數(shù)字化辦公系統(tǒng)使用培訓(xùn)資料版本號：V1.0發(fā)布日期：2023年XX月XX日編制部門：企業(yè)行政部/IT部前言培訓(xùn)目的本資料旨在幫助企業(yè)全體員工快速掌握數(shù)字化辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)操作、核心功能及安全規(guī)范，實(shí)現(xiàn)“從傳統(tǒng)辦公到智慧辦公”的轉(zhuǎn)型，提升辦公效率、規(guī)范流程管理、保障信息安全。適用范圍適用于企業(yè)內(nèi)部所有使用數(shù)字化辦公系統(tǒng)的員工（包括新入職員工的基礎(chǔ)培訓(xùn)及老員工的進(jìn)階提升）。注意事項(xiàng)1.請嚴(yán)格遵守系統(tǒng)使用規(guī)范及安全要求，保護(hù)企業(yè)信息資產(chǎn)；3.如有疑問，請聯(lián)系IT部門（聯(lián)系方式見附錄）。一、系統(tǒng)概述1.1系統(tǒng)定位本系統(tǒng)是企業(yè)“智慧辦公”核心平臺，整合協(xié)同辦公、流程審批、文檔管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計四大核心功能，替代傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公及分散工具（如郵件、Excel），實(shí)現(xiàn)“信息互通、流程協(xié)同、數(shù)據(jù)共享”。1.2核心價值效率提升：流程自動化（如自動審批提醒、文檔自動歸檔）減少人工重復(fù)勞動；協(xié)同增強(qiáng)：即時消息、日程共享、任務(wù)跟蹤實(shí)現(xiàn)跨部門/跨地域協(xié)同；數(shù)據(jù)驅(qū)動：數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊提供辦公效率、流程瓶頸等指標(biāo)，支持決策；安全可控：權(quán)限管理、版本控制、數(shù)據(jù)加密保障信息安全。1.3系統(tǒng)架構(gòu)采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）+移動端APP架構(gòu)，支持多終端訪問：前端：Chrome、Firefox等主流瀏覽器（推薦Chrome），及移動端APP（iOS11+、Android6+）；后端：部署于企業(yè)私有服務(wù)器（冗余架構(gòu)保障高可用），搭載數(shù)據(jù)庫（存儲用戶信息、流程記錄、文檔等）及接口服務(wù)（與ERP、HR等系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步）；二、基礎(chǔ)操作指南2.1賬號管理2.1.1賬號獲取新員工賬號由人事部門統(tǒng)一開通，通過企業(yè)郵箱發(fā)送（賬號為工號，初始密碼為“企業(yè)簡稱+入職月份”，如“ABC03”）。2.1.2密碼設(shè)置與重置修改密碼：登錄后進(jìn)入“個人中心-密碼設(shè)置”，輸入舊密碼及新密碼（要求：8-12位，包含大小寫字母、數(shù)字及符號，如“Abc123!@#”）；忘記密碼：登錄界面點(diǎn)擊“忘記密碼”，輸入賬號及綁定的企業(yè)郵箱（或手機(jī)號），接收驗(yàn)證碼后重置密碼。2.1.3賬號注銷員工離職時，由人事部門注銷賬號（注銷后無法登錄，數(shù)據(jù)保留3個月后歸檔）。2.2登錄流程2.2.1網(wǎng)頁端登錄2.輸入賬號（工號）及密碼；3.輸入驗(yàn)證碼（區(qū)分大小寫）；4.點(diǎn)擊“登錄”（可勾選“記住賬號”，下次自動填充）。2.2.2移動端登錄2.打開APP，輸入賬號及密碼；3.完成驗(yàn)證（如短信驗(yàn)證碼），點(diǎn)擊“登錄”。2.2.3單點(diǎn)登錄（SSO）若系統(tǒng)與企業(yè)微信/釘釘集成，可通過企業(yè)微信/釘釘直接登錄（無需輸入賬號密碼）。2.3界面導(dǎo)航2.3.1頂部導(dǎo)航欄（核心功能入口）首頁：顯示待辦事項(xiàng)（待審批、未讀消息）、通知公告（企業(yè)最新動態(tài)）、常用功能快捷入口（發(fā)起審批、創(chuàng)建日程）；審批：查看待我審批、我發(fā)起的審批、已辦結(jié)的審批；文檔：進(jìn)入文檔管理界面（個人/部門/公共文檔）；消息：查看即時消息、群聊記錄、系統(tǒng)通知；個人中心：位于右側(cè)（顯示頭像/姓名），進(jìn)入信息設(shè)置、偏好設(shè)置。2.3.2左側(cè)菜單欄（輔助功能）部門架構(gòu)：查看企業(yè)組織架構(gòu)（部門-員工層級）；任務(wù)：查看分配給自己的任務(wù)及進(jìn)度；日程：查看個人及他人日程。2.4個人中心設(shè)置2.4.1個人信息完善進(jìn)入“個人中心-個人信息”，填寫頭像（建議使用工作照）、聯(lián)系方式（企業(yè)郵箱、手機(jī)號）、所屬部門等信息（需人事部門審核）。2.4.2偏好設(shè)置主題：選擇“淺色/深色”主題；語言：支持“中文/英文”；通知方式：設(shè)置“郵件/短信/APP推送”通知（如審批提醒、任務(wù)催辦）。2.4.3權(quán)限查看進(jìn)入“個人中心-權(quán)限管理”，查看自己的系統(tǒng)權(quán)限（如“可發(fā)起報銷審批”“可查看部門文檔”），權(quán)限由人事部門分配。三、核心功能模塊詳解3.1協(xié)同辦公模塊3.1.1消息溝通即時消息：點(diǎn)擊“消息”，選擇聯(lián)系人/群聊，輸入文字/表情/圖片/文件，點(diǎn)擊“發(fā)送”；@功能：輸入“@”選擇需提醒的人員（可多選），被@者將收到特別提醒（消息標(biāo)紅、APP推送）；3.1.2日程管理創(chuàng)建日程：點(diǎn)擊“日程-新建”，填寫標(biāo)題、時間、地點(diǎn)、參與者（可邀請同事），設(shè)置提醒（提前10分鐘/30分鐘）；查看他人日程：進(jìn)入“日程-共享”，選擇同事姓名，查看其空閑時間（需對方開啟共享權(quán)限）。3.1.3任務(wù)分配創(chuàng)建任務(wù)：點(diǎn)擊“任務(wù)-新建”，填寫任務(wù)名稱、責(zé)任人（可指定多人）、deadlines、描述；進(jìn)度跟蹤：進(jìn)入“任務(wù)-我的任務(wù)”，查看任務(wù)狀態(tài)（未開始/進(jìn)行中/已完成），責(zé)任人可更新進(jìn)度（如“完成50%”）。3.2流程審批模塊3.2.1常見流程人事類：請假（事假/病假/年假）、離職；財務(wù)類：報銷（差旅費(fèi)/辦公費(fèi)）、借款；業(yè)務(wù)類：出差申請、采購審批。3.2.2發(fā)起審批1.點(diǎn)擊“審批-發(fā)起審批”；2.選擇流程模板（如“請假流程”，可搜索）；3.填寫信息（如請假類型、時間、原因）；4.上傳附件（如病假需醫(yī)院證明）；5.點(diǎn)擊“提交”（流程自動發(fā)送給審批人，如部門經(jīng)理）。3.2.3審批操作查看詳情：進(jìn)入“審批-待我審批”，點(diǎn)擊流程名稱，查看信息及附件；同意/駁回：點(diǎn)擊“同意”（流程進(jìn)入下一個節(jié)點(diǎn)）或“駁回”（填寫駁回原因，流程返回發(fā)起人）；添加意見：在“審批意見”框中輸入備注（如“同意，請注意行程安全”）。3.2.4流程跟蹤查看狀態(tài)：進(jìn)入“審批-我發(fā)起的”，查看流程狀態(tài)（審批中/已通過/已駁回）；催辦：若流程停滯，點(diǎn)擊“催辦”按鈕，向當(dāng)前審批人發(fā)送提醒消息；歷史記錄：進(jìn)入“審批-已辦結(jié)”，查看流程的所有操作記錄（審批人、時間、意見）。3.3文檔管理模塊3.3.1文檔上傳與組織上傳：進(jìn)入“文檔-個人文檔”，點(diǎn)擊“上傳”，選擇單個文件/批量文件/文件夾（支持PDF、Word、Excel等格式）；組織：點(diǎn)擊“新建文件夾”，輸入文件夾名稱（如“2023年報銷憑證”），可添加標(biāo)簽（如“財務(wù)”“部門”）便于搜索。3.3.2文檔操作與版本控制編輯：支持在線編輯（如Word文檔，系統(tǒng)自動保存）；版本控制：系統(tǒng)自動保存歷史版本，進(jìn)入“版本歷史”，查看修改記錄（修改人、時間、內(nèi)容），如需恢復(fù)舊版本，點(diǎn)擊“恢復(fù)”按鈕。3.3.3文檔權(quán)限設(shè)置設(shè)置方法：進(jìn)入“文檔-更多-權(quán)限設(shè)置”，選擇用戶/部門，分配權(quán)限（如“部門同事可查看，不可編輯”）；權(quán)限繼承：文件夾的權(quán)限會繼承給子文件夾（可修改）；權(quán)限撤銷：進(jìn)入“權(quán)限設(shè)置”，點(diǎn)擊“撤銷”按鈕，收回用戶的權(quán)限。3.4數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊3.4.1常見報表類型辦公效率統(tǒng)計：待辦事項(xiàng)完成率、日程飽和度；流程效率統(tǒng)計：平均審批時長、超時審批率；文檔使用統(tǒng)計：文檔訪問量、分享率。3.4.2報表生成與導(dǎo)出1.點(diǎn)擊“統(tǒng)計-報表中心”；2.選擇報表類型（如“流程效率統(tǒng)計”）；3.選擇時間范圍（如“近30天”）、篩選條件（如“部門：銷售部”）；4.點(diǎn)擊“生成報表”，可導(dǎo)出為Excel/PDF格式。3.4.3關(guān)鍵指標(biāo)解讀平均審批時長：從發(fā)起到辦結(jié)的平均時間（反映流程效率）；超時審批率：超過規(guī)定時長的審批占比（如超過24小時，說明流程存在瓶頸）；文檔分享率：文檔被分享的次數(shù)占總訪問量的比例（反映文檔的協(xié)同價值）。四、高級技巧與效率提升4.1快捷操作鍵盤快捷鍵（網(wǎng)頁端）：Ctrl+N：新建文檔/日程/任務(wù)；Ctrl+S：保存當(dāng)前編輯內(nèi)容；Ctrl+F：搜索當(dāng)前頁面內(nèi)容；Alt+A：發(fā)起審批；常用功能收藏：將常用功能（如“發(fā)起報銷審批”）添加到“首頁-快捷入口”，點(diǎn)擊即可進(jìn)入；模板保存：將常用的流程（如“月度報銷流程”）或文檔（如“出差申請單”）保存為模板，下次使用時直接調(diào)用。4.2集成應(yīng)用使用與企業(yè)微信/釘釘集成：通過企業(yè)微信/釘釘接收系統(tǒng)通知（如審批提醒、任務(wù)催辦），無需登錄系統(tǒng)；與ERP系統(tǒng)同步：報銷流程審批通過后，數(shù)據(jù)自動同步到ERP系統(tǒng)（如財務(wù)模塊），無需手動錄入；與郵件系統(tǒng)關(guān)聯(lián)：系統(tǒng)通知可發(fā)送到企業(yè)郵箱（如審批結(jié)果、日程提醒），確保信息不遺漏。4.3自定義設(shè)置自定義流程模板：進(jìn)入“審批-流程設(shè)置”，創(chuàng)建自定義流程（如“項(xiàng)目立項(xiàng)審批”），設(shè)置流程節(jié)點(diǎn)（如部門經(jīng)理→總經(jīng)理）；自定義報表字段：進(jìn)入“統(tǒng)計-報表設(shè)置”，添加自定義字段（如“項(xiàng)目名稱”“客戶名稱”），生成更貼合業(yè)務(wù)需求的報表；自定義通知方式：進(jìn)入“個人中心-偏好設(shè)置”，設(shè)置通知方式（如“審批提醒僅發(fā)送APP推送”）。五、常見故障排查5.1登錄問題密碼忘記：點(diǎn)擊“忘記密碼”，通過企業(yè)郵箱/手機(jī)號重置；賬號鎖定：連續(xù)輸入錯誤密碼5次（以系統(tǒng)設(shè)置為準(zhǔn)），賬號鎖定，聯(lián)系IT部門解鎖；驗(yàn)證碼無法顯示：刷新頁面（Ctrl+R），若仍無法顯示，更換瀏覽器（如Chrome）。5.2操作問題無法上傳文件：檢查文件格式（是否支持）、文件大?。ㄊ欠癯^限制），若仍無法上傳，聯(lián)系IT部門；審批流程卡?。哼M(jìn)入“流程跟蹤”，查看當(dāng)前審批人，點(diǎn)擊“催辦”，若仍卡住，聯(lián)系審批人或IT部門；文檔無法編輯：檢查文檔權(quán)限（是否有編輯權(quán)限），若有權(quán)限仍無法編輯，更換瀏覽器或清除緩存。5.3系統(tǒng)問題頁面加載緩慢：檢查網(wǎng)絡(luò)連接（是否穩(wěn)定），關(guān)閉多余瀏覽器標(biāo)簽頁，若仍緩慢，聯(lián)系IT部門；消息接收延遲：檢查APP推送設(shè)置（是否開啟），若仍延遲，重啟APP或手機(jī)；移動端無法同步：檢查手機(jī)網(wǎng)絡(luò)（Wi-Fi/流量），更新APP到最新版本，若仍無法同步，聯(lián)系IT部門。5.4數(shù)據(jù)問題數(shù)據(jù)丟失：檢查是否誤刪（進(jìn)入“回收站”，查看已刪除的文檔/流程），若無法恢復(fù)，聯(lián)系IT部門；數(shù)據(jù)錯誤：檢查輸入信息（如報銷金額是否正確），若仍錯誤，聯(lián)系流程發(fā)起者或IT部門；報表不準(zhǔn)確：檢查篩選條件（如時間范圍是否正確），若仍不準(zhǔn)確，聯(lián)系IT部門。六、安全規(guī)范與注意事項(xiàng)6.1賬號安全不泄露賬號密碼（包括同事、外部人員）；定期修改密碼（每3個月一次）；不使用公共設(shè)備（如網(wǎng)吧電腦）登錄系統(tǒng)。6.2數(shù)據(jù)安全不傳輸敏感數(shù)據(jù)（如客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)）通過即時消息；不隨意分享文檔（如需分享，設(shè)置有效期及權(quán)限）；使用系統(tǒng)加密功能（如文檔加密）保障數(shù)據(jù)安全。6.3操作安全及時退出登錄（使用公共設(shè)備時）。6.4應(yīng)急處理遇到安全問題（如賬號被盜），立即聯(lián)系IT部門；配合IT部門調(diào)查（提供操作記錄、截圖等）；備份重要數(shù)據(jù)（如個人文檔）到本地或企業(yè)云盤。附錄附錄1：常用快捷鍵列表（網(wǎng)頁端）功能快捷鍵新建文檔/日程/任務(wù)Ctrl+N保存當(dāng)前編輯內(nèi)容Ctrl+S搜索當(dāng)前