印刷品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司印刷品的管理，規(guī)范印刷品的采購、使用、存儲及報廢等流程，確保印刷品的質(zhì)量符合要求，合理控制成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有印刷品的管理，包括但不限于宣傳資料、文件、表單、名片等。（三）職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)印刷品需求的匯總與審核。統(tǒng)一組織印刷品的采購工作。建立印刷品供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估。負(fù)責(zé)印刷品的驗收、存儲及發(fā)放管理。2.使用部門根據(jù)工作需要，提出印刷品的需求申請。對印刷品的內(nèi)容進(jìn)行審核，確保其準(zhǔn)確性和合規(guī)性。負(fù)責(zé)本部門印刷品的領(lǐng)用、使用及保管。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)印刷品采購費用的審核與報銷。參與印刷品成本的核算與控制。二、印刷品需求管理（一）需求提出1.使用部門應(yīng)根據(jù)工作實際需要，提前填寫《印刷品需求申請表》，詳細(xì)注明印刷品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、交付時間等信息。2.對于臨時性或緊急的印刷品需求，應(yīng)在申請表中注明原因及預(yù)計交付時間，并及時提交行政部門。（二）需求審核1.行政部門收到《印刷品需求申請表》后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，主要審核需求的合理性、必要性以及與公司整體形象的一致性。2.對于涉及公司重要信息、宣傳推廣等印刷品，行政部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、符合法律法規(guī)及公司政策要求。（三）需求調(diào)整如因工作需要對已提交的印刷品需求進(jìn)行調(diào)整，使用部門應(yīng)及時填寫《印刷品需求變更申請表》，說明變更的內(nèi)容及原因，經(jīng)行政部門審核后進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。三、印刷品采購管理（一）供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)通過多種渠道收集印刷品供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商備選庫。2.對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或資質(zhì)審核，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格合理性、服務(wù)質(zhì)量等方面，選擇合格的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。3.根據(jù)印刷品的類別和需求情況，優(yōu)先選擇名錄內(nèi)的供應(yīng)商進(jìn)行合作。（二）采購流程1.行政部門根據(jù)審核通過的印刷品需求，向選定的供應(yīng)商發(fā)送《印刷品采購訂單》，明確采購的印刷品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、質(zhì)量要求等條款。2.供應(yīng)商應(yīng)在收到訂單后[X]個工作日內(nèi)確認(rèn)訂單，并按照訂單要求安排生產(chǎn)和交付。3.行政部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保印刷品按時、按質(zhì)、按量交付。（三）采購合同管理1.對于金額較大或重要的印刷品采購項目，應(yīng)簽訂書面采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括印刷品的規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交付時間、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.行政部門負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂及執(zhí)行跟蹤，確保合同的有效履行。四、印刷品質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門應(yīng)根據(jù)印刷品的用途和需求，制定相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確印刷品的顏色、清晰度、紙張質(zhì)量、裝訂方式等要求。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。（二）檢驗流程1.印刷品交付后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗。2.檢驗內(nèi)容包括外觀、尺寸、顏色、文字內(nèi)容、裝訂質(zhì)量等方面，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或重新印刷。3.對于重要的印刷品，可委托專業(yè)的檢測機構(gòu)進(jìn)行質(zhì)量檢測，確保其質(zhì)量符合要求。（三）不合格處理1.經(jīng)檢驗不合格的印刷品，行政部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取補救措施，如返工、更換等。2.如因供應(yīng)商原因?qū)е掠∷⑵范啻尾缓细?，行政部門有權(quán)終止合作，并追究其違約責(zé)任。3.對于因質(zhì)量問題給公司造成損失的，公司有權(quán)要求供應(yīng)商進(jìn)行賠償。五、印刷品存儲管理（一）存儲環(huán)境1.應(yīng)設(shè)置專門的印刷品存儲倉庫，確保存儲環(huán)境干燥、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火。2.倉庫內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保存儲安全。（二）存儲方式1.印刷品應(yīng)分類存放，按照類別、規(guī)格、批次等進(jìn)行標(biāo)識，便于查找和管理。2.對于有特殊存儲要求的印刷品，如易受潮、易氧化的紙張等，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如密封包裝、放置干燥劑等。（三）庫存盤點1.行政部門應(yīng)定期對印刷品庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。2.盤點周期為[X]個月，盤點結(jié)束后應(yīng)編制《印刷品庫存盤點報告》，對盤點結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)。3.如發(fā)現(xiàn)庫存差異，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和處理。六、印刷品發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.使用部門憑經(jīng)審核批準(zhǔn)的《印刷品需求申請表》到行政部門領(lǐng)取印刷品。2.行政部門發(fā)放人員應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容，核對印刷品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，無誤后辦理發(fā)放手續(xù)。3.發(fā)放時應(yīng)填寫《印刷品發(fā)放登記表》，記錄發(fā)放時間、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人、印刷品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。（二）發(fā)放記錄1.《印刷品發(fā)放登記表》應(yīng)妥善保存，作為印刷品管理的重要檔案資料。2.行政部門應(yīng)定期對發(fā)放記錄進(jìn)行統(tǒng)計和分析，了解印刷品的使用情況，為后續(xù)的需求管理和采購決策提供參考依據(jù)。七、印刷品使用管理（一）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)按照印刷品的用途和規(guī)定范圍使用印刷品，不得擅自更改或挪作他用。2.對于涉及公司機密信息的印刷品，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，妥善保管，防止泄露。（二）使用監(jiān)督1.行政部門應(yīng)定期對各部門印刷品的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.如發(fā)現(xiàn)有違反使用規(guī)范的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。八、印刷品報廢管理（一）報廢條件1.印刷品因使用完畢、過期失效、質(zhì)量問題等原因不再使用的，可申請報廢。2.對于涉及公司機密信息的印刷品，報廢時應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行銷毀處理，防止信息泄露。（二）報廢流程1.使用部門填寫《印刷品報廢申請表》，說明報廢原因、印刷品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交行政部門審核。2.行政部門審核通過后，組織相關(guān)人員對報廢印刷品進(jìn)行清點和確認(rèn)，填寫《印刷品報廢清單》。3.根據(jù)報廢印刷品的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式進(jìn)行處理，如粉碎、焚燒等，并做好記錄。（三）報廢記錄1.《印刷品報廢申請表》、《印刷品報廢清單》及銷毀記錄等應(yīng)作為印刷品管理的重要檔案資料妥善保存