自開票管理辦法總則1.目的本辦法旨在規(guī)范公司/組織的自開票行為，加強發(fā)票管理，保障公司/組織合法權(quán)益，維護(hù)稅收征管秩序，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實際情況制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部涉及自開票業(yè)務(wù)的所有部門、崗位及人員。3.基本原則依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，確保自開票行為合法、合規(guī)。準(zhǔn)確規(guī)范原則：發(fā)票開具信息真實、準(zhǔn)確、完整，票面內(nèi)容符合規(guī)定要求，開具流程規(guī)范有序。安全保密原則：加強發(fā)票及開票信息的安全管理，防止發(fā)票丟失、被盜用，保護(hù)公司/組織及客戶信息安全。發(fā)票領(lǐng)購與保管1.領(lǐng)購管理公司/組織指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票領(lǐng)購工作，領(lǐng)購人員應(yīng)具備相應(yīng)資格和能力。領(lǐng)購人員應(yīng)根據(jù)公司/組織實際業(yè)務(wù)需求，按照稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的程序和要求，及時、準(zhǔn)確地辦理發(fā)票領(lǐng)購手續(xù)。在領(lǐng)購發(fā)票時，領(lǐng)購人員應(yīng)認(rèn)真核對發(fā)票種類、數(shù)量、號碼等信息，確保領(lǐng)購的發(fā)票與稅務(wù)機關(guān)核定的內(nèi)容一致。2.保管要求設(shè)立專門的發(fā)票保管場所，配備必要的安全設(shè)施，如保險柜、防盜門等，確保發(fā)票存放安全。發(fā)票應(yīng)按照種類、號碼順序存放，不得擅自損毀。已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。定期對發(fā)票保管情況進(jìn)行盤點核對，做到賬實相符。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜等情況，應(yīng)立即向稅務(wù)機關(guān)報告，并采取相應(yīng)的補救措施。開票人員職責(zé)與資格1.職責(zé)開票人員應(yīng)熟悉發(fā)票管理規(guī)定和開票流程，嚴(yán)格按照規(guī)定開具發(fā)票。認(rèn)真核對開票信息，確保發(fā)票開具內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。對不符合規(guī)定的開票要求，有權(quán)拒絕開具。妥善保管開票設(shè)備和發(fā)票專用章，不得轉(zhuǎn)借他人使用。及時將開具的發(fā)票交付給客戶，并做好相關(guān)記錄。2.資格要求開票人員應(yīng)經(jīng)過公司/組織內(nèi)部培訓(xùn)，熟悉發(fā)票管理業(yè)務(wù)知識和開票操作技能，并取得稅務(wù)機關(guān)認(rèn)可的開票資格證書。定期對開票人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，確保其具備持續(xù)履行職責(zé)的能力。開票流程1.開票申請業(yè)務(wù)部門在發(fā)生應(yīng)稅業(yè)務(wù)需要開具發(fā)票時，應(yīng)填寫《開票申請表》，詳細(xì)注明開票信息，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅額等內(nèi)容。將《開票申請表》提交給財務(wù)部門審核。2.審核環(huán)節(jié)財務(wù)部門收到《開票申請表》后，應(yīng)重點審核開票信息是否準(zhǔn)確、完整，與業(yè)務(wù)合同或相關(guān)業(yè)務(wù)資料是否一致。對審核通過的《開票申請表》，財務(wù)部門在系統(tǒng)中進(jìn)行開票任務(wù)分配，并通知開票人員進(jìn)行開票操作。如發(fā)現(xiàn)開票信息有誤或不符合規(guī)定，財務(wù)部門應(yīng)及時退回《開票申請表》，并告知業(yè)務(wù)部門修改完善。3.開票操作開票人員根據(jù)審核通過的《開票申請表》，使用稅務(wù)機關(guān)認(rèn)可的開票軟件和設(shè)備，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容開具發(fā)票。發(fā)票開具完成后，應(yīng)仔細(xì)核對票面信息，確保無誤后加蓋發(fā)票專用章。將開具的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交付給客戶，并要求客戶在發(fā)票簽收單上簽字確認(rèn)。同時，留存記賬聯(lián)作為記賬憑證。4.數(shù)據(jù)記錄與歸檔開票人員應(yīng)及時將開票信息錄入公司/組織的財務(wù)系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。定期對開票數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，將發(fā)票存根聯(lián)、《開票申請表》等相關(guān)資料按照規(guī)定進(jìn)行整理歸檔，保存期限為五年。開票信息管理1.信息錄入要求開票人員應(yīng)按照實際業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)確錄入開票信息，確保發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務(wù)事實相符。錄入的開票信息應(yīng)包括發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅額等詳細(xì)內(nèi)容。2.信息變更處理如因客戶信息變更等原因需要修改開票信息，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時填寫《開票信息變更申請表》，說明變更原因及變更后的具體信息。將《開票信息變更申請表》提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，通知開票人員進(jìn)行修改操作。開票人員應(yīng)在原發(fā)票上注明“作廢”字樣，并重新開具正確的發(fā)票。3.信息安全保護(hù)加強對開票信息的安全保護(hù)，防止信息泄露。嚴(yán)禁任何單位和個人私自拷貝、傳播開票信息。對涉及開票信息的系統(tǒng)和設(shè)備，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置用戶權(quán)限、安裝防火墻、定期進(jìn)行數(shù)據(jù)加密等。發(fā)票作廢與紅沖1.作廢條件開具發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓，需要開具紅字發(fā)票的，按國家稅務(wù)總局的規(guī)定執(zhí)行。同時具有下列情形的，為本規(guī)定所稱作廢條件：收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)時間未超過銷售方開票當(dāng)月；銷售方未抄稅并且未記賬；購買方未認(rèn)證或者認(rèn)證結(jié)果為“納稅人識別號認(rèn)證不符”“專用發(fā)票代碼、號碼認(rèn)證不符”。2.作廢流程符合發(fā)票作廢條件的，開票人員應(yīng)在防偽稅控系統(tǒng)中將相應(yīng)的數(shù)據(jù)電文按“作廢”處理，在紙質(zhì)專用發(fā)票（含未打印的專用發(fā)票）各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，全聯(lián)次留存。作廢發(fā)票時，應(yīng)在發(fā)票上加蓋“作廢”戳記，并將作廢發(fā)票的所有聯(lián)次妥善保管，以備稅務(wù)機關(guān)檢查。3.紅沖管理開具紅字發(fā)票應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的程序進(jìn)行操作。一般情況下，由購買方在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》，銷售方憑稅務(wù)機關(guān)系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票。銷售方開具紅字發(fā)票后，應(yīng)將紅字發(fā)票的記賬聯(lián)作為沖減當(dāng)期銷售收入和銷項稅額的憑證，發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)交購買方作為扣減當(dāng)期進(jìn)項稅額的憑證。如因特殊原因需要由銷售方填開《信息表》的，銷售方應(yīng)在填開《信息表》后，按照稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的流程進(jìn)行后續(xù)操作。監(jiān)督檢查與責(zé)任追究1.監(jiān)督檢查機制公司/組織內(nèi)部建立健全發(fā)票管理監(jiān)督檢查機制，定期對發(fā)票領(lǐng)購、保管、開具、作廢、紅沖等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對發(fā)票管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，審計部門定期對發(fā)票管理情況進(jìn)行專項審計。對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，并將整改情況記錄在案。2.責(zé)任追究措施對于違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致發(fā)票管理出現(xiàn)問題的部門和個人，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。對違反發(fā)票管理法律法規(guī)，給公司/組織造成損失或不良影響的，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。如因開