制定詢價管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司詢價管理工作，確保采購活動的公開、公平、公正，有效控制采購成本，提高采購效率和質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及物資采購、工程發(fā)包、服務(wù)采購等項目的詢價活動。（三）基本原則1.合法性原則：詢價活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項操作合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，不得偏袒任何一方，保證詢價過程和結(jié)果的公正性。3.公開透明原則：詢價信息應(yīng)在規(guī)定范圍內(nèi)公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購過程透明。4.效益優(yōu)先原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理詢價，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。二、詢價管理職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定詢價計劃，明確詢價項目的需求、規(guī)格、數(shù)量等詳細(xì)信息。2.組織實施詢價活動，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，發(fā)放詢價文件。3.收集、整理供應(yīng)商的報價文件，進(jìn)行初步評審。4.與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同。（二）需求部門1.提出物資、工程或服務(wù)的準(zhǔn)確需求，協(xié)助采購部門制定詢價文件。2.參與對供應(yīng)商報價文件的評審，提供專業(yè)意見。3.負(fù)責(zé)對采購物資、工程或服務(wù)的驗收工作。（三）財務(wù)部門1.參與詢價文件的審核，對采購預(yù)算進(jìn)行把關(guān)。2.負(fù)責(zé)對采購成本進(jìn)行核算和控制，監(jiān)督采購資金的支付。（四）審計部門1.對詢價活動進(jìn)行審計監(jiān)督，確保詢價過程符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.對采購項目的成本效益進(jìn)行評估，提出審計意見和建議。三、詢價流程（一）詢價準(zhǔn)備1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《詢價申請表》，詳細(xì)說明詢價項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)計采購時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購部門。2.采購部門接到《詢價申請表》后，進(jìn)行可行性分析，確認(rèn)項目符合公司采購政策和預(yù)算安排。如涉及重大采購項目，需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購部門組建詢價小組，成員應(yīng)包括采購人員、需求部門代表、技術(shù)專家等。詢價小組負(fù)責(zé)具體的詢價工作，確保詢價過程的專業(yè)性和公正性。4.詢價小組根據(jù)項目需求，制定詢價文件。詢價文件應(yīng)包括項目概述、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、報價要求、評審標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解項目要求并進(jìn)行報價。（二）供應(yīng)商選擇與詢價1.采購部門通過公司供應(yīng)商庫、行業(yè)網(wǎng)站、招標(biāo)平臺、供應(yīng)商推薦等多種渠道，尋找潛在供應(yīng)商。2.向潛在供應(yīng)商發(fā)放詢價文件，告知詢價項目的詳細(xì)信息和報價要求，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件。3.在詢價文件規(guī)定的截止日期后，采購部門收集供應(yīng)商的報價文件。報價文件應(yīng)包括報價單、技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾、公司資質(zhì)證明等內(nèi)容。（三）報價文件評審1.詢價小組對供應(yīng)商的報價文件進(jìn)行初步評審，主要審查報價文件的完整性、符合性、有效性等。對不符合要求的報價文件，可要求供應(yīng)商進(jìn)行澄清或補充。2.根據(jù)詢價文件中的評審標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商的報價、技術(shù)方案、售后服務(wù)等進(jìn)行詳細(xì)評審。評審標(biāo)準(zhǔn)可包括價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、公司信譽等方面。3.詢價小組采用綜合評分法或最低價法等方法對供應(yīng)商進(jìn)行排序，推薦中標(biāo)候選人。綜合評分法是指對各項評審因素進(jìn)行量化打分，根據(jù)總分高低確定中標(biāo)候選人；最低價法是指在滿足詢價文件實質(zhì)性要求的前提下，以報價最低的供應(yīng)商為中標(biāo)候選人。（四）談判與合同簽訂1.根據(jù)評審結(jié)果，采購部門與排名靠前的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判。談判內(nèi)容包括價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保雙方達(dá)成一致意見。2.談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。四、詢價文件編制要求（一）項目概述1.詳細(xì)介紹詢價項目的背景、目的、范圍等信息，使供應(yīng)商對項目有全面的了解。2.明確項目的重要性和緊迫性，以便供應(yīng)商合理安排報價和供貨時間。（二）技術(shù)規(guī)格1.準(zhǔn)確描述物資、工程或服務(wù)的技術(shù)要求，包括規(guī)格型號、性能指標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。2.提供詳細(xì)的技術(shù)圖紙、技術(shù)文件或技術(shù)規(guī)范，作為供應(yīng)商報價的依據(jù)。（三）商務(wù)條款1.明確報價要求，包括報價方式（如總價、單價）、報價有效期、付款方式等。2.規(guī)定交貨期、交貨地點、運輸方式等條款，確保物資或服務(wù)能夠按時、準(zhǔn)確交付。3.明確售后服務(wù)要求，如質(zhì)保期、維修響應(yīng)時間、培訓(xùn)服務(wù)等。（四）報價要求1.要求供應(yīng)商按照詢價文件規(guī)定的格式填寫報價單，注明各項費用明細(xì)。2.規(guī)定報價的截止日期和提交方式，確保報價文件能夠及時、準(zhǔn)確送達(dá)。（五）評審標(biāo)準(zhǔn)1.明確各項評審因素的權(quán)重和評分標(biāo)準(zhǔn)，確保評審過程的公平公正。2.評審標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)具有可操作性和客觀性，避免主觀隨意性。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的基本條件，如具有合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽、較強的生產(chǎn)或服務(wù)能力等。2.要求供應(yīng)商填寫《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》，提交公司資質(zhì)證明、業(yè)績證明、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告等相關(guān)資料。3.采購部門對供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，必要時可進(jìn)行實地考察。審核通過的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商庫。（二）供應(yīng)商評價與考核1.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價和考核，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.采購部門收集供應(yīng)商的供貨數(shù)據(jù)、質(zhì)量反饋、客戶投訴等信息，作為評價和考核的依據(jù)。3.根據(jù)評價和考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、淘汰等措施。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.建立供應(yīng)商激勵機制，對合作良好的供應(yīng)商給予一定的獎勵，如增加訂單量、提供預(yù)付款、給予價格優(yōu)惠等。2.明確供應(yīng)商的違約責(zé)任，對違反合同約定的供應(yīng)商，依法追究其責(zé)任，如扣除違約金、取消合作資格等。六、詢價過程監(jiān)督與管理（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對詢價活動進(jìn)行審計，檢查詢價文件的編制、供應(yīng)商選擇、報價評審、合同簽訂等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.公司內(nèi)部設(shè)立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對詢價過程中違規(guī)行為的舉報。對舉報內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實，如情況屬實，依法依規(guī)處理相關(guān)責(zé)任人。（二）信息公開1.在公司內(nèi)部網(wǎng)站或公告欄上公開詢價項目的相關(guān)信息，包括詢價文件、供應(yīng)商報價、評審結(jié)果等，接受公司員工的監(jiān)督。2.對于重大采購項目，可邀請公司員工代表參與詢價過程，增強詢價活動的透明度。（三）檔案管理1.采購部門負(fù)責(zé)建立詢價項目檔案，對詢價過程中的各類文件、資料進(jìn)行整理歸檔，包括詢價申請表、詢價文件、報價文件、評審記錄、采購合同等。2.詢價項目檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管