協(xié)會資料管理辦法一、總則（一）目的為加強本協(xié)會資料管理，確保資料的完整性、準確性、安全性和可追溯性，提高協(xié)會工作效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本協(xié)會所有部門及工作人員在工作過程中所產(chǎn)生、收集、整理、保管、使用和銷毀的各類資料。（三）基本原則1.合法性原則：資料管理應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準，確保資料的管理活動合法合規(guī)。2.完整性原則：全面收集協(xié)會工作中涉及的各類資料，保證資料的完整性，避免重要信息缺失。3.準確性原則：資料的記錄和整理應(yīng)準確無誤，如實反映協(xié)會工作的實際情況，防止虛假或錯誤信息的產(chǎn)生。4.安全性原則：采取有效措施確保資料的安全，防止資料泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生，保障協(xié)會和相關(guān)方的利益。5.可追溯性原則：建立完善的資料管理體系，使資料的來源、流轉(zhuǎn)、使用等環(huán)節(jié)具有可追溯性，便于查詢和審計。二、資料分類與編號（一）資料分類1.綜合管理類：包括協(xié)會章程、年度工作計劃與總結(jié)、會議紀要、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)報表等。2.會員管理類：涵蓋會員基本信息、會員入會與退會記錄、會員活動參與情況、會員會費繳納記錄等。3.業(yè)務(wù)活動類：包含各類項目申報材料、活動策劃方案、活動執(zhí)行記錄、項目成果報告、合作協(xié)議等。4.宣傳推廣類：如協(xié)會宣傳資料、新聞稿件、網(wǎng)站與社交媒體內(nèi)容、活動照片與視頻等。5.檔案資料類：以往年度的重要文件、資料、證書等具有保存價值的檔案。（二）編號規(guī)則為便于資料的識別、檢索和管理，對各類資料進行統(tǒng)一編號。編號采用[年份][類別代碼][順序號]的格式。1.年份：用四位數(shù)字表示資料產(chǎn)生的年份，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)資料分類，分別賦予不同的類別代碼。綜合管理類用“ZG”表示，會員管理類用“HY”表示，業(yè)務(wù)活動類用“YW”表示，宣傳推廣類用“XC”表示，檔案資料類用“DA”表示。3.順序號：按照資料產(chǎn)生的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，2023年綜合管理類的第5份資料編號為“2023ZG005”。三、資料收集與整理（一）收集職責(zé)1.各部門負責(zé)本部門工作中產(chǎn)生資料的收集，并確保資料的及時、準確和完整。2.涉及多個部門的資料，由牽頭部門負責(zé)組織相關(guān)部門共同收集。（二）收集要求1.資料收集應(yīng)遵循全面、真實、及時的原則，確保涵蓋工作的各個方面和環(huán)節(jié)。2.對于重要資料，應(yīng)在產(chǎn)生后[X]個工作日內(nèi)收集完畢，并移交至資料管理部門。（三）整理流程1.資料管理部門收到收集的資料后，按照分類標(biāo)準進行初步篩選和整理，剔除重復(fù)、無效或不符合要求的資料。2.對整理后的資料進行詳細核對，確保資料內(nèi)容準確無誤。對于存在問題的資料，及時與相關(guān)部門溝通核實，進行補充或修正。3.根據(jù)資料的性質(zhì)和內(nèi)容，對其進行進一步分類細化，并按照編號規(guī)則進行編號。四、資料存儲與保管（一）存儲方式1.采用電子存儲與紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。重要資料應(yīng)同時保存電子和紙質(zhì)版本，以確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.電子資料存儲在協(xié)會指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。（二）保管環(huán)境1.檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的房間內(nèi)，確保紙質(zhì)資料不受潮、發(fā)霉、損壞或丟失。2.電子存儲設(shè)備應(yīng)存放在溫度、濕度適宜的環(huán)境中，避免因溫度、濕度變化過大影響設(shè)備性能和數(shù)據(jù)安全。同時，要采取有效的防磁、防塵、防靜電等措施。（三）保管期限1.綜合管理類資料中的永久性文件，如協(xié)會章程等，應(yīng)長期保管。其他文件根據(jù)其重要性和使用頻率，確定保管期限為[X]年至[X]年不等。2.會員管理類資料應(yīng)長期保管，以便隨時查詢會員信息和活動情況。3.業(yè)務(wù)活動類資料根據(jù)項目或活動的結(jié)束時間，確定保管期限為項目結(jié)束后[X]年至[X]年。對于具有重要歷史價值或可能涉及法律糾紛的項目資料，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。4.宣傳推廣類資料中的新聞稿件、網(wǎng)站與社交媒體內(nèi)容等，根據(jù)其時效性和重要性，確定保管期限為[X]個月至[X]年?；顒诱掌c視頻等具有紀念意義的資料，應(yīng)長期保管。5.檔案資料類資料應(yīng)根據(jù)其歷史價值和實際需要，確定保管期限，一般為[X]年以上，甚至永久保存。（四）保管責(zé)任1.資料管理部門指定專人負責(zé)資料的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)定期對資料進行檢查和盤點，確保資料的存儲狀態(tài)良好，數(shù)量準確無誤。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施進行處理。3.嚴格限制非授權(quán)人員進入資料存儲區(qū)域，確保資料的安全性和保密性。五、資料查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.協(xié)會內(nèi)部人員因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到資料管理部門查閱。2.涉及協(xié)會機密或重要敏感信息的資料，需經(jīng)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱協(xié)會資料的，應(yīng)提前提交正式的查閱申請函，說明查閱目的、范圍和用途等情況，經(jīng)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，由資料管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱流程1.查閱人員持經(jīng)審批的《資料查閱申請表》或查閱申請函到資料管理部門辦理查閱手續(xù)。2.資料管理部門根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員按照規(guī)定使用資料，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照、外傳或帶出資料存儲區(qū)域。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將資料歸還資料管理部門，并在《資料查閱登記表》上簽字確認。（三）使用規(guī)定1.查閱人員如需復(fù)印、拍照或摘錄資料內(nèi)容，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并注明用途和使用范圍。2.資料的使用應(yīng)嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)和協(xié)會的保密規(guī)定，不得將資料用于任何非法或不當(dāng)目的。3.對于涉及協(xié)會商業(yè)秘密、會員隱私等敏感信息的資料，查閱人員應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任，不得泄露給任何第三方。六、資料借閱與歸還（一）借閱條件1.協(xié)會內(nèi)部人員因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、編號、借閱期限和用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和資料管理部門負責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向資料管理部門提出申請，并說明原因，經(jīng)批準后方可延期。（二）借閱流程1.借閱人員持經(jīng)審批的《資料借閱申請表》到資料管理部門辦理借閱手續(xù)。2.資料管理部門根據(jù)申請表提供相應(yīng)的資料，并與借閱人員當(dāng)面核對資料的數(shù)量、完整性和狀態(tài)等情況，雙方簽字確認后，借閱人員方可帶走資料。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自更改資料內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告資料管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的資料。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.歸還資料時，借閱人員應(yīng)確保資料的完整性和準確性，資料管理部門應(yīng)對歸還的資料進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人員溝通核實，并要求其限期整改。3.借閱人員歸還資料后，資料管理部門應(yīng)在《資料借閱登記表》上記錄歸還時間，并由雙方簽字確認。七、資料保密與安全（一）保密制度1.協(xié)會全體工作人員應(yīng)嚴格遵守資料保密制度，對在工作中接觸到的協(xié)會資料予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.涉及協(xié)會機密的資料，應(yīng)明確標(biāo)識，并采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。3.在對外交流、合作等活動中，如需提供協(xié)會資料，應(yīng)嚴格按照規(guī)定進行審批，并對提供的資料進行必要的處理，確保不泄露協(xié)會機密。（二）安全措施1.加強資料存儲場所的安全防范，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保資料的安全存儲。2.定期對資料存儲設(shè)備進行維護和檢查，及時更新殺毒軟件和防火墻，防止病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)攻擊，保障電子資料的安全。3.對紙質(zhì)資料的銷毀應(yīng)嚴格按照規(guī)定進行登記和審批，確保資料銷毀過程的可追溯性，防止資料被非法利用。八、資料清理與銷毀（一）清理原則1.定期對資料進行清理，確保資料存儲的合理性和有效性，避免占用過多的存儲空間和管理資源。2.清理資料應(yīng)遵循先備份后清理的原則，確保重要資料有備份留存，防止誤刪除或丟失。（二）清理范圍1.已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的資料。2.經(jīng)核實為重復(fù)、無效或錯誤的資料。3.根據(jù)法律法規(guī)或協(xié)會規(guī)定需要清理的資料。（三）銷毀流程1.資料管理部門提出資料清理與銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明擬銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人、資料管理部門負責(zé)人和協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀操作。3.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，并由專人負責(zé)監(jiān)督銷毀過程，確保資料徹底銷毀。對于電子資料，應(yīng)采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并對存儲介質(zhì)進行物理破壞，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。4.銷毀完成后，負責(zé)監(jiān)督銷毀的人員應(yīng)在《資料銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀情況報告資料管理部門備案。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立資料管理監(jiān)督機制，由協(xié)會辦公室負責(zé)對資料管理工作進行定期檢查和不定期抽查。2.檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、保密、安全及清理銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。（二）檢查方式1.定期檢查：每季度對資料管理工作進行一次全面檢查，形成檢查報告，總結(jié)工作經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)存在的問題，并提出改進措施和建議。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，隨時對資料管理的某個環(huán)節(jié)或某些資料進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正不規(guī)范的行為。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知，要求責(zé)任部