住房檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司住房檔案管理，確保住房檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司范圍內(nèi)各類住房檔案的管理，包括但不限于員工宿舍檔案、公司自有房產(chǎn)檔案、租賃房產(chǎn)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司住房檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則住房檔案應(yīng)如實(shí)反映住房的實(shí)際情況，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則加強(qiáng)住房檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員對住房檔案的查閱和利用。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)住房檔案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善住房檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)住房檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作。3.建立住房檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對住房檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)住房檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，保障檔案實(shí)體安全。6.按照規(guī)定向公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供住房檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。7.對已超過保管期限的住房檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀處理。8.組織開展住房檔案管理工作的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）相關(guān)部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門住房檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、完整和準(zhǔn)確。2.在住房相關(guān)業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料，各部門應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好住房檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定填寫相關(guān)申請和登記表。三、住房檔案的內(nèi)容與分類（一）員工宿舍檔案1.員工宿舍分配記錄包括員工姓名、部門、宿舍房號、入住時間、退房時間等信息。2.宿舍設(shè)施設(shè)備清單詳細(xì)記錄宿舍內(nèi)配備的家具、電器、水電設(shè)施等的名稱、型號、數(shù)量及狀態(tài)。3.宿舍維修記錄記錄宿舍設(shè)施設(shè)備的維修時間、維修內(nèi)容、維修人員等信息。4.員工宿舍費(fèi)用記錄如水電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)等的繳納情況，包括繳費(fèi)時間、金額、繳費(fèi)憑證等。（二）公司自有房產(chǎn)檔案1.房產(chǎn)基本信息包括房產(chǎn)地址、建筑面積、房屋用途、產(chǎn)權(quán)證書編號、取得時間等。2.房產(chǎn)建設(shè)資料如立項批復(fù)、規(guī)劃許可證、施工許可證、竣工驗收報告等相關(guān)文件。3.房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變更記錄如有房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、抵押、繼承等情況的相關(guān)文件和手續(xù)。4.房產(chǎn)使用情況記錄包括房屋出租、出借、自用等情況的詳細(xì)記錄，如租戶信息、租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)等。（三）租賃房產(chǎn)檔案1.租賃合同包括與出租方簽訂的租賃合同原件，明確租賃房屋的位置、面積、租金、租賃期限、雙方權(quán)利義務(wù)等條款。2.租賃房產(chǎn)相關(guān)證明文件如出租方的產(chǎn)權(quán)證明、房屋平面圖等。3.租金支付記錄記錄每次租金支付的時間、金額、支付方式等。4.租賃房產(chǎn)維修及使用情況記錄與員工宿舍類似，記錄租賃房產(chǎn)的維修情況及日常使用過程中的相關(guān)事項。四、住房檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時將本部門形成的住房相關(guān)文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。（二）整理方法1.分類按照住房檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的文件材料進(jìn)行分類，如分為員工宿舍檔案、公司自有房產(chǎn)檔案、租賃房產(chǎn)檔案等大類，每大類下再細(xì)分若干小類。2.編號為每一份住房檔案或檔案材料編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。3.裝訂對紙張檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。對于電子文件，應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的電子存儲介質(zhì)中。4.編目編制住房檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于檢索和查閱。五、住房檔案的保管（一）保管期限1.員工宿舍檔案保管期限為自員工退房后[X]年，期滿后經(jīng)鑒定可銷毀。2.公司自有房產(chǎn)檔案長期保管，直至房產(chǎn)處置完畢或不再需要保存相關(guān)檔案信息。3.租賃房產(chǎn)檔案自租賃合同終止后[X]年，期滿后經(jīng)鑒定可銷毀。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找和管理。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對住房檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并報告上級主管部門。六、住房檔案的利用（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱住房檔案的，應(yīng)填寫《住房檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱規(guī)定的，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱住房檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱住房檔案的，除填寫《住房檔案查閱申請表》外，還應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案安全。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對已超過保管期限的住房檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)住房檔案的保管期限規(guī)定，對達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行全面審查。2.審查檔案的內(nèi)容是否已失去保存價值，如是否已無參考利用價值、是否已被新的檔案資料所替代等。3.考慮檔案的歷史意義、法律憑證作用等因素，綜合判斷檔案是否需要繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《住房檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《住房檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人