公關(guān)采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公關(guān)采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、高效，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及公關(guān)采購(gòu)的部門和項(xiàng)目，包括但不限于市場(chǎng)推廣、品牌宣傳、商務(wù)活動(dòng)等相關(guān)采購(gòu)事項(xiàng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：遵循公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范采購(gòu)流程，確保采購(gòu)過(guò)程透明、公正、公平。3.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，追求采購(gòu)資金的合理使用和最大化效益。4.誠(chéng)信原則：與供應(yīng)商建立誠(chéng)信合作關(guān)系，誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定。二、采購(gòu)職責(zé)分工（一）采購(gòu)需求部門1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，提出公關(guān)采購(gòu)需求，明確采購(gòu)項(xiàng)目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間等詳細(xì)信息。2.對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行前期調(diào)研，提供市場(chǎng)參考信息，協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商篩選和評(píng)估。3.參與采購(gòu)合同的起草、審核和簽訂工作，負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。（二）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)采購(gòu)需求部門的要求，合理安排采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。2.組織供應(yīng)商的篩選、評(píng)估和采購(gòu)談判工作，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的簽訂、執(zhí)行和跟蹤，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的合同糾紛和問(wèn)題。4.建立和維護(hù)供應(yīng)商管理檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理安排和使用。2.參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)合同中的付款條款進(jìn)行把關(guān)，確保付款流程符合財(cái)務(wù)規(guī)定。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)款項(xiàng)的支付審核和結(jié)算工作，監(jiān)督采購(gòu)資金的流向。（四）法務(wù)部門1.為采購(gòu)活動(dòng)提供法律咨詢和支持，審核采購(gòu)合同等法律文件，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。2.參與處理采購(gòu)過(guò)程中的法律糾紛和爭(zhēng)議，維護(hù)公司的合法權(quán)益。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.采購(gòu)需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫《公關(guān)采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、交付時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性和預(yù)算進(jìn)行審核，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)，并提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步審核，核實(shí)采購(gòu)需求的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)采購(gòu)金額大小，按照公司的審批權(quán)限規(guī)定，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。采購(gòu)金額較小的項(xiàng)目，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批；采購(gòu)金額較大的項(xiàng)目，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)入采購(gòu)執(zhí)行階段。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，建立供應(yīng)商名錄。篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。3.向符合條件的供應(yīng)商發(fā)送《采購(gòu)詢價(jià)單》，要求其提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)和產(chǎn)品資料。4.采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和資料進(jìn)行評(píng)估，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步談判。5.與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件，包括價(jià)格、付款方式、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。6.采購(gòu)部門對(duì)談判結(jié)果進(jìn)行整理和分析，形成談判報(bào)告，提交至采購(gòu)審批環(huán)節(jié)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，確定最終供應(yīng)商。（四）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門根據(jù)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購(gòu)合同初稿提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，確保合同的合法性和有效性。法務(wù)部門對(duì)合同條款進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)和建議，采購(gòu)部門根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改和完善。3.修改后的采購(gòu)合同提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款條款審核，確保付款流程符合財(cái)務(wù)規(guī)定。財(cái)務(wù)部門對(duì)合同中的付款方式、付款時(shí)間、付款金額等條款進(jìn)行審核，提出審核意見(jiàn)，采購(gòu)部門根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行調(diào)整。4.采購(gòu)合同經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、供應(yīng)商法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。5.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給采購(gòu)需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同約定履行職責(zé)。（五）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同的約定，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)項(xiàng)目的具體要求和交貨時(shí)間等信息。2.供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單的要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購(gòu)項(xiàng)目按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。3.在采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，如發(fā)生變更或不可抗力等因素影響采購(gòu)進(jìn)度，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向采購(gòu)需求部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況。4.采購(gòu)項(xiàng)目交付前，采購(gòu)部門應(yīng)通知采購(gòu)需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。（六）驗(yàn)收1.采購(gòu)需求部門按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、性能等方面。2.驗(yàn)收合格后，采購(gòu)需求部門填寫《公關(guān)采購(gòu)驗(yàn)收單》，由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，采購(gòu)需求部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新提供產(chǎn)品，直至驗(yàn)收合格為止。3.采購(gòu)需求部門將《公關(guān)采購(gòu)驗(yàn)收單》提交至采購(gòu)部門，采購(gòu)部門據(jù)此辦理采購(gòu)款項(xiàng)的結(jié)算手續(xù)。（七）付款1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和《公關(guān)采購(gòu)驗(yàn)收單》，對(duì)采購(gòu)款項(xiàng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)項(xiàng)目的真實(shí)性、合同執(zhí)行情況、驗(yàn)收結(jié)果等方面。2.審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)。付款時(shí)，應(yīng)確保付款信息準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)付款錯(cuò)誤或延誤等情況。3.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)款項(xiàng)的支付情況，及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，確保采購(gòu)款項(xiàng)按時(shí)支付給供應(yīng)商。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度業(yè)務(wù)計(jì)劃和實(shí)際工作需要，編制公關(guān)采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等詳細(xì)信息，并提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)需求部門提交的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合公司的財(cái)務(wù)狀況和市場(chǎng)行情，對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。3.采購(gòu)部門將審核后的采購(gòu)預(yù)算提交至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行綜合平衡和審核，確保采購(gòu)預(yù)算與公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算相匹配。4.采購(gòu)預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，作為年度采購(gòu)活動(dòng)的控制依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算組織采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司的預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如遇市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、業(yè)務(wù)需求變化等因素影響采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行，采購(gòu)需求部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、調(diào)整的項(xiàng)目和金額等信息，并提交至采購(gòu)部門。3.采購(gòu)部門對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析和審核，確保調(diào)整后的預(yù)算合理可行。4.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，采購(gòu)部門按照調(diào)整后的預(yù)算組織采購(gòu)活動(dòng)。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件和流程。供應(yīng)商準(zhǔn)入條件應(yīng)包括供應(yīng)商的資質(zhì)證明、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)狀況、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.潛在供應(yīng)商向采購(gòu)部門提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，并提供相關(guān)證明材料。采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商提交的申請(qǐng)和材料進(jìn)行初步審核，符合準(zhǔn)入條件的供應(yīng)商進(jìn)入實(shí)地考察環(huán)節(jié)。3.采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況、售后服務(wù)能力等方面。實(shí)地考察結(jié)束后，考察人員填寫《供應(yīng)商實(shí)地考察報(bào)告》。4.根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果，采購(gòu)部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估合格的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄，并簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估周期一般為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。2.采購(gòu)部門根據(jù)供應(yīng)商的評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于評(píng)估優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于評(píng)估不合格的供應(yīng)商，采取警告、限期整改、暫停合作等措施，直至取消其供應(yīng)商資格。3.采購(gòu)部門建立供應(yīng)商評(píng)估檔案，記錄供應(yīng)商的評(píng)估結(jié)果和考核情況，為供應(yīng)商的選擇和管理提供依據(jù)。（三）供應(yīng)商淘汰1.如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將其淘汰出公司供應(yīng)商名錄：提供的產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重不合格，給公司造成重大損失的；交貨期嚴(yán)重延誤，影響公司業(yè)務(wù)正常開展的；價(jià)格虛高，嚴(yán)重?fù)p害公司利益的；售后服務(wù)不到位，客戶投訴較多的；存在商業(yè)賄賂等違法違規(guī)行為的。2.采購(gòu)部門在淘汰供應(yīng)商前，應(yīng)提前通知供應(yīng)商，并要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做出書面說(shuō)明。如供應(yīng)商對(duì)淘汰決定有異議，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申訴，采購(gòu)部門應(yīng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給供應(yīng)商。3.供應(yīng)商淘汰后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)清理與該供應(yīng)商的合作關(guān)系，包括未執(zhí)行完畢的合同、款項(xiàng)結(jié)算等事項(xiàng)。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，采購(gòu)部門應(yīng)評(píng)估其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和價(jià)格變化趨勢(shì)，合理安排采購(gòu)計(jì)劃，采取靈活的采購(gòu)策略，如分批采購(gòu)、套期保值等，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)采購(gòu)成本的影響。2.對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商的質(zhì)量體系和產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，增加檢驗(yàn)頻次和力度，確保采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量符合要求。同時(shí)，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和賠償條款。3.對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)建立完善的供應(yīng)商管理體系，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估和考核，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，并與供應(yīng)商保持密切溝通和合作，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。此外，可通過(guò)多元化采購(gòu)等方式，分散供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。4.對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性、有效性和完整性。在合同簽訂前，應(yīng)組織法務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行審核，避免合同漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，加強(qiáng)合同執(zhí)行過(guò)程中的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。5.對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高法律意識(shí)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。在采購(gòu)過(guò)程中，遇到重大法律問(wèn)題應(yīng)及時(shí)咨詢法務(wù)部門，尋求專業(yè)法律支持。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)公關(guān)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.采購(gòu)部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員