辦公室紙張管理操作規(guī)范一、總則（一）必要性辦公室紙張管理是日常辦公秩序的重要組成部分，規(guī)范的紙張管理有助于提升工作效率、降低運(yùn)營成本、保障信息安全、優(yōu)化辦公環(huán)境，并樹立良好的企業(yè)形象。通過對紙張的采購、使用、流轉(zhuǎn)、保管、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)性管控，可有效避免資源浪費(fèi)，減少信息泄露風(fēng)險，確保各類文件資料的有序管理。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有部門及全體員工在日常辦公活動中涉及的各類紙張（包括但不限于空白辦公用紙、各類已打印/復(fù)印文件、草稿紙、廢舊紙張等）的管理行為。（三）基本原則1.源頭控制原則：倡導(dǎo)無紙化辦公，鼓勵優(yōu)先使用電子文檔進(jìn)行信息傳遞與存儲，從源頭上減少紙張消耗。2.分類管理原則：根據(jù)紙張的性質(zhì)、用途及保密級別進(jìn)行分類，采取不同的管理措施和處理方式。3.規(guī)范有序原則：建立并遵循標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，確保紙張的采購、領(lǐng)用、打印、流轉(zhuǎn)、保管、銷毀等環(huán)節(jié)均有章可循。4.安全保密原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的紙張文件，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，防止信息泄露。5.節(jié)約環(huán)保原則：推廣雙面打印、廢紙再利用等節(jié)約行為，倡導(dǎo)環(huán)保理念，促進(jìn)資源的循環(huán)利用。二、日常管理規(guī)范（一）紙張采購與入庫1.辦公用品管理部門（或指定專人）負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購各類辦公用紙。采購前應(yīng)進(jìn)行需求統(tǒng)計，結(jié)合實(shí)際消耗情況，制定合理的采購計劃，避免過量庫存造成積壓和浪費(fèi)。2.采購的紙張應(yīng)符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及公司日常辦公需求。入庫時需進(jìn)行數(shù)量核對與質(zhì)量檢查，并登記入庫臺賬，注明紙張類型、規(guī)格、入庫日期等信息。3.紙張應(yīng)存放于干燥、通風(fēng)、潔凈、避光的環(huán)境中，遠(yuǎn)離水源和易燃易爆物品，防止受潮、霉變、蟲蛀或損壞。（二）文件打印與復(fù)印1.按需打?。簡T工在打印或復(fù)印文件前，應(yīng)仔細(xì)確認(rèn)打印/復(fù)印的必要性、份數(shù)、內(nèi)容及格式，避免不必要的打印和錯誤打印。2.雙面優(yōu)先：除特殊情況外，所有打印、復(fù)印任務(wù)均應(yīng)設(shè)置為雙面模式，充分利用紙張資源。打印機(jī)、復(fù)印機(jī)應(yīng)統(tǒng)一設(shè)置雙面打印為默認(rèn)選項。3.合理排版：在編輯文檔時，應(yīng)合理設(shè)置頁面布局、字體大小、行距等，力求在保證閱讀效果的前提下，減少紙張占用。鼓勵對非正式文件采用縮小打印、多頁合并打印等方式。4.預(yù)覽檢查：打印前務(wù)必通過打印預(yù)覽功能檢查文檔格式、頁碼、內(nèi)容完整性等，確認(rèn)無誤后方可執(zhí)行打印操作。5.公共區(qū)域打印：在公共打印機(jī)區(qū)域打印后，應(yīng)及時取走文件，防止文件丟失或信息泄露。對于廢棄的錯誤打印件，應(yīng)立即按廢紙?zhí)幚砹鞒踢M(jìn)行分類處置。6.禁止私用：嚴(yán)禁利用公司設(shè)備和紙張打印、復(fù)印與工作無關(guān)的私人文件或資料。（三）文件流轉(zhuǎn)與分發(fā)1.文件在部門內(nèi)部或部門間流轉(zhuǎn)時，應(yīng)保持文件的整潔、完整，避免涂改、折疊、污損。重要文件的傳遞可建立簽收機(jī)制，確保責(zé)任到人，有據(jù)可查。2.分發(fā)文件時，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容需要和保密要求，嚴(yán)格控制分發(fā)范圍和份數(shù)。對于敏感性文件，應(yīng)在文件上注明分發(fā)范圍和保密級別。（四）文件保管與存放1.個人工位的常用文件應(yīng)放置于文件架、文件夾或抽屜內(nèi)，保持桌面整潔有序。不常用或待處理文件應(yīng)及時整理歸位。2.部門共享文件或公共資料應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，存放在公共文件柜中，并進(jìn)行清晰標(biāo)識，方便查閱和取用。3.各類文件夾、文件盒應(yīng)使用規(guī)范的標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)識，注明文件類別、名稱、日期等關(guān)鍵信息，便于快速查找。4.對于需要長期保存或具有重要價值的紙質(zhì)文件，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂后歸檔保存。（五）廢舊紙張?zhí)幚?.待銷毀文件：對于包含公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密、個人敏感信息的廢舊紙張，必須進(jìn)行徹底銷毀處理，嚴(yán)禁隨意丟棄或作為普通廢紙出售?？墒褂盟榧垯C(jī)進(jìn)行粉碎，或交由指定的保密銷毀機(jī)構(gòu)處理。2.空白廢紙：對于僅單面使用過、另一面空白且不包含任何敏感信息的廢舊紙張（如錯誤打印的空白頁、無涉密內(nèi)容的單面廢紙），應(yīng)進(jìn)行回收，統(tǒng)一放置于指定的“空白廢紙回收箱”，用于非正式文件的草稿打印、便簽書寫等二次利用。3.分類回收：辦公室應(yīng)設(shè)置分類垃圾桶或回收箱，明確標(biāo)識“可回收廢紙”（不含敏感信息）和“其他垃圾”，引導(dǎo)員工將非涉密的廢舊紙張投入對應(yīng)的回收容器，由行政部門統(tǒng)一交由合規(guī)的回收機(jī)構(gòu)處理。三、文件歸檔與銷毀（一）文件歸檔1.各部門應(yīng)定期對已辦理完畢或告一段落的具有查考、保存價值的紙質(zhì)文件材料，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行收集、整理、鑒定、編目和歸檔。2.歸檔文件應(yīng)做到內(nèi)容完整、順序規(guī)范、裝訂整齊，并填寫相應(yīng)的歸檔清單。（二）文件銷毀1.對于已過保管期限、確認(rèn)無繼續(xù)保存價值且不涉及保密內(nèi)容的紙質(zhì)文件，可按照公司檔案銷毀規(guī)定履行審批手續(xù)后，進(jìn)行集中銷毀處理。2.銷毀涉密文件必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，確保銷毀過程安全、徹底，杜絕信息泄露風(fēng)險。四、監(jiān)督與責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門紙張管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門員工學(xué)習(xí)并執(zhí)行本規(guī)范，監(jiān)督日常執(zhí)行情況，培養(yǎng)員工良好的紙張使用習(xí)慣。2.行政部門（或指定的辦公資源管理部門）負(fù)責(zé)本規(guī)范的宣傳、解釋、監(jiān)督檢查以及對違反規(guī)范行為的處理建議。定期對各部門紙張使用和管理情況進(jìn)行抽查與評估，并將結(jié)果納入相關(guān)考核。3.全體員工均有責(zé)任和義務(wù)遵守本規(guī)范，積極參與紙張節(jié)約和規(guī)范管理工作，對違反本