企業(yè)內勤管理辦法一、總則（一）目的為加強公司內勤管理，規(guī)范內勤工作流程，提高工作效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體內勤工作人員。（三）基本原則1.高效原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，確保各項工作及時、準確完成。2.規(guī)范原則：嚴格按照相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定明確的工作規(guī)范和流程，確保內勤工作的標準化、規(guī)范化。3.服務原則：內勤工作要以服務公司各部門和全體員工為宗旨，積極主動地提供優(yōu)質、高效的服務。4.保密原則：嚴格遵守公司的保密制度，妥善保管各類文件、資料和信息，防止泄露公司機密。二、內勤崗位職責（一）行政事務1.負責公司文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作，確保文件資料的安全和完整。2.協(xié)助公司領導安排會議、活動等，做好會議記錄、場地布置、通知傳達等工作。3.負責公司辦公用品、設備的采購、管理和維護工作，定期進行盤點，確保辦公用品的合理使用和設備的正常運行。4.負責公司環(huán)境衛(wèi)生的管理，定期組織清潔工作，保持辦公區(qū)域的整潔和舒適。5.負責公司車輛的調度、使用和維護管理工作，確保車輛的安全運行。（二）人力資源事務1.協(xié)助人力資源部門進行員工招聘、面試、入職手續(xù)辦理等工作。2.負責員工考勤管理，統(tǒng)計員工出勤情況，制作考勤報表，處理考勤異常情況。3.協(xié)助辦理員工社保、公積金等相關手續(xù)，維護員工人事檔案的完整性和準確性。4.負責員工培訓的組織和協(xié)調工作，包括培訓場地安排、培訓資料準備、培訓記錄等。5.協(xié)助處理員工關系相關事務，如員工投訴、糾紛等，及時反饋員工意見和建議。（三）財務事務1.協(xié)助財務部門進行費用報銷的初審工作，審核報銷憑證的真實性、合法性和完整性，確保報銷手續(xù)符合公司規(guī)定。2.負責公司發(fā)票的開具、保管和登記工作，按照稅務法規(guī)要求進行發(fā)票管理。3.協(xié)助財務人員進行賬務處理，如數(shù)據(jù)錄入、憑證整理等工作，確保財務數(shù)據(jù)的準確性。4.定期與財務部門核對賬目，及時發(fā)現(xiàn)和解決賬目差異問題。（四）業(yè)務支持1.根據(jù)業(yè)務部門的需求，提供相關的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析和報告工作，為業(yè)務決策提供支持。2.協(xié)助業(yè)務部門進行合同的起草、審核、簽訂和歸檔工作，確保合同的合法性和有效性。3.負責業(yè)務部門與其他部門之間的溝通協(xié)調工作，及時傳遞信息，解決工作中出現(xiàn)的問題。4.跟蹤業(yè)務項目的進展情況，協(xié)助業(yè)務部門做好項目進度管理和風險管理工作。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理流程1.收文公司收發(fā)人員收到外部文件后，應及時進行登記，記錄文件的名稱、文號、來文單位、日期等信息。對收到的文件進行初步審核，檢查文件的完整性和合法性，對于不符合要求的文件及時與來文單位溝通。將審核后的文件按照緊急程度和重要程度進行分類，分別報送相關領導或部門傳閱。2.發(fā)文各部門擬制發(fā)文時，應填寫發(fā)文審批表，明確發(fā)文的主題、內容、發(fā)送范圍等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。將發(fā)文審批表連同文件初稿一并提交給內勤人員，內勤人員對文件進行格式檢查、內容審核，確保文件符合公司規(guī)定和語言規(guī)范。審核通過的文件由內勤人員進行編號、排版、打印，加蓋公司公章后按照發(fā)送范圍進行分發(fā)，并做好發(fā)文登記工作。3.文件傳閱內勤人員根據(jù)文件的性質和要求，確定傳閱范圍，將文件分發(fā)給相關領導和部門傳閱。建立文件傳閱記錄，記錄傳閱時間、傳閱人、意見反饋等信息，確保文件傳閱的及時性和準確性。對于需要回復的文件，內勤人員應及時跟蹤，提醒傳閱人按時反饋意見，并將反饋意見整理后報送相關領導。4.文件歸檔文件辦理完畢后，內勤人員應及時將文件進行歸檔。歸檔文件應按照類別、年度、保管期限等進行分類整理，編制歸檔目錄。將歸檔文件裝入檔案盒，在檔案盒上標明檔案名稱、年度、保管期限等信息，并存放于檔案室。定期對檔案進行清查和整理，確保檔案的完整性和可查閱性。（二）辦公用品管理流程1.需求申請各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品需求申請表，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。將辦公用品需求申請表提交給內勤人員，內勤人員對需求進行匯總和審核，根據(jù)庫存情況確定是否需要采購。2.采購對于需要采購的辦公用品，內勤人員應選擇合格的供應商進行采購。采購前應與供應商簽訂采購合同，明確采購的品種、數(shù)量、價格、交貨時間等條款。內勤人員應跟蹤采購進度，確保辦公用品按時、按質、按量到貨。到貨后，內勤人員應組織相關人員進行驗收，核對辦公用品的品種、數(shù)量、規(guī)格等是否與采購合同一致。3.入庫驗收合格的辦公用品應及時辦理入庫手續(xù)，內勤人員填寫入庫單，記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息，并將入庫單交財務部門進行賬務處理。將辦公用品按照類別、規(guī)格進行分類存放，建立庫存臺賬，定期進行盤點，確保庫存數(shù)量的準確性。4.領用各部門員工需要領用辦公用品時，應填寫辦公用品領用申請表，注明領用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。將辦公用品領用申請表提交給內勤人員，內勤人員根據(jù)庫存情況進行發(fā)放，并在庫存臺賬上記錄領用情況。對于限量領用的辦公用品，內勤人員應嚴格按照規(guī)定進行發(fā)放，確保合理使用。（三）車輛管理流程1.車輛調度各部門因工作需要使用車輛時，應提前填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。將車輛使用申請表提交給內勤人員，內勤人員根據(jù)車輛的使用情況和駕駛員的工作安排，進行車輛調度。內勤人員應及時通知駕駛員做好出車準備，并將車輛調度情況告知申請部門。2.車輛使用駕駛員接到出車任務后，應提前檢查車輛的狀況，包括車輛的外觀、內飾、輪胎、剎車、機油等，確保車輛性能良好。駕駛員在出車過程中應嚴格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，確保行車安全。車輛使用完畢后，駕駛員應及時將車輛返回公司，并填寫車輛使用登記表，記錄用車時間、地點、里程數(shù)、油耗等信息。3.車輛維護內勤人員應定期組織駕駛員對車輛進行維護保養(yǎng)，按照車輛保養(yǎng)手冊的要求，按時更換機油、機濾、空濾等配件，檢查車輛的各項性能指標。駕駛員在日常使用過程中發(fā)現(xiàn)車輛存在問題時，應及時向內勤人員報告，內勤人員安排車輛進行維修。車輛維修前，內勤人員應填寫車輛維修申請表，注明維修項目、維修預算等信息，并經(jīng)相關領導審批后送修。維修完畢后，內勤人員應組織驗收，核對維修項目和維修費用是否與申請一致。4.車輛費用管理車輛的燃油費、過路費、停車費等費用由駕駛員先行墊付，每月底內勤人員根據(jù)車輛使用登記表統(tǒng)計車輛費用，并填寫費用報銷單，經(jīng)駕駛員簽字確認后報財務部門審核報銷。內勤人員應定期對車輛費用進行分析，控制車輛費用支出，降低公司運營成本。四、工作紀律與考核（一）工作紀律1.內勤人員應嚴格遵守公司的作息時間，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.工作期間應保持良好的工作狀態(tài)，認真履行崗位職責，不得擅自離崗、串崗、聊天、玩游戲等。3.嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露公司機密信息，妥善保管各類文件、資料和信息。4.遵守職業(yè)道德規(guī)范，誠實守信，廉潔奉公，不得利用職務之便謀取私利。5.積極參加公司組織的培訓和學習活動，不斷提高自身業(yè)務素質和工作能力。（二）考核辦法1.考核內容工作業(yè)績：主要考核內勤人員完成各項工作任務的數(shù)量、質量和效率，包括文件處理及時率、辦公用品采購準確率、車輛調度合理性等。工作態(tài)度：考核內勤人員的工作責任心、敬業(yè)精神、團隊協(xié)作能力等，包括是否按時完成工作任務、是否積極主動解決問題、是否與同事保持良好的溝通等。業(yè)務能力：考核內勤人員的專業(yè)知識、技能水平和學習能力，包括是否熟悉相關工作流程和規(guī)范、是否能夠熟練使用辦公軟件等。2.考核方式定期考核：每月末由內勤人員所在部門負責人對其進行考核評價，填寫考核表，給出考核得分和評價意見。不定期考核：公司領導或其他部門根據(jù)工作需要，對內勤人員的工作進行不定期檢查和評價，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.考核結果應用考核結果與內勤人