機(jī)要室日常管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)要室的管理，確保機(jī)要文件、資料和信息的安全與保密，規(guī)范機(jī)要室日常工作流程，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機(jī)要室工作人員以及涉及機(jī)要文件處理、使用的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保機(jī)要信息不泄露。2.準(zhǔn)確性原則：機(jī)要文件的處理、傳遞、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)要準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)差錯(cuò)。3.及時(shí)性原則：機(jī)要工作要及時(shí)高效，確保文件的流轉(zhuǎn)和處理不延誤。4.規(guī)范性原則：各項(xiàng)工作流程和操作要符合規(guī)范要求，做到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。二、機(jī)要室人員管理（一）人員配備1.機(jī)要室設(shè)主任一名，全面負(fù)責(zé)機(jī)要室的管理工作。2.根據(jù)工作需要配備機(jī)要員若干名，負(fù)責(zé)機(jī)要文件的具體處理工作。（二）人員職責(zé)1.機(jī)要室主任職責(zé)制定和完善機(jī)要室各項(xiàng)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)機(jī)要室人員的工作安排和考核。審核機(jī)要文件的收發(fā)、傳遞、歸檔等工作。協(xié)調(diào)機(jī)要室與其他部門的工作關(guān)系，確保機(jī)要工作順利進(jìn)行。定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)機(jī)要工作情況，及時(shí)解決機(jī)要工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.機(jī)要員職責(zé)負(fù)責(zé)機(jī)要文件的接收、登記、編號(hào)、傳閱、保管等工作。嚴(yán)格按照保密規(guī)定處理機(jī)要文件，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行分類整理，及時(shí)歸檔，確保文件的完整性和可查性。做好機(jī)要室的安全保衛(wèi)工作，防止文件丟失、被盜或損壞。協(xié)助機(jī)要室主任完成其他相關(guān)工作。（三）人員要求1.機(jī)要室工作人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，忠誠(chéng)可靠，嚴(yán)守機(jī)密。2.熟悉機(jī)要工作流程和相關(guān)法律法規(guī)，具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)。3.經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，掌握機(jī)要文件處理的基本知識(shí)和技能。4.嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，服從工作安排。三、機(jī)要文件管理（一）文件分類1.絕密文件：涉及公司核心機(jī)密，一旦泄露將對(duì)公司造成重大損失的文件。2.機(jī)密文件：涉及公司重要業(yè)務(wù)信息，泄露后可能對(duì)公司產(chǎn)生較大影響的文件。3.秘密文件：涉及公司一般業(yè)務(wù)信息，需要一定保密措施的文件。（二）文件收發(fā)1.機(jī)要文件由專人負(fù)責(zé)收發(fā)，設(shè)立專門的收發(fā)登記本，詳細(xì)記錄文件的名稱、文號(hào)、來(lái)源、日期、份數(shù)等信息。2.收到機(jī)要文件后，機(jī)要員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)文件有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)立即與發(fā)文單位聯(lián)系。3.對(duì)收到的機(jī)要文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的管理和查找。4.機(jī)要文件應(yīng)及時(shí)送機(jī)要室主任審核，審核通過(guò)后按照規(guī)定進(jìn)行傳閱或處理。（三）文件傳閱1.根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，確定傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)嚴(yán)格控制，不得擅自擴(kuò)大。2.機(jī)要員應(yīng)按照規(guī)定的傳閱順序進(jìn)行傳閱，確保文件傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.傳閱過(guò)程中，機(jī)要員應(yīng)跟蹤文件的傳閱情況，及時(shí)提醒傳閱人員閱畢簽字，并收回文件。4.對(duì)于緊急文件，機(jī)要員應(yīng)優(yōu)先處理，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。（四）文件保管1.機(jī)要文件應(yīng)存放在專門的機(jī)要保險(xiǎn)柜中，保險(xiǎn)柜應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等功能。2.機(jī)要保險(xiǎn)柜應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，鑰匙和密碼應(yīng)由不同人員分別保管。3.機(jī)要文件應(yīng)按照分類進(jìn)行存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。4.定期對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保文件的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（五）文件歸檔1.機(jī)要文件辦理完畢后，機(jī)要員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理。2.歸檔文件應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，注明文件的名稱、文號(hào)、日期、來(lái)源等信息，便于查閱。3.歸檔文件應(yīng)妥善保管，保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。到期文件如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理。（六）文件借閱1.因工作需要借閱機(jī)要文件的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱原因、借閱期限等信息。2.借閱申請(qǐng)表經(jīng)機(jī)要室主任批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的機(jī)要文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄或泄露文件內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還機(jī)要室。4.機(jī)要員應(yīng)對(duì)借閱文件進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)提醒借閱人員歸還文件。如發(fā)現(xiàn)借閱文件丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（七）文件銷毀1.對(duì)于已到保管期限或不需要繼續(xù)保存的機(jī)要文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀文件前，應(yīng)編制銷毀清單，注明文件的名稱、文號(hào)、日期、數(shù)量等信息。銷毀清單應(yīng)經(jīng)機(jī)要室主任審核簽字。3.銷毀文件應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。銷毀過(guò)程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保文件徹底銷毀。4.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔備查。四、機(jī)要室安全管理（一）安全設(shè)施1.機(jī)要室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備、消防器材等。2.安全設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）人員出入管理1.機(jī)要室應(yīng)實(shí)行封閉式管理，無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。2.機(jī)要室工作人員應(yīng)佩戴工作證件，憑證出入。3.外來(lái)人員進(jìn)入機(jī)要室，應(yīng)經(jīng)機(jī)要室主任批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括姓名、單位、事由、進(jìn)入時(shí)間、離開(kāi)時(shí)間等。（三）保密措施1.機(jī)要室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得在非工作場(chǎng)所談?wù)摍C(jī)要文件內(nèi)容。2.機(jī)要文件的處理應(yīng)在機(jī)要室內(nèi)進(jìn)行，如需外出攜帶，應(yīng)采取必要的保密措施。3.嚴(yán)禁在機(jī)要室內(nèi)使用無(wú)線通訊設(shè)備，如需使用，應(yīng)經(jīng)機(jī)要室主任批準(zhǔn)，并采取屏蔽措施。4.機(jī)要室的計(jì)算機(jī)等設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼，定期更換密碼。存儲(chǔ)機(jī)要文件的計(jì)算機(jī)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。（四）應(yīng)急處理1.制定機(jī)要室安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高工作人員的應(yīng)急處置能力。3.如發(fā)生機(jī)要文件丟失、被盜或泄露等事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。同時(shí)，采取措施防止事件擴(kuò)大，配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。五、機(jī)要室工作流程（一）文件接收流程1.機(jī)要員接收機(jī)要文件時(shí)，應(yīng)核對(duì)文件的名稱、文號(hào)、來(lái)源、日期、份數(shù)等信息，并在收發(fā)登記本上進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.對(duì)收到的文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.將文件送機(jī)要室主任審核，審核通過(guò)后按照規(guī)定進(jìn)行傳閱或處理。（二）文件傳閱流程1.根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，確定傳閱范圍。2.機(jī)要員按照規(guī)定的傳閱順序進(jìn)行傳閱，確保文件傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.傳閱過(guò)程中，機(jī)要員跟蹤文件的傳閱情況，及時(shí)提醒傳閱人員閱畢簽字，并收回文件。4.對(duì)于緊急文件，機(jī)要員優(yōu)先處理，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。（三）文件處理流程1.根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，確定文件的處理方式，如批示、交辦、存檔等。2.對(duì)于需要批示的文件，機(jī)要員將文件送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示，并按照批示意見(jiàn)進(jìn)行處理。3.對(duì)于需要交辦的文件，機(jī)要員將文件轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門或人員，并跟蹤辦理情況。4.對(duì)于需要存檔的文件，機(jī)要員按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。（四）文件歸檔流程1.機(jī)要文件辦理完畢后，機(jī)要員及時(shí)進(jìn)行歸檔。2.歸檔文件按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理，并編制詳細(xì)的目錄。3.將歸檔文件存放在專門的檔案柜中，妥善保管。（五）文件借閱流程1.因工作需要借閱機(jī)要文件的，借閱人員填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱原因、借閱期限等信息。2.借閱申請(qǐng)表經(jīng)機(jī)要室主任批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱人員妥善保管借閱的機(jī)要文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄或泄露文件內(nèi)容。借閱期滿后，及時(shí)歸還機(jī)要室。4.機(jī)要員對(duì)借閱文件進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)提醒借閱人員歸還文件。（六）文件銷毀流程1.對(duì)于已到保管期限或不需要繼續(xù)保存的機(jī)要文件，編制銷毀清單，注明文件的名稱、文號(hào)、日期、數(shù)量等信息。銷毀清單經(jīng)機(jī)要室主任審核簽字。2.采用安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等。銷毀過(guò)程有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保文件徹底銷毀。3.銷毀完畢后，銷毀人員在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔備查。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)機(jī)要室的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括機(jī)要文件管理、安全管理、工作流程執(zhí)行等方面。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行。檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，并及時(shí)反饋給機(jī)要室。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立機(jī)要室工作人員考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)機(jī)要室工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括工作態(tài)度、工作能力、工作業(yè)績(jī)、保密意識(shí)等方面。3.考核評(píng)價(jià)結(jié)果與工作人員的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。（三）責(zé)任追究