舊單證管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司舊單證管理，規(guī)范舊單證的回收、整理、保存、銷毀等流程，確保公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常開展，保護(hù)公司及客戶的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的各類舊單證，包括但不限于保險(xiǎn)單、批單、投保單、理賠資料、財(cái)務(wù)憑證等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，確保舊單證管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障舊單證的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.完整性原則：保證舊單證的回收、整理、保存、銷毀等環(huán)節(jié)完整無缺，資料齊全。4.可追溯性原則：對(duì)舊單證的流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查詢和追溯。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門舊單證的及時(shí)回收，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行初步整理。2.協(xié)助單證管理部門做好舊單證的交接工作，提供必要的業(yè)務(wù)信息和說明。3.配合單證管理部門對(duì)舊單證的整理、保存、銷毀等情況進(jìn)行核對(duì)和確認(rèn)。（二）單證管理部門1.制定舊單證管理的具體操作規(guī)程和流程，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)舊單證的集中回收、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作。3.建立舊單證保管檔案，妥善保存舊單證，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)和清查。4.按照規(guī)定的程序和要求，組織舊單證的銷毀工作。5.對(duì)舊單證管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核舊單證涉及的財(cái)務(wù)憑證和數(shù)據(jù)，確保財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.協(xié)助單證管理部門做好舊單證銷毀的財(cái)務(wù)核銷工作。（四）審計(jì)部門1.對(duì)舊單證管理情況進(jìn)行定期審計(jì)，檢查是否符合本辦法及相關(guān)規(guī)定。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。三、回收管理（一）回收范圍1.已完成業(yè)務(wù)處理的各類單證，如保險(xiǎn)合同期滿、理賠結(jié)案、退保完成等。2.作廢的單證，包括因印刷錯(cuò)誤、信息變更等原因不再使用的單證。3.客戶主動(dòng)交回的不再需要的單證。（二）回收時(shí)間1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)處理完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將舊單證回收并移交至單證管理部門。2.對(duì)于作廢單證，應(yīng)在發(fā)現(xiàn)之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)回收。（三）回收要求1.業(yè)務(wù)人員應(yīng)確?；厥盏呐f單證完整無缺，如有缺失或損壞，應(yīng)注明原因并及時(shí)補(bǔ)充。2.回收的舊單證應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型、時(shí)間順序等進(jìn)行初步整理，確保單證的連貫性和可識(shí)別性。四、整理管理（一）整理流程1.單證管理部門收到業(yè)務(wù)部門移交的舊單證后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行再次整理。2.按照單證的種類、年份、月份等進(jìn)行分類，確保同類單證集中存放。3.對(duì)每份單證進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。4.對(duì)單證的關(guān)鍵信息進(jìn)行核對(duì)，如客戶姓名、身份證號(hào)碼、保險(xiǎn)金額、保險(xiǎn)期限等，確保信息準(zhǔn)確無誤。5.將整理好的舊單證進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊，便于翻閱和保存。（二）整理標(biāo)準(zhǔn)1.單證應(yīng)保持清潔、平整，無褶皺、破損、污漬等。2.編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，標(biāo)注在單證的規(guī)定位置。3.裝訂應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的裝訂材料，確保單證不脫落、不散頁(yè)。五、保存管理（一）保存期限1.一般業(yè)務(wù)單證的保存期限為[X]年，自業(yè)務(wù)結(jié)束之日起計(jì)算。2.涉及重要財(cái)務(wù)信息、法律糾紛等特殊情況的單證，保存期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。（二）保存方式1.應(yīng)采用安全、防潮、防火、防蟲的存儲(chǔ)方式，如使用專門的檔案柜、倉(cāng)庫(kù)等。2.對(duì)于電子單證，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性和可靠性。3.保存環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，防止單證因環(huán)境因素受損。（三）保存地點(diǎn)1.應(yīng)選擇專門的單證保管場(chǎng)所，確保場(chǎng)所具備必要的安全防范設(shè)施。2.保管場(chǎng)所應(yīng)實(shí)行專人專管，限制無關(guān)人員進(jìn)入。（四）盤點(diǎn)清查1.單證管理部門應(yīng)定期對(duì)舊單證進(jìn)行盤點(diǎn)清查，每年至少進(jìn)行[X]次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)清查應(yīng)制作詳細(xì)的盤點(diǎn)記錄，包括單證的種類、數(shù)量、編號(hào)、保存狀態(tài)等信息。3.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、借閱管理（一）借閱范圍因工作需要，公司內(nèi)部人員可借閱舊單證，但必須遵守本辦法的相關(guān)規(guī)定。（二）借閱流程1.借閱人應(yīng)填寫《舊單證借閱申請(qǐng)表》，注明借閱單證的種類、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.《舊單證借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)單證管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.單證管理部門負(fù)責(zé)人審批通過后，借閱人方可到單證保管場(chǎng)所辦理借閱手續(xù)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借單證，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借單證，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞。2.借閱人使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將單證歸還至單證管理部門，并辦理歸還手續(xù)。3.如因借閱人原因?qū)е聠巫C丟失或損壞，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、銷毀管理（一）銷毀條件1.超過保存期限的舊單證。2.因業(yè)務(wù)調(diào)整、政策變更等原因不再需要的舊單證。3.經(jīng)鑒定確已失去保存價(jià)值的舊單證。（二）銷毀流程1.單證管理部門應(yīng)定期對(duì)符合銷毀條件的舊單證進(jìn)行清理，并編制《舊單證銷毀清單》。2.《舊單證銷毀清單》應(yīng)包括單證的種類、數(shù)量、編號(hào)、銷毀原因等信息，并經(jīng)業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門審核簽字。3.單證管理部門按照規(guī)定的程序和方式組織舊單證的銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并拍照或錄像留存。4.銷毀工作完成后，應(yīng)在《舊單證銷毀清單》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由銷毀人員、監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。5.銷毀后的相關(guān)資料應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保存，保存期限不少于[X]年。（三）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)單證，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保單證信息無法恢復(fù)。2.對(duì)于電子單證，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。八、保密管理（一）保密范圍舊單證中涉及的客戶信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)信息等均屬于保密內(nèi)容。（二）保密措施1.所有接觸舊單證的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)舊單證的存儲(chǔ)、傳輸、處理等環(huán)節(jié)采取加密、訪問控制等安全措施，防止信息泄露。3.限制舊單證的查閱和使用范圍，未經(jīng)授權(quán)人員不得接觸和獲取相關(guān)信息。4.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和技能。九、監(jiān)督檢查（一）檢查內(nèi)容1.舊單證管理辦法的執(zhí)行情況，包括回收、整理、保存、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.舊單證的保管情況，如保存環(huán)境是否符合要求、盤點(diǎn)清查是否及時(shí)準(zhǔn)確等。3.舊單證的借閱管理情況，如借閱流程是否合規(guī)、借閱人是否遵守借閱規(guī)定等。4.保密制度的落實(shí)情況，如保密措施是否有效、員工保密意識(shí)是否到位等。（二）檢查方式1.單證管理部門應(yīng)定期對(duì)舊單證管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)舊單證管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況