公文存檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文存檔管理，確保公文的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于公文的查閱、利用和追溯，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門形成的各類公文，包括但不限于請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、決議、函等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司公文存檔工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)公文的收集、整理、歸檔和保管。2.真實(shí)完整原則公文存檔應(yīng)確保公文內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自修改、偽造或銷毀公文。3.便于利用原則公文存檔應(yīng)便于查閱和利用，提高公文的使用效率。4.安全保密原則公文存檔應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保公文的安全和保密。二、公文存檔范圍（一）上級(jí)機(jī)關(guān)來文包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、通知、指示等。（二）公司發(fā)文包括公司制發(fā)的各類文件、通知、決定、決議等。（三）部門發(fā)文包括公司各部門制發(fā)的各類文件、通知、報(bào)告等。（四）會(huì)議文件包括公司各類會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要、決議、報(bào)告等。（五）重要活動(dòng)文件包括公司組織的各類重要活動(dòng)形成的文件、資料、照片等。（六）其他文件包括公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等，以及公司內(nèi)部形成的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。三、公文存檔要求（一）公文格式公文應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)公文格式的規(guī)定，包括公文的字體、字號(hào)、排版、用紙等。（二）公文內(nèi)容公文內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，語(yǔ)言規(guī)范、簡(jiǎn)潔、易懂。（三）公文簽署公文應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行簽署，包括發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等。（四）公文附件公文如有附件，應(yīng)與公文正文一并存檔，并在公文正文中注明附件的名稱和序號(hào)。（五）公文電子文檔公文應(yīng)同時(shí)保存電子文檔，電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致，并按照規(guī)定進(jìn)行命名和存儲(chǔ)。四、公文存檔流程（一）公文收集1.公司各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公文的收集工作，確保公文及時(shí)、完整地收集到本部門。2.公文收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)公文的內(nèi)容、格式、簽署等，確保公文符合存檔要求。3.對(duì)于重要公文，公文收集人員應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并按照部門負(fù)責(zé)人的要求進(jìn)行處理。（二）公文整理1.公文收集人員應(yīng)按照公文的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保公文排列有序。2.公文整理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)公文的編號(hào)、日期、標(biāo)題、正文、附件等，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.對(duì)于破損、褪色的公文，公文整理人員應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保公文的完整性。（三）公文歸檔1.公文整理人員應(yīng)按照公文的分類整理結(jié)果，將公文移交公司綜合管理部門進(jìn)行歸檔。2.公司綜合管理部門應(yīng)按照公文的保管期限，將公文分別存入不同的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的檔案目錄。3.對(duì)于電子公文，公司綜合管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，確保電子公文的安全和可利用性。(四)公文借閱1.因工作需要借閱公文的，借閱人應(yīng)填寫《公文借閱申請(qǐng)表》，注明借閱公文的名稱、文號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司綜合管理部門審批。2.公司綜合管理部門應(yīng)根據(jù)借閱人的申請(qǐng)，對(duì)借閱公文的必要性和安全性進(jìn)行審核，并在《公文借閱申請(qǐng)表》上簽署審批意見。3.借閱人憑審批通過的《公文借閱申請(qǐng)表》到公司綜合管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取借閱的公文。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還借閱的公文，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的公文，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、傳播或銷毀公文。如因保管不善造成公文損壞或丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（五）公文查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱公文的，查閱人應(yīng)填寫《公文查閱申請(qǐng)表》，注明查閱公文的名稱、文號(hào)、查閱時(shí)間、查閱用途等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司綜合管理部門審批。2.公司綜合管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人的申請(qǐng)，對(duì)查閱公文的必要性和安全性進(jìn)行審核，并在《公文查閱申請(qǐng)表》上簽署審批意見。3.查閱人憑審批通過的《公文查閱申請(qǐng)表》到公司綜合管理部門辦理查閱手續(xù)，在指定的地點(diǎn)查閱公文。4.查閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還查閱的公文，如需延期查閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。5.查閱人應(yīng)妥善保管查閱的公文，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、傳播或銷毀公文。如因保管不善造成公文損壞或丟失的，查閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（六）公文歸還1.借閱人或查閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還借閱或查閱的公文。2.公司綜合管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還公文的數(shù)量、內(nèi)容、完整性等，確保歸還公文與借閱或查閱公文一致。3.如發(fā)現(xiàn)歸還公文有損壞或丟失的，借閱人或查閱人應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司綜合管理部門，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。五、公文保管期限（一）永久保管1.公司制定的具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史意義和重要價(jià)值的文件，如公司章程、公司發(fā)展規(guī)劃、公司重要會(huì)議紀(jì)要等。2.公司與外部單位簽訂的具有長(zhǎng)期法律效力的合同、協(xié)議等。3.公司重要的人事任免文件、表彰獎(jiǎng)勵(lì)文件等。（二）定期保管1.30年保管公司一般性的文件、通知、報(bào)告等，如年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.10年保管公司臨時(shí)性的文件、資料等，如會(huì)議通知、活動(dòng)方案、臨時(shí)性工作安排等。六、公文存儲(chǔ)與保護(hù)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)公文應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，避免陽(yáng)光直射和潮濕。2.電子公文應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，確保電子公文的安全和可利用性。（二）保護(hù)措施1.定期對(duì)紙質(zhì)公文進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公文有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.加強(qiáng)對(duì)電子公文的安全防護(hù)，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子公文被非法訪問、篡改或刪除。3.建立公文存儲(chǔ)環(huán)境的監(jiān)測(cè)機(jī)制，定期對(duì)檔案柜、服務(wù)器等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查，確保存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。七、公文銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無留存價(jià)值的公文。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)已失去保存價(jià)值的公文。3.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無效公文。（二）銷毀程序1.公司綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)公文進(jìn)行清理，確定需要銷毀的公文清單。2.對(duì)于需要銷毀的公文，公司綜合管理部門應(yīng)填寫《公文銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀公文的名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，公司綜合管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行公文銷毀。對(duì)于紙質(zhì)公文，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子公文，應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀。4.公文銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督