中央會務(wù)接待管理辦法一、總則（一）目的為了進(jìn)一步規(guī)范中央會務(wù)接待工作，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，確保各類會議、活動的順利進(jìn)行，展示中央機(jī)關(guān)的良好形象，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于中央機(jī)關(guān)各部門、各單位舉辦或承辦的各類會議、活動的接待工作，包括國內(nèi)會議、國際會議、重要來訪接待等。（三）基本原則1.規(guī)范有序原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行會務(wù)接待，確保各項(xiàng)工作有條不紊。2.熱情周到原則：以熱情、細(xì)致的服務(wù)，滿足參會人員和來訪客人的合理需求。3.勤儉節(jié)約原則：合理安排經(jīng)費(fèi)，杜絕鋪張浪費(fèi)，提高資金使用效益。4.安全保密原則：確保會議、活動場所及相關(guān)人員的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、會務(wù)接待組織與職責(zé)（一）組織架構(gòu)成立中央會務(wù)接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由中央機(jī)關(guān)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，負(fù)責(zé)日常工作的協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。（二）職責(zé)分工1.領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌中央會務(wù)接待工作。審定重要會議、活動的接待方案。協(xié)調(diào)解決接待工作中的重大問題。2.辦公室職責(zé)制定和完善會務(wù)接待工作制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。組織實(shí)施日常會務(wù)接待工作，包括方案制定、任務(wù)分配、現(xiàn)場協(xié)調(diào)等。負(fù)責(zé)接待經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制、審核和管理。對接待工作進(jìn)行總結(jié)和評估，提出改進(jìn)建議。3.相關(guān)部門職責(zé)會議組織部門：負(fù)責(zé)會議的籌備、議程安排等工作，提供參會人員名單和相關(guān)信息。后勤保障部門：負(fù)責(zé)會議、活動場所的布置、設(shè)備設(shè)施的保障、餐飲住宿安排等。安全保衛(wèi)部門：負(fù)責(zé)會議、活動場所的安全保衛(wèi)工作，制定安全預(yù)案并組織實(shí)施。宣傳部門：負(fù)責(zé)會議、活動的宣傳報道工作，把握宣傳口徑。外事部門：負(fù)責(zé)國際會議、來訪外賓的接待工作，按照外事規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、會議接待準(zhǔn)備（一）信息收集1.在接到會議接待任務(wù)后，及時與會議組織部門溝通，了解會議的主題、時間、地點(diǎn)、參會人員規(guī)模、議程安排等詳細(xì)信息。2.收集參會人員的基本情況，如姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式、特殊需求等。（二）方案制定1.根據(jù)收集到的信息，制定詳細(xì)的會議接待方案，包括接待流程、人員分工、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、安全保障措施等。2.接待方案應(yīng)報領(lǐng)導(dǎo)小組審定后實(shí)施。（三）場地布置1.根據(jù)會議的性質(zhì)和規(guī)模，合理選擇會議場地，并進(jìn)行精心布置。2.會議場地應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如音響、燈光、投影儀、桌椅等，確保正常使用。3.在會議場地設(shè)置指示牌、引導(dǎo)標(biāo)識等，方便參會人員進(jìn)出。（四）餐飲住宿安排1.根據(jù)會議的時間安排和參會人員的需求，合理安排餐飲，確保飲食安全、衛(wèi)生、營養(yǎng)。2.提供多種住宿選擇，滿足不同參會人員的需求，確保住宿環(huán)境舒適、安靜。3.提前與餐飲、住宿供應(yīng)商簽訂合同，明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和費(fèi)用結(jié)算方式。（五）資料準(zhǔn)備1.根據(jù)會議議程，準(zhǔn)備相關(guān)的會議資料，如會議文件、發(fā)言稿、宣傳資料等。2.會議資料應(yīng)提前裝訂成冊，放置在會議桌上，方便參會人員查閱。（六）人員培訓(xùn)1.對參與會議接待的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉接待方案、工作流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括禮儀規(guī)范、溝通技巧、應(yīng)急處理等，提高工作人員的服務(wù)水平和綜合素質(zhì)。四、會議接待實(shí)施（一）報到接待1.在會議報到地點(diǎn)安排專人負(fù)責(zé)接待，引導(dǎo)參會人員辦理報到手續(xù)，發(fā)放會議資料和相關(guān)物品。2.對參會人員的特殊需求進(jìn)行及時處理，如安排特殊通道、提供特殊服務(wù)等。（二）會議服務(wù)1.在會議期間，安排專人負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場的服務(wù)工作，如茶水供應(yīng)、設(shè)備操作、秩序維護(hù)等。2.及時收集參會人員的意見和建議，對會議服務(wù)進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。（三）餐飲服務(wù)1.按照預(yù)定的餐飲標(biāo)準(zhǔn)和菜單，為參會人員提供優(yōu)質(zhì)的餐飲服務(wù)。2.加強(qiáng)對餐飲供應(yīng)商的監(jiān)督管理，確保食品安全。（四）住宿服務(wù)1.安排專人負(fù)責(zé)住宿區(qū)域的管理和服務(wù)，及時解決住宿人員的問題和需求。2.做好住宿區(qū)域的安全保衛(wèi)工作，確保住宿人員的人身和財產(chǎn)安全。（五）參觀考察安排1.根據(jù)會議安排和參會人員的需求，合理安排參觀考察活動。2.提前與參觀考察地點(diǎn)溝通協(xié)調(diào)，確?；顒禹樌M(jìn)行。3.安排專人負(fù)責(zé)參觀考察期間的引導(dǎo)和講解工作。（六）應(yīng)急處理1.制定應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.對可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，如火災(zāi)、地震、食品安全事故等，及時進(jìn)行處理，確保會議、活動的正常進(jìn)行。五、來訪接待（一）來訪信息收集1.提前了解來訪客人的基本情況，包括姓名、職務(wù)、來訪目的、行程安排等。2.與來訪客人的陪同人員進(jìn)行溝通，了解客人的特殊需求和注意事項(xiàng)。（二）接待方案制定1.根據(jù)來訪客人的情況，制定詳細(xì)的接待方案，包括接待規(guī)格、接待流程、陪同人員安排等。2.接待方案應(yīng)報領(lǐng)導(dǎo)小組審定后實(shí)施。（三）迎送安排1.根據(jù)來訪客人的身份和重要程度，安排相應(yīng)級別的領(lǐng)導(dǎo)前往機(jī)場、車站等迎送。2.迎送時應(yīng)遵循禮儀規(guī)范，體現(xiàn)熱情友好。（四）會見會談安排1.根據(jù)來訪客人的目的和需求，安排合適的會見會談活動。2.提前做好會見會談場所的準(zhǔn)備工作，確保環(huán)境整潔、設(shè)施齊全。3.安排專人負(fù)責(zé)會見會談的記錄和整理工作。（五）參觀考察安排1.根據(jù)來訪客人的興趣和需求，合理安排參觀考察活動。2.選擇具有代表性的參觀考察地點(diǎn)，展示中央機(jī)關(guān)的工作成果和特色。3.安排專人負(fù)責(zé)參觀考察期間的引導(dǎo)和講解工作。（六）宴請安排1.根據(jù)來訪客人的身份和接待規(guī)格，合理安排宴請活動。2.宴請應(yīng)遵循勤儉節(jié)約的原則，注重菜品質(zhì)量和文化內(nèi)涵。3.提前確定宴請菜單，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。（七）禮品贈送1.根據(jù)來訪客人的身份和接待規(guī)格，合理選擇禮品。2.禮品應(yīng)具有中國特色和文化內(nèi)涵，體現(xiàn)中央機(jī)關(guān)的良好形象。3.禮品贈送應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定和程序。六、經(jīng)費(fèi)管理（一）預(yù)算編制1.根據(jù)會議、活動的規(guī)模和接待標(biāo)準(zhǔn)，編制詳細(xì)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，包括場地租賃、餐飲住宿、交通、資料印刷、禮品贈送等費(fèi)用。2.經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)報領(lǐng)導(dǎo)小組審定后執(zhí)行。（二）經(jīng)費(fèi)使用1.嚴(yán)格按照經(jīng)費(fèi)預(yù)算使用經(jīng)費(fèi)，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出合理、合規(guī)。2.加強(qiáng)對經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督管理，定期進(jìn)行財務(wù)審計。（三）報銷結(jié)算1.會議、活動結(jié)束后，及時辦理經(jīng)費(fèi)報銷結(jié)算手續(xù)。2.報銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，符合財務(wù)制度的要求。七、安全保衛(wèi)與保密工作（一）安全保衛(wèi)1.制定安全保衛(wèi)工作方案，明確安全責(zé)任和防范措施。2.加強(qiáng)對會議、活動場所的安全檢查，確保消防、治安等設(shè)施設(shè)備完好。3.安排專人負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作，維護(hù)會議、活動現(xiàn)場的秩序。4.對重要會議、活動，可根據(jù)需要協(xié)調(diào)公安等部門提供安保支持。（二）保密工作1.嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，加強(qiáng)對會議、活動涉及的文件、資料、信息等的保密管理。2.對參會人員和工作人員進(jìn)行保密教育，明確保密責(zé)任。3.會議、活動期間，對涉及保密內(nèi)容的場所和設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格管控。八、監(jiān)督與評估（一）監(jiān)督檢查1.建立會務(wù)接待工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對會議、活動的接待工作進(jìn)行檢查。2.檢查內(nèi)容包括接待方案執(zhí)行情況、服務(wù)質(zhì)量、經(jīng)費(fèi)使用、安全保衛(wèi)等方面。3.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，確保接待工作規(guī)范有序。（二）評估總結(jié)1.會議、活動結(jié)束后，及時對接待工作進(jìn)行評估總結(jié)，收集參會人員和來訪客人