分銷合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司分銷合同管理，規(guī)范分銷業(yè)務(wù)流程，明確合同雙方權(quán)利義務(wù)，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與分銷商簽訂的各類分銷合同，包括但不限于產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等相關(guān)合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：分銷合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.市場部門在與分銷商洽談合作前，應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)分銷商的主體資格進(jìn)行審查，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等相關(guān)資質(zhì)文件。2.審查分銷商的經(jīng)營范圍是否與公司分銷業(yè)務(wù)相匹配，是否具備從事相關(guān)業(yè)務(wù)的能力和條件。3.核實(shí)分銷商的信用狀況，可通過查詢信用記錄、了解商業(yè)信譽(yù)等方式，評(píng)估其履行合同的能力和信用風(fēng)險(xiǎn)。（二）合同條款擬定與審核1.合同文本由公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求擬定初稿，內(nèi)容應(yīng)包括但不限于合同雙方基本信息、產(chǎn)品或服務(wù)描述、價(jià)格條款、數(shù)量與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨與付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同初稿進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，是否明確雙方權(quán)利義務(wù)等。3.財(cái)務(wù)部門參與合同審核，對(duì)涉及價(jià)格、付款方式、結(jié)算周期等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同財(cái)務(wù)條款合理、清晰，符合公司財(cái)務(wù)管理制度。4.各相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)合同初稿進(jìn)行修改完善，確保合同條款準(zhǔn)確、完整、合法有效。（三）合同簽訂流程1.經(jīng)審核通過的合同文本，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與分銷商法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。2.簽訂合同前，應(yīng)確保雙方簽字蓋章手續(xù)齊全，合同一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門留存?zhèn)浞荨?.合同簽訂后，市場部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給銷售、物流、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門，確保各部門了解合同內(nèi)容，做好相應(yīng)的業(yè)務(wù)準(zhǔn)備工作。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行計(jì)劃制定1.銷售部門根據(jù)分銷合同制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計(jì)劃，明確產(chǎn)品交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、銷售目標(biāo)、市場推廣計(jì)劃等內(nèi)容。2.將合同執(zhí)行計(jì)劃分解到具體的責(zé)任人，并明確各階段的工作任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保合同能夠按照約定順利履行。（二）產(chǎn)品交付管理1.物流部門根據(jù)銷售部門提供的合同執(zhí)行計(jì)劃，負(fù)責(zé)組織產(chǎn)品的倉儲(chǔ)、運(yùn)輸?shù)裙ぷ?，確保產(chǎn)品按時(shí)、準(zhǔn)確交付給分銷商。2.在產(chǎn)品交付過程中，應(yīng)做好貨物的驗(yàn)收、交接手續(xù)，填寫相關(guān)單據(jù)，確保貨物數(shù)量、質(zhì)量等與合同約定一致。3.如因不可抗力或其他特殊原因?qū)е庐a(chǎn)品交付延遲或無法交付，物流部門應(yīng)及時(shí)通知銷售部門，并協(xié)助銷售部門與分銷商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施。（三）銷售與收款管理1.銷售部門負(fù)責(zé)按照合同約定向分銷商推廣產(chǎn)品，完成銷售目標(biāo)。及時(shí)跟蹤市場動(dòng)態(tài)，了解分銷商銷售情況，為分銷商提供必要的市場支持和服務(wù)。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期，及時(shí)與分銷商核對(duì)賬目，催收貨款。對(duì)逾期未付款的分銷商，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.銷售部門與財(cái)務(wù)部門應(yīng)密切配合，定期溝通銷售與收款情況，共同防范收款風(fēng)險(xiǎn)。（四）合同變更管理1.在合同履行過程中，如因市場變化、產(chǎn)品調(diào)整、政策變動(dòng)等原因需要變更合同條款，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、時(shí)間、雙方權(quán)利義務(wù)等事項(xiàng)，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。3.合同變更后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整合同執(zhí)行計(jì)劃，并確保各部門之間的信息傳遞準(zhǔn)確、及時(shí)。（五）合同終止管理1.合同期滿或雙方協(xié)商一致提前終止合同的，合同雙方應(yīng)按照合同約定辦理終止手續(xù)。2.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行清算，包括但不限于貨物交付、貨款結(jié)算、違約責(zé)任承擔(dān)等。3.公司相關(guān)部門應(yīng)妥善保管合同終止后的相關(guān)資料，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。四、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.建立合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，定期對(duì)分銷合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排查，識(shí)別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、不可抗力風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)控和管理，采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移等措施。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)信號(hào)，提前采取應(yīng)對(duì)措施，防范風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。3.加強(qiáng)與分銷商的溝通與合作，及時(shí)了解其經(jīng)營狀況和市場動(dòng)態(tài)，共同應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。（三）合同糾紛處理1.在合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，合同雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可按照合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理，如仲裁或訴訟。2.公司應(yīng)及時(shí)收集、整理與合同糾紛相關(guān)的證據(jù)材料，為糾紛處理提供有力支持。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)牽頭處理合同糾紛，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合，共同維護(hù)公司合法權(quán)益。五、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.合同簽訂后，市場部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)附件、審批文件等資料收集齊全，并移交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)合同檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)，建立合同檔案目錄，確保檔案資料完整、有序。（二）檔案保管與查閱1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的場所，確保檔案資料的安全與完整。2.建立合同檔案查閱制度，明確查閱權(quán)限和查閱流程。因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、復(fù)印、抽取檔案資料。（三）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿或已無保存價(jià)值的，由檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.合同檔案銷毀時(shí)，應(yīng)填寫銷毀清單，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同簽字確認(rèn)，確保銷毀過程合規(guī)、徹底。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)分銷合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、風(fēng)險(xiǎn)管理、檔案管理等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立分銷合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各相關(guān)部門及責(zé)任人在合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂合規(guī)性、合