酒店公司供應(yīng)商溝通辦法

一、總則1.目的：為加強本酒店公司與供應(yīng)商之間的合作與管理，確保物資供應(yīng)的質(zhì)量、及時性和成本效益，規(guī)范雙方行為，維護雙方合法權(quán)益，結(jié)合酒店公司實際情況，特制定本辦法。2.指導(dǎo)思想：秉持酒店公司“以客為尊，品質(zhì)至上”的經(jīng)營理念，在與供應(yīng)商合作過程中，注重長期穩(wěn)定的合作關(guān)系建立，追求互利共贏，共同提升服務(wù)客戶的能力，實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的統(tǒng)一。3.原則：本辦法遵循公平、公正、公開、誠信、互利的原則，保障雙方在合作中的合法權(quán)益，促進酒店公司與供應(yīng)商共同發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于與本酒店公司有業(yè)務(wù)往來的所有供應(yīng)商，涵蓋酒店運營所需的各類物資（包括但不限于食品、日用品、辦公用品、設(shè)備設(shè)施等）及服務(wù)（如清潔服務(wù)、工程維修服務(wù)等）供應(yīng)商。同時，酒店公司內(nèi)部涉及與供應(yīng)商對接、管理等相關(guān)工作的全體員工也需遵守本辦法。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購部門-負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、篩選、評估和引入工作，建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。-與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)和合作條款。-跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)，協(xié)調(diào)解決供應(yīng)過程中的問題。-定期對供應(yīng)商進行績效評估，根據(jù)評估結(jié)果提出合作調(diào)整建議。2.質(zhì)量控制部門-制定物資和服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗流程，對采購的物資和服務(wù)進行質(zhì)量檢驗和驗收。-對供應(yīng)商提供的物資和服務(wù)進行定期或不定期抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時反饋并督促供應(yīng)商整改。-參與供應(yīng)商的評估和審核工作，提供質(zhì)量方面的專業(yè)意見。3.財務(wù)部門-審核采購合同的財務(wù)條款，確保付款方式、結(jié)算周期等符合公司財務(wù)規(guī)定。-按照合同約定及時支付供應(yīng)商貨款，處理與供應(yīng)商的財務(wù)往來事宜。-協(xié)助采購部門進行成本分析，對供應(yīng)商的價格合理性進行評估。4.使用部門-提出物資和服務(wù)的需求計劃，明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。-參與采購過程，提供專業(yè)技術(shù)支持和意見，協(xié)助評估供應(yīng)商的產(chǎn)品和服務(wù)是否符合實際需求。-在物資和服務(wù)交付后，及時反饋使用情況，提出改進建議。5.法務(wù)部門-審核采購合同的合法性和合規(guī)性，防范法律風(fēng)險。-處理與供應(yīng)商之間的法律糾紛，維護酒店公司的合法權(quán)益。四、管理內(nèi)容與流程1.供應(yīng)商開發(fā)與篩選-信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、展會交流等，建立潛在供應(yīng)商信息庫。-初步篩選：采購部門根據(jù)酒店公司的需求和標(biāo)準(zhǔn)，對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，重點考察供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等方面。-實地考察：對于初步篩選合格的供應(yīng)商，采購部門會同質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員進行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、工藝流程、質(zhì)量管理體系等實際情況。-評估決策：根據(jù)實地考察結(jié)果，采購部門組織相關(guān)部門進行綜合評估，形成評估報告，報酒店公司管理層審批，確定是否引入為合格供應(yīng)商。2.采購合同簽訂-合同起草：采購部門根據(jù)與供應(yīng)商達(dá)成的合作意向，起草采購合同，明確物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。-審核會簽：合同起草完成后，依次提交質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等進行審核，各部門根據(jù)自身職責(zé)提出修改意見，經(jīng)采購部門匯總修改后，報酒店公司管理層會簽。-簽訂生效：合同經(jīng)酒店公司管理層會簽通過后，由采購部門代表酒店公司與供應(yīng)商簽訂合同，合同自雙方簽字（蓋章）之日起生效。3.采購訂單執(zhí)行-訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)酒店公司的需求計劃，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確訂單編號、物資或服務(wù)詳情、交貨時間、交貨地點等信息。-進度跟蹤：采購部門定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和發(fā)貨安排，如發(fā)現(xiàn)可能影響交貨的問題，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。-物資驗收：物資到貨后，質(zhì)量控制部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行檢驗和驗收，確保物資質(zhì)量符合要求。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，采購部門及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取換貨、補貨、降價等措施進行處理。-服務(wù)驗收：對于服務(wù)類采購，使用部門根據(jù)服務(wù)合同的要求對供應(yīng)商提供的服務(wù)進行驗收，填寫服務(wù)驗收報告。如服務(wù)不符合要求，采購部門協(xié)調(diào)供應(yīng)商進行整改或采取其他補救措施。4.供應(yīng)商績效評估-評估指標(biāo)：建立科學(xué)合理的供應(yīng)商績效評估指標(biāo)體系，主要包括質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)、創(chuàng)新等方面。質(zhì)量指標(biāo)涵蓋物資合格率、服務(wù)達(dá)標(biāo)率等；交貨期指標(biāo)包括按時交貨率等；價格指標(biāo)涉及價格合理性、成本降低率等；服務(wù)指標(biāo)包含售后服務(wù)響應(yīng)速度、解決問題能力等；創(chuàng)新指標(biāo)考量供應(yīng)商在產(chǎn)品或服務(wù)創(chuàng)新方面的表現(xiàn)。-評估周期：定期對供應(yīng)商進行績效評估，一般為每季度或每半年進行一次全面評估。-評估流程：采購部門牽頭組織相關(guān)部門，按照評估指標(biāo)體系對供應(yīng)商進行評分，形成評估報告。評估報告經(jīng)酒店公司管理層審核后，反饋給供應(yīng)商。-結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)績效評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予增加采購份額、優(yōu)先合作等獎勵；對于表現(xiàn)一般的供應(yīng)商，提出改進意見，督促其整改；對于表現(xiàn)較差且整改不力的供應(yīng)商，終止合作關(guān)系。五、權(quán)利與義務(wù)1.酒店公司權(quán)利-有權(quán)要求供應(yīng)商按照合同約定提供符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的物資和服務(wù)。-有權(quán)對供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況進行必要的監(jiān)督和檢查，以確保物資供應(yīng)和服務(wù)的質(zhì)量與穩(wěn)定性。-有權(quán)根據(jù)績效評估結(jié)果對供應(yīng)商進行獎懲，包括但不限于調(diào)整采購份額、終止合作等。-在供應(yīng)商違反合同約定或法律法規(guī)規(guī)定時，有權(quán)依法追究其法律責(zé)任，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.酒店公司義務(wù)-按照合同約定及時向供應(yīng)商支付貨款或服務(wù)費用。-向供應(yīng)商提供準(zhǔn)確的物資需求計劃和服務(wù)要求，協(xié)助供應(yīng)商開展相關(guān)工作。-對供應(yīng)商的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密予以保密，不得泄露給第三方。3.供應(yīng)商權(quán)利-有權(quán)要求酒店公司按照合同約定提供準(zhǔn)確的需求信息和必要的協(xié)助。-有權(quán)按時收取合同約定的貨款或服務(wù)費用。-對酒店公司提出的不合理要求或侵權(quán)行為，有權(quán)提出異議并依法維護自身合法權(quán)益。4.供應(yīng)商義務(wù)-按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等要求提供物資和服務(wù)。-接受酒店公司的監(jiān)督和檢查，積極配合酒店公司的管理工作，對提出的問題及時整改。-對酒店公司的商業(yè)秘密和相關(guān)信息予以保密，不得擅自使用或泄露給第三方。-嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，誠信經(jīng)營，保證所提供的物資和服務(wù)來源合法、質(zhì)量可靠。六、監(jiān)督與考核機制1.內(nèi)部監(jiān)督：酒店公司內(nèi)部建立健全監(jiān)督機制，采購部門、質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門等各相關(guān)部門之間相互監(jiān)督、相互制約。審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、合同執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理等方面是否存在問題，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議。2.外部監(jiān)督：接受客戶、行業(yè)協(xié)會、政府監(jiān)管部門等外部機構(gòu)的監(jiān)督。積極聽取客戶對供應(yīng)商提供物資和服務(wù)的意見和建議，對客戶反饋的問題及時處理。同時，遵守行業(yè)規(guī)范和政府法律法規(guī)，接受相關(guān)部門的檢查和指導(dǎo)。3.考核機制-對采購部門及相關(guān)人員的考核：將供應(yīng)商管理工作納入采購部門及相關(guān)人員的績效考核體系，考核指標(biāo)包括供應(yīng)商開發(fā)數(shù)量與質(zhì)量、采購成本控制、合同執(zhí)行情況、供應(yīng)商滿意度等。根據(jù)考核結(jié)果進行獎懲，激勵采購部門及相關(guān)人員做好供應(yīng)商管理工作。-對供應(yīng)商的考核：通過績效評估等方式對供應(yīng)商進行考核，考核結(jié)果與合作關(guān)系的延續(xù)、采購份額的分配等掛鉤。對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進行相應(yīng)處