電子稅務發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司電子稅務發(fā)票的管理，規(guī)范電子發(fā)票的開具、取得、使用、保管等行為，防范稅務風險，保障公司合法權益，根據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在辦理涉稅業(yè)務過程中涉及電子稅務發(fā)票的相關活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)和電子發(fā)票管理的相關規(guī)定，確保電子稅務發(fā)票管理活動合法合規(guī)。2.準確及時原則保證電子發(fā)票信息的準確無誤，及時開具、取得、傳遞和處理電子發(fā)票，避免因信息錯誤或延誤導致稅務風險。3.安全保密原則加強電子發(fā)票信息的安全管理，防止信息泄露、丟失或被篡改，保障公司財務數據和納稅人信息安全。二、電子稅務發(fā)票的定義與種類（一）定義電子稅務發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經營活動中，開具、收取的以電子方式存儲的收付款憑證。（二）種類1.增值稅電子普通發(fā)票適用于公司日常經營活動中的各類銷售業(yè)務，包括貨物銷售、服務提供等。2.增值稅電子專用發(fā)票對于符合條件的一般納稅人，在特定業(yè)務場景下可開具和接收增值稅電子專用發(fā)票。三、電子稅務發(fā)票的開具（一）開具流程1.業(yè)務部門發(fā)起開票申請業(yè)務人員在完成銷售業(yè)務或提供服務后，應及時通過公司業(yè)務系統填寫開票信息，包括購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數量、單價、金額、稅額等內容，并提交給財務部門。2.財務部門審核開票信息財務人員收到開票申請后，應仔細核對業(yè)務信息的準確性和完整性，重點審核購買方信息是否與合同一致、貨物或服務內容是否符合稅法規(guī)定、金額和稅額計算是否正確等。如發(fā)現問題，應及時與業(yè)務部門溝通并要求更正。3.開具電子發(fā)票經審核無誤后，財務人員通過電子發(fā)票開具系統，按照規(guī)定的格式和內容生成電子發(fā)票，并將發(fā)票信息發(fā)送至購買方提供的電子郵箱或稅務機關認可的其他電子接收方式。同時，在公司業(yè)務系統中記錄發(fā)票開具情況，包括發(fā)票號碼、開具日期、金額、稅額等。（二）開具要求1.真實準確電子發(fā)票內容應與實際交易相符，不得虛開、開具與實際經營業(yè)務情況不符的發(fā)票。2.規(guī)范完整嚴格按照國家稅務總局規(guī)定的發(fā)票格式和內容開具電子發(fā)票，確保發(fā)票信息齊全、清晰可讀。3.及時開具在業(yè)務完成后，應按照規(guī)定的時間及時開具電子發(fā)票，不得拖延或拒開。四、電子稅務發(fā)票的取得（一）取得渠道1.購買方自行下載購買方在收到銷售方發(fā)送的電子發(fā)票信息后，可通過電子郵箱、稅務機關指定的電子發(fā)票服務平臺等渠道自行下載電子發(fā)票版式文件。2.稅務機關代開對于符合條件的小規(guī)模納稅人等，可通過稅務機關代開電子發(fā)票，并按照規(guī)定的方式取得電子發(fā)票。（二）取得要求1.合規(guī)取得確保取得的電子發(fā)票來源合法、真實有效，不得取得虛開或偽造的電子發(fā)票。2.及時查驗取得電子發(fā)票后，應及時通過國家稅務總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺等渠道進行查驗，核實發(fā)票的真實性和有效性。如發(fā)現問題，應及時與銷售方聯系并處理。3.妥善保存將取得的電子發(fā)票版式文件妥善保存，可采用電子存儲或打印紙質留存等方式，以備后續(xù)稅務檢查和財務核算使用。五、電子稅務發(fā)票的使用（一）報銷入賬1.財務審核員工在報銷費用時，應將電子發(fā)票版式文件作為報銷憑證提交給財務部門。財務人員應按照公司財務制度對電子發(fā)票進行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、關聯性以及報銷手續(xù)的完整性等。2.入賬處理經審核無誤后，財務人員將電子發(fā)票信息錄入公司財務核算系統，并按照規(guī)定進行賬務處理。同時，將電子發(fā)票版式文件與報銷憑證一并裝訂成冊，作為會計檔案保存。（二）歸檔管理1.歸檔方式電子發(fā)票歸檔應采用電子和紙質相結合的方式。電子發(fā)票版式文件應按照年度、月份、發(fā)票號碼等順序進行分類存儲，存儲介質應具備安全性和可靠性，如光盤、硬盤等。同時，應打印紙質電子發(fā)票作為會計憑證附件，并在紙質發(fā)票上加蓋“此件與電子發(fā)票原件一致”印章，與電子發(fā)票信息對應歸檔。2.保管期限電子發(fā)票及相關紙質資料的保管期限應按照國家會計檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為30年。六、電子稅務發(fā)票的保管（一）安全保管1.存儲環(huán)境公司應建立安全可靠的電子發(fā)票存儲環(huán)境，確保存儲介質的安全性和穩(wěn)定性，防止因自然災害、硬件故障、網絡攻擊等原因導致電子發(fā)票信息丟失或損壞。2.訪問權限嚴格控制電子發(fā)票存儲系統的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和操作電子發(fā)票信息。設置不同級別的用戶權限，確保信息的保密性和完整性。（二）備份管理1.定期備份定期對電子發(fā)票數據進行備份，備份周期可根據公司實際情況確定，一般為每天或每周備份一次。備份數據應存儲在不同的物理位置，如異地存儲或云存儲，以防止數據丟失。2.備份驗證定期對備份數據進行驗證，確保備份數據的完整性和可用性。如發(fā)現備份數據存在問題，應及時采取措施進行恢復和處理。七、電子稅務發(fā)票的作廢與紅沖（一）作廢條件1.當月開具的電子發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形，且符合作廢條件的，可按作廢處理。2.作廢條件包括收到退回的發(fā)票聯、抵扣聯時間未超過銷售方開票當月；銷售方未抄稅并且未記賬；購買方未認證或者認證結果為“納稅人識別號認證不符”、“專用發(fā)票代碼、號碼認證不符”。（二）作廢流程1.銷售方發(fā)起作廢申請銷售方在發(fā)現需要作廢電子發(fā)票時，應通過電子發(fā)票開具系統提交作廢申請，并填寫作廢原因等相關信息。2.稅務機關審核稅務機關對銷售方提交的作廢申請進行審核，核實是否符合作廢條件。審核通過后，系統將自動作廢該電子發(fā)票，并將作廢信息反饋給銷售方和購買方。（三）紅沖條件1.跨月的電子發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形，不符合作廢條件的，應按規(guī)定開具紅字電子發(fā)票進行沖減。2.開具紅字電子發(fā)票應取得購買方主管稅務機關出具的《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》或《開具紅字增值稅電子普通發(fā)票信息表》。（四）紅沖流程1.購買方申請紅字信息表購買方在發(fā)生需要開具紅字電子發(fā)票的情形時，應通過增值稅發(fā)票管理系統向主管稅務機關提交紅字信息表申請，并填寫相關信息，如發(fā)票代碼、號碼、開具紅字發(fā)票內容等。2.稅務機關審核并生成紅字信息表稅務機關對購買方提交的紅字信息表申請進行審核，審核通過后生成紅字信息表，并將信息同步至銷售方的電子發(fā)票開具系統。3.銷售方開具紅字電子發(fā)票銷售方在收到稅務機關推送的紅字信息表后，通過電子發(fā)票開具系統開具紅字電子發(fā)票，并將紅字發(fā)票信息發(fā)送至購買方。同時，在公司業(yè)務系統中記錄紅字發(fā)票開具情況。八、電子稅務發(fā)票的風險防控（一）稅務風險1.虛開發(fā)票風險嚴格防范虛開發(fā)票行為，確保電子發(fā)票開具與實際經營業(yè)務相符。加強對業(yè)務部門和財務部門的培訓，提高員工對虛開發(fā)票風險的認識和防范意識。2.發(fā)票合規(guī)風險及時關注國家稅收政策變化，確保電子發(fā)票管理符合最新法律法規(guī)要求。加強與稅務機關的溝通與協調，定期進行稅務風險自查自糾，及時發(fā)現和解決問題。（二）信息安全風險1.數據泄露風險加強電子發(fā)票信息系統的安全防護，采取加密技術、訪問控制、防火墻等措施，防止電子發(fā)票信息泄露。對涉及電子發(fā)票信息的人員進行嚴格的權限管理和安全培訓，規(guī)范操作流程。2.系統故障風險建立電子發(fā)票系統應急預案，定期進行系統維護和數據備份，確保在系統出現故障時能夠及時恢復和處理，減少對公司業(yè)務的影響。九、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.財務部門定期檢查財務部門應定期對公司電子稅務發(fā)票的開具、取得、使用、保管等情況進行檢查，重點檢查發(fā)票信息的準確性、合規(guī)性以及檔案管理的完整性等。2.審計部門專項審計審計部門應定期對公司電子稅務發(fā)票管理情況進行專項審計，評估電子發(fā)票管理的內部