行業(yè)采購申請(qǐng)與審批管理手冊(cè)全面性模板前言為規(guī)范企業(yè)采購行為，明確采購申請(qǐng)與審批各環(huán)節(jié)職責(zé)，提高采購效率，控制采購成本，保障采購活動(dòng)的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和及時(shí)性，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于企業(yè)各部門各類采購活動(dòng)的管理，涵蓋需求提出、方案編制、審批執(zhí)行、歸檔全流程，旨在構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、透明化的采購管理體系。一、手冊(cè)適用范圍與核心應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門（包括生產(chǎn)部、銷售部、行政部、財(cái)務(wù)部等）的各類采購活動(dòng)，涵蓋但不限于：物料采購：生產(chǎn)原材料、輔助材料、包裝材料、辦公用品等；設(shè)備采購：生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、儀器儀表、運(yùn)輸工具等；服務(wù)采購：技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)等；其他采購：如市場(chǎng)推廣物料、員工福利等非生產(chǎn)性采購。（二）核心應(yīng)用場(chǎng)景日常運(yùn)營采購：部門因常規(guī)工作需要（如辦公用品補(bǔ)充、生產(chǎn)原料續(xù)訂）發(fā)起的采購申請(qǐng)；項(xiàng)目專項(xiàng)采購：為特定項(xiàng)目（如新產(chǎn)品研發(fā)、車間改造）采購專用物料或服務(wù)；緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障急需維修、訂單激增需臨時(shí)加產(chǎn)）導(dǎo)致的緊急采購；年度框架采購：根據(jù)年度計(jì)劃簽訂的長期供應(yīng)商框架協(xié)議下的分批采購。二、采購申請(qǐng)與審批管理職責(zé)分工（一）申請(qǐng)部門根據(jù)實(shí)際需求提出采購申請(qǐng)，準(zhǔn)確填寫采購申請(qǐng)信息（物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等）；對(duì)采購需求的必要性、真實(shí)性及預(yù)算合理性負(fù)責(zé)；參與采購方案確認(rèn)（如技術(shù)參數(shù)、供應(yīng)商選擇建議），配合采購部完成后續(xù)執(zhí)行；負(fù)責(zé)所購物品的驗(yàn)收、保管及使用反饋。（二）采購部受理采購申請(qǐng)，審核需求完整性、合規(guī)性；根據(jù)需求制定采購方案（如供應(yīng)商篩選、價(jià)格談判、采購方式選擇）；組織采購實(shí)施（如招標(biāo)、詢價(jià)、合同簽訂）；跟蹤采購進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題；負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理（資質(zhì)審核、績效評(píng)估）。（三）財(cái)務(wù)部審核采購申請(qǐng)的預(yù)算匹配度（是否在年度/季度預(yù)算范圍內(nèi)）；審核采購價(jià)格合理性（市場(chǎng)比價(jià)、成本構(gòu)成分析）；負(fù)責(zé)采購資金支付審核及賬務(wù)處理；定期對(duì)采購成本進(jìn)行分析，提出降本建議。（四）審批人根據(jù)授權(quán)審批權(quán)限，對(duì)采購申請(qǐng)的必要性、預(yù)算合理性、采購方案進(jìn)行審批；對(duì)審批結(jié)果的合規(guī)性、準(zhǔn)確性承擔(dān)責(zé)任；對(duì)重大采購事項(xiàng)（如超預(yù)算、高價(jià)值設(shè)備）組織集體審議。三、采購申請(qǐng)全流程操作指引（一）第一步：需求提出與申請(qǐng)單填寫需求發(fā)起：申請(qǐng)部門根據(jù)工作需要，確定采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、期望到貨日期等信息，確認(rèn)無庫存或庫存不足后發(fā)起采購申請(qǐng)。填寫申請(qǐng)單：通過公司OA系統(tǒng)或指定表單填寫《采購申請(qǐng)單》（模板見第四章），需注明以下核心信息：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期；采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（如有）、單位、數(shù)量；預(yù)估單價(jià)、總價(jià)（需參考?xì)v史采購價(jià)或市場(chǎng)詢價(jià)）；采購用途（如“生產(chǎn)A產(chǎn)品用”“行政辦公補(bǔ)充”）；預(yù)算科目（如“原材料采購”“辦公費(fèi)用”）；附件（如技術(shù)圖紙、需求說明書、比價(jià)記錄等）。（二）第二步：部門內(nèi)部審核申請(qǐng)人自查：填寫完成后，申請(qǐng)人需核對(duì)信息準(zhǔn)確性，保證無漏填、錯(cuò)填。部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人（如*經(jīng)理）登錄系統(tǒng)，審核以下內(nèi)容：采購需求是否與部門工作計(jì)劃匹配，是否必要；數(shù)量、規(guī)格是否符合實(shí)際工作需要，是否存在過度采購；預(yù)估總價(jià)是否在部門預(yù)算額度內(nèi)。審核通過后提交至下一環(huán)節(jié)；不通過則退回申請(qǐng)人并注明原因。（三）第三步：采購方案編制與初審采購部接收申請(qǐng)：采購部在收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)，審核申請(qǐng)單完整性（附件是否齊全、信息是否完整），不完整則退回補(bǔ)充。采購方案編制：常規(guī)采購：采購部根據(jù)歷史供應(yīng)商信息或市場(chǎng)詢價(jià)，擬定1-3家候選供應(yīng)商及報(bào)價(jià)；專項(xiàng)/大額采購：啟動(dòng)招標(biāo)或競(jìng)爭性談判流程，邀請(qǐng)至少3家合格供應(yīng)商參與，形成書面比價(jià)/招標(biāo)報(bào)告；緊急采購：經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人（*總監(jiān)）審批后，可簡化流程，但需保留供應(yīng)商報(bào)價(jià)記錄。方案初審：采購部將采購方案（含供應(yīng)商信息、報(bào)價(jià)、建議采購方式）提交至財(cái)務(wù)部進(jìn)行預(yù)算與價(jià)格初審。（四）第四步：財(cái)務(wù)部預(yù)算與價(jià)格審核預(yù)算審核：財(cái)務(wù)部檢查采購申請(qǐng)是否在對(duì)應(yīng)預(yù)算科目內(nèi)，超預(yù)算申請(qǐng)需附《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》并說明原因。價(jià)格審核：通過市場(chǎng)調(diào)研、歷史數(shù)據(jù)對(duì)比等方式審核報(bào)價(jià)合理性，對(duì)明顯偏離市場(chǎng)價(jià)的（如高于/低于均價(jià)10%），要求采購部補(bǔ)充說明或重新詢價(jià)。審核結(jié)果反饋：審核通過后，將意見同步至采購部；不通過則退回采購部并附修改意見。（五）第五步：分級(jí)審批執(zhí)行根據(jù)采購金額、品類及重要性，實(shí)行分級(jí)審批（審批權(quán)限表見下表）：采購金額（人民幣）審批流程5,000元以下申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人→采購部專員→采購部負(fù)責(zé)人（*總監(jiān)）5,000-50,000元申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人→采購部專員→財(cái)務(wù)部主管→采購部負(fù)責(zé)人（*總監(jiān)）50,001-200,000元申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人→采購部專員→財(cái)務(wù)部主管→分管副總（總）→總經(jīng)理（董）200,001元以上申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人→采購部專員→財(cái)務(wù)部主管→分管副總→總經(jīng)理→董事會(huì)（如需）審批要點(diǎn)：審批人需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批（緊急采購可縮短至4小時(shí)）；對(duì)審批有疑問的，可直接與申請(qǐng)部門或采購部溝通，必要時(shí)組織現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)；審批通過后，系統(tǒng)自動(dòng)《采購任務(wù)通知書》，發(fā)送至采購部執(zhí)行；審批不通過則退回申請(qǐng)部門并說明原因。（六）第六步：采購執(zhí)行與進(jìn)度跟蹤訂單下達(dá)：采購部根據(jù)審批結(jié)果，向選定供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。進(jìn)度跟蹤：采購專員通過ERP系統(tǒng)或臺(tái)賬跟蹤訂單執(zhí)行情況，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如生產(chǎn)、發(fā)貨、到貨）及時(shí)反饋至申請(qǐng)部門。異常處理：若供應(yīng)商延期、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，采購部需立即啟動(dòng)應(yīng)急方案（如更換供應(yīng)商、索賠），并同步至申請(qǐng)部門及財(cái)務(wù)部。（七）第七步：物品驗(yàn)收與確認(rèn)到貨驗(yàn)收：物品到貨后，申請(qǐng)部門聯(lián)合采購部、使用人共同驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查：數(shù)量是否與訂單一致；規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)是否符合要求；外觀是否完好，有無破損；附帶資料（合格證、說明書、保修卡）是否齊全。驗(yàn)收結(jié)果確認(rèn)：驗(yàn)收合格：填寫《物品驗(yàn)收單》（需驗(yàn)收人簽字），掃描至系統(tǒng)，同步至財(cái)務(wù)部作為付款依據(jù)；驗(yàn)收不合格：填寫《退貨/換貨申請(qǐng)單》，說明原因，采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（八）第八步：付款結(jié)算與檔案歸檔付款申請(qǐng)：采購部憑《采購訂單》《物品驗(yàn)收單》《發(fā)票》提交財(cái)務(wù)部付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部審核無誤后安排付款。檔案歸檔：采購部將采購全流程資料（申請(qǐng)單、審批記錄、比價(jià)報(bào)告、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等）整理歸檔，保存期限不少于5年。四、采購管理核心模板模板一：采購申請(qǐng)單采購申請(qǐng)單申請(qǐng)編號(hào)：[系統(tǒng)自動(dòng)]申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系電話申請(qǐng)日期年月日采購物品/服務(wù)信息序號(hào)物品/服務(wù)名稱12預(yù)算信息預(yù)算科目：[如“原材料采購”]附件清單□技術(shù)圖紙□需求說明書□比價(jià)記錄□其他：[]審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日采購部初審簽字：日期：年月日財(cái)務(wù)部審核簽字：日期：年月日分管副總（如需）簽字：日期：年月日總經(jīng)理（如需）簽字：日期：年月日模板二：采購審批表（用于大額/專項(xiàng)采購）采購審批表項(xiàng)目名稱：[如“車間設(shè)備改造”]申請(qǐng)編號(hào)：[]采購內(nèi)容[簡要描述采購物品/服務(wù)及核心需求]采購方式：□招標(biāo)□詢價(jià)□競(jìng)爭性談判□其他：[]預(yù)算金額（元）[]供應(yīng)商候選：[供應(yīng)商A、供應(yīng)商B、供應(yīng)商C]采購方案說明（附比價(jià)報(bào)告、供應(yīng)商資質(zhì)文件、技術(shù)參數(shù)要求等）部門意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日采購部意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日財(cái)務(wù)部意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日分管副總意見簽字：日期：年月日總經(jīng)理意見簽字：日期：年月日董事會(huì)意見（如需）簽字：日期：年月日模板三：采購進(jìn)度跟蹤表采購進(jìn)度跟蹤表跟蹤周期：[年月]申請(qǐng)編號(hào)物品名稱[系統(tǒng)]狀態(tài)說明□待審批□已審批□已下單□生產(chǎn)中□已發(fā)貨□已到貨□已驗(yàn)收□已完成□異常五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題規(guī)避（一）預(yù)算控制風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁無預(yù)算采購：所有采購申請(qǐng)需在年度/季度預(yù)算內(nèi)發(fā)起，超預(yù)算采購必須提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行；預(yù)算動(dòng)態(tài)監(jiān)控：財(cái)務(wù)部每月向各部門反饋預(yù)算使用情況，申請(qǐng)部門需實(shí)時(shí)關(guān)注預(yù)算余額，避免超支。（二）需求準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)需求變更管理：采購申請(qǐng)審批通過后，原則上不得變更需求；確需變更的，需重新提交《采購變更申請(qǐng)表》，說明變更原因及影響，經(jīng)原審批人審批后執(zhí)行；技術(shù)參數(shù)審核：對(duì)涉及專業(yè)設(shè)備或服務(wù)的采購，申請(qǐng)部門需提供詳細(xì)技術(shù)參數(shù)，必要時(shí)組織技術(shù)部門（如*工程師）評(píng)審，避免因參數(shù)不匹配導(dǎo)致采購物品無法使用。（三）審批時(shí)效風(fēng)險(xiǎn)明確審批時(shí)限：各審批環(huán)節(jié)需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購除外），超期未審批的，系統(tǒng)自動(dòng)提醒上一級(jí)審批人；緊急采購綠色通道：因生產(chǎn)、客戶緊急訂單等特殊情況需緊急采購的，申請(qǐng)部門可電話申請(qǐng)采購部負(fù)責(zé)人（*總監(jiān)）預(yù)審批，同步在4小時(shí)內(nèi)補(bǔ)填申請(qǐng)單及說明材料。（四）供應(yīng)商合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)資質(zhì)審核：新供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、3C認(rèn)證等）、法定代表人身份證明等文件，采購部審核通過后方可進(jìn)入供應(yīng)商庫；廉潔要求：嚴(yán)禁采購人員接受供應(yīng)商禮品、回扣或宴請(qǐng)，一經(jīng)發(fā)覺將嚴(yán)肅處理；供應(yīng)商如有商業(yè)賄賂行為，立即終止合作并列入黑名單。（五）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)資料完整性：采購全流程資料（申請(qǐng)、審批、合同、驗(yàn)收、發(fā)票等）需原件掃描存檔，保證可追溯；電子檔案?jìng)浞荩翰少彶棵吭聦?duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止因系統(tǒng)故障導(dǎo)致資料丟失。（六）常見問題處理問題：采購物品到貨規(guī)格與申請(qǐng)不符。處理：驗(yàn)收部門拒絕簽收，采購部24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商協(xié)商退換貨，由此產(chǎn)生的費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)。問題：供應(yīng)商延期交貨。處理：采購部按合同約定收取違約金，同時(shí)