合同管理工具及風險控制模板一、適用場景與行業(yè)覆蓋本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的合同全生命周期管理，覆蓋采購、銷售、服務(wù)合作、勞動合同、技術(shù)開發(fā)、租賃等多個合同類型。尤其適合需要規(guī)范化合同流程、防范法律風險的企業(yè)法務(wù)部門、行政管理部門及業(yè)務(wù)團隊，也可為中小企業(yè)提供標準化合同管理框架，助力提升管理效率與風險防控能力。具體場景包括：企業(yè)日常采購合同（如原材料、設(shè)備采購）的起草與審批；銷售合同（如產(chǎn)品銷售、服務(wù)交付）的條款設(shè)計與履約跟蹤；合作協(xié)議（如聯(lián)合研發(fā)、渠道代理）的風險評估與過程管理；勞動合同、保密協(xié)議等人事類合同的合規(guī)性審查與歸檔；大型項目合同的分階段履行監(jiān)控與變更管理。二、合同管理全流程操作指南（一）合同準備：需求梳理與主體資格審查需求明確業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作目標，梳理合同核心要素：合作標的（如產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號）、數(shù)量、質(zhì)量標準、價款及支付方式、履行期限、交付地點、違約責任等，形成《合同需求說明書》，經(jīng)部門負責人*簽字確認后提交法務(wù)或合同管理部門。主體資格審查對方為企業(yè)的：核查其營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋合作內(nèi)容）、資質(zhì)證書（如行業(yè)特殊資質(zhì)、安全生產(chǎn)許可證）、法定代表人身份證明及授權(quán)委托書（如簽約非法定代表人）；對方為自然人的：核查身份證原件，確認民事行為能力；涉及特殊行業(yè)的（如食品、醫(yī)療器械），需核查其行業(yè)準入許可；通過“信用中國”“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道查詢涉訴、失信、行政處罰記錄，必要時要求對方提供近期資信證明（如審計報告、銀行資信等級）。（二）合同起草：條款設(shè)計與合規(guī)審查模板選擇與條款填充根據(jù)合同類型選擇對應(yīng)模板（如《買賣合同模板》《服務(wù)合同模板》），結(jié)合《合同需求說明書》填寫核心條款：標的條款：明確名稱、型號、規(guī)格、品牌等，避免模糊表述（如“一批貨物”“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”）；數(shù)量與質(zhì)量：約定具體數(shù)量單位（如噸、臺）、質(zhì)量標準（如國家標準、行業(yè)標準、雙方約定的技術(shù)參數(shù)），并明確驗收方法；價款與支付：列明總價、單價、計價貨幣，支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票）、支付節(jié)點（如預(yù)付款比例到貨款、驗收款、質(zhì)保金比例及支付條件）；履行期限與地點：明確開始/結(jié)束時間、交付/服務(wù)地點，涉及分階段履約的，需約定各階段時間節(jié)點；違約責任：針對逾期履行、質(zhì)量不符、付款延遲等情形，約定違約金計算方式（如按日萬分之五）或賠償范圍，避免“承擔相應(yīng)責任”等模糊表述；爭議解決：優(yōu)先約定“合同簽訂地有管轄權(quán)的人民法院訴訟管轄”，或明確仲裁機構(gòu)（如“中國國際經(jīng)濟貿(mào)易仲裁委員會”）。合規(guī)審查法務(wù)或合同管理部門對合同條款進行合法性、合規(guī)性審查，重點檢查：是否違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定（如“名為買賣實為借貸”“格式條款排除對方主要權(quán)利”）；涉及國有資產(chǎn)、外資的，是否符合特殊監(jiān)管要求；條款是否存在歧義（如“定金”與“訂金”的區(qū)分、不可抗力范圍約定）；權(quán)利義務(wù)是否對等，是否存在單方加重對方責任、減輕自身責任的情形。審查后出具《合同審查意見書》，注明修改建議及通過意見，重大風險需報請分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。（三）合同審批：流程規(guī)范與節(jié)點控制審批流程設(shè)置根據(jù)合同金額、類型、風險等級設(shè)定審批層級，示例流程：業(yè)務(wù)部門負責人審核（確認業(yè)務(wù)真實性、需求合理性）→法務(wù)/風控部門審核（確認法律風險）→財務(wù)部門審核（確認價款支付條件、預(yù)算匹配）→分管領(lǐng)導(dǎo)審批（重大合同需總經(jīng)理/董事長*最終審批）。審批節(jié)點要求各審批部門需在1-3個工作日內(nèi)完成審核，逾期未反饋視為默認通過；審批過程中需簽署《合同審批單》，明確“同意”“修改后同意”“不同意”意見及修改內(nèi)容；合同文本如需重大修改（如核心條款變更、金額調(diào)整），需退回業(yè)務(wù)部門重新起草并重啟審批流程。（四）合同簽署：生效條件與文本管理簽署方式與生效加蓋公章或合同專用章：公章需備案，合同專用章需在公安機關(guān)刻制并留存印鑒；法定代表人或授權(quán)代表人簽字：需核對授權(quán)委托書（載明授權(quán)范圍、期限），避免越權(quán)簽署；電子簽署：符合《電子簽名法》條件的，可采用電子簽名（如第三方電子簽章平臺），保證簽署身份真實、數(shù)據(jù)電文不可篡改；生效條件：雙方簽字蓋章后生效，或約定附條件生效（如“本合同自取得行政審批之日起生效”）。文本管理正本數(shù)量：一般一式2-4份，雙方各執(zhí)1份，業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、檔案室各存1份（根據(jù)企業(yè)需求調(diào)整）；文本編號：采用“年份-合同類型-部門序號”規(guī)則（如“2024-采-001”），避免重復(fù)；簽署后3個工作日內(nèi)，將合同正本掃描歸檔，電子版至合同管理系統(tǒng)（如有）。（五）合同履行：進度跟蹤與變更管理履行監(jiān)控業(yè)務(wù)部門作為履約主體，建立《合同履行跟蹤表》，記錄：履行階段（如“備貨階段”“交付階段”“驗收階段”“質(zhì)保階段”）；時間節(jié)點（計劃時間vs實際時間）；進度證明材料（如物流單、驗收報告、溝通記錄）；異常情況（如逾期未交付、質(zhì)量異議），及時向法務(wù)及分管領(lǐng)導(dǎo)*匯報。變更與解除合同履行中如需變更（如數(shù)量調(diào)整、履行期限延長），雙方需簽訂《合同變更協(xié)議》，履行原審批流程；解除合同的，需符合法定或約定條件（如“一方違約致使合同目的無法實現(xiàn)”），書面通知對方，留存送達證據(jù)（如快遞簽收回執(zhí)、郵件發(fā)送記錄），必要時通過訴訟/仲裁確認解除效力。（六）合同歸檔：分類存儲與檢索利用歸檔范圍包括合同文本（正本/復(fù)印件）、審批單、審查意見書、主體資格審查材料、履行過程中的往來函件、驗收報告、付款憑證、變更/解除協(xié)議等。歸檔要求合同履行完畢或終止后15個工作日內(nèi)完成歸檔；按合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）、簽訂時間順序分類存放，檔案盒標注“合同編號-名稱-雙方主體”；建立電子檔案索引，可通過合同編號、名稱、對方主體等關(guān)鍵詞快速檢索，保存期限不少于合同終止后10年（涉及訴訟、仲裁的保存至案件終結(jié)）。三、核心工具模板清單模板一：合同基本信息表合同編號合同名稱簽訂日期簽訂地點甲方信息名稱：統(tǒng)一社會信用代碼：地址：聯(lián)系人：電話：乙方信息名稱：統(tǒng)一社會信用代碼/身份證號：地址：聯(lián)系人：電話：合同類型□買賣合同□服務(wù)合同□合作合同□勞動合同□其他：合同金額大寫：小寫：幣種：履行期限自年月日至年月日核心條款摘要（如標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、違約責任等）附件清單1.2.3.歸檔編號模板二：合同審批流程表審批環(huán)節(jié)審批人職務(wù)審批意見審批時間業(yè)務(wù)部門審核*部門負責人□同意□修改后同意（修改意見：）□不同意（理由：）年月日法務(wù)/風控審核*法務(wù)經(jīng)理□同意□修改后同意（修改意見：）□不同意（理由：）年月日財務(wù)審核*財務(wù)總監(jiān)□同意□修改后同意（修改意見：）□不同意（理由：）年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批*分管副總/總經(jīng)理□同意□修改后同意（修改意見：）□不同意（理由：）年月日最終審批（重大合同）*董事長□同意□修改后同意（修改意見：）□不同意（理由：）年月日模板三：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱對方主體履行階段計劃時間實際時間進度描述證明材料備貨階段年月日前年月日完成備貨80%交付階段年月日前年月日物流發(fā)貨驗收階段年月日前年月日驗收不合格（質(zhì)量問題）異常記錄問題描述：處理措施：責任人：完成時間：模板四：合同風險監(jiān)控清單風險點風險等級（高/中/低）觸發(fā)條件應(yīng)對措施責任部門/人主體無履約能力高對方涉訴、失信或經(jīng)營異常要求提供擔保、中止履約業(yè)務(wù)部門*質(zhì)量條款模糊中未明確驗收標準或技術(shù)參數(shù)補充附件《質(zhì)量標準細則》法務(wù)、業(yè)務(wù)付款節(jié)點不明確高僅約定“驗收后付款”明確“驗收合格后15個工作日內(nèi)支付”財務(wù)、業(yè)務(wù)違約責任不對等高僅約定對方違約責任增加“自身違約需承擔同等責任”法務(wù)*爭議解決約定不明高未約定管轄法院或仲裁機構(gòu)修訂為“合同簽訂地有管轄權(quán)法院”法務(wù)*四、風險控制關(guān)鍵要點與常見問題規(guī)避（一）法律合規(guī)紅線嚴禁簽訂“陰陽合同”（對外合同與實際履行內(nèi)容不一致）；避免使用法律禁止的“免責條款”（如造成對方人身損害的免責）；涉及行政審批的合同（如房地產(chǎn)、外資項目），需取得批準文件后再簽署，否則無效。（二）主體審查“三查三看”查營業(yè)執(zhí)照，看經(jīng)營范圍與合同內(nèi)容是否匹配；查資質(zhì)證書，看是否在有效期內(nèi)及許可范圍內(nèi)；查涉訴記錄，看是否存在重大債務(wù)或失信信息。（三）條款嚴謹性原則數(shù)字、日期、金額需同時使用大小寫，避免涂改；定金條款需明確“定金”字樣，金額不超過主合同標的20%；不可抗力需明確范圍（如