(xiàn)有員工的流失焦慮。

即使員工決定離職，一次愉快的離職體驗也能讓他們成為品牌的忠實推薦者，通過其社交網(wǎng)絡(luò)傳遞正面信息。

3.人才流失管理

識別可挽回的離職意向，或為未來人才規(guī)劃提供參考依據(jù)。在某些情況下，員工離職并非完全不可逆。面談中如果發(fā)現(xiàn)員工離職主要源于：

薪資待遇差距（但組織有提升空間）。

感到個人發(fā)展受限（但組織可提供新機會）。

短暫的個人原因（如家庭、健康）。

面談?wù)呖梢試L試提供解決方案，如調(diào)整崗位、提供培訓(xùn)、延長考慮期等。即使無法挽回，分析離職原因也能幫助組織：

識別未來招聘時需要重點關(guān)注的技能或特質(zhì)。

預(yù)測特定領(lǐng)域的人才短缺風(fēng)險。

4.關(guān)系保持

為離職員工建立長期的良好關(guān)系，為未來可能的復(fù)職或推薦創(chuàng)造條件。離職不是終點，而是新的起點。通過離職面談：

留下積極的組織印象，方便員工未來以顧問、供應(yīng)商或推薦人的身份提供價值。

維護(hù)組織在人才市場上的良好形象。

為內(nèi)部人才梯隊建設(shè)建立潛在資源庫?？梢匝堧x職員工參與特定項目的遠(yuǎn)程咨詢或擔(dān)任兼職導(dǎo)師。

（二）最佳實踐原則

1.及時性

離職決定確定后應(yīng)在2-3個工作日內(nèi)完成面談。拖延可能導(dǎo)致員工情緒惡化，信息失真，或錯失挽留機會。及時面談還能：

避免離職員工在未辦理完手續(xù)前產(chǎn)生負(fù)面行為。

確保離職手續(xù)的順利推進(jìn)。

表明組織對員工離職的重視。

2.專業(yè)性

面談應(yīng)由直屬上級或HR部門專員主導(dǎo)，避免情緒化表達(dá)。選擇合適的人員能：

提供更中立、客觀的溝通環(huán)境。

確保面談按照既定流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

處理可能出現(xiàn)的復(fù)雜情況（如薪酬、保密協(xié)議等）。

主導(dǎo)面談的人員應(yīng)具備良好的溝通技巧、同理心和情緒管理能力。如果員工對直屬上級有強烈不滿，HR介入可能更合適。

3.保密性

承諾對離職原因、薪資等敏感信息嚴(yán)格保密（除法律要求外）。明確的保密承諾能：

讓員工放下心理包袱，更愿意坦誠交流。

建立信任，體現(xiàn)組織對員工的尊重。

避免信息泄露引發(fā)內(nèi)部矛盾或損害員工聲譽。

在承諾時，應(yīng)明確保密信息的范圍和例外情況（如內(nèi)部合規(guī)調(diào)查、政府要求等），并記錄在面談記錄中。

二、離職面談流程與準(zhǔn)備

標(biāo)準(zhǔn)化的流程設(shè)計能確保面談效率與效果，具體步驟如下：

（一）面談前準(zhǔn)備

1.信息收集

-查閱員工在職期間績效記錄（如年度評估、關(guān)鍵事件）：了解員工的過往表現(xiàn)、評價、獲得的認(rèn)可以及存在的改進(jìn)點。這有助于理解員工離職的深層原因，避免僅歸咎于表面事件。

-了解最新組織調(diào)整情況（如部門重組、政策變更）：員工可能對組織的變化有不滿或困惑，提前了解有助于面談時提供背景信息或解釋。

2.材料準(zhǔn)備

-標(biāo)準(zhǔn)離職面談問卷（包含但不限于離職原因、改進(jìn)建議等模塊）：問卷應(yīng)設(shè)計得客觀、中立，避免引導(dǎo)性或評判性問題?？梢园?/p>

離職原因（單選、多選、開放式回答）

對工作內(nèi)容、職責(zé)的滿意度

對管理風(fēng)格、團(tuán)隊氛圍的評價

對薪酬福利、發(fā)展機會的看法

對組織的整體建議

-離職手續(xù)辦理清單：清晰列出員工需要辦理的各項手續(xù)及所需材料，如：

工作交接清單

物品歸還（電腦、門禁卡、文件等）

薪資結(jié)算說明（未休年假折算、獎金計算依據(jù)等）

離職證明申請流程

-員工福利結(jié)算說明：詳細(xì)解釋與離職相關(guān)的各項福利如何計算和發(fā)放，如：

年假折算公式（示例：按當(dāng)月剩余日歷天數(shù)/當(dāng)月應(yīng)出勤天數(shù)應(yīng)發(fā)工資）

崗位津貼、交通補貼等的發(fā)放截止時間

保密協(xié)議/競業(yè)限制協(xié)議（如有）的條款說明

3.環(huán)境布置

-選擇安靜、不受打擾的私密空間：確保談話內(nèi)容不被旁聽，讓員工感到安全、被尊重。理想環(huán)境是專門的訪談室或安靜的會議室。

-提前準(zhǔn)備好紙筆或電子設(shè)備：記錄面談要點，方便后續(xù)整理。如果使用標(biāo)準(zhǔn)化問卷，準(zhǔn)備好紙質(zhì)版或電子版。

（二）面談核心步驟

Step1:開場與確認(rèn)（約5分鐘）

-表明身份與來意："您好，[員工姓名]，我是[你的名字/職位]，今天約您主要是正式溝通您離職的事宜。這是我們規(guī)定的離職面談流程，預(yù)計需要30分鐘左右，您看可以嗎？"

-確認(rèn)離職決定："請您確認(rèn)一下，您確定將于[離職日期]日正式離職，是嗎？這是您之前提交的離職申請嗎？"

-建立輕松氛圍："請放心，今天的談話主要是為了了解您離職的原因，以及我們哪些方面做得不好，以便我們未來改進(jìn)。談話內(nèi)容在允許的范圍內(nèi)我們會為您保密。"

Step2:離職原因探究（約15分鐘）

采用開放式提問引導(dǎo)員工表達(dá)，避免引導(dǎo)性提問：

1."能具體談?wù)勀龀鲞@個決定的主要考慮因素嗎？是什么讓您決定離開？"

2."在目前的崗位/團(tuán)隊中，哪些方面讓您覺得不太滿意？是工作內(nèi)容本身、薪酬福利、管理方式，還是其他？可以具體說說嗎？"

3."如果可以改變一個條件，您希望是什么？是希望增加薪資、獲得更多發(fā)展機會，還是改善工作氛圍？"

4."您在[上一家公司/機構(gòu)]的工作情況如何？與這里相比，您覺得主要的差異在哪里？"

5."在您離職的過程中，有沒有哪些溝通或流程讓您覺得不太順暢？"

-傾聽與記錄：專注傾聽，適時點頭表示理解，使用記錄工具（紙筆或電腦）記錄關(guān)鍵信息。避免打斷，讓員工充分表達(dá)。

-追問細(xì)節(jié)：在關(guān)鍵信息點，可以用中性、探索性的問題追問，如："您提到對[某個項目/流程]不滿，能否具體說明是哪個環(huán)節(jié)讓您覺得不合適？"

Step3:福利與手續(xù)說明（約10分鐘）

客觀清晰說明，避免承諾無法兌現(xiàn)的事項：

1.未結(jié)清薪資計算方式：

"根據(jù)您的勞動合同和公司規(guī)定，您未休的年假將按[具體折算公式，示例：當(dāng)月日歷天數(shù)/當(dāng)月應(yīng)出勤天數(shù)您的日工資]進(jìn)行折算，折算后的金額將隨最后工資一同發(fā)放。"

"您的年終獎/季度獎將根據(jù)[具體計算規(guī)則，示例：績效考核結(jié)果、項目貢獻(xiàn)比例]計算，具體金額將在[發(fā)放日期]隨工資發(fā)放。"

"您的最后工作日是[離職日期]，按照規(guī)定，您需要工作到最后一天。"

2.福利結(jié)算：

"您的社保公積金將按照規(guī)定在[具體日期]停止繳納。"

"未使用的餐補/交通補貼將在[結(jié)算日期]結(jié)算。"

"公司為員工購買的補充商業(yè)保險，將在[終止日期]失效。"

3.離職證明：

"離職證明將在您辦完所有手續(xù)后，由[部門/HR]在[時間]為您開具。"

4.其他補償：

"關(guān)于[可能的補償項目，如離職補償金，需根據(jù)公司政策和當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)說明]，具體金額和發(fā)放條件是[說明依據(jù)和流程]。"

-確認(rèn)理解："以上信息您都清楚嗎？有什么不清楚的地方可以隨時問我。"

Step4:組織反饋收集（約5分鐘）

1.提供匿名問題供填寫（如果準(zhǔn)備了問卷）：

"除了我們剛才聊到的，您是否愿意再提供一些匿名的反饋？這有助于我們了解更多員工的想法。"

發(fā)放問卷或告知填寫鏈接："這里有份簡短的問卷，包含3-5個關(guān)于您在組織工作體驗的問題，您的回答將被匿名處理，我們主要用于改進(jìn)工作。您方便填寫嗎？"

2.問卷示例問題：

"您認(rèn)為哪些工作流程可以優(yōu)化？"

"您對團(tuán)隊協(xié)作氛圍有何建議？"

"您覺得公司的培訓(xùn)和發(fā)展機會是否充足？"

"您對公司的薪酬福利競爭力有何看法？"

"您認(rèn)為公司在哪些方面最能吸引和留住人才？"

3.強調(diào)反饋用途："非常感謝您的坦誠。我們會認(rèn)真考慮您提出的所有建議，用于持續(xù)改進(jìn)我們的工作環(huán)境。雖然我們可能無法對每一條建議都做出回應(yīng)，但您的反饋對我們非常重要。"

Step5:結(jié)束與后續(xù)安排

1.總結(jié)要點："好的，我們今天主要確認(rèn)了您的離職日期是[日期]，并大致了解了您離職的原因。關(guān)于手續(xù)辦理，將由[同事姓名/部門]在接下來的[時間，如：幾天內(nèi)]與您聯(lián)系，具體安排是[簡要說明，如：先完成工作交接，再辦理物品歸還等]。"

2.表達(dá)感謝與祝福："非常感謝您在[公司名稱]期間的付出和貢獻(xiàn)。雖然您要離開了，但我們真誠地祝愿您在未來的工作和生活中一切順利，前程似錦。"

3.提供支持（如適用）："如果您在離職過程中遇到任何困難，比如求職、檔案轉(zhuǎn)移等問題，需要幫助的話，可以隨時聯(lián)系我[你的聯(lián)系方式]。"

4.明確后續(xù)聯(lián)系人及方式："接下來您的主要對接人是[HR同事姓名]（電話：[電話號碼]）或您的直屬上級[上級姓名]（電話：[電話號碼]），他們會協(xié)助您完成離職手續(xù)。如有疑問，可以直接聯(lián)系他們。"

5.預(yù)祝未來："期待未來有機會再合作！再見！"

三、離職面談常見問題應(yīng)對

（一）敏感問題處理

1.薪資爭議

-引導(dǎo)查看書面合同/薪酬制度："關(guān)于您提到的薪資問題，我們可以一起核對一下您的勞動合同和最新的薪酬制度文件，上面有明確的崗位級別和對應(yīng)薪酬范圍。您看是哪里存在疑問？"

-提供第三方核實渠道（如財務(wù)部門）："如果核對后仍有疑問，我們可以請財務(wù)部門的同事一起和您溝通確認(rèn)。"

-區(qū)分事實與期望："您期望的薪資是[數(shù)字]，而目前崗位的市場薪酬水平大約在[范圍]，公司現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)是[數(shù)字]。是否存在其他因素影響您的決定？"

2.負(fù)面評價

-保持中立，聚焦具體行為而非個人品質(zhì)："您提到對[具體事件或決策]不滿，能否詳細(xì)說明是哪個環(huán)節(jié)讓您覺得不合適？我們可以一起探討一下。"

-轉(zhuǎn)向建設(shè)性方向："即使您決定離開了，我們也很感謝您提出的意見。關(guān)于您提到的[問題點]，我們后續(xù)會內(nèi)部討論，看看是否有改進(jìn)空間。例如，對于[具體問題]，我們正在考慮[可能的改進(jìn)措施]。"

-請求具體建議："如果您對[