會(huì)議紀(jì)要撰寫及存檔標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類正式會(huì)議的紀(jì)要撰寫與存檔管理，包括但不限于：部門周例會(huì)、月度/季度工作推進(jìn)會(huì)、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)/評審會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、專題研討會(huì)、高層決策會(huì)等。典型應(yīng)用場景：日常管理：通過會(huì)議紀(jì)要固化部門工作計(jì)劃、任務(wù)分工及進(jìn)度要求，保證執(zhí)行有據(jù)可依；項(xiàng)目協(xié)作：明確項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、責(zé)任主體及交付標(biāo)準(zhǔn)，為跨部門溝通提供書面依據(jù)；決策追溯：記錄重大事項(xiàng)的討論過程、決議內(nèi)容及執(zhí)行路徑，便于后續(xù)復(fù)盤與責(zé)任界定；合規(guī)存檔：滿足企業(yè)內(nèi)部審計(jì)、流程追溯及知識(shí)沉淀需求，避免因口頭溝通導(dǎo)致的信息偏差或遺漏。二、會(huì)議紀(jì)要撰寫及存檔全流程操作指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確信息，預(yù)設(shè)框架獲取會(huì)議基礎(chǔ)信息提前向會(huì)議組織者（如部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理）確認(rèn)會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)（線上/線下）、參會(huì)人員（含主持人、記錄人）、會(huì)議目標(biāo)及核心議題。若為常規(guī)例會(huì)，可直接沿用往期會(huì)議模板；若為專題會(huì)議，需根據(jù)議題調(diào)整紀(jì)要框架。準(zhǔn)備記錄工具與模板電子記錄：優(yōu)先使用企業(yè)協(xié)作平臺(tái)（如釘釘、飛書）內(nèi)置的會(huì)議紀(jì)要模板，或提前標(biāo)準(zhǔn)化模板（見第三章），支持實(shí)時(shí)編輯與多人協(xié)作；紙質(zhì)記錄：準(zhǔn)備帶格式的會(huì)議記錄本，標(biāo)注頁碼、日期及會(huì)議主題，關(guān)鍵議題預(yù)留記錄空間。梳理會(huì)議材料提前獲取會(huì)議議程、背景資料（如項(xiàng)目方案、數(shù)據(jù)報(bào)表），熟悉議題邏輯，預(yù)判討論重點(diǎn)，避免記錄時(shí)因信息不熟悉導(dǎo)致遺漏。（二）會(huì)中記錄：抓準(zhǔn)核心，詳略得當(dāng)聚焦關(guān)鍵信息，避免“流水賬”必記內(nèi)容：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人、參會(huì)人員（含缺席人員及原因）、核心議題、討論要點(diǎn)（不同觀點(diǎn)及共識(shí)）、決議事項(xiàng)（明確結(jié)論，避免模糊表述）、待辦事項(xiàng)（任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間）、下次會(huì)議安排（若有）。可不記內(nèi)容：與主題無關(guān)的閑聊、重復(fù)性發(fā)言、過于細(xì)節(jié)的討論過程（除非涉及關(guān)鍵爭議點(diǎn)）。采用“關(guān)鍵詞+短句”速記法用符號、縮寫提升記錄效率（如“√”表示同意，“×”表示反對，“→”表示行動(dòng)項(xiàng)，“？”表示待確認(rèn)），會(huì)后1小時(shí)內(nèi)根據(jù)記憶補(bǔ)充完整，保證信息準(zhǔn)確。示例：討論“Q3市場推廣方案”，記錄“：增加短視頻投放（預(yù)算15萬，負(fù)責(zé)人，9月底前完成方案）→：需同步法務(wù)審核合同細(xì)節(jié)（負(fù)責(zé)，9月20日前反饋）”。確認(rèn)存檔需求若會(huì)議涉及敏感信息（如未公開決策、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)），需提前明確“內(nèi)部公開”“僅限參會(huì)人員”等密級，記錄時(shí)標(biāo)注“保密”字樣。（三）會(huì)后整理：核對信息，規(guī)范輸出24小時(shí)內(nèi)完成初稿撰寫按會(huì)議邏輯順序整理內(nèi)容：會(huì)議基本信息→議程→各議題討論與決議→待辦事項(xiàng)→會(huì)議總結(jié)→附件（如會(huì)議PPT、簽到表等）。語言需客觀、簡潔，避免主觀評價(jià)（如“的提議不合理”改為“提出不同觀點(diǎn)，認(rèn)為方案需優(yōu)化環(huán)節(jié)”）。關(guān)鍵信息交叉驗(yàn)證與主持人核對決議事項(xiàng)、待辦事項(xiàng)的準(zhǔn)確性，特別是負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間等核心要素，避免因記錄偏差導(dǎo)致執(zhí)行混亂；若有爭議點(diǎn)，需標(biāo)注“待確認(rèn)”并同步至相關(guān)人員，補(bǔ)充說明后再定稿。標(biāo)準(zhǔn)化排版與審核標(biāo)題格式：“[會(huì)議類型]會(huì)議紀(jì)要-[主題]-[日期]”（例：“部門周例會(huì)會(huì)議紀(jì)要-9月第1周-20230905”）；層級清晰：一級標(biāo)題（一、二、三）、二級標(biāo)題（1.2.3.）、三級標(biāo)題（（1）（2）（3)），待辦事項(xiàng)單獨(dú)列表（含任務(wù)、負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間）；提交部門負(fù)責(zé)人或會(huì)議主持人審核，確認(rèn)無誤后簽字（電子版需添加審批備注）。（四）存檔管理：分類存儲(chǔ)，便于追溯存檔路徑與權(quán)限電子存檔：按“年份-月份-會(huì)議類型”文件夾分類存放（例：“2023-09-部門例會(huì)”），存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器或云盤，設(shè)置“查閱+”權(quán)限（僅相關(guān)人員可訪問）；紙質(zhì)存檔：打印簽字版后，交由行政部門統(tǒng)一歸檔，按“年度-會(huì)議類型”編碼（例：“2023-BL-001”），標(biāo)注“會(huì)議紀(jì)要”字樣及日期。存檔期限日常會(huì)議紀(jì)要：保存至少2年，便于工作復(fù)盤；項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要：保存至項(xiàng)目結(jié)束后3年，配合項(xiàng)目審計(jì)與驗(yàn)收；涉及重大決策、合規(guī)要求的會(huì)議紀(jì)要：永久保存。借閱與銷毀借閱需填寫《會(huì)議紀(jì)要借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，由檔案管理員登記借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間；超過保存期限的紀(jì)要，需提交《檔案銷毀申請》，經(jīng)行政部、法務(wù)部聯(lián)合審批后，由2人以上監(jiān)督銷毀，并記錄銷毀過程。三、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化模板（含填寫示例）會(huì)議紀(jì)要基本信息會(huì)議主題部門Q3工作推進(jìn)會(huì)會(huì)議時(shí)間2023年9月5日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A（線上會(huì)議：騰訊會(huì)議號X）主持人*（部門經(jīng)理）記錄人*（行政專員）參會(huì)人員（產(chǎn)品經(jīng)理）、（運(yùn)營主管）、（技術(shù)負(fù)責(zé)人）、（財(cái)務(wù)專員）缺席人員及原因*（設(shè)計(jì)主管）-因客戶現(xiàn)場需求調(diào)研無法參會(huì)會(huì)議目標(biāo)1.回顧Q2工作完成情況；2.明確Q3重點(diǎn)工作計(jì)劃；3.協(xié)調(diào)資源需求。會(huì)議議程與討論記錄議程討論要點(diǎn)決議事項(xiàng)待辦事項(xiàng)1.Q2工作復(fù)盤：Q2用戶增長完成率85%（目標(biāo)100%），主要因渠道推廣延遲；：技術(shù)團(tuán)隊(duì)已修復(fù)3個(gè)核心bug，用戶滿意度提升至92%。1.渠道推廣延遲需在Q3第一周追回進(jìn)度；2.技術(shù)團(tuán)隊(duì)持續(xù)監(jiān)控系統(tǒng)穩(wěn)定性。1.負(fù)責(zé)：9月12日前提交渠道推廣追回方案；2.負(fù)責(zé)：每周五輸出系統(tǒng)穩(wěn)定性周報(bào)。2.Q3重點(diǎn)工作計(jì)劃：計(jì)劃新增2個(gè)用戶增長活動(dòng)（預(yù)算20萬），需財(cái)務(wù)部審批；：技術(shù)團(tuán)隊(duì)需9月底前完成新版本開發(fā)。1.Q3核心目標(biāo)：用戶增長120%，收入提升15%；2.優(yōu)先保障新版本開發(fā)進(jìn)度。1.負(fù)責(zé)：9月8日前提交Q3活動(dòng)預(yù)算表；2.負(fù)責(zé)：9月30日前完成新版本V1.0上線。3.資源協(xié)調(diào)：申請?jiān)黾?名運(yùn)營專員（當(dāng)前團(tuán)隊(duì)3人，需支持2個(gè)活動(dòng)）；：需法務(wù)部提前審核活動(dòng)合規(guī)性。1.人力資源部9月15日前完成招聘需求評估；2.法務(wù)部9月10日前提供活動(dòng)合規(guī)指引。1.負(fù)責(zé)：9月6日前提交招聘需求申請；2.負(fù)責(zé)：跟進(jìn)法務(wù)部合規(guī)指引進(jìn)度。會(huì)議總結(jié)本次會(huì)議明確了Q3工作目標(biāo)與分工，各部門需按待辦事項(xiàng)推進(jìn)，重點(diǎn)保障用戶增長活動(dòng)與新版本開發(fā)進(jìn)度。下次會(huì)議時(shí)間為9月12日14:00，主題為“Q3第一周進(jìn)度復(fù)盤”。附件Q2工作完成情況報(bào)表；2.Q3重點(diǎn)工作計(jì)劃草案；3.會(huì)議簽到表。主持人簽字：__________記錄人簽字：__________日期：2023年9月5日四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題規(guī)避（一）內(nèi)容準(zhǔn)確性：避免“想當(dāng)然”補(bǔ)充信息禁止根據(jù)個(gè)人理解虛構(gòu)討論內(nèi)容或決議，對不確定的信息（如負(fù)責(zé)人、時(shí)間）必須與參會(huì)人核實(shí)后再記錄；待辦事項(xiàng)的“截止時(shí)間”需明確到日（如“9月30日”而非“月底”），避免模糊表述導(dǎo)致執(zhí)行延誤。（二）語言規(guī)范性：客觀中立，邏輯清晰使用第三人稱敘述，避免“我認(rèn)為”“我覺得”等主觀表述；長段落需拆分為短句，按“議題-討論-決議”邏輯分層，每部分不超過3行，便于快速閱讀。（三）責(zé)任可追溯：保證“事事有人管，件件有落地”待辦事項(xiàng)必須明確“負(fù)責(zé)人”（禁止用“相關(guān)負(fù)責(zé)”“團(tuán)隊(duì)配合”等模糊表述），若多人協(xié)作，需標(biāo)注第一負(fù)責(zé)人；涉及跨部門協(xié)作的任務(wù)，需抄送部門負(fù)責(zé)人，保證資源協(xié)調(diào)到位。（四）保密與合規(guī)：嚴(yán)守敏感信息底線未經(jīng)允許，不得將涉密會(huì)議紀(jì)要（如未公開的戰(zhàn)略調(diào)整、人員變動(dòng)）外傳給非參會(huì)人員；存檔時(shí)需加密電子文件，紙質(zhì)紀(jì)要存放在