廳合同管理辦法[公司/組織名稱]合同管理辦法總則制定目的為加強本公司/組織合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司/組織合法權(quán)益，防范合同風(fēng)險，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織及其所屬各部門在經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，不得顯失公平，確保雙方權(quán)利義務(wù)對等。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。管理職責(zé)1.合同管理部門：負(fù)責(zé)本辦法的制定、修訂和解釋，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合同管理工作，審核重大合同，參與合同糾紛的處理等。2.業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除等工作，對合同的真實性、合法性、有效性負(fù)責(zé)，并及時向合同管理部門報送合同相關(guān)信息。3.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行法律審查，提供法律意見，處理合同糾紛的法律事務(wù)，防范法律風(fēng)險。4.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)對合同涉及的財務(wù)條款進(jìn)行審核，監(jiān)督合同款項的收付，確保財務(wù)收支合規(guī)。合同的簽訂合同立項1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)經(jīng)營活動需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任等主要內(nèi)容，并附上相關(guān)背景資料。2.合同立項申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同立項申請需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。合同起草1.合同一般由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。起草合同應(yīng)參照國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織的合同示范文本，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。2.合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于以下條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價款或者報酬；履行期限、地點和方式；違約責(zé)任；解決爭議的方法。合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并提出審核意見。2.合同管理部門審核的主要內(nèi)容包括：合同是否符合法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；合同條款是否完整、準(zhǔn)確、清晰，權(quán)利義務(wù)是否對等；合同的簽訂、履行是否存在法律風(fēng)險；合同的格式是否規(guī)范。3.合同管理部門審核通過后，將合同文本及審核意見提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成法律審查，并出具法律意見書。4.法務(wù)部門法律審查的主要內(nèi)容包括：合同是否符合法律法規(guī)的規(guī)定；合同條款是否存在法律風(fēng)險；合同的簽訂、履行是否可能引發(fā)法律糾紛。5.合同管理部門根據(jù)法務(wù)部門的法律意見書，對合同進(jìn)行修改完善。如業(yè)務(wù)部門對審核意見或法律意見書有異議，可與合同管理部門、法務(wù)部門進(jìn)行溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見后再對合同進(jìn)行修改。合同審批1.經(jīng)合同管理部門審核和法務(wù)部門法律審查通過的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。合同審批應(yīng)按照公司/組織的審批流程進(jìn)行，一般合同由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大合同需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。2.合同審批的主要內(nèi)容包括：合同是否符合公司/組織的經(jīng)營方針和戰(zhàn)略目標(biāo)；合同的簽訂、履行是否有利于公司/組織的利益；合同的風(fēng)險評估及應(yīng)對措施是否合理有效。合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司/組織統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司/組織公章或合同專用章。2.簽訂合同的授權(quán)代表應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)資格，簽訂合同時應(yīng)認(rèn)真核對對方當(dāng)事人的身份信息、資質(zhì)證書等相關(guān)資料，確保合同的真實性和有效性。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本送合同管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。合同的履行履行計劃1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人及時間節(jié)點，并將履行計劃報合同管理部門備案。2.合同履行計劃應(yīng)具有可操作性，確保合同能夠按時、按質(zhì)、按量履行。履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤工作，及時掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。2.合同履行跟蹤的主要內(nèi)容包括：對方當(dāng)事人是否按照合同約定履行義務(wù)；本公司/組織是否按照合同約定履行義務(wù)；合同履行過程中是否出現(xiàn)不可抗力、政策變化等影響合同履行的因素。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同管理部門報送合同履行情況報告，報告應(yīng)包括合同履行的進(jìn)展情況、存在的問題及解決措施等內(nèi)容。變更與解除1.合同履行過程中，如需要變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)符合法律法規(guī)及本辦法的規(guī)定。2.變更或解除合同的申請應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同變更或解除需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將相關(guān)情況通知合同管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，并辦理合同變更或解除的備案手續(xù)。合同的結(jié)算結(jié)算依據(jù)1.合同結(jié)算應(yīng)依據(jù)合同約定及實際履行情況進(jìn)行。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同履行完畢后，及時與對方當(dāng)事人辦理結(jié)算手續(xù)。2.辦理結(jié)算手續(xù)時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提供合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料，確保結(jié)算依據(jù)充分、準(zhǔn)確。結(jié)算審核1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的結(jié)算資料，對合同款項的收付進(jìn)行審核。審核的主要內(nèi)容包括：合同約定的結(jié)算方式、結(jié)算金額是否與實際履行情況相符；發(fā)票的真實性、合法性、有效性；驗收報告是否齊全、真實。2.財務(wù)部門審核通過后，按照合同約定辦理款項收付手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)結(jié)算資料存在問題或不符合合同約定，財務(wù)部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行核實和整改。合同的檔案管理檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料收集整理，并移交合同管理部門歸檔。合同相關(guān)資料包括但不限于合同立項申請表、合同起草稿、審核意見、法律意見書、審批文件、合同副本、履行情況報告、結(jié)算資料等。2.合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，確保合同檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。檔案整理1.合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案資料進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作。整理后的合同檔案應(yīng)便于查閱和保管。2.合同檔案的分類應(yīng)按照合同的類別、年份、項目等進(jìn)行，編號應(yīng)連續(xù)、唯一，裝訂應(yīng)牢固、整齊。檔案保管1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)按照檔案保管期限進(jìn)行分類存放，保管期限分為短期、中期和長期。短期保管期限為[X]年，中期保管期限為[X]年，長期保管期限為[X]年。3.合同檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如合同檔案出現(xiàn)損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補救措施。檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報合同管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.查閱合同檔案時，查閱人員應(yīng)在合同檔案室進(jìn)行，不得將合同檔案帶出檔案室。如需復(fù)印合同檔案資料，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱合同檔案的人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損毀、丟失合同檔案資料。合同糾紛的處理糾紛預(yù)警1.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的跡象，應(yīng)及時向合同管理部門報告。合同管理部門應(yīng)會同法務(wù)部門等相關(guān)部門對糾紛預(yù)警信息進(jìn)行分析評估，制定應(yīng)對措施。2.合同糾紛預(yù)警信息包括但不限于以下內(nèi)容：對方當(dāng)事人未按照合同約定履行義務(wù)；本公司/組織對合同條款的理解存在分歧；合同履行過程中出現(xiàn)不可抗力、政策變化等影響合同履行的因素；對方當(dāng)事人存在違約行為或可能存在違約行為的跡象。糾紛處理1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人進(jìn)行溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)注意收集相關(guān)證據(jù)，為后續(xù)的糾紛處理做好準(zhǔn)備。2.如協(xié)商無法解決糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告。合同管理部門應(yīng)會同法務(wù)部門等相關(guān)部門制定糾紛處理方案，并組織實施。3.糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，選擇合適的解決方式，如協(xié)商、仲裁、訴訟等。在選擇解決方式時，應(yīng)充分考慮糾紛的性質(zhì)、爭議金額、證據(jù)情況等因素，確保糾紛得到妥善解決。4.合同糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門、合同管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)密切配合，及時提供相關(guān)資料和信息，共同做好糾紛處理工作。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.合同管理部門應(yīng)定期對各部門合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同的簽訂、履行、變更、解除、結(jié)算、檔案管理等方面。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行。檢查結(jié)束后，合同管理部門應(yīng)及時出具檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。外部審計1.公司/組織應(yīng)定期聘請外部審計機