煙庫(kù)存管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司煙庫(kù)存管理，確保煙庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好、存儲(chǔ)安全，提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，降低庫(kù)存成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及煙庫(kù)存管理的部門(mén)和崗位，包括采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)等相關(guān)環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家煙草專(zhuān)賣(mài)法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保煙庫(kù)存管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證庫(kù)存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，賬實(shí)相符，為公司決策提供可靠依據(jù)。3.安全性原則：采取有效措施保障煙庫(kù)存的存儲(chǔ)安全，防止煙品被盜、受損、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.效益性原則：優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，合理控制庫(kù)存水平，提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，降低庫(kù)存成本，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益最大化。二、庫(kù)存管理職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.根據(jù)市場(chǎng)需求和銷(xiāo)售預(yù)測(cè)，制定合理的煙品采購(gòu)計(jì)劃，確保采購(gòu)數(shù)量和時(shí)間的準(zhǔn)確性。2.選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)煙品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款。3.負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保煙品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。（二）倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)1.負(fù)責(zé)煙庫(kù)存的實(shí)物管理，包括煙品的驗(yàn)收入庫(kù)、存儲(chǔ)保管、盤(pán)點(diǎn)清查、出庫(kù)發(fā)貨等工作。2.按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件和要求，對(duì)煙品進(jìn)行分類(lèi)存放，確保煙品質(zhì)量不受影響。3.建立健全庫(kù)存管理制度，加強(qiáng)庫(kù)存安全防范措施，定期檢查庫(kù)存設(shè)施設(shè)備，確保庫(kù)存安全。4.及時(shí)記錄庫(kù)存動(dòng)態(tài)信息，保證庫(kù)存賬目清晰、準(zhǔn)確，定期與財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)賬目。（三）銷(xiāo)售部門(mén)1.根據(jù)市場(chǎng)銷(xiāo)售情況，及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)反饋煙品需求信息，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)制定采購(gòu)計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)煙品的銷(xiāo)售訂單管理，及時(shí)處理客戶(hù)訂單，確保訂單準(zhǔn)確無(wú)誤地傳遞給倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)。3.跟蹤銷(xiāo)售訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與客戶(hù)溝通協(xié)調(diào)，解決銷(xiāo)售過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，提高客戶(hù)滿(mǎn)意度。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)煙庫(kù)存的財(cái)務(wù)管理，建立健全庫(kù)存財(cái)務(wù)核算制度，準(zhǔn)確記錄庫(kù)存資金的收支情況。2.定期對(duì)庫(kù)存進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)，監(jiān)督庫(kù)存管理的合規(guī)性和效益性，確保庫(kù)存資金安全。3.根據(jù)庫(kù)存管理部門(mén)提供的庫(kù)存數(shù)據(jù)，進(jìn)行成本核算和分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)支持。三、煙品驗(yàn)收入庫(kù)（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)在煙品到貨前，應(yīng)做好驗(yàn)收?qǐng)龅亍⒃O(shè)備、人員等方面的準(zhǔn)備工作。2.驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉煙品的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法，掌握相關(guān)的驗(yàn)收工具和儀器的使用。（二）驗(yàn)收內(nèi)容1.數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)到貨煙品的品種、規(guī)格、數(shù)量是否與采購(gòu)合同一致。2.質(zhì)量驗(yàn)收：按照國(guó)家煙草專(zhuān)賣(mài)法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)煙品的外觀、包裝、內(nèi)在質(zhì)量等進(jìn)行檢驗(yàn)。3.包裝驗(yàn)收：檢查煙品包裝是否完好，有無(wú)破損、變形、受潮等情況。（三）驗(yàn)收流程1.到貨煙品到達(dá)倉(cāng)庫(kù)后，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收內(nèi)容進(jìn)行逐一檢查，填寫(xiě)驗(yàn)收記錄。3.如發(fā)現(xiàn)煙品數(shù)量、質(zhì)量、包裝等存在問(wèn)題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決辦法，并做好記錄。4.驗(yàn)收合格的煙品，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收記錄上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的煙品，應(yīng)及時(shí)辦理退貨或換貨手續(xù)。四、煙品存儲(chǔ)保管（一）存儲(chǔ)條件1.煙品應(yīng)存儲(chǔ)在干燥、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜的倉(cāng)庫(kù)內(nèi)，倉(cāng)庫(kù)溫度應(yīng)保持在適宜范圍內(nèi)。2.不同品種、規(guī)格、等級(jí)的煙品應(yīng)分類(lèi)存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。（二）存儲(chǔ)方式1.煙品應(yīng)采用貨架存儲(chǔ)或堆碼存儲(chǔ)的方式，確保存儲(chǔ)整齊、有序，便于管理和盤(pán)點(diǎn)。2.堆碼存儲(chǔ)時(shí)，應(yīng)按照煙品的特性和包裝要求進(jìn)行堆碼，避免煙品受壓、變形。（三）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)煙庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)前，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)制定詳細(xì)的盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)人員、時(shí)間、范圍、方法等。3.盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存實(shí)物與庫(kù)存賬目，如實(shí)記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。4.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，編制盤(pán)點(diǎn)差異報(bào)告，報(bào)相關(guān)部門(mén)處理。（四）庫(kù)存安全管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、通風(fēng)設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉(cāng)庫(kù)安全管理制度，嚴(yán)禁煙火，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。3.加強(qiáng)對(duì)庫(kù)存煙品的巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，確保庫(kù)存煙品的安全。五、煙品出庫(kù)發(fā)貨（一）發(fā)貨流程1.銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)客戶(hù)訂單，開(kāi)具發(fā)貨通知單，通知倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)發(fā)貨。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)接到發(fā)貨通知單后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)訂單信息，準(zhǔn)備發(fā)貨煙品。3.發(fā)貨人員按照發(fā)貨通知單的要求，對(duì)發(fā)貨煙品進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)、包裝，確保發(fā)貨煙品的品種、規(guī)格、數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。4.發(fā)貨人員在發(fā)貨單上簽字確認(rèn)后，辦理發(fā)貨手續(xù)，并將發(fā)貨信息及時(shí)反饋給銷(xiāo)售部門(mén)。（二）發(fā)貨要求1.發(fā)貨煙品應(yīng)包裝完好，標(biāo)識(shí)清晰，符合運(yùn)輸要求。2.發(fā)貨人員應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)貨通知單的要求發(fā)貨，不得擅自更改發(fā)貨品種、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.對(duì)于緊急訂單，應(yīng)優(yōu)先安排發(fā)貨，確保客戶(hù)需求得到及時(shí)滿(mǎn)足。六、庫(kù)存數(shù)據(jù)分析與監(jiān)控（一）數(shù)據(jù)分析1.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，包括庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、庫(kù)存結(jié)構(gòu)、庫(kù)存成本等指標(biāo)的分析。2.通過(guò)數(shù)據(jù)分析，了解庫(kù)存動(dòng)態(tài)情況，發(fā)現(xiàn)庫(kù)存管理中存在的問(wèn)題，為庫(kù)存管理決策提供依據(jù)。（二）監(jiān)控指標(biāo)1.庫(kù)存周轉(zhuǎn)率：計(jì)算公式為：庫(kù)存周轉(zhuǎn)率=銷(xiāo)售成本/平均庫(kù)存余額。庫(kù)存周轉(zhuǎn)率是衡量庫(kù)存管理水平的重要指標(biāo)，應(yīng)保持在合理范圍內(nèi)。2.庫(kù)存結(jié)構(gòu)：分析不同品種、規(guī)格、等級(jí)煙品的庫(kù)存占比，確保庫(kù)存結(jié)構(gòu)合理，滿(mǎn)足市場(chǎng)需求。3.庫(kù)存成本：包括采購(gòu)成本、存儲(chǔ)成本、管理成本等，應(yīng)通過(guò)合理控制庫(kù)存水平，降低庫(kù)存成本。（三）預(yù)警機(jī)制1.建立庫(kù)存預(yù)警機(jī)制，設(shè)定庫(kù)存上限和下限。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量接近或超出預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息，提醒相關(guān)部門(mén)采取措施。2.預(yù)警信息可通過(guò)郵件、短信、內(nèi)部管理系統(tǒng)等方式發(fā)送給采購(gòu)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)等相關(guān)人員。七、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)差異處理（一）差異原因分析1.對(duì)于盤(pán)點(diǎn)差異，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行原因分析，查找差異產(chǎn)生的原因。2.差異原因可能包括：收發(fā)記錄錯(cuò)誤、庫(kù)存管理不善、貨物丟失或損壞、盤(pán)點(diǎn)方法不當(dāng)?shù)取＃ǘ┨幚泶胧?.根據(jù)差異原因，制定相應(yīng)的處理措施。對(duì)于收發(fā)記錄錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫(kù)存賬目；對(duì)于庫(kù)存管理不善導(dǎo)致的差異，應(yīng)加強(qiáng)管理，完善制度；對(duì)于貨物丟失或損壞，應(yīng)查明責(zé)任，進(jìn)行賠償處理；對(duì)于盤(pán)點(diǎn)方法不當(dāng)導(dǎo)致的差異，應(yīng)改進(jìn)盤(pán)點(diǎn)方法。2.處理措施應(yīng)明確責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人、處理時(shí)間等，確保差異得到及時(shí)、有效的處理。（三）結(jié)果跟蹤1.對(duì)盤(pán)點(diǎn)差異處理結(jié)果進(jìn)行跟蹤，確保處理措施得到有效執(zhí)行。