企業(yè)后勤物資采購管理辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)后勤物資采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保障物資質(zhì)量，確保企業(yè)運(yùn)營活動(dòng)的有序進(jìn)行，防范采購過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及本企業(yè)內(nèi)部管理制度，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于企業(yè)內(nèi)部所有涉及后勤保障所需物資的采購活動(dòng)。凡以企業(yè)名義進(jìn)行的，用于日常辦公、員工生活、物業(yè)維護(hù)、安全保障等后勤方面的物資采購，均須遵守本辦法。第三條基本原則后勤物資采購管理應(yīng)遵循以下原則：1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購行為合法合規(guī)。2.經(jīng)濟(jì)性原則：在保證質(zhì)量的前提下，力求以最合理的成本獲取所需物資，注重性價(jià)比。3.效率性原則：優(yōu)化采購流程，縮短采購周期，保障物資及時(shí)供應(yīng)，滿足后勤保障需求。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保采購物資符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和使用要求，杜絕不合格產(chǎn)品流入。5.公開透明原則：采購過程應(yīng)盡可能公開、透明，引入適當(dāng)競爭機(jī)制，接受監(jiān)督。6.權(quán)責(zé)對等原則：明確各部門及相關(guān)人員在采購活動(dòng)中的職責(zé)與權(quán)限，確保責(zé)任落實(shí)到人。第二章組織與職責(zé)第四條采購管理部門企業(yè)指定后勤管理部門（或行政部，下同）作為后勤物資采購的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：1.組織制定和修訂后勤物資采購管理相關(guān)制度及操作流程。2.負(fù)責(zé)后勤物資采購計(jì)劃的匯總、審核與報(bào)批。3.組織實(shí)施各類后勤物資的采購工作，包括供應(yīng)商的選擇、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、合同洽談與簽訂等。4.負(fù)責(zé)采購合同的管理、采購檔案的建立與保管。5.組織或參與采購物資的驗(yàn)收工作。6.負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估、管理與維護(hù)。7.協(xié)調(diào)處理采購過程中出現(xiàn)的爭議與問題。第五條使用部門各后勤物資使用部門（如辦公室、各業(yè)務(wù)部門、物業(yè)部門等）的主要職責(zé)包括：1.根據(jù)實(shí)際需求，提出合理的物資采購申請，并對需求的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.參與相關(guān)物資的市場調(diào)研、選型及供應(yīng)商的初步篩選。3.按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)參與或負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收工作，對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行確認(rèn)。4.負(fù)責(zé)本部門所領(lǐng)用物資的保管、使用和維護(hù)，反饋物資使用情況及質(zhì)量信息。第六條財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門在后勤物資采購管理中的主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)采購預(yù)算的審核與控制。2.根據(jù)審批后的采購合同及相關(guān)憑證，辦理貨款支付手續(xù)。3.負(fù)責(zé)采購相關(guān)的會(huì)計(jì)核算工作，監(jiān)督采購資金的合理使用。4.參與采購合同的審核，特別是涉及金額、付款方式等條款。第七條監(jiān)督部門企業(yè)內(nèi)部審計(jì)或監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對后勤物資采購全過程進(jìn)行監(jiān)督，確保采購活動(dòng)的合規(guī)性、公正性和效益性。第三章采購流程管理第八條采購需求與申請1.使用部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《后勤物資采購申請表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)單價(jià)、預(yù)計(jì)總價(jià)、需求日期、用途等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.對于長期或經(jīng)常性使用的物資，使用部門可提出月度或季度采購計(jì)劃。3.采購申請應(yīng)逐級(jí)審批，審批權(quán)限根據(jù)采購金額及企業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第九條采購計(jì)劃編制與審批1.后勤管理部門匯總各使用部門的采購申請，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)狀況及年度預(yù)算，編制《后勤物資采購計(jì)劃》。2.《后勤物資采購計(jì)劃》應(yīng)包括采購物資的明細(xì)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購方式、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。3.采購計(jì)劃按規(guī)定權(quán)限報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。對于超出預(yù)算或無預(yù)算的采購項(xiàng)目，須按預(yù)算調(diào)整程序報(bào)批。第十條采購方式選擇根據(jù)采購物資的特性、金額大小及市場情況，可采用以下一種或多種采購方式：1.詢價(jià)采購：對于規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場價(jià)格透明且金額不大的物資，后勤管理部門應(yīng)向至少三家及以上合格供應(yīng)商進(jìn)行書面詢價(jià)，比較價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等因素后擇優(yōu)確定。2.比價(jià)采購：對于金額較大或?qū)|(zhì)量、服務(wù)有一定要求的物資，應(yīng)進(jìn)行多輪比價(jià)，綜合評估后確定供應(yīng)商。3.競爭性談判/單一來源采購/招標(biāo)采購：對于大宗、大額或特殊規(guī)格的物資采購，應(yīng)按照國家及企業(yè)相關(guān)規(guī)定，采用競爭性談判、單一來源采購或招標(biāo)采購等方式。具體實(shí)施辦法參照企業(yè)相關(guān)采購管理制度執(zhí)行。4.定點(diǎn)采購：對于部分常用、小額零星物資，可通過公開方式確定若干家定點(diǎn)供應(yīng)商，簽訂框架協(xié)議，按需分批采購。第十一條供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商的選擇應(yīng)以資質(zhì)合法、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、供貨及時(shí)、服務(wù)優(yōu)良為原則。2.后勤管理部門應(yīng)建立《合格供應(yīng)商名錄》，對供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。3.對于重要或大額采購，應(yīng)要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證、質(zhì)量保證書等相關(guān)資質(zhì)證明文件。第十二條合同簽訂1.達(dá)到一定金額或長期合作的采購項(xiàng)目，均應(yīng)與供應(yīng)商簽訂書面采購合同。2.采購合同應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、包裝要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。3.采購合同的簽訂應(yīng)履行必要的審批手續(xù)。第十三條采購實(shí)施與履約跟蹤1.采購合同簽訂后，后勤管理部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送達(dá)財(cái)務(wù)部門，并督促供應(yīng)商按合同約定履行供貨義務(wù)。2.對重要物資的生產(chǎn)或供應(yīng)過程，可根據(jù)需要進(jìn)行必要的跟蹤或現(xiàn)場考察。第十四條物資驗(yàn)收1.物資送達(dá)后，后勤管理部門應(yīng)會(huì)同使用部門（必要時(shí)可邀請財(cái)務(wù)部門或技術(shù)人員）按照采購合同、訂單及相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括：外包裝是否完好、數(shù)量是否相符、規(guī)格型號(hào)是否一致、產(chǎn)品標(biāo)識(shí)是否清晰、質(zhì)量是否符合要求等。3.驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收人員共同在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。對驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)立即通知供應(yīng)商，協(xié)商處理辦法（如退貨、換貨、索賠等），并做好記錄。第十五條付款結(jié)算1.驗(yàn)收合格后，后勤管理部門將《采購合同》、《物資驗(yàn)收單》、合法有效的發(fā)票等憑證提交財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門審核相關(guān)憑證無誤后，按照合同約定的付款方式和期限辦理付款手續(xù)。第十六條采購檔案管理后勤管理部門應(yīng)將采購申請、審批文件、采購計(jì)劃、詢價(jià)記錄、比價(jià)單、采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票復(fù)印件、付款憑證等相關(guān)資料整理歸檔，確保采購過程的可追溯性。第四章供應(yīng)商管理第十七條供應(yīng)商的開發(fā)與準(zhǔn)入1.后勤管理部門應(yīng)通過多種渠道（如市場調(diào)研、行業(yè)推薦、展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等）搜集供應(yīng)商信息。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步考察和資質(zhì)審核，包括其經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量體系、供貨能力、信譽(yù)記錄、售后服務(wù)等。3.符合條件的供應(yīng)商可納入《合格供應(yīng)商名錄》。第十八條供應(yīng)商的評估與分級(jí)1.后勤管理部門應(yīng)定期（如每半年或一年）組織對合格供應(yīng)商的綜合評估，評估指標(biāo)可包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格競爭力、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)水平、合作配合度等。2.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理，實(shí)行優(yōu)勝劣汰。3.評估結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給供應(yīng)商，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商可給予更多合作機(jī)會(huì)；對于存在問題的供應(yīng)商，應(yīng)要求其限期整改，整改不力的應(yīng)暫停合作或從名錄中清除。第十九條供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)后勤管理部門應(yīng)與主要供應(yīng)商保持良好溝通，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同提升供應(yīng)效率和服務(wù)質(zhì)量。第五章監(jiān)督與責(zé)任第二十條內(nèi)部監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部審計(jì)或監(jiān)察部門應(yīng)定期或不定期對后勤物資采購管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查與審計(jì)，重點(diǎn)關(guān)注采購程序的合規(guī)性、采購成本的控制、供應(yīng)商選擇的公正性等。第二十一條責(zé)任追究對于在采購過程中出現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為，如虛報(bào)冒領(lǐng)、收受回扣、串通舞弊、玩忽職守等，一經(jīng)查實(shí)，將根據(jù)企業(yè)相關(guān)規(guī)定對責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理；涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第六章附則第二十二條緊急采購遇有突發(fā)事件或緊急情況需要立即采購物資的，可啟動(dòng)緊急采購程序，簡化審批流程，但事后須按規(guī)定補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說明情況。第二十三條解釋權(quán)本辦法由企業(yè)后勤管理部門負(fù)責(zé)解釋。第二十四條生效日期本辦法自發(fā)布之日起施