結(jié)算款管理辦法一、總則（一）目的為加強公司結(jié)算款管理，規(guī)范結(jié)算流程，確保公司資金安全與正常流轉(zhuǎn)，提高資金使用效率，保障公司經(jīng)濟利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與供應商、客戶之間涉及貨物銷售、勞務提供、服務采購等各類業(yè)務的結(jié)算款項管理。（三）基本原則1.合法性原則：結(jié)算款管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準，確保各項結(jié)算活動合法合規(guī)。2.準確性原則：結(jié)算數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，避免因數(shù)據(jù)錯誤導致的結(jié)算糾紛和財務風險。3.及時性原則：按照合同約定和業(yè)務流程，及時辦理結(jié)算手續(xù)，不得拖延，以維護公司良好的商業(yè)信譽。4.安全性原則：保障結(jié)算資金的安全，防止資金被挪用、侵占等情況發(fā)生。二、結(jié)算款管理職責分工（一）業(yè)務部門1.負責與供應商或客戶簽訂業(yè)務合同，明確結(jié)算方式、結(jié)算期限、結(jié)算金額等條款，并確保合同條款符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。2.跟蹤業(yè)務執(zhí)行情況，及時與供應商或客戶溝通協(xié)調(diào)，確保業(yè)務按時、按質(zhì)、按量完成，為結(jié)算工作提供準確的基礎資料。3.在結(jié)算期限屆滿前，向財務部門提交結(jié)算申請，并附相關(guān)業(yè)務資料，如發(fā)票、送貨單、驗收報告等。（二）財務部門1.負責審核業(yè)務部門提交的結(jié)算申請及相關(guān)資料，核實數(shù)據(jù)的準確性和完整性，確保結(jié)算金額與業(yè)務實際發(fā)生情況相符。2.按照合同約定和財務制度，辦理結(jié)算款項的支付或收取工作，對結(jié)算資金進行賬務處理，及時記錄資金流向。3.定期與業(yè)務部門核對結(jié)算款項的收付情況，對未按時結(jié)算的款項進行跟蹤催辦，并向管理層匯報結(jié)算款管理情況。4.負責建立健全結(jié)算款臺賬，詳細記錄每筆結(jié)算業(yè)務的基本信息、結(jié)算金額、收付時間、對方單位等，以便查詢和統(tǒng)計分析。（三）審計部門1.定期對結(jié)算款管理情況進行審計監(jiān)督，檢查結(jié)算流程是否合規(guī)、結(jié)算資料是否齊全、賬務處理是否正確等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況，確保結(jié)算款管理工作規(guī)范有序。三、結(jié)算流程（一）結(jié)算申請1.業(yè)務完成后，業(yè)務部門應在規(guī)定的結(jié)算期限內(nèi)，填寫《結(jié)算申請表》，詳細注明業(yè)務內(nèi)容、合同編號、結(jié)算金額、結(jié)算方式、對方單位信息等，并附上相關(guān)業(yè)務資料。2.將填寫完整的《結(jié)算申請表》及附件提交給財務部門。（二）結(jié)算審核1.財務部門收到業(yè)務部門提交的結(jié)算申請后，應在[X]個工作日內(nèi)進行審核。2.審核內(nèi)容包括：合同條款與實際業(yè)務執(zhí)行情況是否相符；結(jié)算金額的計算是否準確；相關(guān)業(yè)務資料是否齊全、真實、有效；發(fā)票開具是否合規(guī)等。3.如審核發(fā)現(xiàn)問題，財務部門應及時與業(yè)務部門溝通，要求其補充或更正相關(guān)資料，直至審核通過。（三）結(jié)算審批1.經(jīng)財務部門審核通過的結(jié)算申請，按照公司審批權(quán)限進行審批。2.審批流程如下：金額在[X]元以下的結(jié)算申請，由財務部門負責人審批。金額在[X]元至[X]元之間的結(jié)算申請，由分管財務的領(lǐng)導審批。金額在[X]元以上的結(jié)算申請，由總經(jīng)理審批。3.審批人應認真審查結(jié)算申請及相關(guān)資料，簽署審批意見。如不同意結(jié)算，應說明理由并退回業(yè)務部門。（四）結(jié)算辦理1.審批通過后，財務部門根據(jù)結(jié)算方式辦理結(jié)算款項的支付或收取工作。2.對于支付結(jié)算款，財務部門應按照公司資金管理制度，選擇合適的支付方式，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等，并確保支付信息準確無誤。3.對于收取結(jié)算款，財務部門應及時與對方單位溝通，確認收款信息，督促對方按時足額支付款項。收到款項后，應及時進行賬務處理，并通知業(yè)務部門。（五）結(jié)算記錄與存檔1.財務部門應將每筆結(jié)算業(yè)務的相關(guān)資料，包括結(jié)算申請表、審批文件、發(fā)票、送貨單、對賬單等，進行整理歸檔，建立完整的結(jié)算檔案。2.結(jié)算檔案應妥善保管，保存期限按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度執(zhí)行，以便日后查閱和審計。四、結(jié)算方式及期限（一）結(jié)算方式1.銀行轉(zhuǎn)賬：適用于金額較大、結(jié)算頻繁的業(yè)務。業(yè)務部門應在結(jié)算申請中注明收款單位的銀行賬戶信息，財務部門審核無誤后，通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付或收取結(jié)算款。2.支票：對于同城業(yè)務，可根據(jù)實際情況使用支票進行結(jié)算。支票的開具和使用應嚴格按照銀行規(guī)定辦理，確保支票的真實性和有效性。3.商業(yè)匯票：包括銀行承兌匯票和商業(yè)承兌匯票。在符合公司利益和風險可控的前提下，可采用商業(yè)匯票進行結(jié)算。財務部門應加強對商業(yè)匯票的管理，確保票據(jù)的真實性、合法性和安全性。4.現(xiàn)金結(jié)算：一般情況下，應盡量避免現(xiàn)金結(jié)算。如因特殊情況需要使用現(xiàn)金結(jié)算，業(yè)務部門應提前向財務部門提出申請，經(jīng)批準后方可辦理?，F(xiàn)金結(jié)算應嚴格遵守現(xiàn)金管理規(guī)定，確保資金安全。（二）結(jié)算期限1.公司應與供應商或客戶在合同中明確約定結(jié)算期限，結(jié)算期限應符合行業(yè)慣例和公司資金周轉(zhuǎn)要求。2.一般情況下，結(jié)算期限為業(yè)務完成后的[X]個工作日至[X]個自然日不等。具體結(jié)算期限根據(jù)業(yè)務性質(zhì)、金額大小等因素確定。3.業(yè)務部門應嚴格按照合同約定的結(jié)算期限辦理結(jié)算申請，不得擅自延長或縮短結(jié)算期限。如因特殊原因需要變更結(jié)算期限，應提前與對方單位協(xié)商一致，并簽訂補充協(xié)議。五、結(jié)算款的催收與監(jiān)控（一）催收責任1.對于到期未結(jié)算的款項，業(yè)務部門應承擔主要催收責任。業(yè)務部門應指定專人負責催收工作，及時與對方單位溝通聯(lián)系，了解未結(jié)算原因，并督促對方盡快辦理結(jié)算手續(xù)。2.財務部門應協(xié)助業(yè)務部門進行催收工作，提供相關(guān)財務數(shù)據(jù)和信息支持，對催收過程進行跟蹤和監(jiān)控。（二）催收方式1.電話催收：業(yè)務人員應定期通過電話與對方單位相關(guān)人員溝通，提醒其結(jié)算期限已到，要求盡快辦理結(jié)算手續(xù)。2.郵件催收：對于重要客戶或結(jié)算金額較大的業(yè)務，可通過郵件發(fā)送催款函，詳細說明業(yè)務情況、結(jié)算金額、結(jié)算期限等信息，要求對方在規(guī)定時間內(nèi)給予答復并辦理結(jié)算。3.上門催收：如電話和郵件催收效果不佳，業(yè)務人員可根據(jù)實際情況上門拜訪對方單位，當面溝通協(xié)商結(jié)算事宜，了解對方困難，尋求解決方案。4.法律催收：對于逾期時間較長、金額較大且經(jīng)多次催收仍未結(jié)算的款項，公司可考慮通過法律途徑解決，維護公司合法權(quán)益。在采取法律措施前，應充分評估法律風險和成本，并報公司管理層批準。（三）監(jiān)控措施1.財務部門應建立結(jié)算款監(jiān)控臺賬，實時跟蹤每筆結(jié)算款項的收付情況，對逾期未結(jié)算的款項進行重點監(jiān)控。2.定期對結(jié)算款的賬齡進行分析，統(tǒng)計不同賬齡段的結(jié)算款金額及占比，以便及時發(fā)現(xiàn)潛在的財務風險。3.每月末，財務部門應向管理層提交結(jié)算款管理情況報告，匯報本月結(jié)算款的收付情況、逾期未結(jié)算款項的催收進展、存在的問題及建議等，為管理層決策提供依據(jù)。六、結(jié)算糾紛處理（一）糾紛原因1.合同條款不明確：如結(jié)算方式、結(jié)算期限、質(zhì)量標準、驗收條款等約定不清，導致雙方在結(jié)算時產(chǎn)生分歧。2.業(yè)務執(zhí)行問題：如貨物交付數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等與合同約定不符，服務未達到標準要求，影響結(jié)算金額的確定。3.溝通不暢：雙方在業(yè)務過程中或結(jié)算環(huán)節(jié)缺乏有效的溝通，信息傳遞不及時、不準確，導致誤解和糾紛。4.外部因素：如市場價格波動、政策法規(guī)變化等不可抗力因素，影響合同的正常履行和結(jié)算。（二）糾紛處理流程1.當發(fā)生結(jié)算糾紛時，業(yè)務部門應及時與對方單位溝通協(xié)商，了解對方意見和訴求，共同查找糾紛原因，尋求解決方案。2.如雙方能夠自行協(xié)商解決糾紛，應簽訂書面協(xié)議，明確結(jié)算金額、支付方式、支付時間等條款，并按照協(xié)議執(zhí)行。3.如協(xié)商不成，業(yè)務部門應及時向公司管理層匯報，并提交詳細的糾紛情況說明。公司應組織相關(guān)部門進行研究分析，制定糾紛處理策略。4.根據(jù)糾紛處理策略，可采取以下措施：進一步與對方單位溝通協(xié)商，爭取達成一致意見。邀請第三方機構(gòu)進行調(diào)解，如行業(yè)協(xié)會、專業(yè)調(diào)解機構(gòu)等。通過法律途徑解決糾紛，委托律師事務所代理訴訟或仲裁，維護公司合法權(quán)益。（三）糾紛處理原則1.依法依規(guī)原則：糾紛處理應嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保處理結(jié)果合法有效。2.公平公正原則：在處理糾紛過程中，應秉持公平公正的態(tài)度，客觀分析事實，合理