環(huán)衛(wèi)公司行政會議記錄檢查細(xì)則

一、總則（一）適用范圍本細(xì)則適用于環(huán)衛(wèi)公司全體員工涉及行政會議記錄的相關(guān)工作。無論是公司高層會議、部門會議，還是跨部門協(xié)調(diào)會議等行政性質(zhì)會議的記錄工作，均在本細(xì)則規(guī)范范圍內(nèi)。同時，本細(xì)則也適用于對為公司提供會議服務(wù)相關(guān)外部人員（如特定會議的專業(yè)速記人員）會議記錄工作的檢查。（二）目的與意義行政會議記錄是公司運營過程中重要的信息載體，它記錄了公司決策過程、工作安排、問題討論等關(guān)鍵內(nèi)容，對于公司的正常運轉(zhuǎn)、工作延續(xù)性以及后續(xù)的總結(jié)回顧都具有重要意義。制定本檢查細(xì)則旨在確保會議記錄準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，提升會議記錄質(zhì)量，促進(jìn)公司內(nèi)部信息有效傳遞與溝通，進(jìn)一步加強公司規(guī)范化管理，提升整體運營效率。（三）遵循原則1.真實性原則：會議記錄必須如實反映會議實際情況，包括參會人員發(fā)言、討論內(nèi)容、形成的決議等，不得隨意篡改、歪曲會議事實。2.完整性原則：涵蓋會議的各個要素，如會議基本信息（時間、地點、參會人員等）、會議議程、討論過程、決議結(jié)果等，確保記錄無重要信息遺漏。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一規(guī)范的格式和要求進(jìn)行記錄，語言表達(dá)準(zhǔn)確、清晰，書寫規(guī)范，便于查閱和管理。二、會議記錄人員要求（一）基本素質(zhì)1.具備良好的文字功底：能夠準(zhǔn)確、快速地記錄會議內(nèi)容，語言表達(dá)通順、邏輯清晰，避免出現(xiàn)錯別字、語病等基本問題。2.熟悉公司業(yè)務(wù)和組織架構(gòu)：了解公司各部門職能、業(yè)務(wù)范圍以及相關(guān)工作流程，以便更好地理解會議討論內(nèi)容，準(zhǔn)確記錄涉及公司業(yè)務(wù)的專業(yè)術(shù)語和關(guān)鍵信息。3.擁有較強的責(zé)任心：充分認(rèn)識會議記錄工作的重要性，認(rèn)真對待每一次會議記錄任務(wù)，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。（二）培訓(xùn)與提升1.定期組織培訓(xùn)：公司行政部門應(yīng)定期組織針對會議記錄人員的培訓(xùn)活動，內(nèi)容包括會議記錄技巧、公司業(yè)務(wù)知識、行業(yè)動態(tài)等方面，不斷提升記錄人員的專業(yè)素養(yǎng)。2.經(jīng)驗分享與交流：鼓勵記錄人員之間進(jìn)行經(jīng)驗分享和交流，通過案例分析、模擬記錄等方式，共同提高記錄水平。（三）職責(zé)分工1.明確記錄責(zé)任人：對于各類行政會議，應(yīng)提前明確會議記錄責(zé)任人，確保每次會議都有專人負(fù)責(zé)記錄工作。2.記錄人員職責(zé)：會議記錄人員在會議前需做好準(zhǔn)備工作，如熟悉會議議程、準(zhǔn)備記錄工具等；會議過程中要集中精力，準(zhǔn)確、全面地記錄會議內(nèi)容；會議結(jié)束后，及時整理會議記錄，按照規(guī)定流程進(jìn)行審核、存檔。三、會議記錄內(nèi)容規(guī)范（一）會議基本信息1.會議名稱：準(zhǔn)確記錄會議的全稱，確保名稱與實際會議主題相符。2.會議時間：記錄會議開始和結(jié)束的具體時間，精確到分鐘，以便后續(xù)查詢和統(tǒng)計會議時長。3.會議地點：詳細(xì)注明會議召開的地點，包括具體的樓層、房間號等信息。4.參會人員：列出所有參會人員的姓名、部門及職務(wù)，如有缺席人員，需注明缺席原因。（二）會議議程1.記錄議程內(nèi)容：按照會議實際進(jìn)行的議程順序，詳細(xì)記錄每個議程的主題和相關(guān)說明。2.議程變更記錄：若會議過程中議程發(fā)生變更，需如實記錄變更的內(nèi)容、原因以及變更后的議程安排。（三）會議討論內(nèi)容1.完整記錄發(fā)言：盡可能完整地記錄參會人員的發(fā)言內(nèi)容，包括觀點闡述、意見建議、問題提出等，準(zhǔn)確反映發(fā)言人的原意。2.突出重點內(nèi)容：對于會議討論的重點問題、關(guān)鍵觀點和重要分歧，要特別標(biāo)注并詳細(xì)記錄，以便后續(xù)查閱和分析。3.記錄討論過程：記錄會議討論的過程，包括不同觀點的交流、爭論以及達(dá)成共識的過程，體現(xiàn)會議決策的形成邏輯。（四）會議決議1.明確決議內(nèi)容：清晰記錄會議形成的各項決議，包括決議事項、責(zé)任部門、責(zé)任人以及完成時間節(jié)點等關(guān)鍵信息。2.決議變更記錄：若決議在后續(xù)執(zhí)行過程中發(fā)生變更，需及時記錄變更的原因、變更后的內(nèi)容以及相關(guān)的審批流程。（五）其他信息1.重要附件記錄：如會議涉及重要的文件、報告、數(shù)據(jù)等附件，需記錄附件的名稱、來源以及是否已隨會議記錄一并存檔。2.特殊情況記錄：對于會議過程中出現(xiàn)的特殊情況，如臨時增加議題、緊急事件處理等，要詳細(xì)記錄相關(guān)情況及處理結(jié)果。四、會議記錄格式要求（一）文本格式1.字體與字號：統(tǒng)一使用宋體字體，標(biāo)題字號為二號加粗，正文內(nèi)容字號為四號，確保文本清晰易讀。2.段落格式：正文段落采用1.5倍行距，段首縮進(jìn)2個字符，使文檔排版整齊美觀。3.頁面設(shè)置：紙張大小統(tǒng)一為A4紙，頁邊距上、下、左、右均設(shè)置為2.5厘米，保證文檔頁面布局合理。（二）編號與標(biāo)題1.編號規(guī)則：會議記錄應(yīng)按照一定的編號規(guī)則進(jìn)行編號，編號應(yīng)包含年份、會議類型（如公司高層會議、部門會議等）、會議序號等信息，以便于管理和查詢。例如：2023-G-005，表示2023年公司高層會議的第5次會議記錄。2.標(biāo)題設(shè)置：標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確反映會議主題，一般采用“[會議時間]+[會議名稱]會議記錄”的格式，如“[2023年10月15日]公司月度工作總結(jié)會議記錄”。（三）內(nèi)容排版1.分部分項排版：會議記錄內(nèi)容應(yīng)按照會議基本信息、會議議程、會議討論內(nèi)容、會議決議等不同部分進(jìn)行分部分項排版，每個部分之間適當(dāng)空行，以增強文檔的層次感和可讀性。2.圖表與表格處理：若會議記錄中涉及圖表或表格內(nèi)容，應(yīng)確保圖表和表格的清晰、準(zhǔn)確，并在相應(yīng)位置進(jìn)行標(biāo)注說明，圖表和表格的編號應(yīng)與正文內(nèi)容相互呼應(yīng)。五、會議記錄審核與存檔（一）審核流程1.記錄人員自查：會議記錄完成后，記錄人員首先要進(jìn)行自查，檢查記錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，格式是否符合要求，如有問題及時進(jìn)行修改。2.部門負(fù)責(zé)人審核：記錄人員自查無誤后，將會議記錄提交給本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人重點審核會議記錄是否準(zhǔn)確反映本部門參會人員的發(fā)言和工作安排，決議事項是否明確、合理，對于存在的問題提出修改意見。3.會議主持人審批：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的會議記錄，最終提交給會議主持人進(jìn)行審批。會議主持人從會議整體情況出發(fā)，對會議記錄的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性進(jìn)行全面審核，確保會議記錄能夠真實、準(zhǔn)確地反映會議全貌。審批通過后的會議記錄方可進(jìn)行存檔。（二）存檔要求1.存檔方式：會議記錄應(yīng)同時進(jìn)行紙質(zhì)版和電子版存檔。紙質(zhì)版會議記錄應(yīng)打印裝訂成冊，按照編號順序進(jìn)行存放；電子版會議記錄應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或云盤上，建立專門的文件夾進(jìn)行分類管理，并確保存儲設(shè)備的安全性和可靠性。2.存檔期限：根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，不同類型的會議記錄存檔期限有所不同。一般重要的行政會議記錄存檔期限為5年以上，一般性會議記錄存檔期限為3年。存檔期限從會議結(jié)束之日起計算。3.備份管理：為防止數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)定期對電子版會議記錄進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時，要建立備份數(shù)據(jù)的管理制度，定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。六、會議記錄查閱與保密（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱會議記錄時，應(yīng)按照以下權(quán)限進(jìn)行：普通員工可查閱與本部門工作相關(guān)的一般性會議記錄；部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門及涉及本部門業(yè)務(wù)的跨部門會議記錄；公司高層管理人員可查閱公司所有行政會議記錄。2.外部查閱：原則上不對外提供會議記錄查閱服務(wù)。如有特殊情況，如政府部門依法進(jìn)行調(diào)查、合作伙伴因合作需要等，需經(jīng)公司高層管理人員批準(zhǔn)，并按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)后方可查閱。（二）查閱流程1.申請查閱：員工如需查閱會議記錄，應(yīng)填寫《會議記錄查閱申請表》，注明查閱原因、所需查閱的會議記錄編號或大致時間范圍等信息，提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批流程：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審批，如同意查閱，簽字后提交給檔案管理部門；檔案管理部門核實申請信息后，按照查閱權(quán)限規(guī)定進(jìn)行操作，如涉及超出本部門審批權(quán)限的查閱申請，需提交公司高層管理人員審批。3.查閱登記：檔案管理部門在提供查閱服務(wù)時，應(yīng)做好查閱登記工作，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息，確保查閱過程可追溯。（三）保密要求1.保密意識培訓(xùn)：公司應(yīng)加強對員工的保密意識培訓(xùn)，使員工充分認(rèn)識到會議記錄涉及公司重要信息，需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.保密措施：會議記錄存檔場所應(yīng)具備相應(yīng)的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。對于電子版會議記錄，應(yīng)采取加密存儲、訪問權(quán)限控制等技術(shù)手段，確保數(shù)據(jù)安全。3.保密責(zé)任追究：如發(fā)現(xiàn)員工違反保密規(guī)定，擅自泄露會議記錄內(nèi)容，公司將根據(jù)情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，包括警告、罰款、解除勞動合同等措施，同時依法追究相關(guān)法律責(zé)任。七、檢查機制與績效考核（一）定期檢查1.檢查周期：公司行政部門應(yīng)定期對會議記錄進(jìn)行檢查，檢查周期為每季度一次。2.檢查內(nèi)容：檢查內(nèi)容包括會議記錄的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性，審核與存檔流程的執(zhí)行情況，查閱與保密制度的遵守情況等。3.檢查方式：采用現(xiàn)場檢查和抽樣檢查相結(jié)合的方式?，F(xiàn)場檢查主要針對會議記錄的存檔情況進(jìn)行實地查看，抽樣檢查則從存檔的會議記錄中隨機抽取一定數(shù)量的記錄進(jìn)行詳細(xì)檢查。（二）不定期抽查1.抽查目的：為及時發(fā)現(xiàn)會議記錄工作中存在的問題，公司行政部門可進(jìn)行不定期抽查。抽查重點關(guān)注近期重要會議的記錄情況以及日常會議記錄中容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)。2.抽查結(jié)果反饋：對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時向相關(guān)部門和人員進(jìn)行反饋，并要求限期整改。整改情況將作為后續(xù)績效考核的重要依據(jù)。（三）績效考核1.考核指標(biāo)設(shè)定：將會議記錄工作納入員工績效考核體系，設(shè)定相應(yīng)的考核指標(biāo)，如記錄準(zhǔn)確性、審核及時率、存檔完整性、保密合規(guī)性等。每個指標(biāo)設(shè)定明確的權(quán)重和評分標(biāo)準(zhǔn)。2.考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)考核結(jié)果，對在會議記錄工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行表彰和獎勵，如給予績效加分、獎金、晉升機會等；對考核不達(dá)標(biāo)或多次出現(xiàn)問題的員工，進(jìn)行績效扣分、警告、培訓(xùn)補考等處理，確保會議記錄工作質(zhì)量得到有效提升。八、附則（一）解釋權(quán)本細(xì)則的解釋權(quán)歸環(huán)衛(wèi)公司行政部