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文檔簡介
項(xiàng)目管理中風(fēng)險(xiǎn)識別與應(yīng)對措施培訓(xùn)一、引言:風(fēng)險(xiǎn)為何是項(xiàng)目管理的“必修課”?在項(xiàng)目管理領(lǐng)域,風(fēng)險(xiǎn)是永恒的話題。據(jù)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI)研究,超過三成的項(xiàng)目因未有效識別和應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)而導(dǎo)致延期、預(yù)算超支或目標(biāo)偏離。風(fēng)險(xiǎn)并非“洪水猛獸”——它是“未來可能發(fā)生的、影響項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的不確定事件或條件”。風(fēng)險(xiǎn)識別與應(yīng)對的核心價(jià)值,在于將“不確定性”轉(zhuǎn)化為“可控性”,通過提前預(yù)判和主動(dòng)干預(yù),降低風(fēng)險(xiǎn)對項(xiàng)目的負(fù)面影響,甚至將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)化為機(jī)會(huì)。本培訓(xùn)將圍繞“風(fēng)險(xiǎn)識別—風(fēng)險(xiǎn)分析—風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對—風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控”的全流程,結(jié)合實(shí)用方法、工具與案例,幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建立系統(tǒng)化的風(fēng)險(xiǎn)管控能力。二、風(fēng)險(xiǎn)識別:項(xiàng)目安全的第一道防線風(fēng)險(xiǎn)識別是風(fēng)險(xiǎn)管控的起點(diǎn),其目標(biāo)是全面、準(zhǔn)確地找出項(xiàng)目中所有可能影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。識別不到位,后續(xù)的分析與應(yīng)對將失去基礎(chǔ)。(一)風(fēng)險(xiǎn)識別的核心原則1.全面性:覆蓋項(xiàng)目全生命周期(啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾),涉及范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、資源、stakeholders等所有維度。2.動(dòng)態(tài)性:風(fēng)險(xiǎn)會(huì)隨項(xiàng)目進(jìn)展而變化(如需求變更可能引發(fā)新的進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)),需定期復(fù)盤更新。3.參與性:避免“項(xiàng)目經(jīng)理一人拍腦袋”,應(yīng)組織團(tuán)隊(duì)成員、stakeholders、行業(yè)專家共同參與——一線員工更了解具體環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn),專家能提供行業(yè)視角。4.客觀性:基于事實(shí)與數(shù)據(jù),避免主觀臆斷(如“我覺得這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)不會(huì)發(fā)生”不如“歷史項(xiàng)目中類似場景的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率為60%”)。(二)常用風(fēng)險(xiǎn)識別方法解析1.**文檔審查**用途:從現(xiàn)有文檔中挖掘潛在風(fēng)險(xiǎn)。審查對象:項(xiàng)目章程(目標(biāo)與約束)、需求說明書(模糊或變更風(fēng)險(xiǎn))、進(jìn)度計(jì)劃(關(guān)鍵路徑依賴風(fēng)險(xiǎn))、預(yù)算文檔(成本超支風(fēng)險(xiǎn))、歷史項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)登記冊(同類項(xiàng)目的常見風(fēng)險(xiǎn))。示例:審查某軟件項(xiàng)目的需求文檔時(shí),發(fā)現(xiàn)“用戶需求未明確支付流程的跨境支持”,可能引發(fā)“上線后需求變更”的風(fēng)險(xiǎn)。2.**頭腦風(fēng)暴(Brainstorming)**用途:通過群體思維激發(fā)創(chuàng)意,識別隱藏的風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)施要點(diǎn):邀請多元化團(tuán)隊(duì)(項(xiàng)目經(jīng)理、開發(fā)、測試、產(chǎn)品、運(yùn)維、客戶代表);遵循“不批評、不否定”原則,鼓勵(lì)自由發(fā)言;記錄所有想法,后續(xù)整理分類。示例:某建筑項(xiàng)目brainstorming中,團(tuán)隊(duì)提出“雨季施工導(dǎo)致材料受潮”“農(nóng)民工短缺影響進(jìn)度”等12項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)。3.**訪談法**用途:通過與關(guān)鍵人員對話,獲取深度風(fēng)險(xiǎn)信息。訪談對象:客戶(需求風(fēng)險(xiǎn))、供應(yīng)商(供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn))、行業(yè)專家(技術(shù)風(fēng)險(xiǎn))、一線員工(執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn))。技巧:采用開放式問題(如“您認(rèn)為項(xiàng)目中最可能出問題的環(huán)節(jié)是什么?”),避免封閉式問題(如“您覺得進(jìn)度會(huì)延遲嗎?”)。4.**SWOT分析**用途:通過分析項(xiàng)目的優(yōu)勢(Strengths)、劣勢(Weaknesses)、機(jī)會(huì)(Opportunities)、威脅(Threats),識別內(nèi)部與外部風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)用:“威脅”即為項(xiàng)目的潛在風(fēng)險(xiǎn)(如“劣勢—團(tuán)隊(duì)缺乏新技術(shù)經(jīng)驗(yàn)”可能引發(fā)“技術(shù)選型風(fēng)險(xiǎn)”;“威脅—競爭對手推出同類產(chǎn)品”可能引發(fā)“市場份額風(fēng)險(xiǎn)”)。5.**核對單(Checklist)**用途:基于歷史項(xiàng)目或行業(yè)經(jīng)驗(yàn),制作標(biāo)準(zhǔn)化風(fēng)險(xiǎn)清單,快速識別常見風(fēng)險(xiǎn)。示例:軟件項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)核對單可包括:需求變更風(fēng)險(xiǎn);關(guān)鍵人員離職風(fēng)險(xiǎn);技術(shù)選型風(fēng)險(xiǎn);第三方接口延遲風(fēng)險(xiǎn);上線后性能瓶頸風(fēng)險(xiǎn)。6.**德爾菲法(DelphiMethod)**用途:通過匿名反饋避免群體思維,獲取專家共識。實(shí)施步驟:1.選擇5-10名行業(yè)專家;2.發(fā)放匿名問卷,要求專家列出項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn);3.匯總結(jié)果,反饋給專家,要求其修改或補(bǔ)充;4.重復(fù)3-4輪,直到專家意見趨于一致。優(yōu)勢:避免“權(quán)威壓制”,適合復(fù)雜項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)識別。(三)風(fēng)險(xiǎn)識別的輸出:風(fēng)險(xiǎn)登記冊(RiskRegister)風(fēng)險(xiǎn)識別的最終成果是風(fēng)險(xiǎn)登記冊,它是后續(xù)風(fēng)險(xiǎn)分析與應(yīng)對的核心工具。初始風(fēng)險(xiǎn)登記冊應(yīng)包含以下內(nèi)容:風(fēng)險(xiǎn)ID:唯一標(biāo)識;風(fēng)險(xiǎn)描述:清晰定義風(fēng)險(xiǎn)(如“關(guān)鍵程序員離職導(dǎo)致進(jìn)度延遲”);風(fēng)險(xiǎn)來源:內(nèi)部(團(tuán)隊(duì)、流程)或外部(市場、政策);影響維度:范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量等;初步評估:大致的發(fā)生概率與影響程度(如“高概率、高影響”)。三、風(fēng)險(xiǎn)分析:從“識別”到“行動(dòng)”的關(guān)鍵橋梁識別風(fēng)險(xiǎn)后,需通過定性分析與定量分析評估風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先級,確定哪些風(fēng)險(xiǎn)需要優(yōu)先處理。(一)定性風(fēng)險(xiǎn)分析:優(yōu)先級排序的核心工具定性分析是基于主觀判斷的風(fēng)險(xiǎn)評估,目標(biāo)是將風(fēng)險(xiǎn)劃分為“高、中、低”優(yōu)先級,聚焦高優(yōu)先級風(fēng)險(xiǎn)。1.**評估維度**發(fā)生概率:風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性(如“高”“中”“低”或0-10分制);影響程度:風(fēng)險(xiǎn)對項(xiàng)目目標(biāo)的影響(如“高”“中”“低”或0-10分制)。2.**概率-影響矩陣(Probability-ImpactMatrix)**將概率與影響組合,形成風(fēng)險(xiǎn)優(yōu)先級矩陣(見下表):高影響中影響低影響高概率高優(yōu)先級(紅色)中優(yōu)先級(黃色)中優(yōu)先級(黃色)中概率中優(yōu)先級(黃色)中優(yōu)先級(黃色)低優(yōu)先級(綠色)低概率中優(yōu)先級(黃色)低優(yōu)先級(綠色)低優(yōu)先級(綠色)3.**示例**某軟件項(xiàng)目識別到“關(guān)鍵程序員離職”風(fēng)險(xiǎn),評估其“發(fā)生概率”為高(70%),“影響程度”為高(導(dǎo)致進(jìn)度延遲2個(gè)月,成本增加15%),因此被列為高優(yōu)先級。(二)定量風(fēng)險(xiǎn)分析:數(shù)值化的風(fēng)險(xiǎn)評估定量分析是基于數(shù)據(jù)與模型的風(fēng)險(xiǎn)評估,目標(biāo)是為高優(yōu)先級風(fēng)險(xiǎn)提供數(shù)值化的影響評估(如“風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致項(xiàng)目成本超支10%的概率為80%”)。1.**常用方法**預(yù)期貨幣價(jià)值(EMV):計(jì)算風(fēng)險(xiǎn)的期望成本(EMV=概率×影響金額);示例:“原材料價(jià)格上漲”風(fēng)險(xiǎn)的概率為50%,影響金額為+20萬元(成本增加),則EMV=50%×20萬元=+10萬元(需預(yù)留10萬元應(yīng)急資金)。蒙特卡洛模擬(MonteCarloSimulation):通過模擬thousands次項(xiàng)目場景,計(jì)算項(xiàng)目完成時(shí)間或預(yù)算的概率分布;示例:通過蒙特卡洛模擬,發(fā)現(xiàn)某項(xiàng)目在預(yù)算內(nèi)完成的概率為70%,若增加10%的預(yù)算,概率可提高到90%。敏感性分析:分析單個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素對項(xiàng)目目標(biāo)的影響(如“需求變更數(shù)量增加10%,會(huì)導(dǎo)致進(jìn)度延遲15%”)。2.**應(yīng)用場景**定量分析適用于高價(jià)值、高復(fù)雜度的項(xiàng)目(如大型基建項(xiàng)目、航天項(xiàng)目),或需要向stakeholders提供精確數(shù)據(jù)的場景。四、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對:針對性策略的設(shè)計(jì)與實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對的目標(biāo)是降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率或影響,或利用風(fēng)險(xiǎn)中的機(jī)會(huì)。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)(威脅/機(jī)會(huì)),應(yīng)對策略分為兩類。(一)消極風(fēng)險(xiǎn)(威脅)的四大應(yīng)對策略消極風(fēng)險(xiǎn)是“可能對項(xiàng)目目標(biāo)產(chǎn)生負(fù)面影響的風(fēng)險(xiǎn)”,應(yīng)對策略包括:1.**規(guī)避(Avoid)**定義:通過改變項(xiàng)目計(jì)劃,完全消除風(fēng)險(xiǎn)或其影響。適用場景:風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率高、影響大,且有可行的替代方案。示例:某建筑項(xiàng)目識別到“雨季施工導(dǎo)致進(jìn)度延遲”的風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)對措施是將施工時(shí)間調(diào)整到旱季,完全規(guī)避該風(fēng)險(xiǎn)。2.**轉(zhuǎn)移(Transfer)**定義:將風(fēng)險(xiǎn)的責(zé)任或影響轉(zhuǎn)移給第三方(如保險(xiǎn)公司、供應(yīng)商)。適用場景:風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率低、影響大,且第三方有能力承擔(dān)。示例:某電商項(xiàng)目識別到“支付系統(tǒng)故障導(dǎo)致用戶流失”的風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)對措施是將支付系統(tǒng)外包給第三方支付平臺(tái),轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任。3.**減輕(Mitigate)**定義:采取措施降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率或影響。適用場景:風(fēng)險(xiǎn)無法規(guī)避或轉(zhuǎn)移,且降低概率/影響的成本低于風(fēng)險(xiǎn)損失。示例:某制造項(xiàng)目識別到“原材料供應(yīng)延遲”的風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)對措施是與兩家供應(yīng)商簽訂合同,降低單一供應(yīng)商的依賴(降低發(fā)生概率);同時(shí)預(yù)留兩周的原材料庫存(降低影響)。4.**接受(Accept)**定義:主動(dòng)或被動(dòng)接受風(fēng)險(xiǎn)的影響,不采取額外措施。適用場景:風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率低、影響小,或應(yīng)對成本高于風(fēng)險(xiǎn)損失。示例:某營銷項(xiàng)目識別到“社交媒體平臺(tái)算法調(diào)整導(dǎo)致流量下降”的風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)對措施是預(yù)留10%的營銷預(yù)算作為應(yīng)急資金(主動(dòng)接受);若風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生,用應(yīng)急資金投放其他渠道。(二)積極風(fēng)險(xiǎn)(機(jī)會(huì))的四大應(yīng)對策略積極風(fēng)險(xiǎn)是“可能對項(xiàng)目目標(biāo)產(chǎn)生正面影響的風(fēng)險(xiǎn)”(如“市場需求增長導(dǎo)致項(xiàng)目提前交付”),應(yīng)對策略包括:1.**開拓(Exploit)**定義:采取措施確保機(jī)會(huì)發(fā)生(如“增加資源投入,提前完成項(xiàng)目,搶占市場先機(jī)”)。2.**提高(Enhance)**定義:增加機(jī)會(huì)發(fā)生的概率或影響(如“與客戶簽訂優(yōu)先供貨協(xié)議,提高獲得大額訂單的概率”)。3.**分享(Share)**定義:與第三方合作,共同利用機(jī)會(huì)(如“與合作伙伴聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品,共享市場收益”)。4.**接受(Accept)**定義:不采取額外措施,等待機(jī)會(huì)自然發(fā)生(如“市場需求增長的機(jī)會(huì),若發(fā)生則增加產(chǎn)量”)。(三)應(yīng)對措施的有效性評估應(yīng)對措施制定后,需評估其可行性與成本效益:可行性:是否有足夠的資源(人力、財(cái)力、時(shí)間)實(shí)施?成本效益:應(yīng)對措施的成本是否低于風(fēng)險(xiǎn)損失?(如“投入10萬元降低風(fēng)險(xiǎn)損失50萬元”是可行的;若投入30萬元降低風(fēng)險(xiǎn)損失20萬元,則不可行)。五、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控:動(dòng)態(tài)管理的閉環(huán)保障風(fēng)險(xiǎn)是動(dòng)態(tài)變化的——有些風(fēng)險(xiǎn)會(huì)消失,有些風(fēng)險(xiǎn)會(huì)新增,有些風(fēng)險(xiǎn)的概率或影響會(huì)變化。因此,風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控是風(fēng)險(xiǎn)管控的閉環(huán)環(huán)節(jié),需貫穿項(xiàng)目全生命周期。(一)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的核心內(nèi)容1.跟蹤風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài):定期檢查風(fēng)險(xiǎn)是否發(fā)生,應(yīng)對措施是否有效(如“關(guān)鍵程序員離職”風(fēng)險(xiǎn)的后備人員培養(yǎng)進(jìn)度是否符合計(jì)劃)。2.識別新風(fēng)險(xiǎn):隨著項(xiàng)目進(jìn)展,新的風(fēng)險(xiǎn)可能出現(xiàn)(如“需求變更”可能引發(fā)“進(jìn)度延遲”的新風(fēng)險(xiǎn))。3.更新風(fēng)險(xiǎn)登記冊:根據(jù)監(jiān)控結(jié)果,更新風(fēng)險(xiǎn)的概率、影響、優(yōu)先級、應(yīng)對措施與狀態(tài)(如“某風(fēng)險(xiǎn)已發(fā)生,應(yīng)對措施有效,狀態(tài)標(biāo)記為‘已關(guān)閉’”)。4.調(diào)整應(yīng)對策略:若應(yīng)對措施無效,需及時(shí)調(diào)整(如“預(yù)留的應(yīng)急資金不足,需增加預(yù)算”)。(二)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的實(shí)施方法1.定期風(fēng)險(xiǎn)Review會(huì)議:每周/每兩周召開項(xiàng)目例會(huì),加入風(fēng)險(xiǎn)Review環(huán)節(jié),由項(xiàng)目經(jīng)理帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)檢查風(fēng)險(xiǎn)登記冊。2.風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)報(bào)告:向stakeholders提交風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)報(bào)告,內(nèi)容包括:當(dāng)前風(fēng)險(xiǎn)清單、高優(yōu)先級風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對進(jìn)展、新增風(fēng)險(xiǎn)、下一步計(jì)劃。3.變更控制流程:若風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致項(xiàng)目計(jì)劃變更(如進(jìn)度延遲、預(yù)算增加),需遵循變更控制流程(提交變更請求、評審、批準(zhǔn)、實(shí)施)。六、實(shí)踐案例:某軟件項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識別與應(yīng)對全流程(一)項(xiàng)目背景某互聯(lián)網(wǎng)公司開發(fā)新電商平臺(tái),目標(biāo)是6個(gè)月內(nèi)上線,預(yù)算500萬元,覆蓋國內(nèi)與跨境市場。(二)風(fēng)險(xiǎn)識別與分析通過文檔審查、brainstorming與訪談,識別到以下高優(yōu)先級風(fēng)險(xiǎn):1.關(guān)鍵程序員離職:概率高(70%),影響高(導(dǎo)致進(jìn)度延遲2個(gè)月,成本增加15%);2.第三方支付接口延遲交付:概率中(60%),影響高(導(dǎo)致上線延遲1個(gè)月);3.上線后流量超出預(yù)期導(dǎo)致服務(wù)器崩潰:概率高(80%),影響高(導(dǎo)致用戶流失20%)。(三)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施風(fēng)險(xiǎn)ID風(fēng)險(xiǎn)描述優(yōu)先級應(yīng)對策略具體措施負(fù)責(zé)人R1關(guān)鍵程序員離職高減輕+轉(zhuǎn)移1.培養(yǎng)2名后備人員(每周技術(shù)培訓(xùn));2.與外包公司簽訂緊急支援協(xié)議(4小時(shí)內(nèi)到崗)技術(shù)經(jīng)理R2第三方支付接口延遲交付高減輕1.每周與第三方溝通進(jìn)度,發(fā)送催辦郵件;2.預(yù)留兩周的緩沖時(shí)間(將上線時(shí)間從第6個(gè)月延遲到第6.5個(gè)月)項(xiàng)目經(jīng)理R3上線后流量超出預(yù)期導(dǎo)致服務(wù)器崩潰高規(guī)避+減輕1.選擇可彈性擴(kuò)展的云服務(wù)器(流量峰值時(shí)自動(dòng)增加服務(wù)器);2.進(jìn)行壓力測試(模擬10倍預(yù)期流量)運(yùn)維經(jīng)理(四)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控結(jié)果1.R1(關(guān)鍵程序員離職):后備人員培養(yǎng)進(jìn)度符合計(jì)劃,外包公司確認(rèn)可隨時(shí)支援,風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)為“監(jiān)控中”;2.R2(第三方支付接口延遲交付):通過每周溝通,第三方提前1周完成交付,風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)為“已關(guān)閉”;3.R3(上線后流量超出預(yù)期):彈性擴(kuò)展功能有效,壓力測試通過,上線后流量峰值時(shí)自動(dòng)增加了10臺(tái)服務(wù)器,風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)為“已關(guān)閉”。(五)項(xiàng)目結(jié)果項(xiàng)目提前1周上線,預(yù)算控制在500萬元內(nèi),用戶流失率低于5%,達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。七、工具與模板:讓風(fēng)險(xiǎn)管控制度化(一)風(fēng)險(xiǎn)登記冊模板風(fēng)險(xiǎn)ID風(fēng)險(xiǎn)描述發(fā)生概率影響程度優(yōu)先級應(yīng)對策略負(fù)責(zé)人狀態(tài)備注R1關(guān)鍵程序員離職高(70%)高(80%)高減輕+轉(zhuǎn)移技術(shù)經(jīng)理監(jiān)控中已培養(yǎng)2名后備人員R2第三方支付接口延遲交付中(60%)高(70%)高減輕項(xiàng)目經(jīng)理已關(guān)閉提前1周完成R3上線后流量超出預(yù)期高(80%)高(90%)高規(guī)避+減輕運(yùn)維經(jīng)理已關(guān)閉彈性擴(kuò)展有效(二)概率-影響矩陣模板(見本文第三部分“定性風(fēng)險(xiǎn)分析”)(三)風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)報(bào)告模板項(xiàng)目名稱:新電商平臺(tái)開發(fā)項(xiàng)目報(bào)告日期:2024年X月X日匯報(bào)人:項(xiàng)目經(jīng)理一、當(dāng)前風(fēng)險(xiǎn)清單(高優(yōu)先級):1.R1(關(guān)鍵程序員離職):監(jiān)控中,后備人員培養(yǎng)進(jìn)度正常;2.無新增高優(yōu)先級風(fēng)險(xiǎn)。二、已關(guān)閉風(fēng)險(xiǎn):1.R2(第三方支付接口延遲交付):提前1周完成;2.R3(上線后流量超出預(yù)期):彈性擴(kuò)展有效。三、下一步計(jì)劃:1.繼續(xù)跟蹤R1風(fēng)險(xiǎn);2.下周召開風(fēng)險(xiǎn)Review會(huì)議,檢查新風(fēng)險(xiǎn)。八、總結(jié):風(fēng)險(xiǎn)管控是項(xiàng)目成功的“保險(xiǎn)繩”風(fēng)險(xiǎn)識別與應(yīng)對不是“事后救火”,而是“事前預(yù)防”與“事中控制”的結(jié)合。其核心邏輯是:通過系統(tǒng)化的方法識別風(fēng)險(xiǎn),通過科學(xué)的分析確定優(yōu)先級,通過針對性的策略降低影
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