電子發(fā)票制度管理辦法一、總則（一）目的為加強公司電子發(fā)票管理，規(guī)范電子發(fā)票的開具、取得、存儲、使用等行為，防范稅務(wù)風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在生產(chǎn)經(jīng)營活動中涉及電子發(fā)票的管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及電子發(fā)票相關(guān)規(guī)定，確保電子發(fā)票管理工作合法、合規(guī)、有序進行。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則電子發(fā)票的開具、取得、存儲等環(huán)節(jié)應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，保證發(fā)票信息真實、完整、有效。3.安全保密原則加強電子發(fā)票信息安全管理，采取有效措施防止發(fā)票信息泄露、丟失或被篡改，保障公司及客戶信息安全。4.便捷高效原則充分利用信息技術(shù)手段，優(yōu)化電子發(fā)票管理流程，提高工作效率，為公司經(jīng)營活動提供便利。二、電子發(fā)票的開具管理（一）開具流程1.業(yè)務(wù)部門在發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)確認營業(yè)收入時，應(yīng)及時通知財務(wù)部門開具電子發(fā)票。2.財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的開票信息，在電子發(fā)票管理系統(tǒng)中準(zhǔn)確錄入發(fā)票內(nèi)容，包括發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額、稅額等。3.核對無誤后，點擊“開具”按鈕，系統(tǒng)自動生成電子發(fā)票，并推送至購買方指定的接收郵箱或手機短信。4.財務(wù)部門負責(zé)對已開具的電子發(fā)票進行記錄和存檔，建立電子發(fā)票開具臺賬，詳細記錄發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、金額、稅額、發(fā)送方式等信息。（二）開票信息管理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保提供的開票信息準(zhǔn)確無誤，包括購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。如有變更，應(yīng)及時通知財務(wù)部門。2.財務(wù)部門在開具電子發(fā)票前，應(yīng)對開票信息進行認真核對，確保發(fā)票內(nèi)容與實際業(yè)務(wù)相符。如發(fā)現(xiàn)開票信息有誤，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通并更正。（三）發(fā)票作廢與紅沖1.當(dāng)月開具的電子發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，且符合作廢條件的，可按以下流程進行作廢處理：由業(yè)務(wù)部門提交電子發(fā)票作廢申請，說明作廢原因及發(fā)票號碼等信息。財務(wù)部門審核申請后，在電子發(fā)票管理系統(tǒng)中進行作廢操作，系統(tǒng)自動生成作廢記錄。作廢后的電子發(fā)票應(yīng)在發(fā)票管理系統(tǒng)中進行標(biāo)記，并存檔備查。2.跨月開具的電子發(fā)票，如發(fā)生上述情形，不得作廢，應(yīng)按規(guī)定開具紅字電子發(fā)票。開具紅字電子發(fā)票的流程如下：由購買方在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》或《開具紅字貨物運輸業(yè)增值稅專用發(fā)票信息表》（以下統(tǒng)稱《信息表》）。銷售方憑稅務(wù)機關(guān)系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字電子發(fā)票，在系統(tǒng)中以銷項負數(shù)開具。紅字電子發(fā)票應(yīng)與《信息表》一一對應(yīng)。財務(wù)部門對紅字電子發(fā)票進行記錄和存檔，同時在電子發(fā)票開具臺賬中注明紅字發(fā)票相關(guān)信息。三、電子發(fā)票的取得管理（一）取得要求1.公司在購買貨物、接受服務(wù)等經(jīng)營活動中，應(yīng)主動向銷售方索取電子發(fā)票。取得的電子發(fā)票應(yīng)符合國家規(guī)定的格式和內(nèi)容要求，發(fā)票信息應(yīng)真實、完整、有效。2.業(yè)務(wù)部門在取得電子發(fā)票后，應(yīng)及時將發(fā)票傳遞給財務(wù)部門進行審核和入賬處理。（二）審核要點1.財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門傳遞的電子發(fā)票后，應(yīng)重點審核以下內(nèi)容：發(fā)票是否為銷售方通過增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)開具的合法有效發(fā)票。發(fā)票信息與實際業(yè)務(wù)是否相符，包括購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號，銷售方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號，項目名稱、金額、稅額等。發(fā)票是否加蓋銷售方發(fā)票專用章（通過增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)開具的電子發(fā)票，發(fā)票上已加蓋電子發(fā)票專用章，無需另行加蓋發(fā)票專用章）。2.如發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票存在問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求銷售方重新開具或進行更正。（三）入賬處理1.經(jīng)審核無誤的電子發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)制度進行入賬處理。電子發(fā)票可作為記賬憑證的原始憑證，其紙質(zhì)打印件不得作為記賬憑證的依據(jù)。2.財務(wù)部門應(yīng)將電子發(fā)票原件存儲在公司電子檔案管理系統(tǒng)中，并建立相應(yīng)的索引和目錄，以便查詢和使用。同時，應(yīng)定期對電子發(fā)票進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、電子發(fā)票的存儲管理（一）存儲方式1.公司采用電子檔案管理系統(tǒng)對電子發(fā)票進行存儲。電子發(fā)票應(yīng)按照發(fā)票號碼、開票日期等順序進行分類存儲，確保發(fā)票信息的完整性和可檢索性。2.電子發(fā)票存儲期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司財務(wù)檔案管理規(guī)定。一般情況下，電子發(fā)票應(yīng)至少保存10年。（二）安全措施1.加強電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作電子發(fā)票信息。2.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，安裝殺毒軟件和防火墻，防止病毒、黑客等攻擊，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.建立電子發(fā)票數(shù)據(jù)備份制度，定期將電子發(fā)票數(shù)據(jù)備份至移動硬盤、光盤等存儲介質(zhì)，并異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)進行定期核對，確保數(shù)據(jù)一致。（三）數(shù)據(jù)查詢與調(diào)閱1.因工作需要查詢或調(diào)閱電子發(fā)票的，應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進行申請。申請時應(yīng)注明查詢或調(diào)閱的發(fā)票號碼、日期、用途等信息。2.經(jīng)審批同意后，由電子檔案管理系統(tǒng)管理員負責(zé)提供相應(yīng)的電子發(fā)票數(shù)據(jù)，并記錄查詢或調(diào)閱情況。查詢或調(diào)閱人員應(yīng)對電子發(fā)票信息予以保密，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。五、電子發(fā)票的使用管理（一）報銷規(guī)定1.員工在報銷費用時，應(yīng)按照公司費用報銷制度的規(guī)定，提供合法有效的電子發(fā)票作為報銷憑證。電子發(fā)票應(yīng)與報銷業(yè)務(wù)內(nèi)容相符，不得虛開發(fā)票或重復(fù)報銷。2.報銷人員應(yīng)將電子發(fā)票原件的電子文件上傳至公司費用報銷系統(tǒng)，并在報銷單上注明電子發(fā)票的號碼、開票日期、金額等信息。3.財務(wù)部門在審核報銷憑證時，應(yīng)通過國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺對電子發(fā)票的真實性進行查驗。查驗無誤后，方可辦理報銷手續(xù)。（二）稅務(wù)申報1.財務(wù)部門應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，準(zhǔn)確核算電子發(fā)票銷售額、銷項稅額等相關(guān)數(shù)據(jù)，并在增值稅納稅申報時如實填報。2.在辦理增值稅納稅申報時，應(yīng)將已開具的電子發(fā)票數(shù)據(jù)與增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行核對，確保申報數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)申報數(shù)據(jù)與實際開票數(shù)據(jù)不符，應(yīng)及時查明原因并進行調(diào)整。（三）其他使用規(guī)定1.公司電子發(fā)票僅限在本公司經(jīng)營活動中使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開電子發(fā)票。2.嚴禁利用電子發(fā)票進行違法違規(guī)活動，如虛開發(fā)票、騙取稅款等。如發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定的行為，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務(wù)部門負責(zé)對電子發(fā)票管理工作進行日常監(jiān)督檢查，定期對電子發(fā)票的開具、取得、存儲、使用等環(huán)節(jié)進行抽查，確保電子發(fā)票管理工作規(guī)范有序。2.審計部門應(yīng)定期對公司電子發(fā)票管理情況進行審計，檢查電子發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查應(yīng)對1.如遇稅務(wù)機關(guān)等外部部門對公司電子發(fā)票管理情況進行檢查，相關(guān)部門應(yīng)積極配合，提供真實、完整的電子發(fā)票資料及相關(guān)證明文件。2.對于外部檢查提出的問題，應(yīng)及時進行整改，并將整改情況書面報告公司管理層。同時，應(yīng)分析問題產(chǎn)生的原因，完善電子發(fā)票管理制度，防止類似問題再次發(fā)生。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.人力資源部門應(yīng)會同財務(wù)部門制定電子發(fā)票管理培訓(xùn)計劃，定期組織公司員工進行電子發(fā)票相關(guān)知識培訓(xùn)，提高員工對電子發(fā)票管理規(guī)定的認識和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括電子發(fā)票的法律法規(guī)、開具流程、取得要求、存儲管理、使用規(guī)定以及稅務(wù)申報等方面的知識。（二）宣傳推廣1.公司應(yīng)通過內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等多種渠道，向員工宣傳