文件檔案借閱審批規(guī)范1引言為規(guī)范本單位文件檔案借閱審批管理，加強(qiáng)檔案資源安全保護(hù)，提高檔案利用效率，保障檔案信息的真實性、完整性和保密性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《中華人民共和國保密法》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際工作需要，制定本規(guī)范。2適用范圍本規(guī)范適用于本單位及所屬機(jī)構(gòu)各類文件檔案（包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案及其他載體檔案）的借閱審批活動。外單位人員借閱本單位檔案的，需符合本規(guī)范及相關(guān)協(xié)作規(guī)定。3術(shù)語定義1.文件檔案：指本單位在日常辦公、業(yè)務(wù)開展、項目實施等活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、音頻、視頻、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。2.借閱人：指申請借閱檔案的本單位工作人員或經(jīng)批準(zhǔn)的外單位人員（需提供有效證明材料）。3.審批人：指有權(quán)對借閱申請進(jìn)行審核批準(zhǔn)的人員，包括部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、單位主要負(fù)責(zé)人及保密委員會成員（根據(jù)檔案密級確定）。4.密級檔案：指標(biāo)注有絕密、機(jī)密、秘密等級的檔案（按《國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》劃分）。4審批流程4.1普通檔案審批流程（非密級）普通檔案指未標(biāo)注密級、且內(nèi)容不涉及單位敏感信息的檔案，審批流程如下：1.申請發(fā)起：借閱人填寫《檔案借閱申請表》（附件1），內(nèi)容包括：借閱人基本信息（姓名、部門、聯(lián)系方式）；檔案信息（名稱、編號、歸檔日期、載體類型）；借閱目的（需明確與工作的關(guān)聯(lián)性，如“項目驗收參考”“政策研究依據(jù)”）；借閱時限（擬借閱的起止日期）；附件材料（如工作任務(wù)單、項目立項書等證明材料）。2.部門審核：借閱人所在部門負(fù)責(zé)人對申請進(jìn)行審核，重點確認(rèn)：借閱目的的真實性與必要性；借閱人是否具備使用該檔案的工作權(quán)限；附件材料是否齊全。審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在申請表上簽署意見并簽字。3.檔案管理部門審批：檔案管理部門收到申請后，在2個工作日內(nèi)完成以下審核：檔案的可用性（如是否在保管期限內(nèi)、是否有損壞、是否已歸檔）；申請信息的完整性（如檔案編號是否準(zhǔn)確、借閱時限是否合理）；是否符合本規(guī)范及其他檔案管理規(guī)定。審核通過后，檔案管理員在申請表上簽署意見，辦理借閱登記（錄入《檔案借閱臺賬》，附件2），向借閱人交付檔案（紙質(zhì)檔案需簽字確認(rèn)；電子檔案通過系統(tǒng)授予臨時權(quán)限）。4.2密級檔案審批流程密級檔案的借閱需嚴(yán)格遵循“按需借閱、分級審批”原則，流程如下：1.申請發(fā)起：借閱人填寫《密級檔案借閱申請表》（附件3），除普通檔案申請內(nèi)容外，需額外注明：檔案密級（絕密/機(jī)密/秘密）；保密措施（如“在涉密機(jī)房使用”“不復(fù)制、不摘抄”）；知悉范圍（僅限本人或特定團(tuán)隊使用）。2.部門審核：部門負(fù)責(zé)人審核申請的真實性，確認(rèn)借閱目的與涉密工作直接相關(guān)，簽署意見并簽字。3.保密部門審核：保密委員會辦公室（或指定保密人員）對申請進(jìn)行保密審查，重點確認(rèn)：借閱人是否具備相應(yīng)的保密資質(zhì)（如已簽訂《保密責(zé)任書》、參加過保密培訓(xùn)）；保密措施是否符合密級檔案的管理要求；知悉范圍是否符合“最小化”原則。審核通過后，保密人員簽署意見并蓋章。4.分級審批：秘密級檔案：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；機(jī)密級檔案：由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報單位主要負(fù)責(zé)人審批；絕密級檔案：由單位主要負(fù)責(zé)人審核后，報保密委員會審批（需2/3以上成員同意）。5.檔案交付：審批通過后，檔案管理部門核對審批意見，辦理以下手續(xù)：紙質(zhì)密級檔案：在涉密場所交付，借閱人簽字確認(rèn)，登記《密級檔案借閱臺賬》（附件4）；電子密級檔案：通過涉密檔案管理系統(tǒng)授予臨時訪問權(quán)限（權(quán)限有效期與借閱時限一致），系統(tǒng)自動記錄操作日志。4.3緊急借閱流程因突發(fā)事件（如應(yīng)急處置、重大項目趕工）或緊急工作需要，無法按正常流程審批的，可啟動緊急借閱程序：1.申請：借閱人向檔案管理部門提交《緊急檔案借閱申請表》（附件5），說明緊急情況（如“突發(fā)事件應(yīng)急處置需查閱202X年應(yīng)急預(yù)案”）及預(yù)計補(bǔ)辦審批的時間。2.臨時批準(zhǔn)：檔案管理部門負(fù)責(zé)人可臨時批準(zhǔn)借閱（需在申請表上注明“緊急借閱，事后補(bǔ)審”），但需同時向分管領(lǐng)導(dǎo)報備。3.補(bǔ)辦手續(xù)：借閱人需在2個工作日內(nèi)補(bǔ)辦正式審批流程（按普通或密級檔案流程辦理）。未按時補(bǔ)辦的，檔案管理部門有權(quán)收回檔案，并通報其所在部門。5責(zé)任分工5.1借閱人責(zé)任遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管借閱的檔案，不得涂改、損毀、丟失或擅自轉(zhuǎn)借他人；嚴(yán)格按照借閱目的使用檔案，不得超范圍利用（如將業(yè)務(wù)檔案用于私人用途）；密級檔案借閱人需遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案中的秘密信息（包括口頭、書面或電子形式）；按時歸還檔案，如需延期，需提前1個工作日向檔案管理部門提出申請（延期時限不超過原時限的1/2）。5.2部門負(fù)責(zé)人責(zé)任審核本部門借閱申請的真實性與必要性，杜絕無關(guān)聯(lián)的檔案借閱；監(jiān)督本部門借閱人的檔案使用情況，及時糾正違規(guī)行為；對本部門借閱的密級檔案，承擔(dān)“二級保密監(jiān)管”責(zé)任（如定期檢查檔案使用記錄）。5.3檔案管理部門責(zé)任負(fù)責(zé)檔案的日常保管、借閱登記及臺賬維護(hù)（紙質(zhì)臺賬需保存5年以上，電子臺賬永久保存）；審核借閱申請的合規(guī)性，拒絕不符合規(guī)定的申請（如無證明材料的借閱、超權(quán)限的密級檔案申請）；定期對檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計分析（如季度借閱量、逾期率、密級檔案利用情況），向單位領(lǐng)導(dǎo)提交《檔案利用情況報告》；負(fù)責(zé)檔案的歸還驗收（如檢查紙質(zhì)檔案是否有涂改、電子檔案是否有篡改），發(fā)現(xiàn)問題及時處理（如上報損壞情況、追究責(zé)任）。5.4審批人責(zé)任根據(jù)職責(zé)權(quán)限審批借閱申請，確保審批符合法律法規(guī)及本規(guī)范的規(guī)定；對密級檔案的審批，需嚴(yán)格審查借閱人的保密資質(zhì)及保密措施，杜絕“人情審批”；對審批結(jié)果負(fù)責(zé)，如因?qū)徟划?dāng)導(dǎo)致檔案泄露或損壞，需承擔(dān)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。6借閱管理6.1借閱條件本單位工作人員：需出示工作證，填寫申請表并經(jīng)部門審核；外單位人員：需提交單位介紹信（注明借閱目的、聯(lián)系人及聯(lián)系方式），經(jīng)本單位業(yè)務(wù)主管部門審核同意后，按普通檔案流程辦理；密級檔案：借閱人需具備相應(yīng)的保密資質(zhì)（如已簽訂《保密責(zé)任書》），且借閱目的與涉密工作直接相關(guān)。6.2借閱時限普通檔案：一般不超過10個工作日；密級檔案：秘密級不超過5個工作日，機(jī)密級不超過3個工作日，絕密級不超過1個工作日；延期規(guī)定：如需延期，需重新填寫申請表，經(jīng)原審批人批準(zhǔn)（延期時限不超過原時限的1/2）。6.3檔案使用要求紙質(zhì)檔案：需在單位內(nèi)部指定場所使用（如辦公室、會議室），不得帶出單位（經(jīng)批準(zhǔn)除外）；如需復(fù)制，需填寫《檔案復(fù)制申請表》（附件6），經(jīng)檔案管理部門審批（密級檔案需額外經(jīng)保密部門審批）；聲像檔案：需使用專用設(shè)備播放，不得私自轉(zhuǎn)錄或傳播。6.4歸還與驗收歸還時間：借閱人需在借閱時限屆滿前歸還檔案（如遇節(jié)假日，可順延至工作日第一天）；驗收流程：檔案管理部門收到歸還的檔案后，需檢查：紙質(zhì)檔案：是否有涂改、損壞、丟失（如頁碼缺失、字跡模糊）；電子檔案：是否有篡改、刪除（通過系統(tǒng)日志核對操作記錄）；密級檔案：是否按規(guī)定交回（如涉密載體是否完整）。登記：驗收合格后，檔案管理員在《檔案借閱臺賬》上標(biāo)注“已歸還”，并簽字確認(rèn)；驗收不合格的，需及時向借閱人所在部門及分管領(lǐng)導(dǎo)報告，追究責(zé)任。7違規(guī)處理對違反本規(guī)范的行為，按以下規(guī)定處理：1.逾期不還：檔案管理部門發(fā)出《催還通知書》（附件7），逾期3個工作日仍不歸還的，通報其所在部門；逾期5個工作日以上的，給予批評教育或紀(jì)律處分（如扣減績效）。2.檔案損壞/丟失：輕度損壞（如紙張褶皺、字跡輕微模糊）：由借閱人寫出書面檢查，檔案管理部門負(fù)責(zé)修復(fù)；重度損壞（如頁碼缺失、字跡無法辨認(rèn)）或丟失：由借閱人承擔(dān)修復(fù)費用或賠償損失（按檔案價值評估），并給予紀(jì)律處分；情節(jié)嚴(yán)重的，移送司法機(jī)關(guān)處理。3.泄露秘密信息：秘密級檔案：給予警告或記過處分；機(jī)密級檔案：給予記大過或降級處分；絕密級檔案：給予撤職或開除處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任（依據(jù)《中華人民共和國保密法》第四十八條）。4.違規(guī)復(fù)制/傳播：對未經(jīng)審批復(fù)制、傳播檔案的行為，給予批評教育；情節(jié)嚴(yán)重的，給予紀(jì)律處分（如停職檢查）；涉及密級檔案的，按泄露秘密信息處理。8附則1.本規(guī)范自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本規(guī)范不一致的，以本規(guī)范為準(zhǔn)。2.