企業(yè)法務(wù)合同管理操作細(xì)則一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)合同管理，明晰各部門(mén)在合同生命周期中的職責(zé)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，提升合同履約效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》及其他相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合本企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，特制定本細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于企業(yè)及所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)對(duì)外訂立、履行、變更、解除及終止各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等具有法律約束力的文件（以下統(tǒng)稱(chēng)“合同”）的管理活動(dòng)。勞動(dòng)合同及企業(yè)內(nèi)部管理類(lèi)文件的管理，可參照本細(xì)則另行制定專(zhuān)項(xiàng)規(guī)定。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：合同的訂立、履行、變更、解除等全過(guò)程須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范要求。2.風(fēng)險(xiǎn)控制原則：以事前防范為核心，注重合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估與應(yīng)對(duì)，確保企業(yè)權(quán)益最大化。3.效率與效益原則：在風(fēng)險(xiǎn)可控前提下，優(yōu)化合同管理流程，提升合同處理效率，保障經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利開(kāi)展。4.權(quán)責(zé)清晰原則：明確各部門(mén)在合同管理中的職責(zé)分工，確保合同管理各環(huán)節(jié)有人負(fù)責(zé)、有據(jù)可查。二、合同管理組織與職責(zé)（一）法務(wù)部門(mén)法務(wù)部門(mén)是企業(yè)合同管理的歸口管理部門(mén)，主要職責(zé)包括：1.制定、修訂和解釋企業(yè)合同管理相關(guān)制度及操作細(xì)則。2.組織制定和修訂企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同文本，并監(jiān)督其使用。3.負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)重大合同、疑難合同的法律審核。4.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各業(yè)務(wù)部門(mén)的合同管理工作。5.參與重大合同的談判、起草工作。6.建立和維護(hù)合同管理臺(tái)賬，定期進(jìn)行合同統(tǒng)計(jì)與分析。7.組織合同管理培訓(xùn)，提升員工合同法律意識(shí)和管理水平。8.協(xié)助處理合同糾紛，參與與合同相關(guān)的仲裁、訴訟活動(dòng)。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)各業(yè)務(wù)部門(mén)是合同的發(fā)起、履行和直接管理部門(mén)，主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的可行性分析與立項(xiàng)。2.負(fù)責(zé)對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行初步調(diào)查與評(píng)估。3.負(fù)責(zé)合同談判，起草或提供合同草本及相關(guān)背景資料。4.按照規(guī)定流程發(fā)起合同審核、審批，并對(duì)提交材料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。5.負(fù)責(zé)合同的履行，跟蹤履約情況，及時(shí)處理履行中出現(xiàn)的問(wèn)題，并向法務(wù)部門(mén)報(bào)告重大履約風(fēng)險(xiǎn)。6.負(fù)責(zé)合同文本及履行過(guò)程中形成的相關(guān)文件、資料的收集、整理、歸檔，并按要求向法務(wù)部門(mén)備案。7.配合法務(wù)部門(mén)處理與本部門(mén)相關(guān)的合同糾紛。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的財(cái)務(wù)審核與資金管理，主要職責(zé)包括：1.對(duì)合同中的價(jià)款、支付方式、稅務(wù)條款等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核。2.對(duì)合同資金的來(lái)源、支付進(jìn)度及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。3.按照合同約定及審批流程辦理款項(xiàng)支付、收取等事宜。4.負(fù)責(zé)合同相關(guān)的財(cái)務(wù)憑證、票據(jù)的管理。（四）其他相關(guān)部門(mén)根據(jù)合同性質(zhì)及企業(yè)內(nèi)部職責(zé)分工，其他相關(guān)部門(mén)（如采購(gòu)、技術(shù)、質(zhì)量、人力資源等）應(yīng)在其職責(zé)范圍內(nèi)對(duì)合同進(jìn)行審核，并配合合同的履行與管理。三、合同管理流程（一）合同準(zhǔn)備與立項(xiàng)1.需求發(fā)起：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)經(jīng)營(yíng)需要，提出合同訂立需求。2.可行性論證：業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)合同項(xiàng)目的必要性、可行性、經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行初步論證。3.相對(duì)方審查：業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)合同相對(duì)方的基本情況（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、授權(quán)代表身份證明等）、商業(yè)信譽(yù)、履約能力、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并留存相關(guān)證明文件。必要時(shí)，可要求法務(wù)部門(mén)或第三方機(jī)構(gòu)協(xié)助進(jìn)行盡職調(diào)查。4.立項(xiàng)審批：對(duì)于重大或特定類(lèi)型的合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按企業(yè)規(guī)定辦理立項(xiàng)審批手續(xù)。（二）合同談判與文本起草1.談判組織：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)組織合同談判工作，明確談判目標(biāo)、策略和底線(xiàn)。涉及重大利益或復(fù)雜條款的合同，法務(wù)部門(mén)應(yīng)參與談判。2.文本選擇：優(yōu)先選用企業(yè)發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。無(wú)標(biāo)準(zhǔn)文本的，可參考行業(yè)通用文本或由業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)談判情況起草合同文本。如使用對(duì)方提供的合同文本，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)仔細(xì)審核，并對(duì)不利條款進(jìn)行修改或提出異議。3.條款擬定：合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，主要條款一般應(yīng)包括：當(dāng)事人基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等。根據(jù)合同性質(zhì)，還可包括保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、不可抗力、通知與送達(dá)等條款。（三）合同審核與審批1.內(nèi)部流轉(zhuǎn)：業(yè)務(wù)部門(mén)將擬定的合同文本（含電子版及必要的紙質(zhì)版）、相對(duì)方背景資料、談判說(shuō)明、立項(xiàng)審批文件等一并提交相關(guān)部門(mén)審核。2.法務(wù)審核：法務(wù)部門(mén)收到合同審核申請(qǐng)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核。審核重點(diǎn)包括：合同主體合法性、意思表示真實(shí)性、內(nèi)容合規(guī)性、條款完備性與嚴(yán)謹(jǐn)性、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、風(fēng)險(xiǎn)控制措施有效性等。法務(wù)部門(mén)審核后應(yīng)出具明確的審核意見(jiàn)（如通過(guò)、修改后通過(guò)、不通過(guò)），并對(duì)修改意見(jiàn)作出說(shuō)明。3.其他部門(mén)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)及其他相關(guān)部門(mén)應(yīng)在各自職責(zé)范圍內(nèi)對(duì)合同進(jìn)行審核，并出具審核意見(jiàn)。4.審批決策：合同經(jīng)各部門(mén)審核通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)按照企業(yè)授權(quán)權(quán)限，報(bào)請(qǐng)相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)及自身判斷，作出批準(zhǔn)、否決或退回修改的決定。（四）合同簽署與用印1.文本確認(rèn)：合同經(jīng)最終審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)與相對(duì)方對(duì)合同文本進(jìn)行最終確認(rèn)，確保內(nèi)容與審批版本一致。2.簽署規(guī)范：合同簽署應(yīng)遵循以下規(guī)范：*自然人簽字應(yīng)使用全名，并注明日期。*法人或其他組織應(yīng)加蓋公章或合同專(zhuān)用章，并由其法定代表人或授權(quán)委托人簽字，注明日期。涉及法定代表人授權(quán)的，應(yīng)查驗(yàn)授權(quán)委托書(shū)。*合同有多頁(yè)的，應(yīng)加蓋騎縫章或由各方逐頁(yè)小簽。3.用印管理：企業(yè)印章管理部門(mén)（通常為行政或辦公室）根據(jù)審批通過(guò)的合同及用印申請(qǐng)，核對(duì)無(wú)誤后加蓋相應(yīng)印章。嚴(yán)禁在空白合同或未經(jīng)審批的合同上蓋章。4.簽署備份：合同簽署后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)獲取合同原件，并將其中一份（或按規(guī)定份數(shù)）提交法務(wù)部門(mén)存檔。（五）合同履行與監(jiān)控1.履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門(mén)為合同履行的第一責(zé)任人，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，確保雙方嚴(yán)格按照合同約定履行各自義務(wù)。2.通知與催告：對(duì)于重要的履行節(jié)點(diǎn)（如付款、交貨、驗(yàn)收等），應(yīng)提前做好準(zhǔn)備。發(fā)現(xiàn)對(duì)方可能或已經(jīng)違約的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行溝通、催告，并保留相關(guān)證據(jù)。3.變更與解除：合同履行過(guò)程中，如需變更或解除合同，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面的變更或解除協(xié)議，按原合同審批流程履行審核審批手續(xù)。4.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：業(yè)務(wù)部門(mén)在合同履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)或潛在糾紛時(shí)，應(yīng)立即采取應(yīng)對(duì)措施，并及時(shí)向法務(wù)部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。5.履約記錄：業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)做好合同履行的書(shū)面記錄，妥善保管履行過(guò)程中的所有憑證（如訂單、送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證、往來(lái)函件等）。（六）合同變更、解除與終止1.變更條件：發(fā)生法律規(guī)定或合同約定的變更事由，或雙方協(xié)商一致同意變更的，可對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行變更。2.解除條件：出現(xiàn)法律規(guī)定或合同約定的解除情形，或雙方協(xié)商一致同意解除的，可解除合同。3.程序要求：合同的變更或解除，均應(yīng)采用書(shū)面形式，并履行與原合同訂立相同的審核審批程序。4.終止后處理：合同終止后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)做好善后工作，如清理債權(quán)債務(wù)、辦理結(jié)算、資料歸檔等。（七）合同檔案管理1.歸檔范圍：合同檔案包括但不限于：合同原件、相對(duì)方資質(zhì)文件、審批文件、談判記錄、補(bǔ)充協(xié)議、變更/解除協(xié)議、履約憑證、爭(zhēng)議解決文件等。2.歸檔要求：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將完整的合同檔案整理后移交法務(wù)部門(mén)（或企業(yè)檔案管理部門(mén)，具體根據(jù)企業(yè)規(guī)定）統(tǒng)一歸檔。檔案應(yīng)按年度、合同類(lèi)型、項(xiàng)目等進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、登記，做到查閱方便、安全保密。3.保管期限：合同檔案的保管期限應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定及企業(yè)檔案管理制度，重要合同應(yīng)永久保存。4.查閱管理：查閱、復(fù)制合同檔案須經(jīng)相應(yīng)權(quán)限審批，并辦理登記手續(xù)，嚴(yán)禁私自復(fù)制、涂改、抽取、損毀合同檔案。四、合同糾紛處理1.糾紛報(bào)告：發(fā)生合同糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)立即向法務(wù)部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并提交糾紛情況說(shuō)明、合同文本及相關(guān)證據(jù)材料。2.內(nèi)部會(huì)商：法務(wù)部門(mén)接到報(bào)告后，應(yīng)會(huì)同業(yè)務(wù)部門(mén)及相關(guān)部門(mén)對(duì)糾紛情況進(jìn)行分析評(píng)估，制定初步處理方案。3.協(xié)商解決：在維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的前提下，優(yōu)先考慮通過(guò)友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商達(dá)成一致的，應(yīng)簽訂書(shū)面和解協(xié)議。4.爭(zhēng)議解決：協(xié)商不成的，應(yīng)根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式（仲裁或訴訟），及時(shí)啟動(dòng)相應(yīng)法律程序。法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)具體的仲裁、訴訟事務(wù)處理，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)予以配合，提供必要的證據(jù)和支持。5.糾紛總結(jié)：糾紛處理完畢后，法務(wù)部門(mén)應(yīng)組織進(jìn)行總結(jié)分析，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同管理及風(fēng)險(xiǎn)防范措施。五、合同標(biāo)準(zhǔn)化與模板管理1.標(biāo)準(zhǔn)文本制定：法務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，組織制定和修訂各類(lèi)常用的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，明確各標(biāo)準(zhǔn)文本的適用范圍。2.模板管理：標(biāo)準(zhǔn)合同文本由法務(wù)部門(mén)統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)布和管理。各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本，不得擅自修改。確需修改的，應(yīng)報(bào)請(qǐng)法務(wù)部門(mén)審核。3.動(dòng)態(tài)更新：法務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)發(fā)展及合同履行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，定期對(duì)標(biāo)準(zhǔn)合同文本進(jìn)行評(píng)審和修訂。六、監(jiān)督與責(zé)任1.監(jiān)督檢查：法務(wù)部門(mén)定期或不定期對(duì)各部門(mén)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查結(jié)果納入企業(yè)相關(guān)考核體系。2.責(zé)任追究：對(duì)于在合同管理過(guò)程中因故意或重大過(guò)失導(dǎo)致企業(yè)損失的，按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定追究