追溯性材料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司追溯性材料的管理，確保產(chǎn)品質量可追溯，保障消費者權益，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及追溯性材料的采購、生產(chǎn)、儲存、銷售及使用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，確保追溯性材料管理活動合法合規(guī)。2.準確性原則：追溯性材料信息應準確、完整、真實，能夠清晰反映產(chǎn)品的來源、流向及相關質量信息。3.及時性原則：及時記錄和更新追溯性材料信息，保證在需要時能夠快速、有效地提供追溯支持。4.保密性原則：涉及追溯性材料的商業(yè)秘密和敏感信息應予以嚴格保密，防止信息泄露。二、追溯性材料定義及分類（一）定義追溯性材料是指能夠提供產(chǎn)品生產(chǎn)、加工、流通等過程相關信息，以便在需要時實現(xiàn)產(chǎn)品追溯的各類材料，包括但不限于原材料采購憑證、生產(chǎn)記錄、檢驗報告、銷售發(fā)票、物流單據(jù)等。（二）分類1.原材料追溯性材料：涵蓋原材料采購訂單、供應商資質證明、原材料檢驗報告、進貨發(fā)票等，用于追溯產(chǎn)品所使用原材料的來源、質量狀況等。2.生產(chǎn)過程追溯性材料：包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)批次記錄、設備運行記錄、人員操作記錄、半成品檢驗報告等，可追蹤產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中的各個環(huán)節(jié)及質量控制情況。3.銷售追溯性材料：主要有銷售合同、銷售發(fā)票、發(fā)貨單、物流運單等，用于追溯產(chǎn)品的銷售去向及客戶信息。4.其他追溯性材料：如產(chǎn)品召回記錄、質量投訴處理記錄等，為產(chǎn)品質量追溯及問題處理提供補充信息。三、職責分工（一）采購部門1.負責采購追溯性材料的收集、整理和保管，確保采購憑證真實、完整。2.向供應商明確追溯性材料的提供要求，督促供應商按時、準確提供相關材料。3.建立采購追溯性材料臺賬，記錄采購日期、供應商名稱、材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量狀況等信息。（二）生產(chǎn)部門1.負責生產(chǎn)過程中追溯性材料的詳細記錄，包括生產(chǎn)批次、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)設備、操作人員、工藝參數(shù)、半成品及成品檢驗情況等。2.確保生產(chǎn)追溯性材料的及時填寫和傳遞，保證記錄的準確性和完整性。3.配合其他部門進行產(chǎn)品追溯相關信息的查詢和核實工作。（三）質量控制部門1.制定追溯性材料的質量標準和檢驗規(guī)范，對采購、生產(chǎn)過程中的追溯性材料進行質量檢驗和審核。2.負責對追溯性材料的準確性和完整性進行監(jiān)督檢查，確保追溯信息能夠真實反映產(chǎn)品質量狀況。3.參與產(chǎn)品質量追溯工作，為追溯結果提供專業(yè)的質量分析和判斷。（四）倉儲部門1.按照規(guī)定對追溯性材料進行分類存放，確保材料的安全、完整和易于查找。2.建立倉儲追溯性材料臺賬，記錄材料的出入庫日期、數(shù)量、批次等信息，并定期與采購、生產(chǎn)部門核對賬目。3.配合其他部門做好追溯性材料的盤點和清查工作。（五）銷售部門1.負責銷售追溯性材料的收集、整理和保管，包括銷售合同、發(fā)票、發(fā)貨記錄等。2.及時向客戶提供必要的追溯性材料，協(xié)助客戶進行產(chǎn)品追溯查詢。3.配合公司內部其他部門進行銷售相關追溯信息的查詢和核實工作。（六）信息管理部門1.負責建立和維護追溯性材料管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.對各部門錄入的追溯性材料信息進行審核和整合，實現(xiàn)信息的集中管理和共享。3.提供追溯性材料信息查詢和統(tǒng)計分析功能，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（七）管理層1.負責審批追溯性材料管理辦法及相關制度，確保管理工作符合公司整體戰(zhàn)略和發(fā)展要求。2.協(xié)調各部門之間的工作，解決追溯性材料管理過程中出現(xiàn)的重大問題。3.監(jiān)督追溯性材料管理工作的執(zhí)行情況，對工作成效進行評估和考核。四、追溯性材料的收集與記錄（一）采購環(huán)節(jié)1.采購人員在簽訂采購合同前，應明確要求供應商提供與產(chǎn)品質量追溯相關的材料，如原材料質量證明文件、生產(chǎn)工藝流程圖、產(chǎn)品檢驗報告等。2.采購訂單應詳細記錄所采購材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商名稱及聯(lián)系方式等信息，作為追溯的基礎依據(jù)。3.收到采購材料時，采購人員應及時核對供應商提供的追溯性材料，并與采購訂單進行比對，確保材料信息一致。同時，將采購追溯性材料原件或復印件移交倉儲部門妥善保管。（二）生產(chǎn)環(huán)節(jié)1.生產(chǎn)計劃下達后，生產(chǎn)部門應按照批次進行生產(chǎn)，并建立完善的生產(chǎn)批次記錄。生產(chǎn)批次記錄應包括生產(chǎn)批次號、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)車間、生產(chǎn)設備、操作人員、原材料領用情況、生產(chǎn)工藝參數(shù)、半成品及成品檢驗結果等詳細信息。2.生產(chǎn)過程中的各項操作記錄，如設備運行記錄、人員操作記錄等，應與生產(chǎn)批次記錄相對應，確保能夠準確追溯產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的每一個環(huán)節(jié)。3.半成品及成品檢驗報告應詳細記錄檢驗項目、檢驗結果、檢驗人員及檢驗日期等信息，作為產(chǎn)品質量合格與否的重要依據(jù)，同時也是追溯產(chǎn)品質量狀況的關鍵資料。（三）銷售環(huán)節(jié)1.銷售部門在簽訂銷售合同后，應及時將合同編號、客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、銷售價格、交貨日期等信息記錄在銷售臺賬中。2.開具銷售發(fā)票時，應確保發(fā)票信息與銷售合同及銷售臺賬一致，并將發(fā)票號碼、開票日期、金額等信息補充到銷售臺賬中。3.發(fā)貨時，發(fā)貨人員應填寫發(fā)貨單，記錄發(fā)貨日期、發(fā)貨單號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、客戶名稱及地址等信息，并將發(fā)貨單與銷售合同、發(fā)票進行核對，確保銷售信息的準確性和完整性。同時，將發(fā)貨單副本移交倉儲部門作為產(chǎn)品出庫依據(jù)，并留存發(fā)貨單原件作為銷售追溯性材料。4.物流部門應提供詳細的物流運單，記錄產(chǎn)品的運輸路線、運輸方式、運輸日期、到達時間等信息，確保能夠追溯產(chǎn)品的物流軌跡。物流運單應與發(fā)貨單、銷售合同等相關信息進行關聯(lián)，形成完整的銷售追溯鏈條。五、追溯性材料的存儲與保管（一）存儲環(huán)境要求1.追溯性材料應存放在干燥、通風、防潮、防蟲、防火的專用倉庫或存儲區(qū)域內，確保材料不受損壞和變質。2.對于電子存儲的追溯性材料，應采取必要的備份措施，并存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應定期對電子數(shù)據(jù)進行維護和清理，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（二）分類存放1.按照追溯性材料的類別、年份、批次等進行分類存放，設置明顯的標識牌，便于查找和管理。2.對于紙質追溯性材料，應按照檔案管理的要求進行裝訂成冊，并建立相應的檔案目錄，注明材料名稱、日期、編號等信息，方便快速查閱。3.對于電子追溯性材料，應按照文件類型、業(yè)務模塊等進行分類存儲，并建立清晰的文件夾結構和命名規(guī)則，確保數(shù)據(jù)存儲有序、易于檢索。（三）保管期限1.追溯性材料的保管期限應根據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準要求確定，一般情況下，原材料采購憑證、生產(chǎn)記錄、檢驗報告等應至少保存產(chǎn)品保質期屆滿后一年；銷售合同、發(fā)票、物流運單等應保存至產(chǎn)品銷售后五年。2.對于涉及產(chǎn)品質量糾紛、投訴處理、召回等特殊情況的追溯性材料，應在相關問題處理完畢后，按照保管期限要求繼續(xù)保存，以備后續(xù)查詢和追溯。（四）盤點與清查1.倉儲部門應定期對追溯性材料進行盤點，確保賬實相符。盤點周期一般為每年一次，特殊情況下可根據(jù)實際需要增加盤點次數(shù)。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)追溯性材料存在數(shù)量短缺、損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并填寫盤點差異報告，報相關部門進行處理。3.公司應定期對追溯性材料管理情況進行全面清查，檢查追溯性材料的收集、記錄、存儲、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法要求，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保追溯性材料管理工作規(guī)范、有效。六、追溯性材料的查詢與使用（一）查詢權限與流程1.公司內部各部門因工作需要查詢追溯性材料時，應填寫追溯性材料查詢申請表，注明查詢原因、查詢內容、查詢時間范圍等信息，并提交部門負責人審批。2.經(jīng)部門負責人審批同意后，查詢人員將申請表提交至信息管理部門。信息管理部門根據(jù)查詢申請表的要求，在追溯性材料管理信息系統(tǒng)中進行查詢，并將查詢結果提供給查詢人員。3.對于涉及商業(yè)秘密、敏感信息或法律法規(guī)限制查詢的追溯性材料，查詢人員應嚴格遵守相關保密規(guī)定和審批流程，經(jīng)公司管理層批準后方可進行查詢。（二）使用規(guī)范1.追溯性材料僅供公司內部用于產(chǎn)品質量追溯、問題調查、客戶投訴處理、法律法規(guī)合規(guī)檢查等合法目的使用，不得用于其他任何非法或不當用途。2.使用追溯性材料時，應確保材料的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀追溯性材料。如需復印、引用追溯性材料，應注明材料來源，并保證復印件與原件一致。3.對于追溯性材料的查詢和使用情況，應進行詳細記錄，包括查詢時間、查詢人員、查詢內容、使用目的等信息，以備后續(xù)審計和追溯。七、追溯性材料的變更與廢止（一）變更管理1.當追溯性材料的相關信息發(fā)生變更時，如供應商信息、產(chǎn)品規(guī)格型號、生產(chǎn)工藝等，相關責任部門應及時填寫追溯性材料變更申請表，詳細說明變更內容、變更原因及變更時間等信息。2.變更申請表經(jīng)部門負責人審核后，提交至信息管理部門進行系統(tǒng)信息更新。信息管理部門應確保追溯性材料管理信息系統(tǒng)中的相關信息與實際情況一致，并通知其他相關部門進行相應的調整。3.對于涉及追溯性材料紙質文檔的變更，相關責任部門應及時對紙質材料進行修改、補充或更換，并確保紙質材料與電子信息一致。同時，按照檔案管理要求對變更后的紙質材料進行妥善保管。（二）廢止管理1.當追溯性材料因保管期限屆滿、業(yè)務流程調整、法律法規(guī)變更等原因不再需要時，相關責任部門應填寫追溯性材料廢止申請表，說明廢止原因、廢止材料名稱及編號等信息。2.廢止申請表經(jīng)部門負責人審核后，提交至信息管理部門進行系統(tǒng)信息刪除或標記廢止處理。信息管理部門應確保追溯性材料管理信息系統(tǒng)中的相關信息與實際情況一致，并通知其他相關部門進行相應的清理。3.對于紙質追溯性材料的廢止，相關責任部門應按照檔案管理規(guī)定進行銷毀處理，并填寫追溯性材料銷毀記錄，注明銷毀日期、銷毀材料名稱及編號、銷毀方式等信息，確保追溯性材料的銷毀過程可追溯。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應建立健全追溯性材料管理監(jiān)督檢查機制，定期對各部門追溯性材料管理工作進行監(jiān)督檢查，確保管理工作符合本辦法要求。2.監(jiān)督檢查內容包括追溯性材料的收集、記錄、存儲、保管、查詢與使用、變更與廢止等環(huán)節(jié)，重點檢查材料的真實性、完整性、準確性及合規(guī)性。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）考核機制1.公司應將追溯性材料管理工作納入部門績效考核體系，制定明確的考核指標和評分標準，對各部門追