企業(yè)人事檔案管理工具規(guī)范一、規(guī)范目的與適用范圍本規(guī)范旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化工具與流程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，保證檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性與安全性，為企業(yè)人力資源決策、員工發(fā)展及合規(guī)管理提供可靠依據(jù)。本規(guī)范適用于企業(yè)全體員工（含試用期員工、正式員工、離職員工）的人事檔案建立、更新、保管、調(diào)閱及處置全流程管理，各相關(guān)部門及人員需嚴(yán)格遵照執(zhí)行。二、人事檔案管理的關(guān)鍵應(yīng)用場景（一）新員工入職建檔場景描述：企業(yè)招聘新員工入職時，需通過人事檔案管理工具收集、整理員工基礎(chǔ)信息，建立初始檔案，保證員工信息可追溯、可管理。核心需求：全面收集員工身份、學(xué)歷、職業(yè)資格、勞動關(guān)系等基礎(chǔ)信息，形成標(biāo)準(zhǔn)化檔案，為后續(xù)薪酬核算、社保繳納、晉升評估等提供數(shù)據(jù)支持。（二）員工在職信息動態(tài)更新場景描述：員工在職期間，其個人信息（如聯(lián)系方式、學(xué)歷提升、家庭狀況）、工作信息（如崗位變動、職級調(diào)整、培訓(xùn)記錄）及獎懲情況等發(fā)生變化時，需通過工具及時更新檔案，保證檔案與員工實(shí)際情況一致。核心需求：實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時同步，避免因信息滯后導(dǎo)致的人力資源管理偏差（如薪資核算錯誤、晉升依據(jù)缺失）。（三）檔案調(diào)閱與使用場景描述：企業(yè)內(nèi)部開展員工晉升、評優(yōu)、勞動糾紛處理、年度考核等工作時，需調(diào)閱員工檔案信息；外部機(jī)構(gòu)（如社保局、勞動監(jiān)察部門）因公務(wù)需要查詢員工檔案時，需按規(guī)定流程辦理調(diào)閱手續(xù)。核心需求：規(guī)范檔案調(diào)閱權(quán)限與流程，保證檔案信息安全，同時滿足合法合規(guī)的業(yè)務(wù)需求。（四）員工離職檔案處理場景描述：員工離職（含主動離職、被動離職、退休等）時，需通過工具完成檔案交接、封存、轉(zhuǎn)遞或保管等操作，保證離職員工檔案的完整性與合規(guī)性。核心需求：明確離職檔案的處置責(zé)任與流程，避免檔案遺失或信息泄露，規(guī)避勞動法律風(fēng)險。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）新員工入職建檔流程步驟1：信息收集責(zé)任人：人力資源部專員操作內(nèi)容：向新員工發(fā)放《人事檔案信息采集表》（含個人信息、學(xué)歷信息、工作經(jīng)歷、緊急聯(lián)系人等模塊），要求員工如實(shí)填寫并簽字確認(rèn)；收集員工身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件、離職證明（如有）、體檢報告等原件及掃描件，核對原件與復(fù)印件一致性。輸出成果：《人事檔案信息采集表》（簽字版）、員工材料復(fù)印件及掃描件。步驟2：信息審核與錄入責(zé)任人：人力資源部主管操作內(nèi)容：審核員工提交信息的完整性與真實(shí)性，重點(diǎn)核查學(xué)歷證書真實(shí)性（通過學(xué)信網(wǎng)等官方渠道核驗(yàn)）、工作經(jīng)歷連續(xù)性；將審核通過的信息錄入人事檔案管理系統(tǒng)，員工檔案編號（規(guī)則：入職年份+部門代碼+流水號，如“202301HR001”），關(guān)聯(lián)電子檔案與紙質(zhì)檔案。輸出成果：已錄入系統(tǒng)的員工電子檔案、紙質(zhì)檔案檔案袋（標(biāo)注檔案編號及員工姓名）。步驟3：檔案歸檔與備案責(zé)任人：人力資源部檔案管理員操作內(nèi)容：將紙質(zhì)材料按《人事檔案材料分類目錄》（見附件1）排序整理，去除金屬夾，使用檔案袋封裝，檔案袋正面粘貼《檔案信息表》（含員工基本信息、檔案目錄、歸檔日期）；將檔案袋存入指定檔案柜，登記《人事檔案臺賬》（見附件2），記錄檔案編號、員工姓名、部門、入職日期、檔案存放位置等信息。輸出成果：歸檔完成的紙質(zhì)檔案、更新后的《人事檔案臺賬》。（二）員工在職信息更新流程步驟1：變更申請與材料提交責(zé)任人：員工本人或部門HR專員操作內(nèi)容：員工發(fā)生信息變更（如聯(lián)系方式更新、學(xué)歷提升、崗位變動）時，填寫《人事信息變更申請表》（見附件3），注明變更內(nèi)容及原因；提交相關(guān)證明材料（如新學(xué)歷證書復(fù)印件、崗位調(diào)整通知書、戶口本復(fù)印件等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交人力資源部。步驟2：信息復(fù)核與系統(tǒng)更新責(zé)任人：人力資源部專員操作內(nèi)容：核對變更申請與證明材料的邏輯一致性（如學(xué)歷提升需提供畢業(yè)證書原件核驗(yàn)）；在人事檔案系統(tǒng)中更新對應(yīng)信息，同步修改電子檔案附件，紙質(zhì)檔案中需補(bǔ)充新材料并更新《檔案信息表》。步驟3：檔案復(fù)核與記錄責(zé)任人：人力資源部主管操作內(nèi)容：定期（每月末）復(fù)核本月更新的檔案信息，保證變更準(zhǔn)確無誤；在《人事檔案臺賬》中標(biāo)注信息變更日期及變更內(nèi)容，形成檔案更新痕跡。（三）檔案調(diào)閱流程步驟1：調(diào)閱申請責(zé)任人：申請人（需為部門負(fù)責(zé)人及以上崗位或人力資源部專職人員）操作內(nèi)容：填寫《人事檔案調(diào)閱申請表》（見附件4），注明調(diào)閱員工姓名、檔案編號、調(diào)閱用途、調(diào)閱期限、申請人及部門負(fù)責(zé)人簽字；涉及外部機(jī)構(gòu)調(diào)閱的，需額外提供單位介紹信及經(jīng)辦人身份證復(fù)印件。步驟2：審批與登記責(zé)任人：人力資源部經(jīng)理/檔案管理員操作內(nèi)容：審核申請表信息完整性及調(diào)閱必要性，內(nèi)部調(diào)閱由人力資源部經(jīng)理審批，外部調(diào)閱需報企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過后，在《人事檔案調(diào)閱臺賬》（見附件5）中登記調(diào)閱時間、調(diào)閱人、調(diào)閱用途、歸還期限等信息。步驟3：檔案提取與歸還責(zé)任人：檔案管理員操作內(nèi)容：根據(jù)檔案編號從檔案柜中提取紙質(zhì)檔案，交予調(diào)閱人，原則上檔案僅限在檔案室查閱，禁止帶出；調(diào)閱人需在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理員檢查檔案完整性無誤后，在《人事檔案調(diào)閱臺賬》中記錄歸還時間，并由調(diào)閱人簽字確認(rèn)。（四）員工離職檔案處理流程步驟1：離職檔案交接責(zé)任人：人力資源部專員、員工所在部門負(fù)責(zé)人、離職員工操作內(nèi)容：員工提交離職申請后，人力資源部專員整理該員工在職期間檔案材料，核對《檔案材料分類目錄》，保證無遺漏；部門負(fù)責(zé)人與員工辦理工作交接時，同步確認(rèn)檔案材料完整性，三方在《離職檔案交接清單》（見附件6）上簽字確認(rèn)。步驟2：檔案封存與標(biāo)識責(zé)任人：人力資源部檔案管理員操作內(nèi)容：將離職員工檔案單獨(dú)存放，檔案袋正面標(biāo)注“離職檔案”字樣及離職日期；在人事檔案系統(tǒng)中更新員工狀態(tài)為“離職”，關(guān)聯(lián)離職檔案存放位置。步驟3：檔案處置與備案責(zé)任人：人力資源部經(jīng)理、檔案管理員操作內(nèi)容：對于主動離職或被動離職員工，檔案按《企業(yè)檔案管理規(guī)定》封存2年，2年后無爭議的統(tǒng)一銷毀（銷毀前需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批并記錄《檔案銷毀臺賬》）；對于退休員工，檔案永久保存，移交企業(yè)檔案館（如有）；更新《人事檔案臺賬》，標(biāo)注離職檔案處置狀態(tài)（封存/銷毀/移交）。四、常用檔案信息模板參考附件1：人事檔案材料分類目錄序號材料類別具體內(nèi)容說明1基礎(chǔ)信息類入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、體檢報告、勞動合同原件及復(fù)印件2工作履歷類簡歷、入職承諾書、崗位變動審批表、晉升/降職通知書3培訓(xùn)發(fā)展類培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、技能考核記錄、職業(yè)資格證明4獎懲記錄類表彰決定、獎勵證書、違紀(jì)處分通知書、解除勞動合同證明（如有）5考核評價類年度績效考核表、試用期轉(zhuǎn)正評估表、晉升評審記錄6離職交接類離職申請表、工作交接清單、薪資結(jié)算單、離職檔案交接清單附件2：人事檔案臺賬（示例）檔案編號員工姓名部門入職日期崗位檔案狀態(tài)存放位置最近更新日期202301HR001*小明人力資源部2023-01-15招聘專員在職A柜-01層2023-06-20202302RD001*小紅研發(fā)部2023-02-10工程師離職B柜-03層2023-08-10附件3：人事信息變更申請表（示例）員工姓名*小明檔案編號202301HR001部門人力資源部變更事項(xiàng)□聯(lián)系方式□學(xué)歷□崗位□家庭狀況□其他：_________變更前信息原學(xué)歷：本科；現(xiàn)學(xué)歷：碩士變更后信息新學(xué)歷：碩士（畢業(yè)證書編號：2023）變更原因在職期間攻讀MBA并畢業(yè)證明材料碩士畢業(yè)證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件員工簽字_________日期：_______部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_______日期：_______人力資源部意見簽字：_______日期：_______附件4：人事檔案調(diào)閱申請表（示例）調(diào)閱人姓名*所屬部門總經(jīng)辦調(diào)閱員工*小明檔案編號202301HR001調(diào)閱用途年度優(yōu)秀員工評選調(diào)閱內(nèi)容獎懲記錄類、考核評價類材料調(diào)閱期限2023-09-01至2023-09-03申請人簽字_________日期：_______部門負(fù)責(zé)人審批簽字：_______日期：_______人力資源部審批簽字：_______日期：_______附件5：人事檔案調(diào)閱臺賬（示例）調(diào)閱日期調(diào)閱人所屬部門調(diào)閱員工檔案編號調(diào)閱用途歸還日期經(jīng)辦人簽字2023-09-01*總經(jīng)辦*小明202301HR001優(yōu)秀員工評選2023-09-03*附件6：離職檔案交接清單（示例）員工姓名*小紅檔案編號202302RD001離職日期2023-08-10序號材料類別材料名稱份數(shù)狀態(tài)（完整/缺失）交接人簽字1基礎(chǔ)信息類入職登記表1完整*小紅2工作履歷類晉升審批表1完整*小紅3獎懲記錄類項(xiàng)目獎勵證書1完整*小紅4考核評價類2022年度績效考核表1完整*小紅備注無材料缺失部門負(fù)責(zé)人簽字：*趙六日期：2023-08-10人力資源部專員簽字：*日期：2023-08-10五、檔案管理的核心注意事項(xiàng)（一）檔案保密與安全權(quán)限管理：人事檔案信息僅限人力資源部相關(guān)人員及經(jīng)審批的調(diào)閱人查閱，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸檔案；系統(tǒng)需設(shè)置分級權(quán)限（如普通專員僅可錄入/修改基礎(chǔ)信息，主管可審核調(diào)閱，經(jīng)理可查看全部信息）。存儲安全：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，鑰匙由檔案管理員專人保管，檔案室配備防火、防潮、防盜設(shè)備；電子檔案需定期（每周）備份，存儲于加密硬盤或企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器，禁止存儲于個人電腦或公共云盤。信息脫敏：檔案中涉及員工隱私信息（如身份證號、家庭住址、銀行賬號）時，對外調(diào)閱需隱去敏感字段，僅提供工作相關(guān)信息。（二）信息準(zhǔn)確性管理責(zé)任到人：信息錄入由人力資源部專員負(fù)責(zé)，審核由主管負(fù)責(zé)，保證“誰錄入、誰負(fù)責(zé)，誰審核、誰負(fù)責(zé)”，杜絕虛假信息入檔。定期核對：每年年末開展檔案信息全面核對，重點(diǎn)核查員工基本信息與社保繳納、個稅申報信息的一致性，發(fā)覺問題及時修正。（三）合規(guī)性管理法規(guī)遵循：檔案管理需嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國勞動合同法》等法律法規(guī)，員工離職后檔案保存期限不得少于2年（涉及爭議的保存至爭議解決完畢）。流程合規(guī)：檔案調(diào)閱、銷毀等關(guān)鍵環(huán)節(jié)需留存書面