采購流程申請單與審批表使用指南一、采購申請單與審批表的應(yīng)用背景與適用范圍在企業(yè)運營中，采購活動是資源獲取的核心環(huán)節(jié)，涉及需求提報、預(yù)算審核、流程審批、執(zhí)行跟蹤等多個環(huán)節(jié)。為保證采購行為合規(guī)、高效、透明，避免資源浪費或流程混亂，標(biāo)準(zhǔn)化采購流程申請單與審批表成為企業(yè)管理的必備工具。適用場景日常采購需求：各部門因工作需要采購辦公用品、生產(chǎn)物料、設(shè)備耗材等常規(guī)物資時。服務(wù)類采購：如外包服務(wù)、技術(shù)咨詢、維修保養(yǎng)、市場推廣等非物資類采購需求。項目專項采購：針對特定項目（如新項目開發(fā)、設(shè)備升級、活動策劃等）的專項物資或服務(wù)采購。預(yù)算外采購：因突發(fā)情況或緊急需求，需超出年度預(yù)算的采購申請。大額采購：單筆或單批次采購金額達到企業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)（如5萬元以上）的高價值物資/服務(wù)采購。適用對象需求部門：提出采購需求的部門及申請人；審批層級：部門負責(zé)人、采購部門、財務(wù)部門、管理層（根據(jù)采購金額及類型確定審批權(quán)限）；執(zhí)行部門：采購部門（負責(zé)采購執(zhí)行）、財務(wù)部門（負責(zé)資金支付）。二、采購申請單與審批表全流程操作指南采購申請單與審批表需嚴格遵循“需求提報—部門初審—采購復(fù)核—財務(wù)審核—分級審批—執(zhí)行歸檔”的流程，保證每個環(huán)節(jié)責(zé)任明確、信息傳遞準(zhǔn)確。步驟一：需求部門填寫采購申請單操作主體：需求部門申請人（如部門專員或主管）填寫要點：基礎(chǔ)信息：填寫申請單號（格式建議：CG-年份-部門簡稱-序號，如CG-2024-CW-001）、申請部門、申請日期、申請人及聯(lián)系方式；采購需求明細：逐項列明所需物資/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（如材質(zhì)、尺寸、功能等）、數(shù)量、預(yù)估單價、總價，并注明“用途”（如“用于日常辦公”“項目生產(chǎn)”）；預(yù)算信息：填寫對應(yīng)預(yù)算科目（如“辦公費”“原材料采購”）及年度預(yù)算余額，說明預(yù)算內(nèi)/外情況（若為預(yù)算外，需簡要說明原因）；附件清單：如需提供技術(shù)圖紙、報價單、比選結(jié)果等附件，需在“附件”欄列明名稱及數(shù)量，并保證附件完整（如報價單需加蓋供應(yīng)商公章或提供電子截圖）。示例：物資名稱：A4復(fù)印紙規(guī)格型號：70g/白色，500張/包數(shù)量：10包預(yù)估單價：25元/包總價：250元用途：部門日常打印文件步驟二：部門負責(zé)人初審操作主體：需求部門負責(zé)人（如部門經(jīng)理）審核重點：采購需求是否符合部門工作計劃或項目目標(biāo)；物資規(guī)格/數(shù)量是否與實際需求匹配，是否存在過度采購；預(yù)算是否充足（預(yù)算外采購需確認是否已履行預(yù)算調(diào)整流程）；附件是否完整（如技術(shù)參數(shù)是否明確，報價是否符合市場常規(guī)）。輸出結(jié)果：審核通過后簽字確認；若不通過，需注明原因并退回申請人修改。步驟三：采購部門復(fù)核操作主體：采購部門專員/主管審核重點：采購是否屬于企業(yè)集中采購目錄范圍（如企業(yè)對某些物資實行統(tǒng)一采購）；采購金額是否達到招標(biāo)/比選/詢價標(biāo)準(zhǔn)（如單筆5萬元以上需公開招標(biāo)，1-5萬元需三家比價）；規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)是否清晰，避免后續(xù)采購爭議；歷史采購記錄是否存在可復(fù)用供應(yīng)商（如為常規(guī)物資，優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商庫內(nèi)供應(yīng)商）。輸出結(jié)果：復(fù)核通過后，提出“采購方式建議”（如“詢價采購”“競爭性談判”“單一來源采購”）；若不通過，反饋需求部門補充說明或調(diào)整需求。步驟四：財務(wù)部門審核預(yù)算操作主體：財務(wù)部門專員/主管審核重點：預(yù)算科目是否正確，采購金額是否在年度預(yù)算額度內(nèi)；預(yù)算外采購是否已履行預(yù)算調(diào)整審批流程（如提交《預(yù)算調(diào)整申請表》并經(jīng)管理層審批）；付款方式是否符合企業(yè)財務(wù)制度（如是否需預(yù)付款、尾款比例等）。輸出結(jié)果：審核通過后簽字確認；若預(yù)算不足或科目錯誤，需退回并要求調(diào)整。步驟五：分級審批（根據(jù)采購金額及類型確定審批權(quán)限）操作主體：根據(jù)企業(yè)《采購管理辦法》規(guī)定的審批權(quán)限，逐級提交管理層審批。常見審批權(quán)限劃分（示例）：采購類型金額范圍審批人常規(guī)物資采購5000元以下需求部門負責(zé)人+采購經(jīng)理常規(guī)物資采購5000-2萬元需求部門負責(zé)人+采購經(jīng)理+財務(wù)主管常規(guī)物資采購2-5萬元需求部門負責(zé)人+采購經(jīng)理+財務(wù)主管+分管副總大額/專項采購5萬元以上需求部門負責(zé)人+采購經(jīng)理+財務(wù)主管+總經(jīng)理+董事長預(yù)算外采購任意金額需求部門負責(zé)人+采購經(jīng)理+財務(wù)主管+總經(jīng)理+董事長審批要點：審批人需重點關(guān)注采購的必要性、性價比（如是否低于歷史采購價）、合規(guī)性（如是否符合采購政策），并在《審批表》中簽署“同意”“不同意”或“需補充說明”意見。步驟六：審批通過后采購執(zhí)行操作主體：采購部門執(zhí)行流程：詢價/比選：根據(jù)審批的采購方式，向不少于3家合格供應(yīng)商詢價（緊急小額采購可簡化流程，但需保留報價記錄）；確定供應(yīng)商：綜合價格、質(zhì)量、交期等因素選定供應(yīng)商，簽訂采購合同（如金額較大需簽訂正式合同，小額采購可簡化為訂單形式）；下達采購訂單：向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、地點、付款方式等；到貨驗收：需求部門與采購部門共同到貨驗收，填寫《驗收單》（需注明數(shù)量、質(zhì)量是否合格，驗收人簽字）；付款申請：采購部門憑《采購申請單》《審批表》《采購合同》《驗收單》《發(fā)票》等資料，提交財務(wù)部門申請付款。步驟七：資料歸檔操作主體：采購部門/行政部（企業(yè)根據(jù)實際情況確定）歸檔資料清單：《采購申請單》《審批表》（原件或掃描件）；供應(yīng)商報價單、比選/招標(biāo)記錄；《采購合同》《訂單》；《驗收單》；發(fā)票復(fù)印件及付款憑證；其他相關(guān)說明材料（如技術(shù)圖紙、需求溝通記錄等）。歸檔要求：按“申請單號”分類整理，保存期限不少于3年（重要項目資料需長期保存）。三、采購申請單與審批表模板（附填寫說明）（一）采購申請單模板采購申請單申請單號申請部門申請日期申請人聯(lián)系方式需求日期采購需求明細|||———————————-————–物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途說明預(yù)算信息預(yù)算科目年度預(yù)算余額（元）本次申請金額（元）預(yù)算內(nèi)/外預(yù)算外原因說明附件清單（請列出附件名稱及數(shù)量，如：1.技術(shù)圖紙1份；2.供應(yīng)商報價單2份）申請人簽字日期：（二）采購審批表模板采購審批表申請單號對應(yīng)《采購申請單》編號采購類型□常規(guī)物資□服務(wù)類□專項采購□預(yù)算外采購總金額（元）預(yù)計到貨日期審批流程審批人職務(wù)審批意見簽字日期需求部門初審*部門負責(zé)人采購部門復(fù)核*采購經(jīng)理財務(wù)部門審核*財務(wù)主管分管副總審批*分管副總總經(jīng)理審批*總經(jīng)理董事長審批*董事長備注（可填寫補充說明，如“優(yōu)先選擇供應(yīng)商”“需簽訂保密協(xié)議”等）（三）模板填寫說明申請單號：由采購部門統(tǒng)一編制，保證唯一性，便于后續(xù)查詢；規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)：需詳細、具體，避免模糊表述（如“電腦”需注明“品牌、型號、CPU、內(nèi)存、硬盤”等參數(shù)）；預(yù)算科目：按企業(yè)財務(wù)制度規(guī)定的科目填寫（如“管理費用—辦公費”“制造費用—原材料”）；審批意見：審批人需明確簽署“同意執(zhí)行”“不同意，原因：X”“補充說明：X”，不得只簽字不表態(tài)；采購類型：根據(jù)實際需求勾選，預(yù)算外采購必須勾選并說明原因。四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）填寫完整性：避免信息遺漏采購申請單中“物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途”等核心信息必須完整，模糊表述（如“一批辦公用品”“類似設(shè)備”）可能導(dǎo)致采購執(zhí)行偏差；附件需齊全，如技術(shù)類采購需附技術(shù)參數(shù)要求，服務(wù)類采購需附服務(wù)范圍說明，避免后續(xù)驗收爭議。（二）預(yù)算合規(guī)性：杜絕超預(yù)算采購嚴格執(zhí)行“無預(yù)算不采購”原則，預(yù)算內(nèi)采購需保證金額不超年度預(yù)算余額；預(yù)算外采購需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)管理層審批通過后再啟動采購流程，避免因預(yù)算問題導(dǎo)致采購延誤或違規(guī)。（三）審批流程規(guī)范性：嚴禁越級或漏批嚴格按照審批權(quán)限逐級審批，不得越級審批（如部門負責(zé)人未簽字直接提交副總審批）；多部門會簽時（如采購、財務(wù)），需保證所有相關(guān)部門審核完成后再提交管理層審批，避免因流程遺漏導(dǎo)致反復(fù)修改。（四）采購方式合規(guī)性：保證公開透明達到招標(biāo)/比選標(biāo)準(zhǔn)的采購，必須通過公開招標(biāo)或競爭性談判方式確定供應(yīng)商，避免“定向采購”“人情采購”；小額采購（如5000元以下）雖可簡化流程，但需保留至少2家供應(yīng)商的報價記錄，保證價格合理。（五）資料歸檔及時性：保障可追溯性采購?fù)瓿珊笮柙?個工作日內(nèi)完成資料歸檔，避免資料丟失；電子版與紙質(zhì)版資料需同步保存，重要項目需刻錄光盤備份，保證審計或追溯時資料完整。（六）常見問題規(guī)避問題1：需求頻繁變更（如采購后多次調(diào)整規(guī)格、數(shù)量）規(guī)避：需求部門在提交申請前需充分內(nèi)部溝通，明確需求細節(jié)，避免采購執(zhí)行中頻繁變更；問題2：驗收流于形式（如未核對數(shù)量、質(zhì)量直接簽