公告關(guān)系管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司/組織的公告關(guān)系管理，確保公告信息的準(zhǔn)確、及時、有效傳達，維護公司/組織與內(nèi)外部相關(guān)方的良好溝通，提升公司/組織的形象和公信力，保障公司/組織各項工作的順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門以及與公司/組織有業(yè)務(wù)往來、存在信息交互的外部機構(gòu)、合作伙伴、客戶、媒體等相關(guān)方之間的公告關(guān)系管理。（三）基本原則1.合法性原則：公告關(guān)系管理活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保信息發(fā)布的合法性、合規(guī)性。2.準(zhǔn)確性原則：公告信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，避免虛假、誤導(dǎo)性信息的傳播。3.及時性原則：根據(jù)信息的重要性和緊急程度，及時發(fā)布公告，確保相關(guān)方能夠及時獲取信息。4.保密性原則：對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.溝通性原則：注重與內(nèi)外部相關(guān)方的溝通互動，及時了解反饋意見，不斷優(yōu)化公告關(guān)系管理工作。二、公告關(guān)系管理職責(zé)分工（一）綜合管理部門1.負責(zé)制定、修訂和完善公告關(guān)系管理辦法及相關(guān)制度流程。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織內(nèi)部各部門之間的公告信息發(fā)布與溝通工作，確保信息的一致性和協(xié)調(diào)性。3.負責(zé)與外部媒體、行業(yè)協(xié)會等相關(guān)機構(gòu)建立并維護良好的合作關(guān)系，策劃、組織對外宣傳活動，發(fā)布公司/組織重要公告信息。4.對公司/組織公告信息進行審核把關(guān)，確保信息符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，避免出現(xiàn)違規(guī)信息。5.收集、整理、分析內(nèi)外部相關(guān)方對公告信息的反饋意見，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。（二）各業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)相關(guān)公告信息的收集、整理和初步審核工作，并及時提交給綜合管理部門。2.根據(jù)公司/組織整體公告計劃，配合綜合管理部門做好本部門相關(guān)公告信息的發(fā)布工作，確保信息準(zhǔn)確傳達。3.負責(zé)與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)外部合作伙伴、客戶等進行溝通協(xié)調(diào)，及時了解他們對公告信息的需求和反饋，反饋給綜合管理部門。（三）法務(wù)合規(guī)部門1.對公告關(guān)系管理辦法及相關(guān)制度流程進行法律合規(guī)審查，確保符合法律法規(guī)要求。2.參與重大公告信息的審核，從法律合規(guī)角度提供專業(yè)意見，防范法律風(fēng)險。3.協(xié)助處理公告關(guān)系管理過程中涉及的法律糾紛和合規(guī)問題。（四）信息技術(shù)部門1.負責(zé)搭建和維護公司/組織公告信息發(fā)布平臺，確保平臺的穩(wěn)定性、安全性和易用性。2.提供技術(shù)支持，保障公告信息能夠準(zhǔn)確、及時地發(fā)布到指定平臺，并根據(jù)需要進行技術(shù)優(yōu)化和升級。3.協(xié)助綜合管理部門做好公告信息的存儲、備份等工作，確保信息數(shù)據(jù)的安全性和完整性。三、公告信息分類與發(fā)布渠道（一）公告信息分類1.公司/組織重大決策類：如戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資項目、組織架構(gòu)調(diào)整等。2.業(yè)務(wù)運營類：包括業(yè)務(wù)進展、產(chǎn)品發(fā)布、市場動態(tài)、業(yè)績報告等。3.政策法規(guī)類：國家相關(guān)政策法規(guī)解讀、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)變化等。4.人事變動類：人員招聘、任免、晉升、離職等。5.社會責(zé)任類：公司/組織社會責(zé)任履行情況、公益活動等。6.其他類：除上述類別之外的其他重要信息。（二）發(fā)布渠道1.公司/組織官網(wǎng)：設(shè)立專門的公告板塊，及時發(fā)布各類重要公告信息，方便內(nèi)外部相關(guān)方隨時查閱。2.內(nèi)部辦公系統(tǒng)：為公司/組織內(nèi)部員工提供信息發(fā)布和共享平臺，發(fā)布內(nèi)部通知、工作動態(tài)等信息。3.社交媒體平臺：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點和目標(biāo)受眾，選擇合適的社交媒體平臺（如微信公眾號、微博、抖音等）發(fā)布相關(guān)公告信息，擴大信息傳播范圍。4.新聞媒體：與主流媒體建立合作關(guān)系，通過新聞發(fā)布會、媒體通稿等形式，向社會公眾發(fā)布公司/組織重大公告信息。5.電子郵件：對于特定的目標(biāo)受眾，通過電子郵件發(fā)送公告信息，確保信息準(zhǔn)確傳達。6.現(xiàn)場公告：在公司/組織辦公場所、項目現(xiàn)場等顯著位置張貼公告，方便員工和來訪人員了解相關(guān)信息。四、公告信息發(fā)布流程（一）信息收集與整理1.各業(yè)務(wù)部門負責(zé)收集本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的公告信息，確保信息內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。2.對收集到的信息進行初步整理，按照公告信息分類進行歸類，并填寫《公告信息發(fā)布申請表》，詳細說明信息的主題、內(nèi)容、發(fā)布時間、發(fā)布渠道等。3.將填寫好的《公告信息發(fā)布申請表》及相關(guān)信息資料提交給綜合管理部門。（二）信息審核1.綜合管理部門收到《公告信息發(fā)布申請表》后，首先對信息的格式、內(nèi)容完整性等進行初審。2.將初審?fù)ㄟ^的信息提交給法務(wù)合規(guī)部門進行法律合規(guī)審查，確保信息符合法律法規(guī)要求。3.對于涉及公司/組織重大決策、重要業(yè)務(wù)等關(guān)鍵信息，綜合管理部門組織相關(guān)部門負責(zé)人及專家進行聯(lián)合審核，從不同角度對信息進行評估，提出修改意見。4.審核人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核工作，并在《公告信息發(fā)布申請表》上簽署審核意見。如審核通過，則進入信息發(fā)布環(huán)節(jié)；如審核不通過，則將信息退回業(yè)務(wù)部門進行修改完善。（三）信息發(fā)布1.經(jīng)審核通過的公告信息，由綜合管理部門按照既定的發(fā)布渠道和發(fā)布計劃進行發(fā)布。2.在信息發(fā)布過程中，如遇技術(shù)故障、網(wǎng)絡(luò)問題等導(dǎo)致發(fā)布失敗，信息技術(shù)部門應(yīng)及時進行排查和修復(fù)，并重新安排發(fā)布時間。3.對于通過新聞媒體發(fā)布的公告信息，綜合管理部門應(yīng)提前與媒體溝通協(xié)調(diào)，確保信息準(zhǔn)確無誤地發(fā)布，并跟蹤媒體報道情況。（四）信息存檔1.公告信息發(fā)布后，信息技術(shù)部門負責(zé)將發(fā)布的信息進行存檔，建立完善的公告信息數(shù)據(jù)庫，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。2.綜合管理部門負責(zé)對公告信息的發(fā)布記錄進行整理歸檔，包括《公告信息發(fā)布申請表》、審核意見、發(fā)布渠道及發(fā)布時間等相關(guān)資料，保存期限按照公司/組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行。五、公告關(guān)系維護與溝通（一）內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)1.建立定期的公告關(guān)系溝通協(xié)調(diào)會議制度，由綜合管理部門牽頭，各業(yè)務(wù)部門參加，共同商討公告信息發(fā)布計劃、溝通協(xié)調(diào)工作中存在的問題等。2.加強各部門之間的信息共享與協(xié)作，確保公告信息在公司/組織內(nèi)部能夠及時、準(zhǔn)確地傳達，避免出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象。3.鼓勵員工積極參與公告關(guān)系管理工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋，提出合理化建議，共同推動公司/組織公告關(guān)系管理工作的不斷優(yōu)化。（二）外部溝通互動1.主動與外部媒體保持密切聯(lián)系，定期向媒體提供公司/組織的新聞素材和公告信息，加強與媒體的合作與互動，提升公司/組織的媒體曝光度和美譽度。2.對于媒體的采訪要求和報道需求，及時安排專人對接，提供準(zhǔn)確、全面的信息，積極配合媒體做好宣傳報道工作。3.建立與外部合作伙伴、客戶等相關(guān)方的溝通機制，定期收集他們對公司/組織公告信息的反饋意見，及時了解他們的需求和關(guān)注點，不斷改進公告信息發(fā)布內(nèi)容和形式。4.針對重要公告信息，通過召開新聞發(fā)布會、組織線上線下互動活動等形式，加強與外部相關(guān)方的溝通交流，解答疑問，增強他們對公司/組織的了解和信任。六、公告關(guān)系管理的監(jiān)督與評估（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部成立公告關(guān)系管理監(jiān)督小組，由綜合管理部門、法務(wù)合規(guī)部門等相關(guān)人員組成，負責(zé)對公告關(guān)系管理工作進行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組重點檢查公告信息發(fā)布流程的執(zhí)行情況、信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性和合規(guī)性、發(fā)布渠道的暢通性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.建立公告關(guān)系管理投訴舉報渠道，接受公司/組織內(nèi)部員工和外部相關(guān)方的監(jiān)督舉報，對舉報事項進行認真調(diào)查核實，嚴(yán)肅處理違規(guī)行為。（二）評估指標(biāo)與方法1.制定公告關(guān)系管理評估指標(biāo)體系，包括信息發(fā)布的及時性、準(zhǔn)確性、完整性，信息傳播的覆蓋面、影響力，內(nèi)外部相關(guān)方的滿意度等方面。2.采用定性與定量相結(jié)合的評估方法，定期（每季度或每半年）對公告關(guān)系管理工作進行評估。通過收集相關(guān)數(shù)據(jù)、開展問卷調(diào)查、進行訪談等方式，獲取評估所需信息，并對各項評估指標(biāo)進行量化分析。3.根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)公告關(guān)系管理工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足之處，制定