出納掛賬管理辦法一、總則（一）目的為加強公司財務(wù)管理，規(guī)范出納掛賬行為，確保財務(wù)信息的準確性、完整性和及時性，防范財務(wù)風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及出納掛賬業(yè)務(wù)的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和財務(wù)制度，確保掛賬業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.準確性原則：掛賬記錄應準確反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實際情況，數(shù)據(jù)真實可靠。3.及時性原則：及時處理掛賬業(yè)務(wù)，不得拖延，確保財務(wù)信息及時更新。4.清晰性原則：掛賬賬目應清晰明了，便于查詢、核對和審計。二、掛賬業(yè)務(wù)定義及范圍（一）掛賬定義掛賬是指在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，因各種原因未能及時進行結(jié)算，而出納暫時記錄在賬的一種財務(wù)處理方式。（二）掛賬范圍1.采購業(yè)務(wù)中，因發(fā)票未及時取得、貨物驗收未完成等原因?qū)е碌膽顿~款掛賬。2.銷售業(yè)務(wù)中，因款項未及時收回、客戶信用審核等原因?qū)е碌膽召~款掛賬。3.費用報銷業(yè)務(wù)中，因報銷流程未完成、審批未通過等原因?qū)е碌膫€人借款或費用暫掛。4.其他因特殊情況需要暫時掛賬的業(yè)務(wù)，如押金、保證金等。三、掛賬審批流程（一）采購掛賬審批1.采購部門在收到貨物并驗收合格后，填寫《采購掛賬申請表》，詳細注明采購日期、供應商名稱、貨物名稱、數(shù)量、金額等信息，并附上采購合同、驗收報告等相關(guān)證明文件。2.將《采購掛賬申請表》提交至采購部門負責人審核，審核通過后簽字確認。3.采購部門負責人簽字確認后，將申請表及相關(guān)文件提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門出納人員對申請表及附件進行審核，重點審核采購業(yè)務(wù)的真實性、金額的準確性以及相關(guān)手續(xù)的完整性。審核無誤后，在申請表上簽字，并進行掛賬處理。4.對于金額較大的采購掛賬（具體金額標準由公司根據(jù)實際情況確定），需經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批通過后，出納方可進行掛賬操作。（二）銷售掛賬審批1.銷售部門在與客戶簽訂銷售合同后，根據(jù)合同約定的收款方式和期限，預計款項收回情況。對于需要掛賬的應收賬款，填寫《銷售掛賬申請表》，注明銷售日期、客戶名稱、銷售金額、預計收款日期等信息，并附上銷售合同副本。2.將《銷售掛賬申請表》提交至銷售部門負責人審核，銷售部門負責人應根據(jù)客戶信用狀況、以往交易記錄等因素進行審核，確保掛賬風險可控。審核通過后簽字確認。3.銷售部門負責人簽字確認后，將申請表及相關(guān)文件提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門出納人員對申請表及附件進行審核，重點審核銷售業(yè)務(wù)的真實性、金額的準確性以及客戶信用情況。審核無誤后，在申請表上簽字，并進行掛賬處理。4.對于信用狀況不佳或掛賬金額較大的客戶（具體標準由公司根據(jù)實際情況確定），財務(wù)部門應加強風險監(jiān)控，并及時與銷售部門溝通協(xié)調(diào)。如認為存在較大風險，需經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，出納方可進行掛賬操作。（三）費用掛賬審批1.員工因公務(wù)需要借款或發(fā)生費用暫未報銷時，填寫《費用掛賬申請表》，詳細注明借款或費用發(fā)生日期、事由、金額等信息，并附上相關(guān)證明材料，如出差審批單、發(fā)票等。2.將《費用掛賬申請表》提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)公司費用報銷制度和實際業(yè)務(wù)情況進行審核，確保費用支出合理合規(guī)。審核通過后簽字確認。3.部門負責人簽字確認后，將申請表及相關(guān)文件提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門出納人員對申請表及附件進行審核，重點審核費用的真實性、合理性、合規(guī)性以及審批手續(xù)的完整性。審核無誤后，在申請表上簽字，并進行掛賬處理。4.對于超過一定金額的費用掛賬（具體金額標準由公司根據(jù)實際情況確定），需經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，出納方可進行掛賬操作。四、掛賬賬務(wù)處理（一）掛賬記錄要求1.出納應使用專門的賬簿或財務(wù)軟件模塊對掛賬業(yè)務(wù)進行詳細記錄，確保每筆掛賬業(yè)務(wù)都有清晰的記錄，包括掛賬日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、對方單位或個人、審批情況等信息。2.掛賬記錄應按照業(yè)務(wù)類型進行分類，便于查詢和統(tǒng)計分析。例如，采購掛賬、銷售掛賬、費用掛賬等應分別記錄，不得混淆。3.對于每筆掛賬業(yè)務(wù)，應注明對應的原始憑證號碼，以便在需要時能夠快速查閱原始憑證，核實業(yè)務(wù)真實性。（二）掛賬憑證制作1.根據(jù)掛賬審批后的《掛賬申請表》及相關(guān)原始憑證，出納人員編制記賬憑證。記賬憑證應按照財務(wù)制度規(guī)定的格式和要求填寫，確保會計科目使用正確、金額準確、摘要清晰。2.在記賬憑證摘要欄中，應詳細注明掛賬業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容，如“采購[供應商名稱]貨物掛賬”、“銷售給[客戶名稱]商品應收賬款掛賬”、“[員工姓名]借款掛賬”等，以便于日后查閱和理解。3.記賬憑證編制完成后，應按照規(guī)定的程序進行審核、簽章，確保憑證的準確性和合法性。審核無誤后的記賬憑證作為登記賬簿的依據(jù)。（三）掛賬賬目核對與調(diào)整1.每月末，出納人員應對掛賬賬目進行全面核對，確保賬賬相符、賬實相符。核對內(nèi)容包括掛賬記錄與原始憑證的一致性、掛賬金額與相關(guān)業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)的一致性、不同業(yè)務(wù)類型掛賬之間的勾稽關(guān)系等。2.對于核對過程中發(fā)現(xiàn)的差異或問題，應及時查明原因，并進行相應的調(diào)整。如屬于記賬錯誤，應按照規(guī)定的更正方法進行更正；如屬于業(yè)務(wù)問題，應及時與相關(guān)業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，解決問題后進行賬務(wù)調(diào)整。3.在核對賬目過程中，如發(fā)現(xiàn)掛賬業(yè)務(wù)存在異常情況，如長期未結(jié)算、金額較大且無合理原因等，應及時向財務(wù)經(jīng)理報告，并配合進行進一步的調(diào)查和處理。五、掛賬清理與結(jié)算（一）清理原則1.定期清理原則：公司應定期對掛賬業(yè)務(wù)進行清理，確保掛賬金額及時結(jié)算，減少資金占用，提高資金使用效率。2.責任追究原則：對于因工作失誤、故意拖延等原因?qū)е聮熨~長期未清理的相關(guān)責任人，應追究其責任。3.風險控制原則：在清理掛賬過程中，應充分考慮業(yè)務(wù)風險，確保清理工作不會對公司財務(wù)狀況和經(jīng)營活動造成不利影響。（二）清理期限1.采購掛賬：應在取得發(fā)票后的[X]個工作日內(nèi)完成結(jié)算，如因特殊原因無法及時結(jié)算，應在發(fā)票取得后的[X]個工作日內(nèi)提交延期結(jié)算申請，并說明原因。延期結(jié)算期限最長不得超過[X]個月。2.銷售掛賬：應按照合同約定的收款期限及時催收款項，對于逾期未收回的款項，銷售部門應加強催收力度，并及時與財務(wù)部門溝通。對于賬齡較長的應收賬款（具體賬齡標準由公司根據(jù)實際情況確定），應制定專項催收計劃，確?？铐棻M快收回。3.費用掛賬：員工借款應在業(yè)務(wù)完成后的[X]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)，沖銷掛賬。如因特殊原因無法及時報銷，應在業(yè)務(wù)完成后的[X]個工作日內(nèi)提交延期報銷申請，并說明原因。延期報銷期限最長不得超過[X]個月。（三）結(jié)算方式1.現(xiàn)金結(jié)算：適用于金額較小、結(jié)算方便的掛賬業(yè)務(wù)。出納人員應在收到現(xiàn)金后，及時辦理結(jié)算手續(xù)，并在掛賬記錄中注明現(xiàn)金收訖。2.銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算：適用于金額較大、結(jié)算較為規(guī)范的掛賬業(yè)務(wù)。出納人員應根據(jù)業(yè)務(wù)需要，及時辦理銀行轉(zhuǎn)賬手續(xù)，并在掛賬記錄中注明轉(zhuǎn)賬日期、銀行賬號等信息。3.票據(jù)結(jié)算：如支票、匯票等，適用于符合票據(jù)結(jié)算條件的掛賬業(yè)務(wù)。出納人員應按照票據(jù)管理規(guī)定，妥善保管票據(jù)，并在票據(jù)到期時及時辦理結(jié)算手續(xù)。（四）清理流程1.財務(wù)部門定期（每月或每季度）對掛賬業(yè)務(wù)進行梳理，編制《掛賬清理明細表》，詳細列出每筆掛賬業(yè)務(wù)的基本情況，包括掛賬日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、對方單位或個人、當前狀態(tài)等信息。2.將《掛賬清理明細表》發(fā)送至相關(guān)業(yè)務(wù)部門，要求業(yè)務(wù)部門對各自負責的掛賬業(yè)務(wù)進行核實，并在規(guī)定的時間內(nèi)反饋清理情況。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)《掛賬清理明細表》，對掛賬業(yè)務(wù)進行逐一清理。對于已結(jié)算的掛賬業(yè)務(wù)，應及時通知財務(wù)部門進行賬務(wù)處理；對于尚未結(jié)算的掛賬業(yè)務(wù)，應說明原因，并制定下一步的結(jié)算計劃。4.財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門反饋的清理情況，對掛賬賬目進行核對和調(diào)整。對于已結(jié)算的掛賬業(yè)務(wù)，及時進行賬務(wù)核銷；對于尚未結(jié)算的掛賬業(yè)務(wù)，繼續(xù)跟蹤管理，并在《掛賬清理明細表》中更新相關(guān)信息。5.在掛賬清理過程中，如發(fā)現(xiàn)存在爭議或無法解決的問題，應及時提交至財務(wù)經(jīng)理或相關(guān)領(lǐng)導進行協(xié)調(diào)處理，確保掛賬清理工作順利完成。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對出納掛賬業(yè)務(wù)進行審計檢查，審查掛賬業(yè)務(wù)的真實性、合法性、準確性以及審批流程的執(zhí)行情況。2.審計檢查內(nèi)容包括掛賬記錄與原始憑證的一致性、掛賬金額的合理性、掛賬清理情況等。對于審計檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務(wù)部門自查1.財務(wù)部門應建立定期自查制度，對出納掛賬業(yè)務(wù)進行自我檢查。自查頻率至少為每月一次，確保掛賬業(yè)務(wù)符合公司財務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.自查內(nèi)容包括掛賬審批流程的執(zhí)行情況、掛賬賬務(wù)處理的準確性、掛賬清理工作的及時性等。對于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并形成自查報告，上報財務(wù)經(jīng)理。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的掛賬行為，如未經(jīng)審批擅自掛賬、掛賬記錄不準確、掛賬清理