證據(jù)保全室管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司證據(jù)保全室的規(guī)范化管理，確保證據(jù)的安全、完整和有效，保障公司合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及證據(jù)保全相關(guān)工作的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：證據(jù)保全工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保證據(jù)的取得、保管和使用合法合規(guī)。2.安全性原則：采取必要措施保障證據(jù)的物理安全和信息安全，防止證據(jù)丟失、損毀、篡改或泄露。3.完整性原則：保證證據(jù)的原始狀態(tài)和相關(guān)信息的完整性，不遺漏重要證據(jù)。4.時(shí)效性原則：及時(shí)進(jìn)行證據(jù)保全工作，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成證據(jù)的收集、整理和保管，以滿足公司業(yè)務(wù)需要。二、證據(jù)保全室職責(zé)與人員配置（一）證據(jù)保全室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行證據(jù)保全工作流程和規(guī)范。2.接收、登記、保管各類證據(jù)資料，建立證據(jù)檔案。3.對(duì)證據(jù)進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，確保證據(jù)存放有序、便于查找。4.定期對(duì)證據(jù)進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)，確保證據(jù)的安全和完整。5.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，及時(shí)提供證據(jù)查閱、借閱等服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。6.協(xié)助公司內(nèi)部各部門進(jìn)行證據(jù)保全相關(guān)工作，提供技術(shù)支持和培訓(xùn)。7.配合外部司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等對(duì)證據(jù)的調(diào)取工作，按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）人員配置證據(jù)保全室設(shè)主任一名，全面負(fù)責(zé)證據(jù)保全室的管理工作。根據(jù)工作需要，配備若干專業(yè)保管人員，負(fù)責(zé)具體的證據(jù)保管、整理和服務(wù)工作。保管人員應(yīng)具備以下條件：1.具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)守公司機(jī)密。2.熟悉證據(jù)管理相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程。3.具備一定的檔案管理知識(shí)和技能，能夠熟練操作辦公軟件。4.經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，取得相應(yīng)的資格證書。三、證據(jù)的收集與接收（一）收集范圍公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、法律糾紛處理等過程中產(chǎn)生的各類具有證明作用的文件、資料、物品等，包括但不限于合同協(xié)議、往來信函、財(cái)務(wù)報(bào)表、視聽資料、電子數(shù)據(jù)、物證等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)證據(jù)的收集工作，確保收集的證據(jù)真實(shí)、完整、合法。2.收集證據(jù)時(shí)，應(yīng)要求提供證據(jù)的人員或部門填寫證據(jù)交接清單，詳細(xì)記錄證據(jù)的名稱、數(shù)量、來源、取得時(shí)間等信息。3.對(duì)于重要證據(jù)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，確保證據(jù)的安全性和可追溯性。4.收集的證據(jù)應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、刪除或損毀。如因特殊原因需要對(duì)證據(jù)進(jìn)行整理或標(biāo)注，應(yīng)在備注中說明情況，并確保不影響證據(jù)的真實(shí)性和完整性。（三）接收流程1.證據(jù)收集人員將收集到的證據(jù)提交至證據(jù)保全室時(shí)，保管人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保與證據(jù)交接清單一致。2.核對(duì)無(wú)誤后，保管人員在證據(jù)交接清單上簽字確認(rèn)，并為證據(jù)建立唯一的編號(hào)。3.保管人員按照證據(jù)的類別、性質(zhì)等進(jìn)行分類存放，并及時(shí)錄入證據(jù)管理系統(tǒng)，記錄證據(jù)的基本信息、存放位置等。四、證據(jù)的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.證據(jù)保全室應(yīng)具備安全、穩(wěn)定、適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，溫度、濕度應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.室內(nèi)應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保證據(jù)的安全存儲(chǔ)。3.證據(jù)應(yīng)存放在專門的存儲(chǔ)設(shè)備中，如文件柜、保險(xiǎn)柜、存儲(chǔ)服務(wù)器等，并按照不同類別和編號(hào)進(jìn)行有序排列。（二）保管方式1.物證應(yīng)妥善保管，確保其外觀、性能等不受損壞。對(duì)于易變質(zhì)、易損壞的物證，應(yīng)采取相應(yīng)的保護(hù)措施，并定期進(jìn)行檢查。2.書證、視聽資料、電子數(shù)據(jù)等應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，并建立備份機(jī)制。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)分別存放在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的證據(jù)，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制查閱人員范圍，并做好查閱記錄。（三）定期檢查與盤點(diǎn)1.保管人員應(yīng)定期對(duì)證據(jù)進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括證據(jù)的存放狀態(tài)、完整性、安全性等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.每月末應(yīng)對(duì)證據(jù)進(jìn)行一次盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，上報(bào)證據(jù)保全室主任。3.每年應(yīng)對(duì)證據(jù)保全室的存儲(chǔ)環(huán)境、設(shè)施設(shè)備等進(jìn)行全面檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。五、證據(jù)的查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱證據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫證據(jù)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、證據(jù)名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至證據(jù)保全室。2.證據(jù)保全室主任對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，指定保管人員陪同查閱人員到證據(jù)保全室進(jìn)行查閱。3.查閱人員只能在證據(jù)保全室內(nèi)查閱證據(jù)，不得擅自將證據(jù)帶出室外。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)證據(jù)保全室主任批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成查閱工作，查閱完畢后，將證據(jù)歸還保管人員，并在證據(jù)查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱流程1.因特殊原因需要借閱證據(jù)的，應(yīng)填寫證據(jù)借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和證據(jù)保全室主任審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)持有效證件到證據(jù)保全室辦理借閱手續(xù)，保管人員將借閱的證據(jù)交付借閱人員，并在證據(jù)借閱登記表上記錄相關(guān)信息。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的證據(jù)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于與借閱目的無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。如因保管不善導(dǎo)致證據(jù)丟失、損毀的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還證據(jù)。如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、證據(jù)的銷毀（一）銷毀條件1.證據(jù)已超過保存期限，且公司不再需要留存。2.證據(jù)已失去證明作用，且無(wú)保存價(jià)值。3.因法律法規(guī)或公司規(guī)定的其他原因需要銷毀的證據(jù)。（二）銷毀程序1.由證據(jù)保全室提出證據(jù)銷毀申請(qǐng)，填寫證據(jù)銷毀申請(qǐng)表，詳細(xì)說明銷毀證據(jù)的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)證據(jù)保全室主任審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，證據(jù)保全室組織實(shí)施證據(jù)銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行全程記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀方式等。3.對(duì)于電子數(shù)據(jù)等證據(jù)，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進(jìn)行徹底銷毀，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀完成后，參與銷毀的人員應(yīng)在證據(jù)銷毀登記表上簽字確認(rèn)，并將證據(jù)銷毀申請(qǐng)表、證據(jù)銷毀登記表等相關(guān)資料歸檔保存。七、證據(jù)保全室的安全管理（一）人員安全管理1.進(jìn)入證據(jù)保全室的人員應(yīng)進(jìn)行身份登記，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.保管人員應(yīng)熟悉安全操作規(guī)程，掌握基本的安全防范知識(shí)和技能，確保自身安全。3.如遇突發(fā)事件，保管人員應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案及時(shí)采取措施，并向上級(jí)報(bào)告。（二）設(shè)施設(shè)備安全管理1.定期對(duì)證據(jù)保全室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。2.安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對(duì)證據(jù)保全室的出入情況、內(nèi)部環(huán)境等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。3.對(duì)防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和測(cè)試，確保其性能良好。（三）信息安全管理1.建立健全證據(jù)保全室信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子證據(jù)的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全管理。2.對(duì)涉及證據(jù)的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。3.限制證據(jù)管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)行操作，并做好操作記錄。4.定期對(duì)證據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。八、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)證據(jù)保全室的管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查證據(jù)的收集、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.證據(jù)保全室應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)工作情況，接受公司內(nèi)部的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）考核機(jī)制1.建立證據(jù)保全室工作人員考核制度，對(duì)保管人員的工作表現(xiàn)、業(yè)