業(yè)務(wù)章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)章的管理，規(guī)范業(yè)務(wù)章的使用，防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中涉及業(yè)務(wù)章的使用與管理。（三）定義1.業(yè)務(wù)章：指公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中使用的，用于證明公司身份、簽署業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議等具有法律效力的印章，包括但不限于合同專用章、業(yè)務(wù)專用章、項(xiàng)目章等。2.使用人員：指經(jīng)公司授權(quán)，有權(quán)使用業(yè)務(wù)章的公司員工。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：業(yè)務(wù)章的使用與管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定。2.專人專管原則：業(yè)務(wù)章實(shí)行專人負(fù)責(zé)保管，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自使用。3.審批使用原則：業(yè)務(wù)章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保使用的合理性和必要性。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)業(yè)務(wù)章使用過程中的風(fēng)險(xiǎn)防控，防止因印章使用不當(dāng)給公司造成損失。二、業(yè)務(wù)章的種類與用途（一）合同專用章用于簽署各類合同協(xié)議，具有法律效力。合同專用章的使用范圍嚴(yán)格限定在公司簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合作協(xié)議等涉及雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的文件上。（二）業(yè)務(wù)專用章根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類型，設(shè)置相應(yīng)的業(yè)務(wù)專用章，如銷售專用章、采購專用章、財(cái)務(wù)專用章等。業(yè)務(wù)專用章用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)的文件簽署、證明等，其使用范圍由公司根據(jù)業(yè)務(wù)需求明確界定。（三）項(xiàng)目章針對(duì)公司特定項(xiàng)目設(shè)立，用于該項(xiàng)目相關(guān)文件的簽署、確認(rèn)等。項(xiàng)目章的使用僅限于項(xiàng)目實(shí)施過程中與項(xiàng)目直接相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，不得用于其他無關(guān)事項(xiàng)。三、業(yè)務(wù)章的刻制與備案（一）刻制申請(qǐng)1.各部門、分支機(jī)構(gòu)因業(yè)務(wù)需要刻制業(yè)務(wù)章時(shí)，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、使用范圍、預(yù)計(jì)啟用時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.申請(qǐng)表應(yīng)附擬刻制印章的樣式，確保印章內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范，符合公司形象和業(yè)務(wù)需求。（二）刻制流程1.經(jīng)審批同意后，由公司行政部門統(tǒng)一安排印章刻制工作。行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章制作單位進(jìn)行刻制，確保印章質(zhì)量和安全性。2.印章制作完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收，檢查印章的材質(zhì)、規(guī)格、字體、圖案等是否與申請(qǐng)樣式一致，確認(rèn)無誤后辦理交接手續(xù)。（三）備案登記1.業(yè)務(wù)章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)進(jìn)行備案登記，確保印章的合法性和可追溯性。2.備案登記所需材料包括《業(yè)務(wù)章刻制申請(qǐng)表》、印章樣式、公安機(jī)關(guān)要求的其他相關(guān)文件等。行政部門應(yīng)妥善保管備案登記證明文件，并將備案信息錄入公司印章管理檔案。四、業(yè)務(wù)章的保管（一）保管人員職責(zé)1.業(yè)務(wù)章實(shí)行專人保管制度，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，確保印章安全。2.保管人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)章的日常保管、使用登記、定期檢查等工作，不得擅自將印章交予他人保管或使用。3.保管人員應(yīng)妥善保管印章存放設(shè)施，確保印章存放環(huán)境安全、整潔，防止印章被盜、遺失或損壞。（二）保管方式1.業(yè)務(wù)章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或印章箱內(nèi)，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.保險(xiǎn)柜或印章箱的鑰匙應(yīng)由保管人員專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如有特殊情況需要委托他人代管，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（三）印章交接1.保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接業(yè)務(wù)章時(shí)，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在公司行政部門的監(jiān)督下，對(duì)印章的數(shù)量、完好情況、使用記錄等進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，并填寫《業(yè)務(wù)章交接清單》。2.《業(yè)務(wù)章交接清單》應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，公司行政部門留存一份。交接雙方及監(jiān)交人應(yīng)在清單上簽字確認(rèn)，確保交接手續(xù)完整、清晰。五、業(yè)務(wù)章的使用（一）使用范圍1.業(yè)務(wù)章的使用必須嚴(yán)格限定在其規(guī)定的使用范圍內(nèi)，不得超出范圍使用。2.使用人員應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需求，準(zhǔn)確選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)章進(jìn)行使用，不得混用或錯(cuò)用。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用人員需填寫《業(yè)務(wù)章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用章事由、用章文件名稱、份數(shù)、使用部門、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并附上用章文件的原件或復(fù)印件。2.審批：《業(yè)務(wù)章使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于涉及重大合同、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的用章申請(qǐng)，還需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查用章申請(qǐng)的合理性和必要性，對(duì)不符合規(guī)定或存在風(fēng)險(xiǎn)的申請(qǐng)予以駁回，并說明理由。3.用章：經(jīng)審批同意后，使用人員持審批通過的《業(yè)務(wù)章使用申請(qǐng)表》到保管人員處領(lǐng)取業(yè)務(wù)章，并在保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行用章操作。用章時(shí)，使用人員應(yīng)確保用章位置準(zhǔn)確、清晰，印章加蓋完整、端正，不得模糊、遺漏或重疊。用章完成后，使用人員應(yīng)及時(shí)將業(yè)務(wù)章歸還保管人員，并在《業(yè)務(wù)章使用登記表》上登記用章時(shí)間、文件名稱、份數(shù)等信息。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法提前辦理用章審批手續(xù)時(shí)，使用人員應(yīng)電話請(qǐng)示公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用章，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)，并在《業(yè)務(wù)章使用申請(qǐng)表》上注明緊急情況的原因和處理過程。2.對(duì)于異地用章的情況，使用人員應(yīng)通過傳真、電子郵件等方式將用章申請(qǐng)及相關(guān)文件發(fā)送至公司總部審批，經(jīng)審批同意后，可委托當(dāng)?shù)胤种C(jī)構(gòu)或合作單位代為用章。委托用章時(shí)，應(yīng)明確委托事項(xiàng)、委托期限、委托權(quán)限等內(nèi)容，并辦理相關(guān)委托手續(xù)。六、業(yè)務(wù)章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，導(dǎo)致業(yè)務(wù)章不再使用的。2.業(yè)務(wù)章?lián)p壞、遺失或被盜，無法繼續(xù)正常使用的。3.其他需要停用業(yè)務(wù)章的情形。（二）停用流程1.業(yè)務(wù)章保管人員發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)章需要停用時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《業(yè)務(wù)章停用申請(qǐng)表》，說明停用原因、停用時(shí)間等信息，并報(bào)公司行政部門審核。2.行政部門審核通過后，通知相關(guān)部門和人員停止使用該業(yè)務(wù)章，并在公司內(nèi)部發(fā)布停用公告。3.停用的業(yè)務(wù)章應(yīng)及時(shí)收回，由保管人員妥善保管，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。（三）銷毀流程1.對(duì)于停用的業(yè)務(wù)章，由公司行政部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，行政部門應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)章銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，行政部門應(yīng)選擇安全、環(huán)保的銷毀方式，如粉碎、熔化等，并確保銷毀過程可追溯。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底、無遺漏。3.銷毀完成后，行政部門應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)章銷毀記錄》，詳細(xì)記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。《業(yè)務(wù)章銷毀記錄》應(yīng)作為公司印章管理檔案的重要組成部分妥善保存。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)定期對(duì)業(yè)務(wù)章的使用與管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查業(yè)務(wù)章的保管、使用、審批等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.公司行政部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)章使用情況的日常檢查，不定期抽查《業(yè)務(wù)章使用申請(qǐng)表》、《業(yè)務(wù)章使用登記表》等相關(guān)記錄，確保業(yè)務(wù)章使用規(guī)范、有序。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合相關(guān)政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供業(yè)務(wù)章使用與管理的相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)提出的整改要求，公司應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，及時(shí)整改到位，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)擅自使用業(yè)務(wù)章的。2.超出業(yè)務(wù)章規(guī)定使用范圍使用的。3.未按規(guī)定履行審批手續(xù)使用業(yè)務(wù)章的。4.因保管不善導(dǎo)致業(yè)務(wù)章遺失、被盜或損壞的。5.其他違反業(yè)務(wù)章管理規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)使用業(yè)務(wù)章給公司