制定印信管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印信管理，規(guī)范印信使用流程，維護(hù)公司印章的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和安全性，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股子公司等（以下統(tǒng)稱“公司”）印信的管理。（三）定義1.印信：指公司正式對外使用的各類印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、部門章以及其他具有法律效力或代表公司對外行使職權(quán)的印章。2.印章啟用：指印章從制作完成到開始正式使用的過程，包括印章的領(lǐng)取、登記、保管等環(huán)節(jié)。3.印章廢止：指印章因磨損、損壞、機(jī)構(gòu)變動、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用，需按照規(guī)定程序進(jìn)行停用、銷毀等處理的過程。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：印信管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.專人專管原則：明確印信保管責(zé)任人，實(shí)行專人專管，確保印信安全。3.審批使用原則：印信使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。4.登記備案原則：對印信的啟用、使用、廢止等情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便查詢和追溯。二、印信的種類及用途（一）公司公章1.用途：代表公司行使職權(quán)，具有最高法律效力，適用于各類重要文件、合同、協(xié)議、報表、證明等的簽署。2.使用范圍：以公司名義發(fā)布的各類公文、通知、通報、報告等文件。公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等法律文件。公司出具的各類證明、介紹信、授權(quán)委托書等。其他需要加蓋公司公章的事項。（二）法定代表人章1.用途：用于特定的財務(wù)、稅務(wù)、銀行業(yè)務(wù)等，作為法定代表人的個人印鑒。2.使用范圍：銀行開戶、銷戶、賬戶信息變更等業(yè)務(wù)。支票、匯票、本票等票據(jù)的簽發(fā)。稅務(wù)申報、繳納稅款等相關(guān)業(yè)務(wù)。其他經(jīng)法定代表人授權(quán)需要使用法定代表人章的事項。（三）合同專用章1.用途：專門用于公司對外簽訂各類合同、協(xié)議等法律文件，明確合同的簽訂主體和法律效力。2.使用范圍：公司對外簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)合同、租賃合同、買賣合同、服務(wù)合同等。（四）財務(wù)專用章1.用途：用于公司財務(wù)核算、資金收付、票據(jù)開具等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，是公司財務(wù)工作的重要印鑒。2.使用范圍：各類財務(wù)報表、憑證、賬簿的蓋章。支票、匯票、本票等票據(jù)的背書、承兌。銀行結(jié)算業(yè)務(wù)中的印鑒使用。其他財務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)的蓋章。（五）發(fā)票專用章1.用途：專門用于公司開具發(fā)票時加蓋，確認(rèn)發(fā)票的真實(shí)性和有效性。2.使用范圍：公司按照國家稅收法律法規(guī)規(guī)定開具的各類發(fā)票。（六）部門章1.用途：用于部門內(nèi)部文件、資料、報表等的蓋章，代表部門行使一定的職權(quán)。2.使用范圍：部門內(nèi)部的通知、通報、報告等文件。部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的統(tǒng)計報表、工作計劃、總結(jié)等資料。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的其他文件、資料的蓋章。（七）其他印章根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)刻制的其他具有特定用途的印章，其用途和使用范圍由公司另行規(guī)定。三、印信的刻制與啟用（一）刻制1.因工作需要刻制印信的，由使用部門提出申請，填寫《印信刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制印信的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司辦公室審核。2.公司辦公室審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司辦公室統(tǒng)一安排刻制印信。3.公司辦公室應(yīng)選擇具有資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章制作單位進(jìn)行刻制，并與其簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保印信的質(zhì)量和安全性。4.印章制作單位應(yīng)按照公司提供的印模和要求進(jìn)行刻制，確保印章的規(guī)格、字體、圖案等符合規(guī)定。刻制完成后，印章制作單位應(yīng)將印章及印模交付公司辦公室，并提供印章制作證明。（二）啟用1.印信刻制完成后，公司辦公室應(yīng)及時進(jìn)行登記，并填寫《印信啟用登記表》，詳細(xì)記錄印信的名稱、編號、規(guī)格、啟用日期、保管人等信息。2.公司辦公室應(yīng)將印信及《印信啟用登記表》一并交予印信保管人，并組織印信保管人進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉印信的使用規(guī)定和注意事項。3.印信保管人在收到印信后，應(yīng)立即檢查印章的外觀、質(zhì)量等是否符合要求，并在《印信啟用登記表》上簽字確認(rèn)。確認(rèn)無誤后，印信正式啟用。4.印信啟用后，公司辦公室應(yīng)將印信啟用情況及時通知相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，告知全體員工印信的啟用時間、保管人等信息。四、印信的保管（一）保管責(zé)任1.公司實(shí)行印信專人專管制度，每枚印信必須指定一名保管責(zé)任人，負(fù)責(zé)印信的日常保管和使用。2.印信保管責(zé)任人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印信管理規(guī)定，確保印信安全。3.印信保管責(zé)任人因工作調(diào)動、離職等原因不再負(fù)責(zé)印信保管時，應(yīng)及時辦理印信交接手續(xù)，確保印信交接清楚、安全。（二）保管方式1.公司公章、法定代表人章、合同專用章等重要印信應(yīng)存放在保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并實(shí)行雙人保管制度，由兩名保管責(zé)任人分別持有保險柜或保管箱的鑰匙，共同開啟使用。2.財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等財務(wù)印信應(yīng)按照財務(wù)管理制度的要求進(jìn)行保管，由財務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)，并嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)印信使用審批流程。3.部門章等其他印信應(yīng)存放在部門指定的保管地點(diǎn)，并由部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)保管。（三）保管環(huán)境1.印信保管地點(diǎn)應(yīng)選擇安全、保密、干燥、通風(fēng)的房間，避免印章受潮、生銹、損壞等情況。2.印信保管地點(diǎn)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如保險柜、監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等，確保印信安全。3.印信保管責(zé)任人應(yīng)定期對印信進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形、模糊等情況，應(yīng)及時報告公司辦公室，并按照規(guī)定程序進(jìn)行處理。五、印信的使用（一）使用流程1.用印申請人應(yīng)填寫《印信使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)用印事項的性質(zhì)、重要程度等進(jìn)行審批，明確是否同意用印以及用印的范圍、份數(shù)等要求。3.用印申請人將經(jīng)審批后的《印信使用申請表》交予印信保管人，印信保管人應(yīng)認(rèn)真核對申請表上的審批意見、用印事項等信息是否一致，確認(rèn)無誤后，在用印文件上加蓋相應(yīng)印信，并在《印信使用登記表》上記錄用印時間、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息。4.用印完成后，印信保管人應(yīng)將用印文件及《印信使用申請表》、《印信使用登記表》等資料整理歸檔，妥善保管。（二）使用范圍1.印信必須嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍使用，不得超出范圍使用或擅自更改用印內(nèi)容。2.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印信。如因工作需要確需在空白文件上加蓋印信的，必須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在加蓋印信后注明文件用途、有效期限等信息。3.涉及公司重大事項、重要合同、協(xié)議等文件的用印，必須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)后方可加蓋印信。（三）使用要求1.用印時，印信保管人應(yīng)確保印章清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜、缺角等。2.用印文件應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的紙張或符合規(guī)定的文件格式，不得使用質(zhì)量低劣、易褪色、易破損的紙張。3.用印文件上的簽字、日期等信息應(yīng)齊全、準(zhǔn)確，不得遺漏或涂改。如發(fā)現(xiàn)用印文件存在問題，印信保管人應(yīng)及時與用印申請人溝通，要求其修改完善后再行用印。六、印信的廢止與銷毀（一）廢止1.因磨損、損壞、機(jī)構(gòu)變動、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用的印信，由印信保管人填寫《印信廢止申請表》，詳細(xì)說明印信廢止的原因、廢止日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司辦公室審核。2.公司辦公室審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，印信正式廢止。3.印信廢止后，公司辦公室應(yīng)及時將廢止情況通知相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，告知全體員工印信的廢止時間、原因等信息。（二）銷毀1.廢止的印信應(yīng)及時進(jìn)行銷毀，以防止印章被非法使用。銷毀工作應(yīng)由公司辦公室組織實(shí)施，并指定專人負(fù)責(zé)。2.銷毀印信時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫《印信銷毀登記表》，詳細(xì)記錄銷毀時間、銷毀方式、銷毀印章名稱、數(shù)量等信息。3.《印信銷毀登記表》應(yīng)作為重要檔案資料進(jìn)行保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立印信管理監(jiān)督機(jī)制，定期對印信管理情況進(jìn)行檢查和評估，確保印信管理工作規(guī)范、有序。2.公司辦公室負(fù)責(zé)對印信管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.公司審計部門負(fù)責(zé)對印信管理情況進(jìn)行定期審計，重點(diǎn)檢查印信的使用、保管、廢止、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)使用印信的情況。（二）檢查內(nèi)容1.印信保管情況：檢查印信是否存放在規(guī)定的保管地點(diǎn)，是否實(shí)行專人專管，保管環(huán)境是否安全、保密等。2.印信使用情況：檢查印信使用是否經(jīng)過審批，使用范圍是否符合規(guī)定，用印文件是否真實(shí)、有效，用印記錄是否完整、準(zhǔn)確等。3.印信廢止與銷毀情況：檢查廢止的印信是否及時進(jìn)行銷毀，銷毀過程是否符合規(guī)定，銷毀記錄是否完整等。（三）違規(guī)處理1.對于違反印信管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使