查驗單管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司查驗單的規(guī)范化管理，確保查驗工作的準(zhǔn)確性、及時性和可追溯性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及查驗單的生成、流轉(zhuǎn)、存儲及使用等相關(guān)工作。（三）基本原則1.合法性原則：查驗單的管理必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保查驗單所記錄信息真實、準(zhǔn)確、完整。3.及時性原則：及時生成、流轉(zhuǎn)和處理查驗單，避免延誤。4.可追溯性原則：能夠通過查驗單追溯相關(guān)業(yè)務(wù)流程和信息。二、查驗單的分類與編號（一）分類1.產(chǎn)品質(zhì)量查驗單：用于對公司生產(chǎn)的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗時記錄相關(guān)信息。2.原材料查驗單：針對采購的原材料進(jìn)行檢驗所使用的單據(jù)。3.設(shè)備查驗單：對公司設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)等工作時的記錄單據(jù)。4.其他查驗單：根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求設(shè)立的其他特定查驗場景下使用的單據(jù)。（二）編號規(guī)則1.查驗單編號采用[年份][月份][流水號]的格式。例如，2023年5月的第10份查驗單編號為20230510。2.編號應(yīng)保證唯一性，避免重復(fù)編號。三、查驗單的生成（一）生成主體1.質(zhì)量檢驗部門負(fù)責(zé)產(chǎn)品質(zhì)量查驗單的生成。2.采購部門負(fù)責(zé)原材料查驗單的生成。3.設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備查驗單的生成。4.其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際查驗需求生成相應(yīng)的查驗單。（二）生成要求1.查驗人員應(yīng)在查驗工作完成后及時填寫查驗單，確保信息的實時性。2.查驗單內(nèi)容應(yīng)包括查驗項目、查驗標(biāo)準(zhǔn)、查驗結(jié)果、查驗人員簽名、查驗日期等必要信息。3.對于不合格項，應(yīng)詳細(xì)記錄不合格情況及處理建議。四、查驗單的流轉(zhuǎn)（一）內(nèi)部流轉(zhuǎn)1.查驗單生成后，由查驗人員提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.審核通過的查驗單根據(jù)業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)，如產(chǎn)品質(zhì)量查驗單流轉(zhuǎn)至生產(chǎn)部門、原材料查驗單流轉(zhuǎn)至采購部門等。3.各環(huán)節(jié)接收查驗單后，應(yīng)及時處理，并在規(guī)定時間內(nèi)反饋處理結(jié)果。（二）外部流轉(zhuǎn)（如有）1.若涉及與外部機(jī)構(gòu)或客戶的查驗單流轉(zhuǎn)，應(yīng)按照相關(guān)合同或協(xié)議要求進(jìn)行。2.流轉(zhuǎn)過程中應(yīng)確保查驗單的安全性和保密性，防止信息泄露。五、查驗單的存儲（一）存儲方式1.查驗單應(yīng)采用電子存儲與紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。2.電子存儲應(yīng)建立專門的數(shù)據(jù)庫，按照年份、月份等進(jìn)行分類存儲，便于查詢和檢索。3.紙質(zhì)查驗單應(yīng)按照順序裝訂成冊，妥善保管。（二）存儲期限1.產(chǎn)品質(zhì)量查驗單、原材料查驗單等涉及產(chǎn)品質(zhì)量和業(yè)務(wù)交易的查驗單，存儲期限不少于[X]年。2.設(shè)備查驗單存儲期限不少于設(shè)備的使用年限。3.其他查驗單根據(jù)實際情況確定合理的存儲期限。（三）存儲安全1.電子存儲應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.紙質(zhì)存儲應(yīng)存放在安全、干燥、防火、防潮的場所，防止查驗單受損。六、查驗單的查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.公司內(nèi)部相關(guān)人員根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后可查詢查驗單信息。2.不同崗位人員的查詢權(quán)限應(yīng)根據(jù)職責(zé)范圍進(jìn)行設(shè)定，確保信息的合理使用。（二）使用要求1.查詢和使用查驗單時，應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得擅自泄露查驗單內(nèi)容。2.查驗單作為公司業(yè)務(wù)活動的重要記錄，可用于質(zhì)量追溯、數(shù)據(jù)分析、問題整改等工作。七、查驗單的作廢與銷毀（一）作廢條件1.查驗單信息錯誤或已不再使用時，應(yīng)及時作廢。2.作廢的查驗單應(yīng)在單據(jù)上加蓋“作廢”章，并注明作廢原因和日期。（二）銷毀流程1.定期對作廢的查驗單進(jìn)行清理，確定銷毀清單。2.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等符合環(huán)保要求的方式。3.銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并記錄銷毀時間、地點(diǎn)、數(shù)量等信息。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對查驗單的管理工作進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督內(nèi)容包括查驗單的生成、流轉(zhuǎn)、存儲、查詢與使用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法要求。（二）考核辦法1.對在查驗單管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反本辦法規(guī)定的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、經(jīng)濟(jì)處罰等處理。九、附