燃油卡管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司燃油卡的管理，規(guī)范燃油卡的使用行為，提高燃油使用效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有配備燃油卡的車輛及相關(guān)使用人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保燃油卡使用合法合規(guī)。2.安全性原則：保障燃油卡信息安全，防止被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.效益性原則：通過(guò)科學(xué)管理，提高燃油使用效率，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在燃油卡管理中的職責(zé)，確保管理工作落實(shí)到位。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)燃油卡的統(tǒng)一申請(qǐng)、領(lǐng)取、發(fā)放及回收工作。2.建立燃油卡管理臺(tái)賬，記錄燃油卡的使用情況。3.定期對(duì)燃油卡的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向公司管理層匯報(bào)。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)燃油卡充值費(fèi)用的審核與報(bào)銷工作。2.對(duì)燃油卡的資金流向進(jìn)行監(jiān)控，確保資金安全。3.協(xié)助行政部門進(jìn)行燃油卡使用情況的分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（三）車輛使用部門1.負(fù)責(zé)本部門車輛燃油卡的日常使用管理，確保燃油卡僅用于公司車輛加油。2.監(jiān)督本部門駕駛員正確使用燃油卡，杜絕違規(guī)操作。3.配合行政部門做好燃油卡的回收及相關(guān)信息反饋工作。（四）駕駛員1.嚴(yán)格按照本辦法及公司相關(guān)規(guī)定使用燃油卡，不得轉(zhuǎn)借、冒用他人燃油卡。2.在加油時(shí)，應(yīng)選擇正規(guī)加油站，并要求加油站提供正規(guī)發(fā)票。3.妥善保管燃油卡，如發(fā)現(xiàn)燃油卡丟失或被盜，應(yīng)及時(shí)向所在部門報(bào)告。三、燃油卡的申請(qǐng)與發(fā)放（一）申請(qǐng)1.車輛使用部門根據(jù)工作需要，填寫《燃油卡申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)燃油卡的車輛車牌號(hào)、預(yù)計(jì)月用油量等信息。2.將申請(qǐng)表提交至行政部門，行政部門審核后報(bào)公司管理層審批。（二）發(fā)放1.經(jīng)公司管理層審批通過(guò)后，行政部門統(tǒng)一到指定的發(fā)卡機(jī)構(gòu)申請(qǐng)辦理燃油卡。2.燃油卡辦理完成后，行政部門負(fù)責(zé)將燃油卡發(fā)放至車輛使用部門，并做好發(fā)放記錄。四、燃油卡的充值（一）充值申請(qǐng)1.車輛使用部門根據(jù)燃油卡的使用情況，定期填寫《燃油卡充值申請(qǐng)表》，預(yù)估下階段的用油量及充值金額。2.將申請(qǐng)表提交至行政部門，行政部門審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門。（二）充值審核與辦理1.財(cái)務(wù)部門對(duì)充值申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)充值金額的合理性及資金來(lái)源的合規(guī)性。2.審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門安排專人負(fù)責(zé)到指定的充值網(wǎng)點(diǎn)進(jìn)行充值操作。3.充值完成后，財(cái)務(wù)部門將充值憑證交至行政部門，行政部門更新燃油卡管理臺(tái)賬。五、燃油卡的使用（一）使用范圍燃油卡僅限用于公司車輛在國(guó)內(nèi)合法加油站的加油費(fèi)用支付。（二）使用規(guī)定1.駕駛員在加油時(shí)，應(yīng)主動(dòng)出示燃油卡，并告知加油站工作人員車輛車牌號(hào)。2.加油完成后，駕駛員應(yīng)要求加油站工作人員提供正規(guī)發(fā)票，并在發(fā)票上注明車輛車牌號(hào)、加油日期、加油金額等信息。3.嚴(yán)禁使用燃油卡為非公司車輛加油，嚴(yán)禁將燃油卡轉(zhuǎn)借他人使用。4.如遇特殊情況需要在非指定加油站加油，需提前向車輛使用部門負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用現(xiàn)金加油，并在回公司后及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)。（三）異常情況處理1.若發(fā)現(xiàn)燃油卡出現(xiàn)異常交易，如加油金額與實(shí)際加油量不符、被盜刷等情況，駕駛員應(yīng)立即向所在部門報(bào)告。2.所在部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門和財(cái)務(wù)部門，行政部門負(fù)責(zé)與發(fā)卡機(jī)構(gòu)聯(lián)系，凍結(jié)燃油卡，并協(xié)助調(diào)查處理異常情況。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)調(diào)查結(jié)果，對(duì)涉及的費(fèi)用進(jìn)行核實(shí)和處理，如屬于駕駛員違規(guī)操作導(dǎo)致的損失，由駕駛員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、燃油卡的保管（一）保管責(zé)任駕駛員負(fù)責(zé)燃油卡的日常保管，應(yīng)妥善保管燃油卡，防止丟失、損壞或被盜用。（二）保管要求1.燃油卡應(yīng)存放在安全、干燥的地方，避免與磁性物品接觸，防止消磁。2.不得將燃油卡隨意放置在車內(nèi)顯眼位置，以防被盜。3.如發(fā)現(xiàn)燃油卡丟失或被盜，駕駛員應(yīng)立即掛失，并向所在部門報(bào)告，同時(shí)配合公司采取相應(yīng)的措施，如凍結(jié)賬戶、報(bào)警等。七、燃油卡的回收與注銷（一）回收1.車輛報(bào)廢、停用或駕駛員離職時(shí)，車輛使用部門應(yīng)將燃油卡及時(shí)交回行政部門。2.行政部門在收回燃油卡后，應(yīng)檢查燃油卡的完整性及使用情況，如有異常，應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。（二）注銷1.行政部門根據(jù)燃油卡回收情況，定期到發(fā)卡機(jī)構(gòu)辦理燃油卡的注銷手續(xù)。2.注銷完成后，行政部門更新燃油卡管理臺(tái)賬，并將相關(guān)信息告知財(cái)務(wù)部門。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門定期對(duì)燃油卡的使用情況進(jìn)行檢查，包括加油記錄、發(fā)票開(kāi)具、保管情況等。2.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)燃油卡的充值費(fèi)用、報(bào)銷情況進(jìn)行審計(jì)，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。3.車輛使用部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門駕駛員燃油卡使用情況的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用燃油卡的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.如發(fā)現(xiàn)駕駛員轉(zhuǎn)借、冒用燃油卡，或使用燃油卡為非公司車輛加油等違規(guī)行為，公司將責(zé)令其退還違規(guī)所得，并給予警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將解除勞動(dòng)合同。3.對(duì)于因管理不善導(dǎo)致燃油卡被盜用