出國(guó)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織出國(guó)人員檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織所有因公或因私出國(guó)人員的檔案管理。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映出國(guó)人員的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集與出國(guó)人員相關(guān)的各類(lèi)材料，確保檔案資料的齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類(lèi)、保管和利用。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.出國(guó)人員的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（包括國(guó)內(nèi)外常用電話、電子郵箱等）。（二）出國(guó)相關(guān)審批材料1.因公出國(guó)：出國(guó)任務(wù)批件、出國(guó)人員審查批件、護(hù)照申請(qǐng)表、簽證申請(qǐng)表等。2.因私出國(guó)：個(gè)人出國(guó)申請(qǐng)報(bào)告、相關(guān)證明材料（如親屬關(guān)系證明等）、護(hù)照申請(qǐng)表、簽證申請(qǐng)表等。（三）教育背景材料1.學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件。2.成績(jī)單復(fù)印件。（四）工作經(jīng)歷材料1.勞動(dòng)合同、工作證明、離職證明等。2.工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)材料。（五）出國(guó)期間相關(guān)材料1.護(hù)照、簽證復(fù)印件。2.在國(guó)外的學(xué)習(xí)、工作、交流等活動(dòng)的證明材料，如邀請(qǐng)函、學(xué)習(xí)成績(jī)單、工作成果報(bào)告等。3.國(guó)外期間的照片、視頻等資料（如有）。（六）回國(guó)后材料1.回國(guó)述職報(bào)告。2.國(guó)外學(xué)習(xí)、工作成果轉(zhuǎn)化情況報(bào)告（如有）。3.其他與回國(guó)后工作相關(guān)的材料。三、檔案收集（一）收集責(zé)任1.出國(guó)人員所在部門(mén)負(fù)責(zé)按照本辦法要求，及時(shí)收集本部門(mén)出國(guó)人員的相關(guān)檔案材料，并移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行審核、整理和歸檔。（二）收集時(shí)間1.因公出國(guó)人員，在出國(guó)任務(wù)獲批后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將相關(guān)審批材料提交至檔案管理部門(mén)。2.因私出國(guó)人員，在提交出國(guó)申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)提交相關(guān)證明材料至檔案管理部門(mén)。3.出國(guó)人員回國(guó)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將回國(guó)述職報(bào)告等相關(guān)材料提交至檔案管理部門(mén)。（三）收集要求1.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，簽字蓋章齊全。2.對(duì)于復(fù)印件，應(yīng)注明“與原件核對(duì)無(wú)誤”，并由提供人簽字確認(rèn)。3.檔案材料應(yīng)按照類(lèi)別進(jìn)行整理，便于后續(xù)的審核和歸檔。四、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)，分為個(gè)人基本信息類(lèi)、出國(guó)審批類(lèi)、教育背景類(lèi)、工作經(jīng)歷類(lèi)、出國(guó)期間類(lèi)、回國(guó)后類(lèi)等。2.每一類(lèi)下再根據(jù)具體材料進(jìn)行細(xì)分，如出國(guó)審批類(lèi)可分為因公出國(guó)審批和因私出國(guó)審批。（二）編號(hào)規(guī)則1.為每份檔案建立唯一的編號(hào)，編號(hào)格式為：[公司/組織簡(jiǎn)稱][年份][序號(hào)]。2.例如：[公司簡(jiǎn)稱]2023001，表示公司2023年的第一份出國(guó)人員檔案。（三）裝訂要求1.檔案材料應(yīng)使用A4紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。2.對(duì)于紙張較大或過(guò)小的材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其符合A4規(guī)格。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、類(lèi)別、題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息。2.目錄應(yīng)打印清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。五、檔案保管（一）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.出國(guó)人員檔案的保管期限為[X]年，自出國(guó)人員回國(guó)之日起計(jì)算。2.對(duì)于涉及重要項(xiàng)目、關(guān)鍵崗位的出國(guó)人員檔案，保管期限可適當(dāng)延長(zhǎng)。（三）保管環(huán)境1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱出國(guó)人員檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.涉及國(guó)家安全、商業(yè)秘密等特殊情況的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。（二）利用流程1.查閱人填寫(xiě)《出國(guó)人員檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。4.查閱人應(yīng)在指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過(guò)程中應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《出國(guó)人員檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）復(fù)制規(guī)定1.因工作需要復(fù)制出國(guó)人員檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《出國(guó)人員檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可進(jìn)行復(fù)制。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)出國(guó)人員檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。2.評(píng)估檔案的利用價(jià)值，確定是否仍有保存必要。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《出國(guó)人員檔案銷(xiāo)毀清單》。2.《出國(guó)人員檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案徹底銷(xiāo)毀，防止檔案信息泄露。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在《出國(guó)人員檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單歸檔保存。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司/組織的紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)出國(guó)人員檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、保密性。3.檔案管理設(shè)施的配備和使用情況。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改