合同索賠范文及寫作指南在商業(yè)活動中，合同是界定雙方權利義務、保障交易順利進行的基石。然而，由于各種主客觀因素，合同一方未能完全履行其合同義務，從而給另一方造成損失的情況時有發(fā)生。此時，受損方依據(jù)合同約定及相關法律規(guī)定，向違約方提出索賠，是維護自身合法權益的重要手段。一份專業(yè)、嚴謹、邏輯清晰的索賠函，不僅能清晰表達索賠意愿和依據(jù)，更能在協(xié)商解決爭議的過程中占據(jù)主動，為后續(xù)可能的法律程序奠定良好基礎。本文將結合實踐經驗，詳細闡述合同索賠函的寫作要點，并提供實用范文參考。一、索賠前的準備與評估在正式發(fā)出索賠函之前，充分的準備與客觀的評估是確保索賠成功率的關鍵。這一階段的工作質量直接影響后續(xù)索賠的走向。1.梳理合同依據(jù)：首要任務是仔細研讀合同文本，準確找出與違約行為相關的條款。這包括但不限于合同中關于履行期限、質量標準、付款條件、違約責任、爭議解決方式等具體約定。合同條款是索賠的根本法律依據(jù)，任何索賠主張都應源于此。2.核實事實與損失：客觀、準確地梳理違約事件發(fā)生的時間、地點、經過、涉及的人物和具體情節(jié)。同時，對因此造成的直接損失和（在合同有約定或法律有規(guī)定的情況下）間接損失進行全面、細致的統(tǒng)計與核算。損失的計算應盡可能精確，并保留好相關的原始憑證。3.評估責任與風險：在提出索賠前，應冷靜評估違約方的責任大小、自身是否存在過失或對損失的擴大有無責任。同時，也要對索賠的可能性、對方的反應、以及通過協(xié)商、調解、仲裁或訴訟等不同途徑解決爭議的成本和風險進行初步研判。4.收集與固定證據(jù)：證據(jù)是支持索賠主張的核心。應盡可能收集與違約行為及損失相關的所有證據(jù)，如合同原件、補充協(xié)議、會議紀要、往來函件、通知、驗收報告、照片、視頻、錄音、損失清單、費用憑證、市場行情資料等。所有證據(jù)應注意其真實性、合法性和關聯(lián)性，并妥善保管，必要時進行公證。二、索賠函的撰寫指南與核心要素一份規(guī)范的索賠函應結構完整、邏輯清晰、內容具體、依據(jù)充分、語氣得體。其核心目的是清晰傳達索賠意圖、闡明事實與理由、提出明確的索賠要求，并促使對方重視并積極回應。（一）索賠函的基本結構與撰寫要點1.首部*致送單位：準確寫明違約方的全稱、地址、郵編，以及相關負責人或部門（如已知）。*發(fā)函單位：寫明自身單位的全稱、地址、郵編、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。*發(fā)函日期：明確發(fā)出索賠函的日期，該日期對計算時效等可能具有法律意義。*函件標題：簡明扼要地概括函件主題，例如“關于XX合同項下XX事宜的索賠函”或“就XX（合同號）合同XX方違約的索賠函”。2.正文*引言/背景簡述：簡要說明雙方合同關系的基本情況，包括合同名稱、編號、簽訂日期、主要合同內容（與本次索賠相關的）。明確指出是針對合同履行過程中哪一方的何種行為提出索賠。*事實與違約行為的陳述：這是索賠函的基礎部分。應客觀、清晰、按時間順序或邏輯順序陳述違約事件的發(fā)生過程。避免使用情緒化或攻擊性語言，以事實為依據(jù)。關鍵在于指出對方的行為如何違反了合同的具體條款（需引用合同條款編號及內容）。*損失情況的詳細說明：詳細列出因對方違約行為所造成的各項損失。對于直接損失，應說明損失的項目、計算依據(jù)、金額；對于間接損失（如合同有明確約定或法律有規(guī)定），亦應說明其合理性及計算方式。如有必要，可以附件形式詳細列明損失清單及相關證明材料。*索賠要求與依據(jù)：明確、具體地提出索賠請求，包括索賠的總金額、支付方式、支付期限等。再次強調索賠的合同依據(jù)和法律依據(jù)，使對方清楚了解索賠的合理性和合法性。*解決爭議的期望與期限：表達希望通過友好協(xié)商解決爭議的意愿，并設定一個合理的期限，要求對方在此期限內對索賠函內容予以答復，并提出具體的解決方案或進行協(xié)商。同時，可以表明如在指定期限內未能得到滿意答復或解決方案，己方將保留采取進一步法律措施（如仲裁、訴訟）的權利。3.尾部*附件說明：如有附件（如合同復印件、損失清單、相關證據(jù)材料等），應在此列明附件名稱及份數(shù)。*落款：發(fā)函單位的全稱（并加蓋公章）、法定代表人或授權代表簽字（可選）。*聯(lián)系方式：再次提供便于對方聯(lián)系的詳細聯(lián)系方式，包括聯(lián)系人、電話、電子郵箱、地址等。（二）撰寫時需注意的原則*客觀性：基于事實，不夸大、不虛構。*準確性：合同條款引用準確，事實描述清晰，損失計算精確。*邏輯性：論證過程嚴密，事實、違約、損失、索賠要求之間應有清晰的因果關系和邏輯鏈條。*專業(yè)性：語言應規(guī)范、嚴謹，符合商業(yè)函件的專業(yè)水準。*禮貌性：即使對方違約，函件語氣也應保持克制和禮貌，避免使用侮辱性或威脅性語言，以利于問題的解決。三、索賠函范文示例以下提供一個針對買賣合同中賣方逾期交貨導致買方損失的索賠函范文，實際應用中需根據(jù)具體合同類型、違約情形及損失情況進行調整和修改。---關于《XX設備購銷合同》（合同編號：XXX-XXXX）項下逾期交貨的索賠函致：[賣方公司全稱]地址：[賣方公司地址]郵編：[賣方公司郵編]聯(lián)系人：[賣方聯(lián)系人，如已知]發(fā)函單位：[買方公司全稱]地址：[買方公司地址]郵編：[買方公司郵編]聯(lián)系人：[買方聯(lián)系人]聯(lián)系電話：[買方聯(lián)系電話]電子郵箱：[買方聯(lián)系郵箱]日期：XXXX年XX月XX日主題：關于《XX設備購銷合同》（合同編號：XXX-XXXX）項下貴司逾期交貨的索賠函尊敬的[賣方公司全稱]（以下簡稱“貴司”）：就貴我雙方于XXXX年XX月XX日簽訂的《XX設備購銷合同》（合同編號：XXX-XXXX，以下簡稱“合同”），我司（[買方公司全稱]，以下簡稱“我司”）現(xiàn)就貴司逾期交付合同約定設備事宜，正式向貴司提出索賠。一、合同背景與履行情況根據(jù)合同第一條“設備名稱、規(guī)格型號及數(shù)量”約定，貴司應向我司供應[具體設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量]。合同第三條“交付時間與地點”明確約定：“賣方應于XXXX年XX月XX日前將本合同約定的全部設備運抵買方指定地點[具體地點]，并完成安裝調試，達到驗收標準?！焙贤炗喓螅宜疽寻春贤谖鍡l“付款方式”的約定，于XXXX年XX月XX日向貴司支付了合同預付款[具體比例或金額]，履行了我方的先合同義務。然而，截至本函發(fā)出之日，貴司未能按合同約定時間交付上述設備，亦未就延遲交貨事宜向我司提供任何書面說明或獲得我司的書面同意。目前，設備交付已逾期[具體天數(shù)]天，嚴重影響了我司的項目進度。二、貴司的違約行為及依據(jù)貴司未能在合同約定的XXXX年XX月XX日前交付設備，其行為已構成嚴重違約。依據(jù)合同第十條“違約責任”第1款約定：“賣方逾期交付設備的，每逾期一日，應向買方支付合同總金額[千分之X]的違約金。逾期超過[X]日的，買方有權解除合同并要求賣方賠償由此造成的全部損失?！比?、我司的損失情況由于貴司的逾期交貨行為，直接導致我司[簡述對項目的影響，例如：項目工期延誤、現(xiàn)場人員窩工、租賃設備閑置等]，并因此產生了如下實際損失：1.工期延誤違約金：因項目延期，我司需向[相關方，如業(yè)主]支付工期延誤違約金計人民幣[具體金額]元。2.現(xiàn)場管理及人員窩工費：計人民幣[具體金額]元。3.臨時租賃替代設備費用：為減少損失，我司不得不臨時租賃替代設備，產生費用計人民幣[具體金額]元。（以上損失詳見附件一《損失清單及計算依據(jù)》）上述損失合計人民幣[具體總金額]元。四、索賠要求基于上述事實和合同約定，我司現(xiàn)依據(jù)合同第十條及相關法律法規(guī)的規(guī)定，向貴司提出如下索賠要求：1.請貴司立即采取一切必要措施，盡快完成設備的交付與安裝調試工作。2.請貴司向我司支付逾期交貨違約金，暫計算至XXXX年XX月XX日為人民幣[根據(jù)合同約定計算的違約金金額]元（最終金額將計算至設備實際驗收合格之日）。3.請貴司賠償我司因貴司逾期交貨所遭受的上述實際損失合計人民幣[具體總金額]元。以上兩項暫計人民幣[違約金與損失合計金額]元。五、后續(xù)處理建議我司始終秉持友好合作的態(tài)度，希望貴司能正視此次違約事件。請貴司在收到本索賠函后[X]個工作日內（即XXXX年XX月XX日前）對我司的索賠要求予以書面答復，并提出具體的解決方案。我司愿與貴司就此進行友好協(xié)商，以期妥善解決爭議。若貴司未能在上述期限內給予明確答復或未能提出雙方均能接受的解決方案，我司將保留依據(jù)合同及相關法律規(guī)定采取包括但不限于解除合同、提起仲裁或訴訟等進一步法律措施的權利，以維護我司的合法權益。屆時，由此產生的一切額外費用（包括但不限于律師費、訴訟費、保全費、差旅費等）亦將由貴司承擔。附件：附件一：《損失清單及計算依據(jù)》附件二：《XX設備購銷合同》（合同編號：XXX-XXXX）復印件附件三：[其他相關證據(jù)材料，如付款憑證、溝通記錄等]特此函告，盼復！順祝商祺！[買方公司全稱]（公章）法定代表人/授權代表（簽字）：XXXX年XX月XX日---范文解讀上述范文力求體現(xiàn)索賠函的規(guī)范性和邏輯性。在實際應用中，需注意以下幾點：*[]中的內容：均為提示性內容或需根據(jù)實際情況填寫的部分，使用時應替換為具體信息。*合同條款引用：務必準確引用合同中與違約行為、違約責任相關的條款編號和具體內容。*損失計算：損失的計算應清晰、有據(jù)可查，附件材料應齊全。*語氣：保持專業(yè)、克制，避免使用攻擊性語言，但態(tài)度應明確、堅定。*公章：正式的索賠函應以公司名義發(fā)出，并加蓋公司公章。四、撰寫與發(fā)送索賠函的注意事項1.措辭專業(yè)、語氣克制：索賠函的目的是解決問題，而非發(fā)泄情緒。專業(yè)、客觀的措辭更能引起對方重視，并為協(xié)商創(chuàng)造良好氛圍。2.事實清楚、依據(jù)充分：避免空泛的指責，所有主張都應有事實和合同依據(jù)支撐。3.索賠金額明確、計算方式合理：索賠金額應具體明確，計算方式應清晰易懂，必要時提供詳細的計算過程作為附件。4.留有協(xié)商余地：在提出明確索賠要求的同時，表達愿意協(xié)商解決的意愿，有助于爭議的快速解決。5.重視證據(jù)留存：發(fā)送索賠函時，建議采用可追溯的方式，如快遞簽收（保留快遞底單和簽收記錄）、電子郵箱發(fā)送（保留發(fā)送成功憑證和郵件往來記錄）。所有與索賠相關的文件、函件、溝通記錄均應妥善保管。6.及時跟進：在設定的答復期限過后，如未收到對方回應，應及時進行跟進，了解對方態(tài)度和處理進展。7.法律咨詢：對于復雜的索賠事宜或涉及金額較大的情況，建議在撰寫索賠函前咨詢專業(yè)律師，以確保索賠函的內容