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文檔簡介

ICS01.040.01

CCSA14

15

內(nèi)蒙古自治區(qū)地方標(biāo)準(zhǔn)

DB15/T2460—2021

著名人物檔案整理規(guī)范

Thespecificationofcelebrityarchivalarrangement

2021-12-10發(fā)布2022-01-10實施

內(nèi)蒙古自治區(qū)市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB15/T2460—2021

目次

前言.................................................................................II

1范圍...............................................................................1

2規(guī)范性引用文件.....................................................................1

3術(shù)語和定義.........................................................................1

4收集...............................................................................3

5整理...............................................................................4

6裝盒...............................................................................6

7編制檔案目錄.......................................................................7

附錄A(規(guī)范性)檔號結(jié)構(gòu)和構(gòu)成說明...................................................8

附錄B(規(guī)范性)歸檔章(檔案粘貼標(biāo)簽)式樣及示例.......................................9

附錄C(資料性)著名人物檔案目錄式樣................................................10

附錄D(資料性)著名人物檔案目錄封面式樣............................................12

附錄E(資料性)著名人物檔案目錄備考表式樣..........................................13

附錄F(資料性)檔案盒式樣..........................................................14

附錄G(資料性)檔案盒備考表式樣....................................................16

I

DB15/T2460—2021

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分:標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

本文件由內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局提出并歸口。

本文件起草單位:內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案館。

本文件主要起草人:穆林、烏冰、張存貴、肖虎、李秀萍、蔡霞、梁喆強、楊靜、邢夢然。

II

DB15/T2460—2021

著名人物檔案整理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了著名人物檔案整理原則和方法。

本文件適用于內(nèi)蒙古自治區(qū)各級檔案館著名人物檔案的整理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本

文件。

GB/T11821照片檔案管理規(guī)范

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

DA/T1檔案工作術(shù)語

DA/T13檔號編制規(guī)則

DA/T22歸檔文件整理規(guī)則

DA/T25檔案修裱技術(shù)規(guī)范

DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

DA/T69紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范

DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范

3術(shù)語和定義

DA/T1界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。

著名人物celebrity

在某一領(lǐng)域、行業(yè)、學(xué)科做出過重大貢獻,產(chǎn)生較大影響,并得到社會和歷史認可的內(nèi)蒙古籍或在

內(nèi)蒙古自治區(qū)境內(nèi)長期工作活動過的非內(nèi)蒙古籍的知名人士。

著名人物檔案celebrityarchives

著名人物在長期工作、學(xué)習(xí)和生活中形成的具有保存、利用價值的不同載體的文字、圖表、聲像等

歷史記錄。

1

DB15/T2460—2021

立檔單位foundsconstitutingunit

構(gòu)成檔案全宗的國家機構(gòu)、社會組織或個人,著名人物檔案的立檔單位為著名人物個人。

著名人物全宗celebrityfonds

著名人物個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。

匯集全宗collectedfonds

由若干個檔案數(shù)量較少且具有某些共同特征或聯(lián)系的全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。

收集collection

檔案館接收、征集著名人物檔案的活動。包括檔案館依法接收;購買、復(fù)制或交換;檔案所有者向

檔案館捐贈;寄存及其他收集方式。

整理archivalarrangement

按照一定原則對著名人物檔案實體進行系統(tǒng)分類、排列、編號和編目等,使之有序化的過程。

編目catalogue

按照一定的規(guī)則進行著名人物檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。

檔案目錄list

按照一定的次序編排而成的揭示檔案內(nèi)容與形成特征的條目組合,是檔案管理、檢索和利用的工具。

檔號archivalcode

以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映著名人物檔案排列順序的一組代碼。

件item

歸檔文件材料的整理單位。

2

DB15/T2460—2021

保管期限r(nóng)etentionperiod

對檔案劃定的存留年限。

紙質(zhì)檔案paperrecords

以紙張作為載體的檔案,如履歷、書稿、日記、筆記、家譜等。

照片檔案photographicrecords

以靜止攝影影像為主要反映方式有保存價值的歷史記錄,一般包括底片、照片和說明三部分。

數(shù)碼照片檔案digitalphotographicrecords

有歸檔價值的用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的,依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上

傳送的靜態(tài)圖像文件。

錄音錄像檔案audioandvideorecords

采用數(shù)字形式存儲于磁盤、光盤等載體中以聲音或影像為主要呈現(xiàn)方式的具有憑證、查考和保存價

值的信息記錄。

實物檔案physicalarchives

具有檔案屬性的實物通過收集整理而轉(zhuǎn)化成的檔案。

電子文件electronicrecords

在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成,以數(shù)碼形式存儲于磁盤、光盤等載體中,依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、

處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

4收集

收集原則

著名人物在工作、學(xué)習(xí)和生活中形成的,具有查考、保存價值的各種載體的材料應(yīng)收集歸檔。

收集范圍

著名人物檔案收集范圍如下:

3

DB15/T2460—2021

a)反映著名人物主要經(jīng)歷和活動的生平材料,如自傳、往來信件、履歷表等;

b)反映著名人物社會活動的材料,如報告、演講稿、工作日記、簽到簿等;

c)反映著名人物成就的材料,如研究成果、作品等;

d)社會對著名人物研究、評價的資料,如紀(jì)念性、回憶性、介紹性、研究性文章等;

e)與著名人物有直接關(guān)系的材料,如各類證件、證書、獎?wù)?、譜牒等;

f)反映著名人物活動的照片、錄音、錄像等;

g)著名人物生活用品、手工藝品、收藏品等與本人相關(guān)且具有查考價值和紀(jì)念意義的物品;

h)其他具有保存價值的檔案資料。

5整理

整理原則

遵循文件材料形成的客觀規(guī)律,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,真實反映著名人物工作、學(xué)習(xí)和生

活的本來面貌,保證同一來源檔案的完整性,便于保管和利用。電子檔案整理應(yīng)便于數(shù)字化管理,按照

GB/T18894執(zhí)行。

整理總體要求

5.2.1全宗劃分

著名人物檔案以個人為單位進行整理,為方便管理,根據(jù)實際情況,可將著名人物檔案設(shè)立為獨立

全宗或匯集全宗。

5.2.2保管期限

著名人物檔案全宗保管期限均為永久。

5.2.3分類

制定分類方案,全宗內(nèi)檔案分為五類:紙質(zhì)檔案、照片檔案、數(shù)碼照片檔案、錄音錄像檔案、實物

檔案。

5.2.4編號規(guī)則

歸檔文件材料應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號,檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充

性、簡單性原則,按照DA/T13中檔號編制規(guī)則執(zhí)行。

5.2.5整理依據(jù)

按照DA/T22中紙質(zhì)檔案整理規(guī)定執(zhí)行;按照GB/T11821中照片檔案整理規(guī)定執(zhí)行;按照DA/T50

中數(shù)碼照片檔案整理規(guī)定執(zhí)行;按照DA/T78中錄音錄像檔案整理規(guī)定執(zhí)行;實物檔案整理視具體情況

而定。

整理方法

5.3.1紙質(zhì)檔案整理方法

4

DB15/T2460—2021

歸檔文件一般以每份文件為一件。履歷表格等圖表一套為一件;同一事件的來信和復(fù)信為一件;自

傳、演講稿、學(xué)術(shù)論文、手稿、紀(jì)念文稿一般獨立成件,如有復(fù)制件、修改稿等也可為一件;簽到簿、

日記、著作等簿冊書籍一本為一件;事跡報道等報紙刊物一期為一件。

件內(nèi)文件排序時,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;原件在前,復(fù)制件在后;不同文字

的文本,無特殊規(guī)定的,漢文文本在前,少數(shù)民族文字文本在后;中文文本在前,外文文本在后。

件的排序一般按時間結(jié)合事由排列。對于事由排列的先后順序一般按履歷簡介、個人經(jīng)歷、社會活

動、個人成就等著名人物生平經(jīng)歷的發(fā)展順序進行。同一事由中的文件,按文件形成先后順序排列。成

套性的文件材料可集中排列。

檔號結(jié)構(gòu)一般為:全宗號-類別號-件號,檔號的構(gòu)成應(yīng)符合附錄A的規(guī)定。

檔案應(yīng)以件為單位編制頁碼,頁碼應(yīng)逐頁編制,應(yīng)分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白

位置。文件材料已印制成冊并編有頁碼的、擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的,可保持原有頁碼不變。

歸檔文件應(yīng)在首頁上端空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容,歸檔章項目、格式應(yīng)符合附錄B

的規(guī)定。著名人物字畫、圖表等不同的形狀與大小的紙質(zhì)檔案,按照尺寸制作信封或特殊裝具,在右上

角加蓋歸檔章或粘貼相同內(nèi)容的標(biāo)簽。

歸檔文件裝訂前,應(yīng)對不符合要求的文件材料進行修整,已破損的,可按照DA/T25描述的方法予

以修復(fù),按照DA/T69中相關(guān)要求進行裝訂。

5.3.2照片檔案整理方法

照片檔案應(yīng)按事由結(jié)合時間、重要程度等進行排列。

照片的檔號(照片號)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼,由全宗號、

類別號、件號(張?zhí)枺┙M成,格式及構(gòu)成應(yīng)符合附錄A的規(guī)定。

經(jīng)過排序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋?,放置不下的大幅照片,可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中,按照

片號順序排列。單張照片說明的填寫應(yīng)采用橫寫格式,分段書寫。格式如下:

題名:

照片號:

底片號:

時間:

攝影者:

文字說明:

填寫題名應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容,人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。照

片的拍攝時間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,第1-4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日,不足兩位數(shù)的,

用0補齊。示例:1953年3月2日寫作19530302。攝影者一般填寫個人,必要時可加寫單位。文字說明應(yīng)

綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素,概括揭示照片影像所反映的全部信息;或僅

對題名未及內(nèi)容作出補充。其他需要說明的事項亦可在此欄表述,例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的,應(yīng)

注明照片版權(quán)、來源等。

單張照片的說明,可根據(jù)照片固定的位置,在照片裝具空白處的右側(cè)、左側(cè)或正下方書寫。大幅照

片的說明可另附紙書寫,與照片一同保存。

如有底片,整理應(yīng)便于相照片和底片的相互查找。

5.3.3數(shù)碼照片整理方法

5

DB15/T2460—2021

反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片,應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔,所選數(shù)碼照片

應(yīng)能反映該項活動的全貌,且主題鮮明,影像清晰、完整。反映同一場景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。

數(shù)碼照片檔案按時間結(jié)合事由排列。

整理過程中,應(yīng)以檔號對數(shù)碼照片文件進行重命名。檔號由全宗號、類別號、件號(張?zhí)枺┙M成,

格式及構(gòu)成應(yīng)符合附錄A的規(guī)定。

數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說明。文字說明應(yīng)綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素,

概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。

歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG、TIFF或RAW格式,推薦采用JPEG格式。

數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲在耐久性好的載體上,可采用硬磁盤和光盤作為數(shù)碼照片檔案長期保存的存

儲載體。數(shù)碼照片檔案一般采用一式3套分別存放。

5.3.4錄音錄像檔案整理方法

由攝錄設(shè)備連續(xù)錄制或拍攝形成并獨立存在的錄音錄像文件又稱為自然件,錄音錄像檔案以件為單

位進行整理。

錄音錄像電子文件按照時間結(jié)合事由排列,整理結(jié)果應(yīng)保持錄音錄像電子文件之間的內(nèi)在有機聯(lián)

系。應(yīng)按照錄音錄像文件記錄的時間順序排列錄音錄像文件記錄載體,按照規(guī)則為其編號并表示。

為錄音錄像檔案編制檔號,檔號由全宗號、類別號、件號組成,格式及構(gòu)成應(yīng)符合附錄A的規(guī)定。

以檔號對錄音錄像電子文件重新命名。

整理過程中應(yīng)對模擬信號錄音錄像文件進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,按照DA/T78中相關(guān)規(guī)定,使其轉(zhuǎn)化為存

儲在硬磁盤、光盤等載體上的數(shù)字音頻文件和視頻文件。

應(yīng)對錄音錄像文件原始載體、離線備份載體進行集中保管,除參照紙質(zhì)檔案保管要求外,還應(yīng)作防

寫處理,避免擦、劃、觸摸記錄涂層,裝盒豎立存放,避免擠壓。遠離強磁場、強熱源,并與有害氣體

隔離,選擇磁性載體、光盤適宜溫度濕度,妥善保存。

5.3.5實物檔案整理方法

實物檔案一般以每個(件、套、張、本、枚等)單獨物品為一件,也可視具體情況而定。每件檔案

按照時間順序排列,成套性的也可集中排列在一起。

實物檔案體積形式不一,整理方式可靈活掌握。體積較小的實物檔案可放入特制檔案袋中加蓋歸檔

章再按順序放入檔案盒中;體積較大的實物檔案可直接放入特制裝具中,在裝具上粘貼與歸檔章內(nèi)容相

同的標(biāo)簽,粘貼位置應(yīng)便于查找。實物檔案與紙質(zhì)檔案歸檔章相同,項目、格式應(yīng)符合附錄B的規(guī)定。

6裝盒

裝盒要求

將著名人物檔案材料按類別和檔號順序裝入標(biāo)準(zhǔn)檔案盒或特殊裝具中,不同載體形式的檔案材料

一般不混裝,特殊載體的檔案應(yīng)根據(jù)不同的形狀與尺寸制作裝具。

紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)檔案盒規(guī)格、尺寸具體詳見附錄F。

填寫檔案盒封面

著名人物檔案盒封面填寫項目包括全宗名稱、保管期限、件數(shù),詳見附錄F。

6

DB15/T2460—2021

填寫檔案盒脊

著名人物檔案盒盒脊背填寫項目包括全宗號、起止日期、類別號、起止件號、盒號,詳見附錄F。

填寫盒內(nèi)備考表

盒內(nèi)備考表填寫項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期,詳見附錄G。

7編制檔案目錄

著名人物檔案目錄

編制著名人物檔案目錄,各類載體檔案目錄具體情況詳見附錄C。

著名人物檔案目錄封面

著名人物檔案目錄封面包括全宗號、類別號、全宗名稱、年度、保管期限,詳見附錄D。

著名人物檔案目錄備考表

著名人物檔案目錄備考表填寫項目包括全宗名稱、全宗號、類別號、件數(shù)、起止日期、目錄張數(shù)、

說明、目錄編制人、目錄編制日期,詳見附錄E。

編制機讀目錄

永久保存的檔案應(yīng)編制機讀目錄,機讀目錄數(shù)據(jù)格式應(yīng)符合國家檔案管理相關(guān)要求。

7

DB15/T2460—2021

A

A

附錄A

(規(guī)范性)

檔號結(jié)構(gòu)和構(gòu)成說明

著名人物檔案檔號結(jié)構(gòu)分為二種。

第一種,設(shè)為獨立全宗,結(jié)構(gòu)為:全宗號—類別號—件號

即:XXXX—XX——XXXX

件號、張?zhí)?/p>

類別號

獨立全宗號

第二種,設(shè)為匯集全宗,結(jié)構(gòu)為:全宗號—類別號—件號

即:XXXX—XXXX·XX——XXXX

件號、張?zhí)?/p>

類別號

人物號

匯集全宗號

檔號結(jié)構(gòu)名稱說明:

全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號,全宗號用4位代碼標(biāo)識,第一位以字母標(biāo)識,后三位用阿拉伯

數(shù)字標(biāo)識,如:G650。

類別號:用2位代碼標(biāo)識,紙質(zhì)檔案為“01”,照片檔案為“02”,數(shù)碼照片檔案為“03”,錄音錄像檔

案為“04”,實物檔案為“05”。

人物號:為4位阿拉伯?dāng)?shù)字,從“0001”開始順序排號。

件號(張?zhí)枺簽?位阿拉伯?dāng)?shù)字,從“0001”開始順序排號。

8

DB15/T2460—2021

B

B

附錄B

(規(guī)范性)

歸檔章(檔案粘貼標(biāo)簽)式樣及示例

B.1歸檔章(檔案粘貼標(biāo)簽)式樣見表B.1。

表B.1歸檔章(檔案粘貼標(biāo)簽)式樣

單位:mm比例1:1

全宗號*年度件號

類別號保管期限頁數(shù)

8

3×15

注:標(biāo)有“*”號的為選擇項。

B.2歸檔章(檔案粘貼標(biāo)簽)示例見表B.2。

表B.2歸檔章(檔案粘貼標(biāo)簽)示例

G65019860001

01永久35

9

DB15/T2460—2021

C

C

附錄C

(資料性)

著名人物檔案目錄式樣

C.1著名人物紙質(zhì)檔案目錄式樣見表C.1。

表C.1著名人物紙質(zhì)檔案目錄式樣

序號檔號責(zé)任者題名日期頁數(shù)備注

C.2著名人物照片檔案目錄式樣見表C.2。

表C.2著名人物照片檔案目錄式樣

序號檔號責(zé)任者題名攝影者拍攝時間照片張?zhí)杺渥?/p>

C.3著名人物數(shù)碼照片檔案目錄式樣見表C.3。

表C.3著名人物數(shù)碼照片檔案目錄式樣

序號檔號責(zé)任者照片題名文字說明攝影者拍攝日期拍攝地點照片張?zhí)栁募袷?/p>

10

DB15/T2460—2021

C.4著名人物錄音錄像檔案目錄式樣見表C.4。

表C.4著名人物錄音錄像檔案目錄式樣

序號檔號責(zé)任者題名文字說明時長日期類型備注

C.5著名人物錄音錄像檔案目錄式樣見表C.5。

表C.5著名人物實物檔案目錄式樣

序號檔號責(zé)任者題名文字說明日期實物名稱規(guī)格備注

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DB15/T2460—2021

D

D

附錄D

(資料性)

著名人物檔案目錄封面式樣

著名人物檔案目錄封面式樣見圖D.1。

比例:1:2

全宗號

類別號

著名人物檔案目錄

全宗名稱:

年度:

保管期限:

圖D.1著名人物檔案目錄封面式樣

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DB15/T2460—2021

E

E

附錄E

(資料性)

著名人物檔案目錄備考表式樣

著名人物檔案目錄備考表式樣見圖E.1。

比例:1:2

著名人物檔案目錄備考表

全宗名稱:

全宗號:

類別號:

件數(shù):

起止日期:

目錄共有:張

說明:

編制人:

編制日期:

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