超市共享采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為了優(yōu)化超市采購(gòu)管理流程，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，實(shí)現(xiàn)資源共享，特制定本管理辦法。本辦法旨在規(guī)范超市采購(gòu)行為，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和經(jīng)濟(jì)性，保障超市運(yùn)營(yíng)的順利進(jìn)行，為顧客提供優(yōu)質(zhì)、低價(jià)的商品。（二）適用范圍本辦法適用于超市總部及各門店的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于食品、日用品、生鮮、服裝、家電等各類商品的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.經(jīng)濟(jì)性原則：在保證商品質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購(gòu)流程、集中采購(gòu)、與供應(yīng)商談判等方式，降低采購(gòu)成本，提高超市的經(jīng)濟(jì)效益。3.公平公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商有平等的機(jī)會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)，不得偏袒任何一方。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：嚴(yán)格把控商品質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)的商品符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和超市的經(jīng)營(yíng)要求。5.資源共享原則：建立超市內(nèi)部采購(gòu)資源共享平臺(tái)，整合各門店的采購(gòu)需求，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息、供應(yīng)商資源、采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)等的共享，提高整體采購(gòu)效率。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門設(shè)置超市設(shè)立專門的采購(gòu)部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理超市的采購(gòu)工作。采購(gòu)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，可下設(shè)食品采購(gòu)組、日用品采購(gòu)組、生鮮采購(gòu)組、服裝采購(gòu)組、家電采購(gòu)組等不同的采購(gòu)小組，分別負(fù)責(zé)各類商品的采購(gòu)工作。（二）采購(gòu)部門職責(zé)1.制定采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)超市的銷售數(shù)據(jù)、市場(chǎng)趨勢(shì)、庫(kù)存狀況等，制定年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)商品的種類、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算等。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評(píng)估、選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)估，確保供應(yīng)商的供貨能力和商品質(zhì)量。3.采購(gòu)談判與合同簽訂：與供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格、交貨期、付款方式等條款，簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.采購(gòu)執(zhí)行：按照采購(gòu)計(jì)劃和合同要求，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)商品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。5.采購(gòu)成本控制：通過市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商談判、集中采購(gòu)等方式，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。6.采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理：識(shí)別、評(píng)估采購(gòu)過程中的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價(jià)格波動(dòng)等，并采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。7.采購(gòu)信息管理：收集、整理、分析采購(gòu)信息，建立采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)，為超市的決策提供支持。8.與其他部門協(xié)作：與超市的銷售部門、庫(kù)存管理部門、財(cái)務(wù)部門等密切協(xié)作，確保采購(gòu)工作與其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的順暢銜接。（三）其他部門職責(zé)1.銷售部門：及時(shí)向采購(gòu)部門反饋市場(chǎng)需求信息、銷售數(shù)據(jù)和顧客反饋，協(xié)助采購(gòu)部門制定采購(gòu)計(jì)劃。2.庫(kù)存管理部門：定期向采購(gòu)部門提供庫(kù)存狀況報(bào)告，協(xié)助采購(gòu)部門控制庫(kù)存水平，避免庫(kù)存積壓或缺貨。3.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、合同付款條款，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況，確保采購(gòu)活動(dòng)的資金安全。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)需求提出1.門店需求：各門店根據(jù)銷售情況、庫(kù)存狀況和市場(chǎng)需求，每周定期向采購(gòu)部門提交采購(gòu)需求清單，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等。2.銷售部門需求：銷售部門根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研、促銷活動(dòng)計(jì)劃等，向采購(gòu)部門提出特殊商品的采購(gòu)需求或采購(gòu)建議。3.庫(kù)存管理部門需求：庫(kù)存管理部門根據(jù)庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、安全庫(kù)存等指標(biāo)，向采購(gòu)部門提出補(bǔ)貨需求或庫(kù)存調(diào)整建議。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門收到采購(gòu)需求后，進(jìn)行匯總、分析和審核，結(jié)合超市的銷售目標(biāo)、庫(kù)存狀況、市場(chǎng)趨勢(shì)等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)商品的種類、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算、采購(gòu)時(shí)間等，并報(bào)超市管理層審批。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商開發(fā)：采購(gòu)部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、客戶介紹等，建立供應(yīng)商資源庫(kù)。2.供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。對(duì)于符合基本要求的供應(yīng)商，采購(gòu)部門安排實(shí)地考察，進(jìn)一步了解供應(yīng)商的實(shí)際情況。3.供應(yīng)商選擇：采購(gòu)部門根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇若干家合格的供應(yīng)商作為采購(gòu)對(duì)象，并與其進(jìn)行采購(gòu)談判。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的綜合實(shí)力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格優(yōu)勢(shì)、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇到最合適的供應(yīng)商。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)談判：采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，談判內(nèi)容包括采購(gòu)價(jià)格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)部門應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，掌握談判技巧，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。2.合同簽訂：采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如銷售部門、庫(kù)存管理部門、財(cái)務(wù)部門等。（五）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)訂單下達(dá)：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)商品的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等。采購(gòu)訂單下達(dá)后，應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量發(fā)貨。2.到貨驗(yàn)收：采購(gòu)商品到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知庫(kù)存管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。商品到貨后，庫(kù)存管理部門按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)商品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查商品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合采購(gòu)合同要求。如發(fā)現(xiàn)商品存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。3.入庫(kù)處理：驗(yàn)收合格的商品辦理入庫(kù)手續(xù)，庫(kù)存管理部門按照規(guī)定的庫(kù)存管理方法進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。入庫(kù)商品應(yīng)及時(shí)錄入庫(kù)存管理系統(tǒng)，更新庫(kù)存信息。4.付款結(jié)算：財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和入庫(kù)驗(yàn)收單，審核采購(gòu)付款申請(qǐng)，按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)向供應(yīng)商支付貨款。付款結(jié)算過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)管理制度，確保付款的準(zhǔn)確性和安全性。（六）采購(gòu)績(jī)效評(píng)估1.建立評(píng)估指標(biāo)體系：采購(gòu)部門建立采購(gòu)績(jī)效評(píng)估指標(biāo)體系，包括采購(gòu)成本、采購(gòu)質(zhì)量、交貨期、供應(yīng)商滿意度等指標(biāo)。2.定期評(píng)估：采購(gòu)部門定期對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，分析采購(gòu)工作的成效和存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。3.反饋與改進(jìn)：采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門和人員，作為采購(gòu)決策、供應(yīng)商管理、績(jī)效考核等工作的參考依據(jù)。對(duì)于評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問題，采購(gòu)部門應(yīng)制定針對(duì)性的改進(jìn)措施，持續(xù)優(yōu)化采購(gòu)流程，提高采購(gòu)績(jī)效。四、共享采購(gòu)管理（一）共享采購(gòu)平臺(tái)建設(shè)1.建立共享采購(gòu)信息系統(tǒng)：超市建立統(tǒng)一的共享采購(gòu)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)需求、采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商信息、采購(gòu)訂單、庫(kù)存信息等的實(shí)時(shí)共享和動(dòng)態(tài)管理。各門店和采購(gòu)部門可以通過信息系統(tǒng)查詢和發(fā)布采購(gòu)信息，進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)操作。2.整合供應(yīng)商資源：采購(gòu)部門對(duì)超市內(nèi)部各門店的供應(yīng)商資源進(jìn)行整合，建立共享供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。通過共享供應(yīng)商資源，避免重復(fù)開發(fā)供應(yīng)商，降低采購(gòu)成本，提高供應(yīng)商的忠誠(chéng)度和合作效率。3.共享采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)：采購(gòu)部門定期組織采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)和培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)各門店采購(gòu)人員之間的交流與學(xué)習(xí)。同時(shí)，建立采購(gòu)知識(shí)庫(kù)，收集和整理采購(gòu)相關(guān)的政策法規(guī)、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、采購(gòu)技巧等知識(shí)，供采購(gòu)人員隨時(shí)查閱和學(xué)習(xí)。（二）集中采購(gòu)與聯(lián)合采購(gòu)1.集中采購(gòu)：對(duì)于通用性強(qiáng)、采購(gòu)量大的商品，如食品、日用品等，實(shí)行集中采購(gòu)。采購(gòu)部門統(tǒng)一組織采購(gòu)活動(dòng)，與供應(yīng)商進(jìn)行集中談判，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格和條件。集中采購(gòu)可以降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，增強(qiáng)超市與供應(yīng)商的談判能力。2.聯(lián)合采購(gòu)：對(duì)于一些特殊商品或采購(gòu)量較小的商品，各門店可以聯(lián)合起來(lái)進(jìn)行采購(gòu)。聯(lián)合采購(gòu)可以整合采購(gòu)需求，增加采購(gòu)量，從而獲得更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。聯(lián)合采購(gòu)由采購(gòu)部門牽頭組織，各門店共同參與采購(gòu)談判和合同簽訂等工作。（三）共享庫(kù)存管理1.建立共享庫(kù)存信息平臺(tái)：超市建立共享庫(kù)存信息平臺(tái)，實(shí)時(shí)監(jiān)控各門店的庫(kù)存狀況。各門店可以通過信息平臺(tái)查詢其他門店的庫(kù)存信息，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存資源的共享。2.庫(kù)存調(diào)劑：當(dāng)某門店出現(xiàn)庫(kù)存短缺時(shí)，可以通過共享庫(kù)存信息平臺(tái)查詢其他門店是否有多余的庫(kù)存。如有多余庫(kù)存，可進(jìn)行庫(kù)存調(diào)劑，由庫(kù)存多余的門店將商品調(diào)至庫(kù)存短缺的門店，以滿足銷售需求。庫(kù)存調(diào)劑可以減少庫(kù)存積壓，提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，降低庫(kù)存成本。五、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.建立風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制：采購(gòu)部門定期對(duì)采購(gòu)過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)、法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：采購(gòu)部門對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理：選擇多家合格的供應(yīng)商，避免對(duì)單一供應(yīng)商過度依賴；與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任；定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理：嚴(yán)格把控采購(gòu)商品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，確保采購(gòu)商品符合質(zhì)量要求；建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時(shí)處理質(zhì)量問題。3.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管理：關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款；建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，當(dāng)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大時(shí)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略；合理控制庫(kù)存水平，避免因價(jià)格波動(dòng)導(dǎo)致庫(kù)存價(jià)值損失。4.交貨期風(fēng)險(xiǎn)管理：在采購(gòu)合同中明確交貨期要求，并約定違約責(zé)任；加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)了解訂單執(zhí)行情況；對(duì)于重要商品或交貨期敏感的商品，可要求供應(yīng)商提供備貨計(jì)劃或進(jìn)度報(bào)告，以便及時(shí)掌握交貨動(dòng)態(tài)。5.法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)管理：采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策的學(xué)習(xí)與研究，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)；在采購(gòu)合同中明確雙方應(yīng)遵守的法律法規(guī)和政策要求；定期對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審查，避免出現(xiàn)違法違規(guī)條款。六、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.設(shè)立監(jiān)督崗位：超市設(shè)立專門的采購(gòu)監(jiān)督崗位，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督。監(jiān)督人員應(yīng)獨(dú)立于采購(gòu)部門，具備專業(yè)的采購(gòu)知識(shí)和監(jiān)督技能。2.監(jiān)督內(nèi)容：監(jiān)督采購(gòu)部門是否按照本管理辦法和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)，包括采購(gòu)計(jì)劃的制定、供應(yīng)商的選擇與評(píng)估、采購(gòu)談判與合同簽訂、采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估等環(huán)節(jié)。監(jiān)督采購(gòu)過程是否公平、公正、公開，是否存在違規(guī)操作、利益輸送等問題。3.監(jiān)督方式：監(jiān)督人員可通過查閱采購(gòu)文件、合同、訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料，實(shí)地考察供應(yīng)商，與采購(gòu)人員、供應(yīng)商、相關(guān)部門人員進(jìn)行溝通等方式進(jìn)行監(jiān)督。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）內(nèi)部審計(jì)1.定期審計(jì)：超市內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，審查采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性、效益性。審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)成本的控制情況、采購(gòu)績(jī)效的評(píng)估情況等。2.專項(xiàng)審計(jì)：對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目或存在問題的采購(gòu)環(huán)節(jié)，內(nèi)部審計(jì)部門可開展專項(xiàng)審計(jì)，深入調(diào)查問題原因，提出審計(jì)建議和整改措施。3.審計(jì)