3/10文件編號:XXXX-Q209記錄控制程序版次：A0XXXXX股份有限公司2024年07月01日發(fā)布2024年07月01日實施XXXX-Q209(A0)3/10文件簽署頁編寫部門人力行政部編寫審核批準(zhǔn)部門會簽部門職務(wù)簽名人力行政部生產(chǎn)制造中心市場營銷中心項目交付中心渠道中心技術(shù)中心研發(fā)中心商務(wù)中心質(zhì)量部財務(wù)部XXXX-Q209(A0)文件修改履歷序號修改日期修改內(nèi)容記錄者章節(jié)內(nèi)容注1)修改內(nèi)容只記錄重要事項。2)若修改履歷超過1頁時可刪除前面履歷。XXXX-Q209(A0)1目的規(guī)定了公司質(zhì)量管理體系運行產(chǎn)生的紙質(zhì)記錄和電子記錄的控制程序和要求，以便給各管理體系運行的有效性提供客觀證據(jù)。2適用范圍適用于公司質(zhì)量管理體系運行中對記錄的標(biāo)識、貯存、保護(hù)、檢索、保留和處置的控制，包括來自供方產(chǎn)生和保持的記錄及顧客指定的記錄的控制。3職責(zé)3.1人力行政部是記錄的歸口管理部門，負(fù)責(zé)記錄的標(biāo)識、借閱、檢索、歸檔及處置。。3.2質(zhì)量部負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的收集、質(zhì)量信息的傳遞，并定期提交人力行政部存檔。3.3各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立、實施、收集工作，并定期提交人力行政部存檔。4工作程序4.1公司主要質(zhì)量記錄4.1.1與質(zhì)量管理體系運行和產(chǎn)品質(zhì)量過程有關(guān)的記錄詳見附表A。4.2記錄的形式記錄一般使用紙質(zhì)載體，如卡片、表格、圖表、報告等，也可使用其它介質(zhì)載體，如光盤、照片等。4.3記錄的建立、備案與標(biāo)識4.3.1各部門按照記錄的分類，確定本部門所需記錄的種類和數(shù)量，制定記錄格式。4.4紙質(zhì)記錄的填寫、流轉(zhuǎn)與管理4.4.1紙質(zhì)記錄的填寫4.4.1.1記錄應(yīng)由執(zhí)行職責(zé)的當(dāng)事人親自填寫，記錄必須用黑色簽字筆填寫，內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰、工整。4.4.1.2記錄如填寫錯誤，不應(yīng)擦改、描改和用涂改液涂改，而應(yīng)劃改，在附近空白處填寫正確內(nèi)容，并在旁邊簽署更改人姓名及更改日期。4.4.1.3記錄上簽名欄位或加蓋印章處應(yīng)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人員簽署或加蓋印章后有效，若有不適用欄位用“/”劃掉。4.4.1.4所有記錄應(yīng)標(biāo)明記錄日期及編號以便于識別檢索。4.4.2流轉(zhuǎn)中的記錄在交接時，接收人需進(jìn)行檢查，以防漏填；接收人對填寫不完善的記錄應(yīng)拒收。4.4.2.1流轉(zhuǎn)中的記錄不得污損、丟失，若發(fā)現(xiàn)有污損和丟失應(yīng)報所屬部門補辦。4.5電子記錄的創(chuàng)建與發(fā)布4.5.1電子記錄的創(chuàng)建4.5.1.1創(chuàng)建電子記錄時應(yīng)由執(zhí)行職責(zé)的當(dāng)事人親自創(chuàng)建，寫明標(biāo)題、記錄內(nèi)容、發(fā)生時間等。4.5.1.2創(chuàng)建過程中創(chuàng)建者應(yīng)對記錄準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)錯誤應(yīng)及時糾正或重新創(chuàng)建。4.5.1.3創(chuàng)建的電子記錄應(yīng)符合相關(guān)記錄審簽、會簽等要求。4.5.1.4所有記錄應(yīng)標(biāo)明記錄日期及編號以便于識別檢索。4.5.2經(jīng)創(chuàng)建、審簽，批準(zhǔn)后在相關(guān)系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布，相關(guān)人員在系統(tǒng)內(nèi)查閱。4.6電子記錄保存和歸檔4.6.1各業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的電子記錄應(yīng)由暫存部門指定專人保存。4.6.2各部門需要歸檔的電子記錄，按要求進(jìn)行分類、編目、刻錄在只讀光盤（一式兩份A、B盤）、一次寫入光盤等耐久性載體，定期向人力行政部移交。4.6.3電子檔案應(yīng)定期檢查，光盤應(yīng)十年拷貝一次。4.7紙質(zhì)記錄的保存和歸檔4.7.1各部門產(chǎn)生的各項記錄，根據(jù)時間要求統(tǒng)一交人力行政部歸檔。4.7.2各部門產(chǎn)生或收集、匯總的記錄要定點存放，指定專人妥善保管（防火、防潮），不得損壞和遺失。4.7.3生產(chǎn)過程產(chǎn)生的產(chǎn)品相關(guān)記錄及檢驗記錄按順序由質(zhì)量管理部門提交人力行政部歸檔保存。4.7.4體系運行中形成的記錄由質(zhì)量管理部門管理，并按年度歸檔。4.7.5所有記錄須保持清晰，確保文件不遺失、受損，易于查閱。4.7.6記錄保管部門發(fā)現(xiàn)記錄保存的問題等應(yīng)立即采取措施予以恢復(fù)。4.7.7歸檔的紙質(zhì)記錄由人力行政部將信息錄入檔案臺賬中，以備識別檢索及查閱。4.8供方產(chǎn)生記錄的管理4.8.1供方提供的記錄由檢驗人員驗證并暫時保管，定期整理完畢后送交商務(wù)中心存檔。4.8.2對供方保存的記錄控制方法，應(yīng)在與供方簽訂合同或協(xié)議時做出明確的規(guī)定。4.9記錄的檢索與借閱4.9.1為解決生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題或進(jìn)行體系的有效性驗證時，可在軟件系統(tǒng)中查詢記錄內(nèi)容，或向人力行政部提出查閱需求。4.9.2當(dāng)合同要求時，在約定期限內(nèi)記錄可提供給顧客或其代表查閱并登記。4.9.3記錄的借閱，要按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，由借閱人填寫XXXX-Q201-05《文件借閱登記表》，借閱者應(yīng)在7個工作日內(nèi)歸還所借文件，到期不歸還時檔案管理人員應(yīng)通知并收回，若需繼續(xù)使用，可重新辦理借閱手續(xù)。4.10記錄保存及保存期限4.10.1人力行政部收到歸檔記錄后按照具體情況分類保存，分類和保存方法要便于存取和檢索，記錄的保存期限見附錄A。4.10.2記錄的歸檔應(yīng)做到正確、及時、完整，記錄應(yīng)存放于干燥、通風(fēng)處，防止霉變、蟲蛀或丟失，應(yīng)有防盜、防火設(shè)施，室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙或存放易燃易爆物品。4.10.3與產(chǎn)品研發(fā)、試制、生產(chǎn)有關(guān)的質(zhì)量記錄的保存期限應(yīng)與產(chǎn)品的壽命周期相適應(yīng)，并滿足可追溯性要求，若顧客有特殊要求時，按顧客的要求執(zhí)行。4.10.4電子記錄的應(yīng)按紙質(zhì)文件分類的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，電子檔案的保管期限按對應(yīng)紙質(zhì)文件保管期限執(zhí)行。4.11記錄銷毀已到保存期的記錄，在確認(rèn)無利用價值后，由人力行政部填寫XXXX-Q201-09《文件銷毀申請表》，并經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)，主管領(lǐng)導(dǎo)審批后予以銷毀。4.12記錄在使用和檢查過程中，發(fā)現(xiàn)有不適用時，要及時通知編制部門，重新進(jìn)行設(shè)計或改進(jìn)。4.13作廢后的電子載體由人力行政部做報廢處理，不再利用。5引用文件XXXX-Q208《文件控制程序》6相關(guān)記錄XXXX-Q209-01《記錄清單》XXXX-Q209-01(A0)10/10記錄清單序號記錄名稱編號保存部門保存期限010203040506070809101112131415161718192021222324XXXX-Q209(A0)附錄A記錄的種類及保存年限記錄的種類保存期限管理評審相關(guān)記錄短期質(zhì)量目標(biāo)實施和評價的記錄短期質(zhì)量審核報告(質(zhì)量管理體系審核\過程審核)短期內(nèi)、外部審核相關(guān)記錄短期教育培訓(xùn)記錄短期員工技能、經(jīng)驗及資格評定考核記錄長期工作環(huán)境監(jiān)視、測量、控制和改進(jìn)措施的記錄長期合同評審記錄長期項目立項評審記錄長期產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計評審、驗證、確認(rèn)記錄長期工藝評審、單點驗證、鑒定/定型及專項評審記錄長期評審待辦事項跟蹤驗證記錄長期設(shè)計更改、工藝更改記錄長期試制過程和采取任何措施的記錄長期試驗過程、結(jié)果及任何必要措施的記錄長期特殊過程確認(rèn)記錄長期供應(yīng)商/外包商選擇、評估、考核記錄短期物料及外包產(chǎn)品檢驗與檢測記錄長期產(chǎn)品的批次管理及過程質(zhì)量跟蹤記錄長期產(chǎn)品檢驗記錄(過程檢驗檢測記錄/最終檢驗檢測記錄)長期產(chǎn)品試驗報告長期產(chǎn)品報廢、返工返修記錄長期不合格品審理記錄長期產(chǎn)品交付記錄長期質(zhì)量問題歸零處理及評審記錄長期設(shè)備驗收、精度測量、維護(hù)保養(yǎng)記錄長期設(shè)備點檢記錄、計量設(shè)備周期檢定記錄短期監(jiān)視與測量設(shè)備檢定、校準(zhǔn)、修理記錄短期顧客滿意度調(diào)查相關(guān)記錄短期顧客信息反饋及