會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)及格式化工具模板一、適用工作場(chǎng)景本工具適用于各類(lèi)職場(chǎng)會(huì)議的紀(jì)要撰寫(xiě)與規(guī)范化管理，包括但不限于：常規(guī)工作例會(huì)：部門(mén)周會(huì)、項(xiàng)目月度推進(jìn)會(huì)等，用于同步進(jìn)度、明確分工；專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)討論會(huì)：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、問(wèn)題復(fù)盤(pán)會(huì)、跨部門(mén)協(xié)作對(duì)接會(huì)等，聚焦議題決策與行動(dòng)落地；決策審批類(lèi)會(huì)議：方案評(píng)審會(huì)、預(yù)算審議會(huì)等，記錄關(guān)鍵結(jié)論與執(zhí)行要求；客戶(hù)/外部溝通會(huì)：需求對(duì)接會(huì)、合作洽談會(huì)等，保證雙方共識(shí)準(zhǔn)確留存。二、詳細(xì)操作流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議核心信息提前獲取會(huì)議通知，記錄會(huì)議主題、時(shí)間（起止時(shí)間）、地點(diǎn)（會(huì)議室/線(xiàn)上）、主持人、參會(huì)人員（含部門(mén)及職務(wù)）、記錄人；若有會(huì)議議程，提前熟悉議題順序及重點(diǎn)，預(yù)設(shè)記錄框架（如“議題1-背景-討論-決議”“議題2-爭(zhēng)議點(diǎn)-共識(shí)”）。準(zhǔn)備記錄工具與模板根據(jù)會(huì)議類(lèi)型選擇模板（如“項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)議紀(jì)要模板”“跨部門(mén)協(xié)作會(huì)議紀(jì)要模板”），或使用通用模板（見(jiàn)第三部分）；準(zhǔn)備記錄工具：電子設(shè)備（電腦/平板，建議開(kāi)啟錄音輔助，需提前告知參會(huì)人員）或紙質(zhì)筆記本，重點(diǎn)標(biāo)注“決議”“行動(dòng)項(xiàng)”“待辦”等關(guān)鍵詞。梳理歷史背景（可選）若會(huì)議涉及延續(xù)性議題，提前查閱上次會(huì)議紀(jì)要，回顧未完成事項(xiàng)、當(dāng)前進(jìn)展及爭(zhēng)議點(diǎn)，保證記錄連貫性。（二）會(huì)中記錄：精準(zhǔn)捕捉關(guān)鍵信息區(qū)分“事實(shí)”與“觀(guān)點(diǎn)”，聚焦核心內(nèi)容記錄事實(shí)：會(huì)議議程、發(fā)言要點(diǎn)（如“*總監(jiān)提出：需在Q3完成原型設(shè)計(jì)”）、數(shù)據(jù)支撐（如“當(dāng)前進(jìn)度滯后15%，需增加2名開(kāi)發(fā)人員”）、表決結(jié)果（如“全票通過(guò)方案A”）；提煉觀(guān)點(diǎn)：對(duì)爭(zhēng)議問(wèn)題的主流意見(jiàn)、最終結(jié)論（如“會(huì)議明確：優(yōu)先優(yōu)化核心功能，次要功能延后至Q4”），避免記錄冗余細(xì)節(jié)或個(gè)人情緒化表達(dá)。標(biāo)注“行動(dòng)項(xiàng)”與“責(zé)任人”對(duì)會(huì)議確定的任務(wù)，實(shí)時(shí)標(biāo)注“任務(wù)內(nèi)容+負(fù)責(zé)人+完成時(shí)間”，例如：“*（市場(chǎng)部）負(fù)責(zé)競(jìng)品分析報(bào)告，8月25日前提交初版”；“*（技術(shù)部）協(xié)調(diào)服務(wù)器資源，8月20日前完成部署”。實(shí)時(shí)整理，避免遺漏按議題順序分段記錄，每段標(biāo)注“議題X：X”；遇不確定信息（如數(shù)據(jù)、時(shí)間），及時(shí)舉手確認(rèn)，或標(biāo)注“需會(huì)后核實(shí)”，會(huì)后第一時(shí)間補(bǔ)充。（三）會(huì)后整理：完善與規(guī)范內(nèi)容核對(duì)信息，補(bǔ)充細(xì)節(jié)整理錄音（若有），核對(duì)記錄的準(zhǔn)確性，修正錯(cuò)漏（如人名、部門(mén)、時(shí)間）；補(bǔ)充記錄時(shí)未明確的背景信息（如“因客戶(hù)反饋問(wèn)題，本次會(huì)議討論解決方案”），但需標(biāo)注“補(bǔ)充說(shuō)明”，避免混淆原始內(nèi)容。按模板結(jié)構(gòu)化輸出將記錄內(nèi)容填充至?xí)h紀(jì)要模板（見(jiàn)第三部分），保證各板塊完整：會(huì)議基本信息（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人等）需與實(shí)際一致；議題與討論內(nèi)容按邏輯順序排列，避免交叉；決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)單獨(dú)列出，突出“負(fù)責(zé)人”“時(shí)間”“成果要求”。校對(duì)與審批檢查錯(cuò)別字、語(yǔ)法錯(cuò)誤，保證表述簡(jiǎn)潔（如刪除“我覺(jué)得”“可能”等模糊詞匯）；提交主持人或指定負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)無(wú)遺漏或偏差后定稿。（四）格式化輸出：統(tǒng)一規(guī)范，便于存檔格式規(guī)范“會(huì)議紀(jì)要+會(huì)議主題+日期”（如“會(huì)議紀(jì)要：2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃會(huì)-8月15日”）；字體：用宋體小四，標(biāo)題黑體三號(hào)，行距1.5倍，段落首行縮進(jìn)2字符；層級(jí)：一、（一級(jí)標(biāo)題）（一）（二級(jí)標(biāo)題）1.（三級(jí)要點(diǎn)）（1）（具體說(shuō)明）。附件標(biāo)注若會(huì)議涉及文件（如方案PPT、數(shù)據(jù)報(bào)表），在紀(jì)要末尾注明“附件：1.《方案》v3.0；2.用戶(hù)調(diào)研數(shù)據(jù).xlsx”，并附獲取方式（如“已至公司共享文件夾‘項(xiàng)目/會(huì)議資料’”）。三、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化模板板塊內(nèi)容要點(diǎn)填寫(xiě)示例會(huì)議基本信息會(huì)議主題、時(shí)間（年/月/日上/下午:-:）、地點(diǎn)（會(huì)議室/線(xiàn)上平臺(tái)）、主持人、記錄人、參會(huì)人員（部門(mén)+姓名）、缺席人員及原因會(huì)議主題：2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃會(huì)時(shí)間：2024年8月15日14:00-16:00地點(diǎn)：3樓會(huì)議室A主持人：總監(jiān)（產(chǎn)品部）記錄人：專(zhuān)員（產(chǎn)品部）參會(huì)：經(jīng)理（研發(fā)部）、主管（市場(chǎng)部）、*專(zhuān)員（設(shè)計(jì)部）會(huì)議議程按實(shí)際討論順序列出議題編號(hào)及名稱(chēng)一、Q3產(chǎn)品核心功能優(yōu)先級(jí)討論二、用戶(hù)反饋問(wèn)題解決方案三、資源協(xié)調(diào)需求議題討論內(nèi)容分議題記錄：背景說(shuō)明、主要發(fā)言要點(diǎn)（含人名+部門(mén)）、爭(zhēng)議點(diǎn)、共識(shí)意見(jiàn)議題一：Q3產(chǎn)品核心功能優(yōu)先級(jí)討論背景：根據(jù)用戶(hù)調(diào)研，70%用戶(hù)提出“功能”需求。經(jīng)理（研發(fā)部）：現(xiàn)有開(kāi)發(fā)資源緊張，建議優(yōu)先開(kāi)發(fā)A功能（用戶(hù)需求高），B功能延后。主管（市場(chǎng)部）：B功能可提升付費(fèi)轉(zhuǎn)化率，建議同步推進(jìn)，需增加2名開(kāi)發(fā)人員。共識(shí)：優(yōu)先開(kāi)發(fā)A功能，B功能需求拆分為小模塊，9月啟動(dòng)試點(diǎn)。決議事項(xiàng)會(huì)議最終確定的結(jié)論（不含行動(dòng)項(xiàng)），需明確“是什么”“為什么”決議1：Q3產(chǎn)品核心功能優(yōu)先開(kāi)發(fā)A功能，B功能模塊化后延至Q4。決議2：因資源限制，暫不增加開(kāi)發(fā)人員，通過(guò)優(yōu)化現(xiàn)有流程提升效率。行動(dòng)項(xiàng)任務(wù)+負(fù)責(zé)人+完成時(shí)間+成果要求（可單獨(dú)列表）后續(xù)跟進(jìn)下次會(huì)議安排（時(shí)間/議題）、需同步的進(jìn)展下次會(huì)議：2024年8月29日14:00，跟進(jìn)A功能需求文檔進(jìn)度及研發(fā)流程優(yōu)化方案。需同步：用戶(hù)調(diào)研數(shù)據(jù)補(bǔ)充報(bào)告（*專(zhuān)員，8月18日前提交）。附件會(huì)議涉及文件名稱(chēng)及存放位置附件：1.《2024年Q3用戶(hù)調(diào)研報(bào)告》2.A功能原型草圖v1.0（獲取路徑：公司OA-產(chǎn)品部-共享文件夾“Q3規(guī)劃會(huì)”）四、使用要點(diǎn)與注意事項(xiàng)記錄準(zhǔn)確性?xún)?yōu)先人名、部門(mén)、時(shí)間、數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對(duì)，避免因筆誤導(dǎo)致責(zé)任不清；對(duì)“待確認(rèn)”信息（如未確定的截止日期），標(biāo)注“待定”，會(huì)后第一時(shí)間跟進(jìn)，不可模糊處理。突出“可執(zhí)行性”行動(dòng)項(xiàng)必須包含“負(fù)責(zé)人”和“完成時(shí)間”，避免使用“相關(guān)部門(mén)盡快處理”等模糊表述；成果要求需具體（如“提交報(bào)告”而非“完成報(bào)告”），便于驗(yàn)收。簡(jiǎn)潔與完整平衡避免逐字記錄發(fā)言，提煉核心觀(guān)點(diǎn)，但需保留關(guān)鍵論據(jù)（如數(shù)據(jù)、案例）；決議事項(xiàng)與討論內(nèi)容分開(kāi)，保證結(jié)論清晰可查。及時(shí)性與保密性會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，48小時(shí)內(nèi)定稿并發(fā)送（抄送所有參會(huì)人及相關(guān)負(fù)責(zé)人）；涉及敏感信息（如